O documento descreve um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (ECM-GED) para armazenar e recuperar documentos digitais de forma segura e rápida para empresas de saúde. O sistema digitalizará documentos, capturará metadados, armazenará os arquivos na base de dados e fornecerá funcionalidades de pesquisa.

1. SISTEMAS PARA A
ÁREA DE SAÚDE
SISTEMA ECM - GED
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
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2. ECM - GED
INTRODUÇÃO
De maneira geral, podemos definir ECM-GED como um conjunto de tecnologias que
permitem a uma empresa, gerenciar seus documentos digitais de maneira segura e rápida.
Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme,
imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, etc.
Um projeto de ECM-GED, bem implantado, gera benefícios significativos, tais como:
• Velocidade e precisão na localização de documentos;
• Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos;
• Automatização de processos, diminuição da mão-de-obra e aumento da produtividade;
• Melhoria no processo de tomada de decisões;
• Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas);
• Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos;
Esses são alguns dos benefícios de um sistema ECM-GED.
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3. ECM - GED
SITUAÇÃO ATUAL
Como regra geral, as Operadoras e as Prestadoras de saúde produzem uma grande
quantidade de documentos que precisam ser guardados para consultas futuras.
Os principais documentos gerados por estas empresas são:
• Contratos de pessoas físicas e jurídicas dos planos de saúde;
• Copias dos documentos dos beneficiários dos planos de saúde;
• Prontuários de atendimento médico (ambulatório, emergência e internação);
• Guias de serviços;
• Contratos entre com os prestadores;
• Contratos com fornecedores;
• Contratos com terceiros.
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4. ECM - GED
OBJETIVO
O nosso objetivo é implantar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos
eficiente, robusto, seguro e rápido, capaz de atender às necessidades de melhorias e
redução de custos nos processos de digitalização, armazenamento e recuperação de
documentos.
Através deste sistema a empresa reduzirá drasticamente a área e o custo de
armazenamento de documentos físicos.
Através deste sistema a empresa passará a ter um mecanismo inteligente e rápido de busca
de informações nos documentos digitalizados.
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5. ECM - GED
ESCOPO DO PROJETO
Seguem abaixo as principais funcionalidades que serão obtidas:
• Implementação de processos de digitalização, armazenamento e posterior pesquisa de
diversos tipos de documentos físicos;
• Implementação de mecanismos necessários para garantir, nas estâncias legais, a
autenticidade de determinados tipos de documentos digitalizados;
• Implementação de um controle de acesso rigoroso e amigável aos documentos
digitalizados;
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6. ECM - GED
DIAGRAMA FUNCIONAL
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7. ECM - GED
SERVIÇOS NECESSÁRIOS
Seguem abaixo os serviços necessários para a implantação do ECM-GED:
• Serviços de Implantação dos Módulos para o ECM-GED dentro da empresa;
• Serviços de Definição de Governança (permissionamento, versionamento e temporalidade)
para todos os documentos que entrarão no ECM-GED;
• Serviços de Digitalização dos documentos físicos existentes;
• Serviços de Treinamento e passagem de conhecimento para os multiplicadores da
empresa.
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8. ECM - GED
CONCLUSÃO
Este projeto de ECM-GED trará benefícios significativos à empresa. Dentre eles seguem alguns:
 Redução de custo de armazenamento dos documentos físicos;
 Agilidade na busca de documentos;
 Redução no quadro de colabores relacionados ao gerenciamento dos documentos;
 Consulta aos arquivos em qualquer lugar do mundo;
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9. ECM - GED
DOCUMENTOS ARMAZENADOS OU GERADOS
A empresa gera e possui arquivados, diversos documentos que devem ser digitalizados.
Os mais importantes e produzidos em maior volume são:
• Guias de serviços realizados;
• Contratos de pessoas físicas e jurídicas dos planos de saúde;
• Copias dos documentos dos beneficiários dos planos de saúde;
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10. ECM - GED
Digitalização dos Documentos
Para a rápida digitalização dos documentos, caso a empresa não possua mão-de-obra para
este tipo de serviço, será utilizado um serviço especializado de digitalização, rápido e de
baixo custo.
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11. ECM - GED
IDENTIFICAÇÃO DOS TIPOS DOS DOCUMENTOS
Para o armazenamento eficiente dos documentos é necessário a identificação do tipo do
documento.
O sistema identificará o documento pelas características do mesmo.
O usuário deve confirmar o tipo sugerido ou selecionar o tipo através de uma lista.
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12. ECM - GED
Captura dos metadados dos documentos
Metadados são informações associadas a um documento que permitem agilizar a busca dos
documentos.
Os metadados que serão gravados dependem do tipo de documento.
Inicialmente o nosso sistema tentará recuperar os metadados do documento ou dos bancos
de dados da empresa.
O sistema disponibilizara uma tela para correção, complementação ou digitação das
informações restantes, que não foram obtidas automaticamente.
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13. ECM - GED
Autenticação dos Documentos
Dependendo do tipo de documento digitalizado, será necessário uma autenticação que
garanta a autenticidade do documento.
Isso será feito através da assinatura digital do documento.
Esse processo será feito pela utilização de certificado digital.
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14. ECM - GED
CAPTURA DOS METADADOS DOS DOCUMENTOS
Captura de metadados de documento digitalizados.
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15. ECM - GED
ARMAZENAMENTO DOS DOCUMENTOS
Armazenamento dos Documentos na Base de Dados do sistema ECM-GED.
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