O documento discute a gestão documental na era digital, destacando como as rápidas mudanças tecnológicas estão a transformar a produção e uso da informação. A citação de Frederick Lancaster enfatiza a necessidade de as organizações planearem a transição para sistemas de informação digitais de forma ordenada e evolutiva para evitar futuros problemas. O documento também aborda temas como a governança da informação e os desafios de lidar com a crescente quantidade e complexidade dos dados.

1. Março 2015

2. 1. A Gestão Documental
na era digital

3. Logo que se começaram a sentir os efeitos
da revolução electrónica… todos fomos
deslocados vivendo num mundo que já
pouco tem a ver com aquele que
crescemos.
Marshall McLuhan

5. “A sociedade desmaterializada está a aproximar-se rapidamente, quer
gostemos ou não. Não valerá a pena enfiar a cabeça na areia. Podemos
escolher ignorar o mundo electrónico, mas isso não vai fazer com que deixe
de existir. Agora é o tempo para as organizações responsáveis estudarem as
implicações das rápidas mudanças tecnológicas que estão a acontecer…
tanto para o produtor como para o utilizador de informação. Se não
planearmos hoje os próximos anos, podemos chegar a uma situação onde a
futura transição será uma perturbação e caos em vez de um progresso
evolutivo ordenado”
LANCASTER, Frederick
Towards Paperless Information System , 1978

6. Cobertura
nacional da rede
wi-fi

10. • O que é um documento de arquivo;
• O workflow da gestão de correspondência como forma de
gestão documental ;
• A classificação dos documentos pelo serviço de expediente;
• Os níveis do arquivo – fundo, secção, série…
• Qual o foco - no documento ou na evidência (discussão entre
o ovo e galinha);
• Valor económico dos arquivos;
• Exploração dos dados – “big data”;

11. Identificação unívoca
Múltiplos componentes, uma base de dados ou um extracto
Metadados de identificação, contextuais e gestão
História que indique a sua proveniência
Uma entidade atómica e uniforme
quando é comunicada ou transferida

12. O que é um registo ?
Classes
Agregações
Tabela de selecção
Prazos de retenção
Utilizadores / Grupos

13. BPM
Gestão por Processos de Negócio

14. Manual;
Automática;
FuncFlow.

16. CapturarCriar
Eliminar
Transferir
Preservar
Amazenar
Utilizar

17. (combinação de “informação” e “economia”)
teoria, estudo e disciplina que se encarrega de
interpretar o valor económico da informação, para
as empresas avaliarem e gerirem a informação
como um activo real. Aplica os princípios da
economia e da valorização de activos para a
avaliação, implementação e exploração dos ativos
de informação nos arquivos.

19. Correspondência de
Isaac Hull (9 Março de 1773 a
13 Fevereiro de 1843). Foi
Comodoro da Marinha dos
Estados Unidos.
William Eaton (23 Fevereiro de
1764 a 1 Junho 1811). Foi
Oficial do Exército dos Estados
Unidos
Edward Preble (15 Agosto de
1761 a 25 Agosto de 1807). Foi
Oficial da Marinha dos Estados
Unidos.

20. 2. Governança da Informação

21. Facilidade de
lidar com quantidade
e complexidade de
Informação
Em cada minuto o Google recebe mais de
4 milhões de consultas, os utilizadores de
e-mail enviam mais de 200 milhões de
mensagens, no YouTube são carregados 72
horas de vídeo, os amigos do Facebook
compartilham mais de 2 milhões de peças
de conteúdo e os parceiros do Twitter
gerar 277 mil tweets .

22. BLOOMBERG, Jason. The Christmas Day Bomber, Moore’s Law, and Enterprise IT.
http//www.zapthink.com/2010/01/13/the-christmas-day-bomber-moore%E2%80%99s-law-and-enterprise-it/
Quantidade e
Complexidade
da
informação
Facilidade de
lidar com quantidade
e complexidade de
Informação
Ponto de crise
Tempo

23. O lixo digital
Mais do que novas tecnologias
precisamos de novos paradigmas

24. O lixo digital
• Ficheiros temporários
• Informação desactualizada
• Duplicação de versões e de cópias de segurança
• Manutenção de tecnologia obsoleta
… aquilo que amanhã iremos eliminar!

25. “The risk for us is obvious – that
we create 20th century black hole in
the digital collection of knowledge. ”
Viviane Reding
Member of the European Commission
responsible for Information Society and Media
CENL Conference
Luxembourg, 29 September 2005

26. Google boss warns of 'forgotten
century' with email and photos at risk
Friday 13 February 2015 09.16 GMT

27. Governança diz respeito às regras,
processos e comportamentos segundo os
quais são articulados os interesses, geridos
os recursos e exercido o poder de gestão.
A governança da informação é uma especificação do
conjunto de decisões exigidas e modelo de
responsabilização necessárias para garantir o ambiente
adequado à avaliação, criação, armazenamento, uso,
arquivo e eliminação da informação. Inclui os processos,
papéis, norma e métricas que garantam o uso efectivo e
eficiente da informação necessário a uma organização
para atingir os seus objectivos

29. Negócio
Lucro
Legislação
Risco
Gestão
Documental
Risco
TI
Eficiência
Privacidade
e Segurança
Risco
EDRM®. Information Governance Reference Model (IGRM) Project , Disponível em <http://www.edrm.net/projects/igrm>

