O documento fornece uma comparação entre arquivos e bibliotecas, destacando suas variáveis como tipo de suporte, tipo de conjunto, produtor, fins da produção, objetivo, entrada dos documentos e público. Também discute conceitos sobre arquivologia, documentos em empresas, funções dos documentos, arquivo e informação, classificação de arquivos e gestão documental.

1. Minicurso de Arquivo
Projeto Rondon 2014
Operação Portal da
Amazônia
Buritirana - MA
1

2. Comparação entre Arquivo e Biblioteca
(BELLOTO, 1991)
VARIÁVEIS
ARQUIVO
BIBLIOTECA
Tipo de suporte
Manuscristos impresso, audiovisuais,
exemplar único
Impressos manuscritos, audiovisuais,
múltiplos exemplares
Tipo de conjunto
Fundos; documentos unidos pela
origem
Coleção; documentos unidos pelo
conteúdo
Produtor
Máquina administrativa
Atividade humana individual ou
coletiva
Fins da produção
Administrativos; jurídicos; funcionais;
legais
Culturais; científicos; técnicos;
artísticos; educativos
Objetivo
Provar, testamunhar
Instruir, informar
Passagem natural [ou compra] de fonte
geradora única
Compra, doação, permuta de fontes
múltiplas
Processamento técnico
Registro; arranjo; descrição: guias,
catálogos, etc.
Tombamento; classificação;
catalogação: fichários [ou
computador]
Público
Administrador e pesquisador
Grande público e pesquisador
Entrada dos
documentos

3. Arquivologia


Conjunto metódico e organizado de práticas
destinadas a classificar, ordenar e conservar todos
os documentos relevantes para a atividade de uma
organização.
As finalidades básicas do arquivo são: a escolha
adequada de suportes materiais de comunicação
(livros, filmes, discos, jornais, etc.) e de documentos
contendo registros de dados ou informações, a sua
conservação e segurança e a sua disponibilização
para consulta.
3

4. O documento na empresa



Dado que a empresa apresenta através de
documentos os fatos relativos à sua atividade, estes
constituem a sua memória e um fator importante
para a sua eficiência.
O documento é um registro que reproduz ou
representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo
servir de meio de prova ou de confirmação de um
acontecimento, situação ou ocorrência.
Habitualmente escrito, pode também ter outro
suporte material além do papel – registro em
disquete, CD, pendrive, microfilme, etc.
4

5. Funções do documento



Representação de um fato ou situação;
Conservação (subsiste posteriormente ao fato que
lhe deu origem).
Destas funções resulta a seguinte classificação:


Documentos de transmissão (informação a
transmitir)
 Notas de encomenda, guias de remessa, faturas, ...
Documentos de posição (informação a conservar)
 Fichas
de clientes e fornecedores, contascorrentes, documentos de registros contabilísticos,
...
5

6. O arquivo e a informação


As empresas têm necessidade de recolher
ordenadamente os documentos que contêm
registros de dados e informações de
interesse, garantindo a sua conservação e
assegurando as consultas provenientes dos
seus diversos setores.
Essa recolha, conservação e consulta são
asseguradas pelo arquivo.
6

7. Classificação dos arquivos
1. Quanto às entidades mantenedoras
• Públicos: Federal / Estadual / Municipal;
• Institucionais: Institutos educacionais /
Entidades Religiosas / Sociedades,
Associações, Fundações, ONGs;
• Comerciais (Privados): Empresas /
Corporações / Companhias;
• Familiares ou Pessoais

8. Classificação dos arquivos
2. Quanto ao estágio da evolução
• Primeira Idade ou Corrente: documentos de
consulta frequente, produzidos ou recebidos,
conservados próximo e de fácil acesso;
• Segunda Idade ou Intermediário: documentos
não consultados com frequência, mas que podem
ser utilizados; não precisam ser conservados
próximo; têm caráter de permanência transitória;
• Terceira Idade ou Permanente: documentos
conservados em razão de valor histórico,
probatório ou informativo para o passado; têm
caráter definitivo

9. Classificação dos arquivos
3. Quanto à extensão da atuação
• Operacionais: documentos cujos processos de
trabalho ainda não se concluíram (arqs.
Correntes);
• Setoriais: atrelados aos órgãos operacionais
(arqs. Correntes/Intermediários);
• Centrais ou Gerais: locais para destinação
final dos documentos correntes/intermediários
(arqs. Permanentes).

