Time Management Part 1

M A N A G E M E N T
JOÃO PAULO PINTO, CLT SERVICES © Outubro de 2014
PART ONE

CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES
TIME MANAGEMENT
O problema não é ter muitas tarefas para realizar, mas a forma como utilizamos o tempo.
Gerir o tempo implica:
Saber quais os nossos objetivos e prioridades.
Saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer para o alcançar.
Pensar a longo prazo. Não pense apenas no dia de hoje.
Auto-conhecimento: conhecer o modo como funcionamos melhor!
Fazer Questionário 1 (CLT Time MgtQ1.pdf)

Análise dos resultados do Q1
#
Área de GT
Valor obtido
Target
Que fazer para melhorar?
1-4
Objetivos
20
5-8
Prioridades
20
9-12
Análise
20
13-16
Planificação
20
17-20
Horários
20
21-24
Papéis
20
25-28
Interrupções
20
29-32
Procrastinação
20
33-36
Pressão
20
37-40
Equilíbrio
20
TOTAL
200
Considere agora fazer um Radar Chartcom base nos resultados e comente (CLT Time Mgt.xlsx)

ESTRATÉGIAS
Usar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho são fatores essenciais para que consiga atingir objetivos e ter sucesso;
Pontos a desenvolver:
1.O que é o tempo e como geri-lo
2.Estabelecer objetivos e prioridades
3.Planear atividades e tarefas
4.Organização pessoal (dia 2)
5.Organização do trabalho (dia 2)

O TEMPO
O que é o tempo? (a quarta dimensão, t);
O tempo é um elemento que se gasta e não se recupera;
Apesar de pensarmos que “temos todo o tempo do mundo”, tudo o que fazemos requere tempo e mesmo que não o usemos ele permanece limitado;
É algo que tem significados diferentes ao longo da vida e que não é adaptável.
É IMPOSSÍVEL GERIRMOS O TEMPO
É POSSÍVEL GERIRMO-NOS A NÓS PRÓPRIOS

NÃO TEM TEMPOPARA NADA?
OU O TEMPO NÃO LHE CHEGA PARA TUDO?
Thinkaboutthis…

A GESTÃO DO TEMPO
Apesar de ser muito importante saber gerir o tempo;
Muitos são os impedimentos a uma gestão de tempo eficaz;
Façamos uma pequena reflexão:
A que causas atribui às perdas de tempo?
________________________________________
O que costuma fazer para que isso não aconteça?
_________________________________________
Vamos procurar agrupar ascausasem 3 grandes grupos:
Causas humanas;
Causas administrativas;
Causas ambientais(envolvente).
Exercício: Façamos um diagrama de Ishikawapara identificar as principais causas da “Perda de Tempo” ou “Falta de Tempo”

Exemplos…
Esforçar-se demais;
Desorganização pessoal;
Incapacidade de dizer “não”;
Falta de autodisciplina;
Procrastinação, indecisão;
Deixar tarefas inacabadas;
Socializar.
CAUSAS HUMANAS
Falta de objetivos, prioridades e planeamento;
Delegação ineficiente;
Pessoas não treinadas ou inadequadas;
Falta de comunicação;
Responsabilidade ou autoridade confusa;
Falta de padrões, controlo e relatórios dos progressos;
Não saber escutar.
CAUSAS ADMINISTRATIVAS
Interrupções pelo telefone;
Visitantes ocasionais;
Encontros;
Informação atrasada ou incompleta;
Papelada, formalidades, leitura;
Falta de pessoal ou excesso de pessoal;
Barulho, distrações visuais.
CAUSAS AMBIENTAIS

A gestão do tempo
O que significa a gestão de tempo?
1.Estabelecer objetivos e prioridades
2.Planear atividades e tarefas
3.Organização pessoal
DEFINIR OS SEUS OBJECTIVOS
Mas como?!

