1. O documento discute a gestão de aquisições para um projeto de evento para fornecedores da empresa O Boticário. 2. Serão contratados fornecedores especializados para a realização do evento, considerando critérios como terceirização da mão-de-obra e necessidade de fornecimento especializado. 3. O plano inclui mapear as aquisições, definir critérios de "fazer ou comprar", abrir processo de concorrência para escolher fornecedores e gerenciar os contratos resultantes.

1. Gerenciamento de Aquisições em Projetos
MBA em Gerenciamento de Projetos 6/11
Professor: Marco Antonio Coghi
Tema: Evento para fornecedores O Boticário
Setembro, Curitiba - PR

2. 1. Empresa e Projeto
2. Equipe
3. Objetivos
4. Cenário
5. WBS e pacotes “Make” e “Buy”
6. Critérios “Make” or “Buy” adotados
7. Mapa de aquisições
8. WBS para gerência de aquisições
9. Registro de Riscos para gerência de aquisições
10. Linha do mapa de aquisições
SUMÁRIO
11. Declaração de Trabalho > “pacote buy”
12. Critérios Eliminatórios
13. Critérios Classificatórios
14. Abertura de critérios de classificação
15. Sistema de pontuação
16. Documentos de aquisição
17. Convite para aquisição
18. Contrato
19. Fluxograma do processo de concorrência
20. Ações para administrar a aquisição
21. Fluxograma do processo de administração de contrato
22. Fluxograma do processo para encerramento de contrato
23. Planejamento de gerenciamento de aquisições

3. 1. EMPRESA: O Boticário
EMPRESA E PROJETO
1. RAMO DE ATUAÇÃO: Empresa fabricante e fornecedores de
cosméticos e bens de consumo
2. PROJETO: Realização de Evento para agradecimento aos fornecedores
que atendem atividade do marketing da empresa. O Nome deste
projeto será “Projeto Festa”
1. Neste projeto O Boticário será o cliente que contratará os
organizadores do evento

4. EQUIPE

5. OBJETIVO DO TRABALHO
Gerenciar as aquisições do PROJETO FESTA para O Boticário,
afim de garantir o melhor planejamento e processo de
aquisições atendendo as expectativas, escopo, premissas e
restrições do projeto.

6. projeto
festa !

7. projeto
festa ! Cenário
O Boticário, empresa fabricante de produtos para cuidados pessoais e beleza,
desenvolveu diversas atividades, que obtiveram ótimos resultados, com
fornecedores chaves ao longo do primeiro semestre de 2012. Por isto,
resolveu tomar a iniciativa de agradecer a estes parceiros realizando uma
festa para homenageá-los, buscando fortalecer o relacionamento e
reconhecer o desempenho do trabalho desenvolvido.
Como O Boticário não detém a expertise para realização de eventos. Este projeto
prevê a contratação de fornecedores especializados para realização do mesmo,
fornecedores capazes de promover uma experiência única, como só uma empresa
de beleza pode oferecer.

8. projeto
festa ! WBS e pacotes
"Make or Buy"

9. projeto
festa ! Critérios "Make or Buy"
 Terceirização da mão de obra
 Mão de obra inexistente no O Boticário
 Ausência de conhecimento no segmento
 Necessidade de fornecimento especializado
 Restrições de prazo
 Restrições de custo
 Existência de players especializados no mercado
 Compartilhamento de riscos