10. Classificação dos arquivos
4. Quanto à natureza dos documentos
• Especial: guarda dos documentos segundo o
formato físico ou suporte;
• Especializado:
guarda
dos
documentos
segundo uma especialidade, independente do
formato ou suporte.

11. Arquivos Públicos

Torre do Tombo (arquivo central para onde
são transferidos os documentos do Estado e
das Autarquias);
11
Alameda Universidade, 1649-010 Lisboa, Portugal

12. 
Arquivos dos Ministérios (Imprensa Nacional
- Casa da Moeda, Tribunal de Contas, ...);
12

13. 

Arquivos Distritais e Municipais;
Arquivos Particulares (Misericórdias,
Hospitais, Igrejas, ...).
13

14. Arquivo da empresa

Em termos empresariais, o arquivo
designa:



O conjunto de tarefas que a nível individual,
de grupo ou de setor, asseguram a
organização sistematizada da informação, a
sua conservação, o seu acesso e consulta;
O conjunto de documentos que são
conservados pela empresa segundo métodos
de classificação e durante períodos de tempo
predeterminados pela lei ou pelas suas
conveniências.
O local onde esses documentos são
14
conservados.

15. Classificação dos arquivos

Os arquivos são normalmente classificados
quanto:

À forma de organização,

À frequência de consulta,

À posição dos documentos

E ao grau de informatização.
15

16. Funcionário
especializado
Quanto à forma de organização



Centralizados – o arquivo encontra-se
normalmente centralizado num único setor,
comum aos vários departamentos.
Descentralizados
–
cada
setor,
departamento tem um arquivo próprio,
havendo ou não duplicados ou acesso
informático da parte da gestão.
Mistos - combinação dos dois sistemas.
Existência de um regulamento interno (normas de
funcionamento e responsabilidades)
16

17. Quanto à frequência de consulta



Ativos – documentos recentes, relativos a
assuntos em curso;
Semi-ativos – documentos com baixo índice
de consulta, ou de consulta periódica.
Inativos
ou
mortos
–
contêm
documentação que por razões de ordem
fiscal, jurídica ou histórica devem ser
conservados, sendo a sua consulta apenas
feita em casos especiais.
17

18. Quanto à posição dos documentos

Horizontais

Verticais – documentos arquivados verticalmente
–
documentos
arquivados
horizontalmente, uns a seguir aos outros, em
estantes ou armários com prateleiras (usam-se para
formatos superiores ao A4 ou em arquivos semiativos/inativos, uma vez que são de difícil acesso);
uns após os outros, fazendo-se a ordenação da
esquerda para a direita e de cima para baixo (usase para dossiers, caixas de cartão, livros, vídeos,
etc.);
18

19. Vertical
Horizontal
19

20. Quanto à posição dos documentos

Suspensos - documentação colocada em pastas
ou bolsas de papel kraft, dobrado em forma de fole,
suspensas pela parte superior em classificadores
que deslizam numa estrutura metálica. As pastas
podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou
encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de
processos);

Rotativos - os documentos são presos a um
sistema que roda em torno de um eixo (vertical ou
horizontal). Pode ser combinado com o arquivo
suspenso, sendo neste caso normalmente
guardado em armário próprio.
20

21. Suspensos
Rotativos
21

22. Quanto ao nível de informatização



Não informatizados ou tradicionais;
Parcial
ou totalmente informatizados.
A informação chega à empresas veiculada de formas muito
variadas: correio normal, e-mail, fax, imagens em vídeo ou fixas,
mensagens áudio, etc.
Há tendência para fazer o arquivo tradicional dos documentos
em papel e arquivo eletrônico da mesma documentação. As
empresas devem encontrar a melhor solução para esta situação.
Microfilmagem
22

23. Microfilmagem


O problema do espaço, aliado às exigências da
atuação ergonômica, originou a necessidade de um
processo de armazenamento que exigisse menor
volume para os arquivos e ficheiros, facilitando
simultaneamente o seu acesso e consulta.
A microfilmagem é um processo/tecnologia que
permite a informatização da informação (ficheiros
electrônicos, bases de dados, etc.) e na
miniaturização das páginas dos documentos, livros,
revistas, etc., em suporte de microfilme.
23