Exercício -Identifique os objetivos desta lista.
Faça diariamente 20 cartas.
Aprecie bailado.
Sinta-se feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa.
Cante uma canção.
Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom clima de trabalho.
Cite um exemplo de solidariedade.
Desenvolva o potencial da criança.
Dedique-se à sua equipa.
Defenda a democracia.
Escreva um relatório.
Seja uma boa cidadã/cidadão.
Os objetivos têm de ser SMART
E não se esqueça de os escrever…

Longo prazo, ex. 5 a 10 anos
Médio prazo,
ex. 6 meses a 1 ano
Curto prazo, ex. 1 dia a 1 semana
Rever com menos frequência
Reverdiariamente
Exercício prático, definição de um objetivo:
•Pessoal;
•Profissional(mas seu);
•Profissional(grupo/equipa).

A matriz dos “roles andgoals”
ROLES(papeis)
GOALS(objetivos no tempo, longo-médio e curto)
PROFISSIONAL
PAI (ou filho/familiar)
ESPOSO (namorado)
FAMILIAR (ou colega)
PESSOASOCIAL(ex. membro de partido ou igreja)
Considere também o documento CLT Time Mgt.xlsx

MY ROLESMY GOALS METRICSNameJoão Paulo PintoDate of elaboration29 de junho de 2014João Paulo Pinto © 2014Family memberSociety memberPERSONAL AND PROFISSIONAL ROLES AND GOALSFatherHusbandTeacherManagerSon

COMO DEFINIRAS PRIORIDADES?
Primeiro as primeiras coisas!
O que é mais importa não deve ficar à mercê do que importa menos!
Visite de novo a sua Matriz dos Roles andGoals–por ali deverá identificar o que verdadeiramente importa…
Pense também na sua missão pessoal e profissional:
MY MISSION STATEMENT:
Quem tem bem presente a sua missão pessoal e profissional e os seus roles andgoalssabe dizer não ao que não é importante.
EXERCÍCIO / DESAFIO

DESAFIO
Imagine que lhe é fornecido um frasco e lhe é pedido que coloque um conjunto de pedras grandes, pedras médias, uma porção de areia e água de modo a que tudo caiba lá dentro.
Por que ordem deve introduzir cada um destes elementos, de forma a atingir o objetivo proposto?
Que representam para si cada um destes elementos?

PENSE NISTO:
•O que é mais importantepara si? (qual o seu ranking?)
•Qual a sua cotação atual(de acordo com o ranking)?
•Qual a distribuição do seu tempo semanal (%)?
•Vai começar por ondepara melhorar?
•Que ações vai desencadear para elevar ovalor atualaté ao valor desejado?
Ver “CLT Time mgtRoda da Vida.docx”

Definir prioridades é saber dizer não
https://www.youtube.com/watch?v=ODyG5lKbH08(para ver em casa)

EXERCÍCIO–DÊ EXEMPLOS DE ATIVIDADES NOS QUATROQUADRANTES NO SEU DIA DE TRABALHO
Q1 –ATIVIDADES URGENTES E IMPORTANTESDê exemplos e estime a percentagem de tempo que passa neste quadrante
Q2 –ATIVIDADES NÃO-URGENTES E IMPORTANTESDê exemplos e estime a percentagem de tempo que passa neste quadrante
Q3 –ATIVIDADES URGENTES E NÃO-IMPORTANTESDê exemplos e estime a percentagem de tempo que passa neste quadrante
Q4 –ATIVIDADES não-URGENTES E não-IMPORTANTESDê exemplos e estime a percentagem de tempo que passa neste quadrante
Comente os resultados
Que fazer agora?
Considere o documento CLT Time Mgt.xlsx

DESAFIO
Responda duas vezesà mesma questão (uma para a sua vida profissional e outra para a sua vida pessoal):
Que atividade, que hoje não faz, mas que pode fazer consistentemente e que terá resultados significativos na sua vida?
Em que quadrantese enquadra na sua vida?
E porque motivo nãoa fazemos? (porque não nos pressiona, certo?)

FAÇA ESTAS ACTIVIDADES EM PRIMEIRO LUGAR!
FOCALIZE-SE AQUI NESTE QUADRANTE POIS É ATRAVÉS DELE QUE REALIZA A SUA MISSÃO!
FAÇA ESTAS ACTIVIDADES EM SEGUNDO LUGAR DADA A SUA URGÊNCIA
FAÇA ESTAS ACTIVIDADES QUANDO PUDER.
THIS IS JUST FUN STUFF
FUJA DAQUI!
EVITE PERDER TEMPO COM ISTO!