10. projeto
festa ! Mapa de aquisições
NÚMERO ITEM A SER CONTRATADO REF. WBS VENDOR LIST ORÇAMENTO PRAZO CRITÉRIO MAKE OR BUY
Criação de tema/identidade do evento e Agência de publicidade 45 dias antes Terceirização da mão de obra;
1 4.1.1 R$12.000,00
criação de peças gráficas. ou design local. do evento. Restrições de prazo.
Produtora gráfica offset e Necessidade de fornecimento
30 dias antes
2 Produção das peças gráficas. 4.1.2 plotadora de R$4.500,00 especializado; Mão de obra
do evento.
comunicação visual. inexistente no O Boticário.
Compartilhamento de riscos;
Inrfaestrutura: contratação Ausência de conhecimento no
Agência de eventos
entretenimento, local, segurança, 4.2; 4.3; segmento;
especializada para 30 dias antes
3 alimentação e bebida, equipamentos 4.4; 4.5; R$80.000,00 Necessidade de fornecimento;
centralizar a organização do evento.
esquipamentos. Montagem, realização, 4.6 especializado;
do evento.
recepção, desmontagem. Restrições de prazo;
Restrições de custo.
Existência de players especializados
10 dias antes
4 Divulgação de fotos. 5.5 Profissional de fotografia. R$3.500,00 no mercado; Necessidade de
do evento.
fornecimento especializado.

11. projeto
festa ! WBS aquisições
3.4.1 Revisão da
3.4.2 Fiscalização
análise de riscos
(M)
em contrato (M)

12. projeto
festa ! Registro de Riscos
MOMENTO DE RESPOSTA AO
EVENTO DE RISCO RESPOSTA AO RISCO
RISCO
O fornecedor deve ter o compromisso, firmado em contrato, de testar um
Não funcionamento ou entrega adequada dos dia antes da realização do evento todos os equipamentos, para que, caso
PLAN / CONT / ADM
equipamentos. não funcionem troque em tempo, assim como de garantir o horário de
entrega seguro de todos os ítens, se responsabilizando.
Entretenimento cancelar ou não aparecer. Garantir um plano B em contrato e multa. PLAN / CONT / SEL
Estipular alta multa contratual e a responsabilidade de encontrar outro
Cancelamento do contrato com pouco tempo faltando para
parceiro em tempo da realização do evento. Caso não seja possivel, e isto CONT / ADM / ENC
o evento.
interfira em cronograma, arcar co mo prejuizo da remarcação do evento.
Estabelecer cláusulas contratuais para garantir o pagamento dos
Não pagamento de sub contratados. PLAN / CONT
subcontratados

13. projeto
festa ! Linha do mapa de aquisições
infraestrutura
Compartilhamento de riscos;
Inrfaestrutura: contratação
Ausência de conhecimento no
entretenimento, local, segurança, Agência de eventos
4.2; 4.3; 30 dias segmento;
alimentação e bebida, especializada para
3 4.4; 4.5; R$80.000,00 antes do Necessidade de fornecimento;
equipamentos esquipamentos. centralizar a organização
4.6 evento. especializado;
Montagem, realização, recepção, do evento.
Restrições de prazo;
desmontagem.
Restrições de custo.

14. projeto
festa ! Declaração de trabalho

15. projeto
festa ! Critérios eliminatórios
 Solidez Financeira Duvidosa
 Baixa recomendação no Mercado
 Inexperiência na Tarefa
 Não atendimento aos requisitos de Alta Relevância
 Altos Índices de Protestos Judiciais e irregularidades
 Orçamentação fora dos Limites

16. projeto
festa ! Critérios classificatórios
 Proposta atraente Custo X Serviços
 Qualidade Comprovada no Serviços Prestados
 Experiência Comprovada no Mercado (Bons Cliente)
 Atendimento aos Prazos (histórico)
 Poucas Ocorrências Trabalhistas
 Profissionais Experientes na Área Financeira e Jurídica

17. projeto
festa ! Abertura de critérios de classificação
O O Boticário optou pela abertura dos critérios eliminatórios e de
classificação.
Justificativas:
 Garantia de qualidade na resposta ao orçamento/projeto;
 Objetividade e agilidade na resposta;
 Transparência e competitividade justa.

18. projeto
festa ! Sistema de Pontuação

19. projeto
festa ! Documentos de aquisição
Será utilizado uma RFP com o objetivo de informar alguns critérios de
eliminação e classificação, mas que não limitará o fornecedor a trazer
sugestões para a área requisitante, tendo em vista que não há
conhecimento suficiente para pré-determinar alguns detalhes do evento.