24. Vantagens da microfilmagem






Redução do volume e compactação da informação;
Localizar de forma rápida um documento;
Transmitir a informação para qualquer terminal ou
computador na rede;
Manter atualizada a informação;
Obter cópias de boa qualidade de qualquer
documento e evitar excessos de duplicação;
Procedimentos:
fazer
back-up’s
(manter
duplicados da informação armazenada para permitir
a sua recuperação, no caso de falha do sistema;
acesso restrito e preparação adequada dos
utilizadores).
24

25. Fichas e Ficheiros


As fichas são documentos sintéticos, de formatos e
disposição gráfica normalizados em material consistente
(cartolina), que permitem a recolha organizada e
sistematizada da informação essencial de forma a
facilitar a sua consulta.
Um ficheiro é um conjunto de fichas com o mesmo
formato e o mesmo tipo de informação, colocadas numa
ordem previamente determinada em caixa, gaveta ou
móvel próprio.
25

26. Tipos de fichas

Estáticas – contêm elementos que
não se destinam a sofrer
alterações (fichas de bibliotecas);

Dinâmicas – em permanente
atualização (fichas de armazém);

Cegas – as que se colocam
sobrepostas ou umas atrás das
outras, ficando apenas visível a 1ª;
26

27. Tipos de fichas

Parcialmente visíveis – as que
permitem
a
visibilidade
do
título/outros elementos importantes
que é necessário destacar;

Com sinalizadores - as que são
acompanhadas de separadores,
indicativos,
sinalizadores
numéricos,
alfabéticos,
por
assuntos, etc.
27

28. Tipos de ficheiros






Horizontais - com fichas em posição vertical;
Verticais – em posição vertical;
De consulta direta;
Remissivos – remetendo para outros com
informações mais pormenorizadas;
Tradicionais;
Informatizados.
28

29. Que tal uns exercícios?
29

30. GESTÃO DOCUMENTAL
O que é?
Conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para
guarda permanente (BRASIL, 1991).
30

31. GESTÃO DOCUMENTAL
PARA QUÊ?
planejar e desenvolver atividades,
considerando o capital informacional prévio;
tomar decisões político-administrativas ou
pessoais baseadas em dados acumulados;
atender às necessidades legais e técnicas;
evitar a repetição completa ou parcial de
atividades, economizando recursos materiais e
humanos;
recuperar a história.

32. GESTÃO DOCUMENTAL
Vantagens:
racionalização do trabalho
aumento de produtividade;
a recuperação rápida e precisa;
o impedimento do acréscimo indiscriminado
do volume de documentos;
a otimização de seus espaços físicos de
trabalho;

33. GESTÃO DOCUMENTAL
Vantagens:
o controle do trâmite de processos desde
sua geração até a sua destinação final;
a facilidade de transferência ou eliminação
dos documentos;
a preservação e conservação dos
documentos;
preparo da documentação para a guarda
definitiva ou para a transferência.

34. ARRUMAÇÃO X ORGANIZAÇÃO
•Arrumação: metodologia individual  não
precisa de Projeto; dispensa o Profissional
habilitado e os custos são menores;
•Organização: metodologia corporativa 
necessita de um Projeto/Plano de ação; as
etapas de trabalho são programadas; os custos
imediatos são maiores; os resultados são
satisfatórios
e
garantidos;
possibilita
a
perpetuação do sistema de documentação

35. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
Métodos: alfabético
numérico
alfa-numérico
geográfico
assunto
e por cores
metodologia que relaciona cores às atividades
desenvolvidas no Setor, permitindo o
gerenciamento visual dos documentos.

36. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
• Alfabético: utilizado p/ nomes de pessoas,
empresas. É um método de acesso direto
• Numérico: é um método de acesso indireto que se
baseia em atribuir códigos numéricos aos
documentos
• Alfa-numérico: utiliza a combinação de números e
letras
• Geográfico: utilizado p/ pesquisas por áreas
geográficas
• Assunto: é o método que indexa o documento por
assunto (problema: interpretação)

37. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
Regras de alfabetação
• João Barbosa
Barbosa, João
•
Pedro Álvares Cabral
Cabral, Pedro Álvares
Sobrenomes iguais:
Anibal Teixeira
Marilda Teixeira
Teixeira, Anibal
Teixeira, Marilda
• Artigos e preposições a, o, d’, da, um …
Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’

38. MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
Regras de alfabetação
• Sobrenomes com grau de parentesco:
Antônio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Neto
Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Neto, Paulo
• Empresas :
Embratel
A Colegial
Universidade Federal do Maranhão
Colegial (A) Embratel
Universidade Federal do Maranhão

39. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
Regras de alfabetação
• Documentos geográficos – principal elemento a ser
considerado é a procedência ou o local:
- Nome do estado, cidade e correspondente as pastas
são guardadas em ordem alfabética pela cidade.
. Correspondência com outros países:
- país, capital e do nome do correspondente as demais
cidades serão albfabetadas em ordem alfabética, após as
respectivas capitais dos países a que se referem.

40. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
• Documentos geográficos
- Nome do estado, cidade e correspondente
Estado
Cidade
Correspondente
Amazonas
Amazonas
Rio de Janeiro
Rio de Janeiro
São Paulo
São Paulo
Manaus (capital)
Itacoatiara
Rio de Janeiro (capital)
Campos
São Paulo
Lorena
Sobreira, Luísa
Santos, Antônio J.
Rodrigues, Isa
Almeida, José de
Corrêa Gilson
Silva, Alberto
guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

41. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DOS
DOCUMENTOS
• Correspondência com outros países:
- país, capital e nome do correspondente
País
Cidade
Correspondente
França
França
Portugal
Portugal
Portugal
Paris (capital)
Lorena
Lisboa (capital)
Coimbra
Porto
Silva, Aurélio
Vadim, Roger
Pereira, José
Albuquerque, Maria
Ferreira, Antônio
guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

42. ATIVIDADE
Nomes Pessoais
Wadenilson Gonçalves Santos
Zaira Cardoso Nunes
José de Maria de Oliveira
Laine da Silva
Márcio Santos Júnior
Marcelo Cardoso Neto
Ananias Figueiredo
Amanda Figueiredo
Vitória Albuquerque
Vitor Albuquerque
Nomes Pessoais
Santos, Waldenilson Gonçalves
Nunes, Zaira Cardoso
Oliveira, José de Maria de
Silva, Laine da
Santos Júnior, Márcio
Cardoso Neto, Marcelo
Figueiredo, Amanda
Figueiredo, Ananias
Albuquerque, Vitor
Albuquerque, Vitória

43. POR QUE IMPLANTAR UMA POLÍTICA DE
RACIONALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ?
ALA DOS
OBCECADOS
DESCARTANTES
ALA DOS
GUARDADORES
OBCECADOS
Ganhar trofeu por jogar
papel fora
Fazer cópias para não
perder o controle

44. POR QUE IMPLANTAR UMA POLÍTICA DE
RACIONALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ?
- Redução da massa documental
- Racionalizar custos (reduzir custos)
- Melhor armazenamento (espaço fisico +
mobiliário)
- Melhor organização
- Permite a informatização
- Possibilita pesquisa rápida
- Evita extravio de documentos
- Garante a preservação dos
documentos de valor
- Aproveitamento dos recursos humanos,
tecnológicos, etc.

45. TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL
O QUE É?
É um instrumento que define critérios de seleção de
documentos para fins de armazenamento
disciplinado, visando o aproveitamento racional de
todas as potencialidades que um acervo arquivístico
apresenta, enquanto fonte de informações
administrativas, gerenciais ou históricas que
compõem a trajetória da Organização.

46. Exemplo de TTD
46

47. TTD – ELABORAÇÃO
1. Passo: Coleta de Informações
Preencher a “Ficha de Análise Documental”:
- registrar informações sobre cada documento
- referenciar os prazos legais ou de validade
 Detalhar as informações sobre cada documento
através:
- entrevistas e levantamento do acervo documental

48. TTD – ELABORAÇÃO
2. Passo: Consolidação das Informações
O Documento é analisado nos aspectos legais,
fiscais, tributários etc;


Registrado na “Ficha de Análise Temporal”;
Formação da TTD (digitada para apreciação e
validação)


49. TTD – ELABORAÇÃO
3. Passo: Aprovação
Apresentação
do primeiro formato da TTD;
Reunião para discussão e aprovação por
área;

Reunião para homologação com assinatura
pelo responsável...