Planear atividade e tarefas…
Após o estabelecer objetivos e prioridades deve planear as atividades e tarefas;
A ter em conta:
PLANODE TRABALHO
PLANODE TEMPO
Objetivos e resultados
Atividades
Prioridades
Estimativa da duração
Horários
Flexibilidade
https://www.youtube.com/watch?v=VUk6LXRZMMk

A IMPORTÂNCIA DO PLANEAMENTO
NÃO PLANEAR É PLANEAR PARA FALHAR!
Isto porque planear:
Obriga a pensar no futuro e antecipar situações;
Ajuda a evitar problemas, a criar cenários (whatif);
Garante mais tempo útil;
Ajuda a coordenar melhor as atividades com os outros;
Ajuda a gerir o tempo dos outros;
Ajuda a evitar sobrecargas de trabalho e surpresas desagradáveis!
Ajuda a dizer “não” mais vezes;
Ajuda a trabalhar com mais calma, com método e previsibilidade;
Ajuda a fazer mais coisas…

ESTRUTURA DO FORMULÁRIO A3-3W
Trabalho em grupo
Considerem o formulário A3-3W que está no documento (CLT Time Mgt.xlsx);
Identifiquem uma atividade ou desafio comum;
Detalhem as tarefas associadas a esse desafio e procurem definir o Plano de Trabalhoe de Tempoassociado;
Façam o planeamento recorrendo ao formulário 3W disponível…
WHAT
WHO
WHEN

AJUDAS ELECTRÓNICAS AO PLANEAMENTO
Calendário da Microsoft ®,
Calendário da Google/Gmail® e outras software houses…
E muitas aplicações gratuitasnas lojas Android® e Apple ®, exemplos:
EVERNOTE
NOTES

GESTÃO & LIDERANÇA eficiência vseficácia

GESTÃO vsLIDERANÇA
Para aproveitar ao máximo o seu tempo importa ter sempre presente duas dimensões: a GESTÃO(fazer a tarefa de maneira certa) e a LIDERANÇA(fazer a tarefa certa).
São ambas importantes, contudo não perder de vista o objetivo último, ie, alcançar resultados (liderança pessoal, ou ser eficaz)!
Questione a sua liderança pessoal (ie, a sua eficácia):
Quanto tempo poderia economizar se não fizessealgumas coisas não essenciais?
Há tarefas que se poderiam fazer com mais facilidade e maisrapidamente, melhorando os processos de trabalho?
Em que tarefas gastou mais tempo do que julgava?

GESTÃO PESSOAL (EFICIÊNCIA)
LIDERANÇA PESSOAL (EFICÁCIA)

LIDERANÇA E GESTÃOPESSOAL EM SETE HÁBITOS
Os tópicos que se seguem baseiam-se na obra de Stephen R Covey(1932-2012);

Excellenceis an art won by training and habituation.
We are what we repeatedly do.
Excellence, then, is not an act, but a habit”
Aristóteles(384-322 ac)

CONHECIMENTO
(what to, why to)
DESEJO
(want to do it)
SKILLSsaber fazer
(how to)
HÁBITO
Hábitossão princípios interiorizados epadrões de comportamento

OS HÁBITOS DA EFICIÊNCIA PESSOAL
Mudançade paradigma:
do “tu” para o “eu” VITÓRIA PESSOAL
H1: SER PROACTIVO
H2: COMEÇAR COM O FIM EM MENTE
H3: PRIMEIRO AS PRIMEIRAS COISAS

Proactividadeé o hábitoda visãopessoal
HÁBITO 1
Ter a capacidade para responder por si –response-able;
Ser responsável pela vida –assume-la, ser autónomo!
Fazes escolhas com base em valores e não em sentimentosimediatos ou temporários;
Escreva por si o seu “programa”, observe o seu vocabulário…
Bestwayto predictyourfuture isto CREATE IT!

