O documento resume o que é um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), destacando seus principais benefícios como acesso rápido e seguro aos documentos digitalizados, redução de custos com armazenamento físico e perda/extravio de documentos, e aumento da produtividade ao eliminar o tempo gasto procurando documentos.

1. Conheça o GED

2. O que é GED?
É uma tecnologia que provê um meio fácil de gerar, controlar, arma-
zenar, compar lhar e recuperar informações em documentos.
Os sistemas GED permitem acessar os documentos de forma ágil e
segura, normalmente via um navegador Web, local ou via Internet.

3. Porque utilizar?
Para usuários e clientes Para a gestão documental
 Elimina o manuseio de papel no arquivo sico.  Reduz espaço sico de armazenagem.
 Acesso imediato à qualquer documento.  Possibilita implantar Tabela de Temporalidade.
 Melhor atendimento ao cliente, com respostas instantâneas!  Minimiza perda e extravio de documentos importantes.
Para proteção da empresa Para o setor de TI
 Reduz custos com novos escritórios/depósitos de arquivos.  Possibilidade de integração com outros sistemas
 Protege o acervo contra catástrofes naturais (incêndio, enchente). e tecnologias (CRM, ERP).
 Proteção contra processos (trabalhistas, fiscais).  Criação de Workflows, automa zando processos complexos.

4. Redução de custos
UMA EMPRESA EM MÉDIA + DESPERDÍCIOS
 Gera 19 cópias de cada documento.  7,5% de todos os documentos são
 Gasta 32 reais com mão de obra procurando, perdidos.
de forma errada, cada documento.  3% são arquivados de forma errada .
 Perde 1 em cada 20 documentos .  Profissionais gastam até 15% de seu
 Demora 25 hrs recuperando cada documento perdido. tempo lendo documentos, porém
gastam 50% dele procurando-os.
 Gasta 400 hrs/ano procurando documentos perdidos.

5. Ganho de espaço físico
O GED fornece uma maneira mais inteligente de armazenar seus documentos
Já que a maioria dos documentos passa a ser tratado em meios digitais,
via GED, armários e arquivos sicos não são mais necessários dentro do
escritório. Tudo fica nos servidores para consulta imediata.
Algumas empresas, depois que implantam o GED, optam inclusive por remover
os documentos sicos de sua sede, deixando para
que sejam armazenados em locais especializados
para isto.

6. + BenefíciosRAPIDEZ E AGILIDADE: localizar e compar lhar documentos rapida-
mente no ambiente de trabalho traz um valor ines mável para qual-
quer empresa. O GED permite manipular documentos em uma fração
de tempo do que levaria para fazer a mesma coisa com documentos
em papel.
PRODUTIVIDADE E EFICIÊNCIA: O tempo gasto na procura de
documentos em arquivos sicos é eliminado! Todos os docu-
mentos ficam disponíveis instantaneamente, a um clique do
mouse. A produ vidade do pessoal fica visível com o GED.

7. + Benefícios
SEGURANÇA: Elimina o risco de extravio de documentos; protege o
acervo contra catástrofes (enchentes, incêndios).
FÁCIL ACESSO: com o GED não é preciso recorrer ao arquivo -
sico a todo momento, basta fazer uma pesquisa no sistema e a
imagem do documento fica disponível em segundos!
REDUZ CUSTO COM PAPEL: de acordo com o RegisteredRep.com, em-
presas com faturamento anual entre R$ 700 mil e R$ 1,5 milhão podem
economizar até R$ 60 mil por ano através da u lização do GED!

8. + Benefícios
DOCUMENTOS ACESSÍVEIS A QUALQUER HORA OU LUGAR: é
impossível transportar pilhas de documentos em viagens de
negócios ou para fora do escritório. Com o GED, o acesso aos
documentos pode ser feito de qualquer lugar!
O GED pode dar um fim ao caos documental
na sua empresa.

9. Como funciona?
As etapas envolvidas em um projeto de GED

10. Quem pode usar?
Pequenas, médias ou grandes empresas.
Em médias e grandes empresas, pode ser aplicado por setores:
 Recursos Humanos. Ao implantar o GED, avalia-se as necessidades específicas
 Contabilidade. do cliente, o que possibilita a implantação grada va do
sistema.
 Financeiro.
 Importação/Exportação.
Cada cliente possui uma pificação diferente de
 Jurídico. documentos, e o sistema é implantado para tratar TODAS
as par cularidades.

11. Quem pode usar?
Segmentos de mercado específicos
CONSTRUÇÃO CIVIL JURÍDICO
- Construtoras - Escritórios advocacia
- Incorporadoras - Dptos jurídicos
- Escritórios Engenharia
IMÓVEIS
- Imobiliárias
CONTÁBIL EDUCAÇÃO
- Escritórios contabilidade - Escolas
- Deptos contábeis - Universidades +13
- Centros de ensino
Segmentos!

12. Porque terceirizar?
Inúmeros fatores mostram que é a melhor solução
 Falta de recursos internos.
 Trabalho realizado com maior transparência.
 Foco nas competências-chave, e não nas periféricas.
 Custos reduzidos: economia de escala com mão-de-obra.
 Menor inves mento em infraestrutura interna.
 Ajudamos você a sair do caos documental!

13. Meio ambiente
6 RAZÕES SUSTENTÁVEIS PARA ADOTAR O GED
1. Economia de dinheiro com 4. Reduz custos com espaço: menos papel significa
consumo de papel e transporte: menos área de depósitos, que significa liberar espaço
com o GED, é visível es mar o quanto de economia os dentro da empresa.
processos geram em apenas alguns meses.
5. Melhorar a produ vidade: ao digitalizar o máximo
2. Aumento da eficácia dos processos: o GED permite de documentos, evita-se deslocamentos
que processos que geram um grande consumo de desnecessários e facilita a busca por documentos.
papel, sejam cortados em até 10 vezes.
3. Integrar pontos: a captura distribuída de documentos, 6. Reduz custos com armazenamento: armazenamento
aliada ao armazenamento remoto, se pagam apenas representa despesa! Coma digitalização, elimina-se
com a economia feita nos custos de transporte e um ônus significa vo sobre o que não é necessário
logís ca. guardar.

14. Estratégia de mercado
6 RAZÕES ESTRATÉGICAS PARA ADOTAR O GED
1. A onda de informação: estamos vivendo a era 4. O tempo da sustentabilidade já chegou: as
de sobrecarga de informações. empresas devem tomar ações que diminuam o
impacto ambiental.
2. Computação onipresente: computadores e
smartphones estão por toda parte! Logo, 5. Você não pode fazer isso manualmente: é preciso
informação instantânea torna-se necessária. soluções inteligentes e automa zadas.
3. A era da agilidade: o pessoal não quer somente 6. A falta de gerenciamento gera riscos: é preciso
soluções inteligentes, quer também agilidade! mudar antes que seja tarde.

15. Menos papel, mais produ vidade.
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