Este documento resume o plano de gerenciamento de aquisições (PGA) para um projeto de divulgação de eventos culturais e venda de ingressos. O PGA descreve o planejamento, seleção, controle e encerramento dos fornecedores responsáveis pela impressão gráfica de ingressos, desenvolvimento de site e outros itens.

1. Gerenciamento de Aquisição em Projetos
São Paulo – GEEP 28
Adriana Rocha Ferreira Miguel
Artur Rafael Dias de Souza
Edson Eduardo Fernandes de Jesus
Fabiana Giaffredo Angrisani
Janaina de Jesus

2. A Equipe
Adriana Rocha F. Miguel Janaina de Jesus Fabiana G. Angrisani
Edson Eduardo F.Jesus Artur Rafael D. de Souza

3. O Trabalho
Objetivos do Trabalho
Compreender o Gerenciamento de Aquisições através da
elaboração de todo o fluxo de compra de produtos ou serviços
para um projeto, contemplando os processos de planejar,
conduzir, controlar e encerrar as aquisições.

4. A Empresa
Negócio
Empresa especializada em divulgação de eventos culturais e venda de
ingressos
Missão
Divulgar e vender ingressos para eventos culturais nacionais e internacionais
nos Estados de São Paulo e Rio de Janeiro

5. Planejar Aquisições
WBS Completa

6. Planejar Aquisições
Critérios “Make or Buy” adotados
Prioridade Denominação Justificativa
1 Termo de Confidencialidade Ao preencher os dados pessoais para pagamento e entrega
- dados pessoais dos de ingressos, os compradores precisam ter a garantia que
compradores não terão seus dados utilizados indevidamente.
2 Seguro Garantia As gráficas deverão apresentar Seguro-Garantia para
cobertura de não entrega de ingressos.
3 Requisitos de Qualidade – O fornecedor contratado deve apresentar comprovação na
impressão de marca d’água confecção de ingressos com marca de segurança contra
falsificação.
4 Restrições de Prazo O contrato preverá que mesmo em tiragem extra o
fornecedor deverá atender as cláusulas de entrega .
5 Tecnologia Especializada Comprovação de trabalhos anteriores em desenvolvimento
de sites.
6 Requisitos de Qualidade Atender as especificações de qualidade apresentada no
projeto dos panfletos, posters e ingressos.
7 Restrição de Prazo Atendimento aos prazos estabelecidos em contrato

7. Planejar Aquisições
Mapa de Aquisições
MAPA DE AQUISIÇÕES
Nome da
Empresa JFA Tickets NOW
Projeto Divulgação de Eventos e Venda de Ingressos
Concorrência Item a ser contratado Ref. WBS Vendor List Orçamento Prazo Critério M/B
1 Impressão gráfica de posters 1.2.2.2 1. EA Votorantim R$ 100.000,00 60 dias antes da 6 - Atender as especificações de
2. Gráfica Aracruz data do show qualidade apresentada no projeto dos
3. Grafica Eurotex panfletos, posters e ingressos.
2 Desenvolvimento e hospedagem 1.2.2.5 1. KMC Publicidade R$ 75.000,00 60 dias antes da 5 - Comprovação de trabalhos
do site 2. WebCis data do show anteriores em desenvolvimento de sites.
3. MGF Arte
3 Impressão gráfica de ingressos 1.2.2.6 1. Gutenberg Artes Gráficas R$ 150.000,00 10 dias úteis antes 2 - As gráficas deverão apresentar
2. Impressões Garamond da venda Seguro-Garantia para cobertura de não
3. Presstek Impressões entrega de ingressos.
3 - O fornecedor contratado deve
apresentar comprovação na confecção
de ingressos com marca de segurança
contra falsificação.
4 Venda de ingressos 1.4.1 1. Card Pagamentos R$ 120.000,00 20 dias antes da 1 - Ao preencher os dados pessoais para
2. Resolve Recebíveis data do show pagamento e entrega de ingressos, os
3. Elo Pagamentos compradores precisam ter a garantia
que não terão seus dados utilizados
indevidamente.
5 Verificação de pagamento 1.4.2 1. Card Pagamentos R$ 20.000,00 24 horas após a 7 - Atendimento aos prazos
2. Resolve Recebíveis emissão do estabelecidos em contrato
3. Elo Pagamentos comprovante