31. Matriz GARP®
Unidades de
negócio
Tecnologias de
Informação
Gestão
Documental
Jurídico
Responsabilidade Responsável
Transparência Partilhado Partilhado Partilhado Partilhado
Integridade Partilhado Partilhado Partilhado Partilhado
Protecção Responsável
Conformidade Responsável
Disponibilidade Partilhado Partilhado
Selecção Responsável
Eliminação Responsável
The Generally Accepted Recordkeeping Principles®, Disponível em <http://www.arma.org/garp>

32. Traduzido e adaptado de DOLLAR, C e ASHLEY, LORI. Assessing Digital Preservation Capability Using a
Maturity Model Process Improvement Approach

34. 3. Continuum documental

35. Arquivos
Definitivos
Arquivos
Correntes
Arquivos
Intermédios
Tempo

36. Tempo
Espaço
HAWKING, Stephen. Uma Breve História do Tempo: do Big Bang aos
Buracos Negros. Lisboa: Gradiva, ;1988. ISBN 972-662-010-4
A teoria do cosmo
visão espaço-tempo

37. Tempo
Espaço
CRIAR
CAPTURAR
ORGANIZAR
DISPONIBILIZAR

38. CAPTURARCRIAR
ORGANIZARDISPONIBILIZAR

39. CAPTURARCRIAR
ORGANIZARDISPONIBILIZAR
Identitário Transaccional
Documental
Probatório

40. CAPTURARCRIAR
ORGANIZARDISPONIBILIZAR
Identitário Transaccional
Documental
Probatório
Conteúdo
Tarefa
Prova
Actores
Documento arquivo
Actividade
Evidência
Unidades
Arquivo
Função
Memória organizacional
Organização
Arquivos
Finalidade
Memória colectiva
Instituição

41. CAPTURARCRIAR
ORGANIZARDISPONIBILIZAR
Identitário Transaccional
Documental
Probatório
Processos de Negócio(BPM)
PreservaçãoDigital(OAIS)
MoReq2010(MCRS)
Valor económico-INFONOMICS

42. Visão unitária
Metadados
Cultura Processos Acesso

43. • será que em Portugal existe uma separação entre quem
está encarregue da gestão documental e dos arquivos
definitivos?
• será possível e aceitável estabelecer na língua
portuguesa a diferença entre gestão documental
(recordkeeping) e arquivo documental (record keeping) ?
• a definição de informática poderá voltar a ser aceite face
à nova terminologia das TI?

44. • arquivos correntes confiados a pessoal administrativo
sem formação arquivistica ou a informáticos sem
preocupação na conservação a longo prazo;
• a profissão sofre de uma identificação difícil pois é
aplicada a um objecto multiforme (arquivos) que pode
ser abordado de formas diferentes e a vários níveis;
• está envolvida por outras especialidades - tecnologias
de informação (migração para ambiente digital),
jurídico e administrativo (memória fiável de factos
juridicos e legais), histórico.
CARASSI, Marco. Inquérito preparatório do 17º Encontro do Grupo Europeu
de Arquivos (EAG) .TURIN, 3-4 NOVEMBRO 2014

45. Survey on the regulation of the archival profession in EU countries.
How do you know one is an archivist? Do you have only one
qualification for archivists or do you have different qualifications ?
• Archivist
• Records manager
• Digital Archivist or Curator of digital archives
• Archivist paleographer
• Curator of photographic archives
Inquérito preparatório do 17º Encontro do Grupo Europeu de Arquivos
(EAG) .TURIN, 3-4 NOVEMBRO 2014

46. A informática documental poderá ser uma especialização,
entre muitas outras, que terão de trabalhar em conjunto
para melhorar a forma de criar, capturar, organizar e
pluralizar o registo das evidências sobre as nossas acções.
Suportada na importância do pensamento espaço-tempo
através de um contínuo onde o arquivo não tem um ponto
de início e de fim e estará sempre em movimento em cada
momento.

47. −a importância da visão unitária liga-se com a informação
descritiva que pode ajudar a dominar o tempo ao longo da
vida de objetos nas ecologias digitais.
−os modelos de metadados são essenciais para controlar o caos
das partes constituindo a a mecânica quântica da gestão da
informação através do aproveitamento da estrutura atómica
da informação documental.
−os metadados e a visão unitária são os blocos básicos que
permitem usar o tempo para nos ajudar a conquistar o tempo.
Visão unitária
Metadados

48. Cultura
Processos
Acesso
Informática documental e cultura organizacional - a cultura deve
ser observada no contexto das influências que lhe dão forma,
incluindo as características do ambiente tecnológico, legislação e
normas.
Informática documental e análise de processos de negócios -
entender os propósitos, funções, actividades e operações
relacionadas com os processos de negócio, técnicas de
classificação e fluxos de trabalho com vista à efectiva produção e
gestão da documentação relativa às nossas acções.
Informática documental e acesso - Estaremos a definir bem quais
são os documentos ligados neste mundo complexo e de dados
intensivos? E se os arquivos recebem o que estamos a designar
artificialmente por documentos de sistemas de informação
complexos, de que forma e como efectivamente o público irá ser
capaz de obter acesso e as utilizar?