O documento apresenta algumas tecnologias para preservação de documentos como microfilmagem e digitalização. Discute os cuidados necessários com microfilmes e as vantagens da digitalização para armazenamento de documentos em empresas.

1. Conhecendo as
tecnologia que podem
facilitar o dia a dia em
um arquivo

2. “Não há progresso sem mudanças. E quem
não consegue mudar a si mesmo acaba não
mudando coisa alguma.”
George Shaw

3. Olá pessoal,
os objetivos da aula
de hoje são:

4. Proporcionar uma
compreensão dos
conceitos básicos de
questões relativas ao
gerenciamento de
documentos.

5. Apresentar os
cuidados básicos para
a preservação dos
documentos.

6. Vamos ver agora algumas
recomendações para
conservação de
documentos:

7. A conservação dos
documentos envolve dois
fatores relacionados aos
suportes da informação.

8. São eles:
• Os fatores intrínsecos estão
relacionados com a
Intrínsecos composição dos materiais.
• Os fatores extrínsecos estão
relacionados com agentes
Extrínsecos externos aos materiais.

9. São exemplos de fatores
intrínsecos:
 Processos de
fabricação;
 Tipos de fibras;
 Resíduos químicos etc.

10. Os fatores extrínsecos
podem ser subdivididos
da seguinte maneira
acompanhe a seguir:

11. A luz seja ela natural ou
artificial, induz o processo de
envelhecimento acelerado.
Cuidado especial deve ser
tomado com os papéis
termosensíveis, como os
recebidos de transmissões
via fax, que devem ser
xerocados tão rapidamente
quanto possível.

12. O calor e a umidade podem
ser altamente nocivos aos
materiais, quanto mais a
temperatura aumenta, mais
intensiva se tornam as
reações químicas de
degradação.

13. Pilhas de documentos que
são amarradas com
barbantes e que podem ter
suas margens cortadas. As
dobras excessivas de
papéis que fragilizam e
facilitam a ruptura.

14. Poluentes atmosféricos, a poeira que
potencializa a ação de agentes biológicos,
pois transportam inúmeros ácaros e
microorganismos.

15. Insetos e outros microorganismos.

16. Envolve toda ação
humana deliberada ou por
negligência que traga
como consequência a
deterioração do acervo.

17. Desastres naturais como enchentes, queda de
raios e incêndios.

18. Bom agora que já
falamos sobre alguns
fatores que podem
influenciar na
preservação dos
documentos.

19. Vamos ver algumas
tecnologias utilizadas na
preservação dos
documentos.

20. Já ouviu falar em
microfilme? Com certeza
não se trata de um filme
pequeno ou um curta
metragem.

21. Microfilme é
uma mídia analógica de
armazenamento
para livros, periódicos,
documentos e desenhos.

22. Vamos conhecer melhor
esse processo
denominado
microfilmagem:

23. Pelo seu tamanho, o microfilme
não é legível a olho nú; apesar
da extrema redução mantém as
caracterísitcas fiéis do
documento e pode ser lida
através da ampliação da imagem
num aparelho de leitura

24. Esse é um leitor de
microfilme.

25. Conheça algumas vantagens
do microfilme:
•Economia de espaço físico e mão de obra.
1.
•Maior segurança na conservação de documentos
contra riscos como furtos, incêndios, inundações
2. etc. Já que podem ser armazenados em cofres.
•Facilita e agiliza a consulta.
3.

26. Mas o microfilme também
requer alguns cuidados, veja
quais são eles:

27. Cuidados com o
microfilme:
Acondicioná-lo em ambiente
climatizado, temperatura de 19ºC a
22ºC, e 40% a 50% de humidade,
pois a baixa umidade pode tornar
a película do microfilme quebradiça
e a alta umidade cria mofo e
manchas microscópicas.

28. Cuidados com o
microfilme:
Revisar periódicamente o
aparelho de leitura e mante-lo
limpo para não danificar o
microfilme.