20. projeto
festa ! Envio do convite
A solicitação de proposta será realizada
através de um portal de compras, onde
o fornecedor receberá um alerta no e-
mail cadastrado e por meio desse
portal imputará os valores envolvidos
na prestação de serviço. Será
agendado uma reunião presencial
onde o mesmo apresentará o conceito
do evento, sendo que os custos já
estarão registrados no portal.

21. projeto
festa ! Contrato
O Contrato será informal, através de detalhamento da proposta
comercial, tendo em vista ser uma prestação de serviço pontual que não
requer um contrato formal entre as partes. No entanto, na formalização
da proposta, deverão constar informações sobre multas em caso de
atraso ou então de violação do que foi acordado.
ESPÉCIE DO CONTRATO TIPO DO CONTRATO
O Contrato será de prestação O contrato informal será com preços
de serviços. fixados para cada serviço e/ou material
envolvido na prestação de serviço.

22. projeto
RFP
Determinação dos
Concorrência privada
Passo a passo das aquisições do pacote de
trabalho selecionado, considerando uma
festa !
concorrência privada.
fornecedores
Envio da RFP
Recebimento das
propostas sim
Elaboração de De acordo dos
Aprovado? documentação – diretores das areas
contrato informal responsáveis
Análise das
propostas com base não
nos critérios
eliminatórios Feedback ao fornecedor
informando a negativação de sua
proposta

23. projeto
festa ! Administração do contrato (check list)
 Elaborar RFP
 Elaborar critérios de aceitação
 Elaborar critérios de reprovação
 Selecionar de fornecedores
 Enviar de RFP s para os fornecedores
 Receber as propostas comerciais
 Avaliação das respostas
 Selecionar e notificar o fornecedor vencedor e os não selecionados
 Elaborar a documentação com proposta comercial e contrato informal
 Coletar o aceite da proposta pela diretoria da áreas responsáveis

24. Relatório para Administração
DATA DE AVALIAÇÃO: 01/01/1999
PERÍODO DE AVALIAÇÃO (DATA INICIAL ATÉ A DATA FINAL): 01/01/1999 a 30/01/1999
Observações:
PREVISTO REALIZADO
ATIVIDADE STATUS RECURSOS UTILIZADOS
(%) (%)
Atividade 1
Atividade 2 Imprevistos ocorridos:
Atividade 3
Atividade 4
Riscos envolvidos:
Atividade 5
Atividade 6
Atividade 7 Alterações previstas:
Atividade 8
NO PRAZO ATRASADO

25. projeto
festa !
Fluxograma para
administrar o contrato

26. projeto
Fluxograma para
encerrar o contrato festa !

27. projeto
festa
1.
! Plano de gerenciamento de aquisições
Classificação dos Pacotes Make or Buy
1.1. Definição dos Critérios Eliminatórios e Classificatórios
1.2. Aplicação dos Critérios
2. Proposta
2.1 Elaboração da Proposta
2.1.1. Elaboração de RFP
2.1.2 Determinação de Critérios de Aceitação e Reprovação
2.1.3. Elaboração de Critérios de Aceite
2.2. Classificação de Fornecedores
2.2.1. Seleção dos Fornecedores
2.2.2. Envio do RFP
2.2.3. Recebimento das Resposta
2.2.4. Avaliação e Classificação das Respostas dos Fornecedores
2.3. Definir Contrato
2.3.1. Redigir Contrato

28. projeto
festa ! Plano de gerenciamento de aquisições
2.3.3. Análise e Aprovação do Contrato
2.3.4. Assinatura do Contrato com os Fornecedores
3. Gerenciamento de Contratos
3.1. Definição do Responsável pelo Contrato
3.2. Reunião de KickOff
3.3. Definição de Critérios de Controle (RDOs)
3.4. Aplicação de RDOs
3.5. Registrar Lições Aprendidas
3.6. Informar Stakeholders
4. Encerramento
4.1. Executar Revisão dos Registros
4.2. Tratar Pendências
4.3. Fechar o Contrato

29. projeto
festa
Obrigado.
!