Como ter sucesso em seus projetos

Como ter sucesso em seus projetos
Eduardo Montes, PMP
eduardo@escritoriodeprojetos.com.br
www.escritoriodeprojetos.com.br www.portalgsti.com.br

27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br
Agenda
• O que é sucesso?
• Como ter sucesso
• Sobre a Escritório de Projetos
– Como podemos ajudá-lo a ter sucesso
• O que é sucesso em projetos?
– CheckList do sucesso em projetos
– Por que os projetos falham
• O Escritório de Projetos
– Como gerenciar os projetos – Requisitos Mínimos

Eduardo Montes, PMP
• 23 anos gerenciando projetos com sucesso e
desenvolvendo pessoas em empresas como
Martins Atacado, DASA, Microsoft, Grupo Equipav,
Grupo Itahyê
• PMP especialista em projetos complexos
• PMO na CRK, DASA, Deutsche Bank, Grupo Itahyê, BDS
• Sócio Fundador da Escritório de Projetos
• Professor de Gerenciamento de Projetos
• MBA pela EAESP-FGV com Exchange pela University of
North Carolina
• Bacharelado em Computação pela UFSCar
http://escritoriodeprojetos.com.br/eduardo-montes-pmp.aspx

O que é sucesso?
“Sucesso é quando você se sente bem consigo mesmo (...) Não
significa apenas alcançar metas, mas sentir prazer nisso.”
Richard Shell (Professor da Wharton)
"Ser o homem mais rico do cemitério não me interessa. Ir para a cama
à noite dizendo que fizemos algo maravilhoso, isso importa para mim"
Steve Jobs (1955-2011)
"Um dos erros das pessoas e da sociedade é querer padronizar os
objetivos"
Roberto Shinyashiki (Psiquiatra e escritor )
“Nenhum vento é o vento certeiro, quando não sabe para qual porto se
dirige.”
Seneca

Sucesso é relativo?
Conceito de sucesso é relativo e depende de vários fatores
• Aos 02 anos: conseguir andar.
• Aos 04 anos: não mijar nas calças.
• Aos 12 anos: ter amigos.
• Aos 18 anos: ter carteira de motorista.
• ...
• Aos 70 anos: ter carteira de motorista.
• Aos 75 anos: ter amigos vivos.
• Aos 80 anos: não mijar nas calças.
• Aos 90 anos: conseguir andar.
http://www.dicionarioinformal.com.br/sucesso/

Como ter sucesso
• Tendo claro o que é sucesso para nós
– Definindo metas, objetivos e nos planejando
• Se capacitando
– Estudar
• Nos tornando melhor a cada dia (Ciclo PDCA)
– Aprender com os erros e acertos nossos e dos outros
– Usando as melhores práticas de mercado
• Direcionando nossos esforços
– Priorizar
– Buscar atalhos
• Relacionando com as pessoas
– As pessoas irão lhe ajudar a medida que elas acreditam que
você se preocupa com elas

A Escritório de Projetos
• Somos uma Comunidade de pessoas que colaboram
para terem mais sucesso em seus projetos
• “Unidos teremos mais sucesso em nossos projetos”
• Plataforma on-line para capacitar Gerente de projetos e
equipes que contém:
– Guia de Gerenciamento de Projetos
– Metodologia de Gerenciamento de Projetos
– Templates gratuitos de gerenciamento de projetos
– Ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos
– Exemplos de Projetos
– Fórum sobre gerenciamento de projetos
– Artigos de gerenciamento de projetos

Aqui ajudamos o GP a ter sucesso
• Tendo claro o que é sucesso para você
– Coaching do PMO
• Se capacitando
– APRENDE
• Guia de Gerenciamento de Projetos ambiente de auto aprendizado
que contém as melhores práticas de mercado
– TIRA SUAS DÚVIDAS
• Pergunte no fórum que esclarecemos em até 72 horas;
• Nos tornando melhor a cada dia (Ciclo PDCA)
– APERFEIÇOA
• Aperfeiçoe seus processos e sua metodologia com nossas
melhores práticas, ferramentas e templates gratuitos revisados no
nosso programa de melhoria contínua
– APRENDE COM CASOS DE SUCESSO
• Conheça casos práticos de sucesso da nossa comunidade.

Aqui ajudamos o GP a ter sucesso
• Direcionando nossos esforços
– USA NOSSOS MODELOS
• Não gaste tempo criando templates e modelos de gerenciamento
de projetos, baixe os nossos
– USA NOSSOS EXEMPLOS
• Conheça nossos exemplos de projetos
– USA NOSSAS FERRAMENTAS
• Conheça nossas ferramentas gratuitas
• Relacionando com as pessoas
– FAZ PARTE DA COMUNIDADE
• Conheça nossa proposta de comunidade e venha fazer parte.

O que é sucesso em projetos?
• Projeto entregue conforme custo, prazo e escopo
definidos no planejamento
– Conceito usado em várias pesquisas e modelos de maturidade
• Esse conceito de sucesso também pode variar
dependendo das expectativas das partes interessadas
• Exemplo:
– O projeto será considerado um sucesso se atender a todos os
critérios de aceitação das entregas, respeitar as restrições e
cumprir o cronograma e o orçamento planejado.