29. Cuidados com o
microfilme:
Evitar a incidência prolongada
de luz sobre a película.

30. Veja agora outra
tecnologia que está
ganhando cada vez mais
espaço dentro das
empresas.

31. A Digitalização de Documentos,
visa fundamentalmente, eliminar os
arquivos de documentos que, por
sua própria característica, são
volumosos, pesquisáveis por uma
única sequência, deterioráveis e
inseguros. Proporcionado ainda a
agilização da informação tão
fundamental para as empresas nos
dias de hoje.

32. É surpreendente a
revolução causada pelo
avanço tecnológico.

33. Podemos afirmar
literalmente que hoje a
informação cabe no
nosso bolso.

34. Um arquivo metálico de 4
gavetas, com capacidade de
armazenar 22000
documentos, pode ter seu
conteúdo facilmente
acomodado em 1 Giga de
espaço de disco.

35. Vejamos a seguir algumas
características dessa chamada
era digital.

36. A troca e a difusão de informações,
no decorrer do tempo, sempre foram
responsáveis pelo desenvolvimento
dos mecanismos de transformação
social, já que onde houve revoluções
houve necessariamente a
disseminação de ideais.
• Características da era digital

37. A presença cada vez maior dos
computadores em nossas vidas, a
capacidade de coletar e analisar dados
e disseminá-los através das rápidas
vias das telecomunicações, nos tem
proporcionado benefícios, mas, na
mesma proporção, também malefícios.
• Características da era digital

38. Entre agora no nosso fórum e
registre lá sua opinião sobre os
avanços tecnológicos, seus
benefícios e malefícios para as
pessoas e as empresas.
Atividade 1

39. Vamos entender o que é
Gestão de documentos.

40. Conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes às
atividades de produção,
tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos
em fase corrente e
intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento
para a guarda permanente.

41. Os objetivos da gestão de
documentos são:

42. • Assegurar, de forma
eficiente, a produção,
Objetivos administração, manutenção
e destinação de
documentos.
• Garantir que a informação
institucional esteja
Objetivos disponível quando e onde
seja necessária à
instituição e aos cidadãos.

43. •Contribuir para o acesso e
preservação dos documentos
Objetivos que mereçam guarda
permanente por seus valores
histórico e científico.
•Assegurar a eliminação dos
documentos que não tenham
Objetivos valor administrativo, fiscal,
legal ou para a pesquisa
científica.

44. Com o passar dos anos, começou-
se a perceber um grande acúmulo
de papéis em grandes centros, e
essa quantidade vem aumentando
a cada dia. Para cuidar da
organização e segurança destes
documentos, iniciaram-se os
estudos em relação ao GED
(Gerenciamento Eletrônico de
Documentos).

45. Mas, o que é esse “GED”?

46. O GED é a soma de todas as
tecnologias e produtos que
visam o gerenciamento de
informações de forma
eletrônica, fechando o ciclo
completo, desde sua criação
até o seu arquivamento.

47. O GED é um sistema que converte
informações em voz, texto ou
imagem para a forma digital.
Funciona com softwares e
hardwares específicos que
permitem a captação, o
armazenamento, a localização e o
gerenciamento das versões digitais
das informações.

48. Me diga, como você prefere
procurar documentos?

49. A informação que você precisa
pode estar a distância de um
clique.
Vejamos algumas vantagens do
GED

50. Vantagens do GED:
Absoluto controle dos
processos da empresa.
Alta velocidade e precisão na
localização de documentos.

51. Vantagens do GED:
Disponibilidade instantânea de
documentos sem limites físicos.
Um mesmo documento pode ser
acessado por mais de uma
pessoa simultaneamente,
economizando tempo dos
funcionários.

52. Vantagens do GED:
Gerenciamento automatizado
de processos, minimizando
recursos humanos e
aumentando a produtividade.

53. Para saber mais sobre o
Gerenciamento eletrônico,
assista um vídeo
institucional de uma
empresa que atua nessa
ramo.

54. Luiz Ricardo Siles
RASC – Recuperação e Assistência Cristã