Guardar
uma cópia assinada.

50. TTD – ELABORAÇÃO
4. Passo: Formatação final
 Registro em formato de tabela ou informatizado
dos Documentos Gerados nas diversas áreas:
- Pessoal, Contábil, Administrativa etc.
 Descrição / Definição dos Documentos:
- Por empresa/instituição, se for pessoa jurídica;
- Por setor/departamento;
- Por tipo, etc.
 Referência da Legislação:
- Tributária, fiscal, trabalhista etc.

51. TTD - ELABORAÇÃO
5. e 6. Passos: Manualização e Treinamento
Estabelecer Procedimentos para:
 Utilização (Usuário):
- Consulta, Descarte, Segurança etc;
 Atualização da TTD (Equipe multidisciplinar):
- Manutenção;
- Formatação

52. TTD - Aplicação
A TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL age sobre o acervo
documental evitando seu
crescimento desordenado e
principalmente
ERROS NO DESCARTE

53. TTD - Modelo
53

54. NORMAS E LEGISLAÇÃO
ARQUIVÍSTICA
NORMAS
• ISAD (G) – Norma Geral Internacional de
Descrição Arquivística
Serve para elaboração dos instrumentos de
pesquisa
• ISAAR (CPF) – Norma Internacional de Controle
de Autoridade para Corporações, Pessoas e
Famílias
Serve para elaboração das entrada
(cabeçalhos) das descrições dos instrumentos
de pesquisa

55. NORMAS E LEGISLAÇÃO
ARQUIVÍSTICA
LEGISLAÇÃO
• LEI 8.159/1991
• DECRETO 4.553/2000
•LEI 8.264/2005
Âmbito
Federal
Âmbito Estadual
 Estes documentos regulam as disposições
sobre arquivo nas esferas federal e estadual

56. ORGANIZAÇÃO DE
ARQUIVOS DIGITAIS






Relatórios
Correspondências
Projetos
Atas de reuniões
Fotografias
Atos
(deliberações,
portarias,
instruções)



Manuais
Boletins
Informativos em
websites
56

57. ORGANIZAÇÃO DE
ARQUIVOS DIGITAIS
Como
evitar esse
tipo de
situação?

57

58. CONSIDERAÇÕES
 Produzidos
de forma
completa
58

59. CONSIDERAÇÕES
 Armazenados
de forma a
serem
acessados
com
facilidade.
59

60. CONSIDERAÇÕES
 Ter
segurança
para não serem
corrompidos
60

61. CONSIDERAÇÕES
 Avaliados
para
armazenamento
temporário ou
permanente.
61

62. CONSIDERAÇÕES
 Arquivos
Duplicados
 Perda
de
Documentos
 Multiplicidade
de Versões
62

63. INSTRUÇÕES BÁSICAS DE
GESTÃO DE ARQUIVOS
DIGITAIS
 1°
- Organização de Diretórios
 2° - Organização de Subpastas
 3° - Nomenclatura de
Documentos
 4° - Salvar Documentos
63

64. ORGANIZAÇÃO DE
DIRETÓRIOS
Secretaria do
Meio
Ambiente Secretaria da
Saúde
Secretaria do
Transporte
Secretaria da
Educação
64

65. ORGANIZAÇÃO DE
SUBPASTAS
...
Secretaria
da
Educação
...
...
...
Pautas
2012
Atas
2013
2012
...
...
2013
65

66. NOMENCLATURA DE
DOCUMENTOS
Ao produzir o documento, nomear as
versões e/ou minutas, utilizando o mesmo
padrão para nomes que representem o seu
conteúdo/atividade.
Ex.: Ata015_10-07
Ata017_20-07
66

67. SALVAR DOCUMENTOS
I) Ao salvar uma versão ou minuta do documento:
Utilize letras minúsculas e identifique versões de
um mesmo documento através de indicações
padronizadas, ao final de seu nome, como v1, v2,
v3 para evitar eliminações indevidas.
Ex: Formulario_v1 ..._v2 ..._v3
67

68. SALVAR DOCUMENTOS
II) Ao salvar o documento finalizado: salve-o
em extensão que assegure a
impossibilidade de sua alteração, tanto no
conteúdo quanto na forma (.PDF).
68