8. Planejar Aquisições
WBS Completa Revisada

9. Planejar Aquisições
Registro de Riscos
Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco
A impressão gráfica não Emitir relatório da qualidade das Após a impressão dos
atender as especificações impressões protótipos – etapa de
de qualidade requeridas administração do contrato
Atraso no Executar cláusulas contratuais de atraso Cláusulas contratuais de
desenvolvimento do site proteção – etapa de
administração do contrato
Atraso na entrega dos Execução do seguro garantia Cláusulas contratuais de
ingressos impressos proteção – etapa de
administração do contrato
Não atendimento as Em caso de divulgação de informações • Termo de Confidencialidade –
regras de pessoais de clientes, o seguro garantia etapa de assinatura do contrato
confidencialidade deve ser executado • Cláusulas contratuais de
proteção – etapa de
administração do contrato

10. Planejar Aquisições
Declaração de Trabalho da Impressão Gráfica de Ingressos
Denominação Descrição
Especificação Funcional Impressão com marca d’água
Especificação Funcional Dimensões similares a de um cartão de crédito
Especificação Funcional Impressão de localização de assentos em braile
Especificação Funcional Verificação de marca d’água a laser
Qualidade Papel a prova d’água
Qualidade Atendimento aos testes de qualidade de inspeção por certificador
independente
Prazo Capacidade de entrega de 3 dias úteis após a ordem de serviço
Garantia de Cumprimento Fiança bancária ou Seguro Garantia em caso de não entrega
Pagamento Aceitação de 20% do pagamento como na ordem de serviço
Local de Entrega Pontos de Venda de Ingressos nos Estados de São Paulo ou Rio de Janeiro

11. Planejar Aquisições
Avanço Físico (DT)
Item Descrição Peso (%) Quant. (unid) Critério (%) Avanço Físico (%)
1 Elaboração do Protótipo 10 1 100 10
2 Impressão do Protótipo 30 1 100 30
3 1ª Tiragem 30 1 25 8
4 2ª Tiragem 30 1 0 0
TOTAL: 48

12. Planejar Aquisições
Critérios de Medição do Pacote de Trabalho “buy”
Impressão Gráfica de Ingressos

13. Planejar Aquisições
Critérios Eliminatórios adotados
Descrição
1.1 Número mínimo de equipamentos para impressão e corte em funcionamento
1.2 Número mínimo de tiragem
1.3 Apresentação do Balanço Patrimonial
1.4 Apresentação de carta de referência para projetos similares produzidos nos últimos 2
anos
1.5 Portfólio

14. Planejar Aquisições
Critérios Classificatórios adotados
Descrição
2.1 Capacidade Técnica (pessoas qualificadas)
2.2 Capacidade tecnológica (equipamentos)
2.3 Capacidade de gerenciamento (apresentações do protótipo e entrega dos lotes)
2.4 Suporte financeiro (pagamento inicial apenas 20% e restante na conclusão)
2.5 Atendimento acima dos requisitos (divulgação do show e ponto de venda)

15. Planejar Aquisições
Sistema de Pontuação
Critérios Peso Nota Média Nota Média
classificatórios Fornecedor A Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor B
2.1 20 7 140 10 200
2.2 25 8 200 9 225
2.3 15 7 105 10 150
2.4 25 8 200 8 200
2.5 15 8 120 8 120
TOTAL 100 765 895

16. Planejar Aquisições
Vantagens e Desvantagens -
Explicitar ou não os critérios de avaliação na DT?
Vantagens Desvantagens
Transparência no processo Possibilidade de manipulação de alguma
informação
Processo de seleção mais rápido e objetivo Propostas de valor agregado que não vão
entregar
Maior facilidade de equalizar propostas Leva um tempo maior na elaboração dos
requisitos
A empresa JFA Tickets Now optou por explicitar os critérios de avaliação para as
propostas que pretende atender, de acordo com a estratégia da empresa.