CheckList do sucesso em projetos
Objetivos do projeto SMART
• Specific: Específico, Claro;
• Measurable: Indicador e meta;
• Assignable: Quem;
• Realistic: realístico;
• Time-related: Quando
Suporte da alta administração
• Importância aumenta com a complexidade do projeto
Saber ouvir seu cliente
• Ouvir seu cliente e envolve-lo no projeto reduz as mudança e agiliza o aceite dos
produtos
Definição de Requisitos Mínimos
• Entrega de requisitos mínimos permite que o usuário veja os resultados
rapidamente
• Tempo é o inimigo de todos os projetos.
• Dividir o projeto em subprojetos/entregas.

CheckList do sucesso em projetos
Equipe Motivada
• O GP deve motivar a equipe e capacitá-la para atender os
objetivos do projeto
Processos Otimizados
• Metodologia de gerenciamento de projetos e a preocupação com
a melhoria contínua
• Lições aprendidas são incorporadas na metodologia. Define
CheckList para as atividades.
Ferramentas Adequadas
• Soluções que armazenam base histórica dos projetos para uso
futuro e melhores estimativas;
• Infraestrutura padrão e integrada aumentando a produtividade da
equipe

Metodologia de gerenciamento de projetos
Por que os projetos falham? Parte I

Por que os projetos falham? Parte II
Identificar estratégias para cuidar
das pessoas resistentes
“Se alguma coisa pode dar errado,
com certeza dará” - Lei de Murphy
“O trabalho se expande para
preencher o tempo disponível para
ser concluído”
Lei de Parkinson
“Porque cada um olha pro seu
próprio umbigo”
Lei dos interesses individuais
(Eduardo)

O Escritório de Projetos – Responsável pelo sucesso
• Objetivo:
– Garantir que os projetos sejam entregues conforme prazo,
custo e escopo já definidos aumentando a satisfação do cliente
e os resultados dos projetos.
• Como:
– Equipe de Projeto Eficiente
– + Gerente de Projeto Integrador
– + Metodologia otimizada baseada no Guia PMBOK®
• Processos de gerenciamento de projetos e modelos de
documentos aperfeiçoados continuamente de acordo com as
lições aprendidas e as melhores práticas identificadas.
– + Resposta ágil as questões do projeto
• Reunião individual com os GP
• Comitê de projetos

Aumentando a maturidade por Fases
• PMO - versão padronizada
– Criação da metodologia de GP através do uso de ferramentas,
políticas e procedimentos
– Estrutura para Gestão do portfólio de projetos
– Gestão de recursos – Produtividade e Compartilhamento
– Gestão do comitê de projetos
• PMO – versão melhoria contínua
– Aperfeiçoamento da metodologia e dos procedimentos de GP
– Gestão do portfólio de projetos
– Gestão do comitê de projetos
– Coaching – Mentoring & Treinamento
• Reunião com os GPs
• Divulgação, Dicas, Cases de sucesso e de fracasso, depoimento de
stakeholders, Lições aprendidas
• Coaching Individual

Como gerenciar os projetos
Requisitos Mínimos
• Um processo é um conjunto de atividades inter-relacionadas realizadas para obter um conjunto
pré-especificado de produtos, resultados ou serviços.
• Iniciação: Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto.
• Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja a ação para alcançar os objetivos e o
escopo do projeto.
• Execução: Integra pessoas e recursos para realizar o plano de projeto.
• Controle: Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao
planejado para se tomar as devidas ações corretivas.
• Encerramento: Formaliza a aceitação do produto e concluí o projeto.

Processos Essenciais
Processo Descrição
Identificar as partes
interessadas
I Identificar as partes interessadas no projeto seus dados de contato e principais
papéis e responsabilidades
Definir o escopo P Detalhar o que será feito e como será estruturado (entregas)
Criar cronograma e
orçamento
P Detalhar atividades de cada entrega e os recursos necessários
Análise dos riscos P Avaliar principais ameaças que podem atrasar ou afetar a qualidade do projeto
Demais processos de
iniciação e planejamento
P Baseados na metodologia de GP e adaptada conforme seu projeto:
-Desenvolver o termo de abertura do projeto;
-Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto;
-Determinar o gerenciamento do controle de mudanças;
-Planejar as comunicações;
Monitorar prazo e custo C Atualizar o cronograma
Controlar Mudanças no
Escopo
C Avaliar o impacto das mudança solicitadas para submeter para aprovação do
comitê ou conforme definido no Controle de mudanças.
Gerenciar problemas e
riscos
C Problemas e riscos devem ser tratados de forma ágil e sempre que necessário
solicitar coaching do PMO.
No pior cenário serão decididos no próximo comitê.
Gerenciar a comunicação C Seguir a matriz de comunicações aprovada gerando Status Report e demais
informações
Encerrar o projeto E Validar o escopo e determinar pendências e como serão tratadas

Obrigado!
Eduardo Montes, PMP

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