MODELO PROACTIVO
ESTÍMULO
Auto- consciência
Imaginação
Consciênca
Vontadeprópria
Liberdadepara escolher
RESPOSTA

SEJA PROACTIVO DESDE O PRIMEIRO INSTANTE DE CADA DIA

Começarcom o fimemmenteé o hábitoda LIDERANÇA PESSOAL (eficácia)
HÁBITO 2
Comece com o fim em mente;
Tudo é criado duas vezes…
Visualize e crie uma imagem mental do que quer criar fisicamente.
Defina a sua missão pessoal(defina o seu destino ou alguém o fará por si);
Suporte a sua missão com os “roles andgoals”
Estabeleça os valores pessoais que guiarão a sua proactividade.

Poremprimeirolugaras primeirascoisasé o hábitoda GESTÃO PESSOAL (eficiência)
HÁBITO 3
Primeiro as primeiras coisas (e sabe quais são?)
Garanta que todos os dias orienta a sua atividade com baseem prioridades (ie, de acordo com a sua missão,“roles andgoals”);
Traduza a sua missão (e da sua equipa) em atividades diárias específicas;
Crie valorao longo do dia, aprenda a dizer “não”.

Organizaçãopessoalno longo-prazo
MISSIONSTATEMENT
YOUR
LIFE ROLES
YOUR
LIFE GOALS
ORGANIZAÇÃOSEMANAL
YOUR
LIFE GOALS
PROGRAMA SEMANAL
DELEGAR
TPA –Definição da Missão e dos Roles andGoals
Esboçar o seu plano semanal e diário
TPC –Apresentar formato definitivo a 21 de Out

OS HÁBITOS DA EFICIÊNCIA INTERPESSOAL
Mudançade paradigma: no “eu” ao“nós”
A VITÓRIA PÚBLICA
H4: PensarWin-Win
H5: Primeiroperceberpara serpercebido
H6: Sinergia

PensarWin-Win é o hábitodaLIDERANÇA INTERPESSOAL
HÁBITO 4
ThinkWin-Win;
É um pensamento de longo-prazo;
Pensar win-winrequer grande maturidade, é perceber que a outra parte também tem de ganhar;
É acreditar numa terceira alternativa;
É promover a união de todos…

SEEK FIRST TO UNDERSTAND É OHÁBITO DA COMUNICAÇÃO
HÁBITO 5
Procure primeiro perceber antes de ser percebido;
Mostre interesse em perceber a outra parte;
Desenvolva a “empatia” com os outros;
Mostre uma atitude de abertura;
Dê “espaço” aos outros para mostrarem os seus pontos de vista…
… ajuda mutuamente a identificar situações win-win.

SINERGIA É O HÁBITODA CRIAÇÃO COOPERATIVA
HÁBITO 6
Todos nós nascemos da sinergia de duas pessoas…
O todo é mais que a soma das partes … 1 + 1 > 2
A riqueza humana resulta da diversidade, das diferenças poisestas são a fonte de criatividade e de oportunidades;
O ponto de vista de outros pode aumentar ainteratividade de uma relação.

O SÉTIMO HÁBITO É A MELHORIA CONTÍNUA
HÁBITO 7
Melhoria contínua (kaizen);
Prática diária;
Desenvolvimento social, mental, físico e emocional;
Clarificação e comprometimentoperante os valores.

Em resumo…
Os sete hábitos são uma ferramenta poderosa para o desenvolvimento de pessoas;
São uma orientação para a eficácia e a eficiência pessoal, logo um guia para a gestão do tempo;
Podem ser aplicados individualmente e em equipas para que ganhem autonomia e capacidade de liderança;
Assentam em princípios imutáveis e universais.
Lao Tzu(filósofo) 604-531ac

What is important in life is not possessionbut timeyou need to value time over everything else

Time Management Part 1

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Semelhante a Time Management Part 1

Semelhante a Time Management Part 1 (20)

Mais de CLT Valuebased Services

Mais de CLT Valuebased Services (20)

Último

Último (19)

Time Management Part 1