17. Planejar Aquisições
Documentos de aquisição adotados
• Carta convite
• RFP (Request for Propose) – Solicitação de Proposta
Justificativa do documento: Usamos a RFP, pois é uma solicitação técnica/
comercial onde baseamos nosso serviço na declaração de trabalho podendo
ocorrer mudanças (controladas) no projeto.
Meio(s) adotado(s) para envio do convite
• Divulgação de Cartas-convite
• E-mail
Justificativa do meio: Adotamos estes meios por se tratarem de meios rápidos
para obtermos respostas do mercado.

18. Planejar Aquisições
Contrato – Formal
Justificativa: A JFA Tickets Now optou por contrato formal objetivando assegurar a
execução dos serviços dentro do prazo e com a qualidade, tendo em vista o
grande investimento em um show, que depende da presença do público para
acontecer e obter o lucro esperado.
Contrato - Espécie adotada
Foi adotado o contrato de Prestação de Serviços.
Justificativa: Contrato pelo qual pretende-se a execução de um serviço pela
contratada em prol de remuneração a partir da execução dos serviços pela qual
foi contratada.
Contrato - Tipo escolhido
Foi adotado o contrato do tipo PG – Preço Global.
Justificativa: Foi adotado o tipo de contrato Preço Global porque temos
conhecimento detalhado do objeto e escopo claramente definido. Neste tipo de
contrato o preço total do serviço é definido no início da contratação e não está
sujeito a alterações.

19. Conduzir Aquisições
Fluxograma da Condução das Aquisições – Concorrência Privada

20. Controlar Aquisições
Controle das Aquisições
Para fiscalizar o cumprimento do serviço contratado serão adotadas as
seguintes práticas:
• Realização de reunião inicial de Kick-off.
• Solicitação e análise de uma amostra do produto produzido, com possibilidade
de correção se necessário.
• Observação e respeito às condições estabelecidas em contrato, principalmente
quanto às entregas e dos pagamentos.
• Adoção de Boletins de Medição (BM) obtidos através de diligenciamento.
• Recebimento de duas tiragens do produto pronto durante execução do serviço.

21. Controlar Aquisições
Relatório para Controlar a Aquisição
Impressão Gráfica dos Ingressos
Contrato n: Contratada: Data: __ /__ /__
ATIVIDADES APROVADO REPROVADO
1 – Elaboração do Protótipo
2 – Impressão do Protótipo
3 – Design Final
4 – 1 Tiragem
5 – 2 Tiragem

22. Controlar Aquisições
Fluxograma de Controle dos Contratos

23. Encerrar Aquisições
Fluxograma de Encerramento das Aquisições

24. Sumário do PGA
PGA - Plano de Gerenciamento das Aquisições
Sumário
1 Objetivo
O objetivo principal do PGA é selecionar fornecedores qualificados para os bens e
serviços do projeto e controlá-los eficazmente.
2 Definição do Projeto
2.1 Objetivo
2.1 WBS Completa
2.2 WBS Revisada
3 Planejamento das aquisições
3.1 Critérios Make or Buy adotados
3.1 Mapa das aquisições
3.2 WBS Revisada
3.3 RR - Revisão dos Riscos revisado para a gerência das aquisições
3.4 Cronograma
3.5 Orçamento
3.6 Carta Introdução

25. Sumário do PGA
PGA - Plano de Gerenciamento das Aquisições
Sumário
3.7 Critérios de Medição do Pacote de Trabalho “buy”
3.8 Modelo do contrato
3.9 Contrato Formal, Espécie: Prestação de Serviços, Tipo: Preço Global
3.10 Modelo para avanço físico
3.11 DT - Declaração de Trabalho
3.12 RFP – Request for Proposal
4 Seleção de Fornecedores
4.1 Vendor List
4.2 Critérios Eliminatórios
4.3 Critérios Classificatórios
4.4 Sistema de pontuação
5 Controle das aquisições
5.1 Reunião de Kick Off
5.2 Documento de solicitação de amostra
5.3 Relatório de controle aquisições
5.4 Medição do Avanço Físico

26. Sumário do PGA
PGA - Plano de Gerenciamento das Aquisições
Sumário
5.5 Controle de Mudanças
6 Encerramento das Aquisições
6.1 Termo de aceite
6.2 Atenção ao modo do encerramento (Terminação, Resilição, Rescisão)
6.3 Arquivo do Contrato
6.4 Lições aprendidas