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Gestão do Tempo, Stress e Organização no Trabalho
Gestão Eficaz do Tempo em Seis Passos
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ÍNDICE
Introdução 2
Definir claramente os objetivos 4
Ter uma boa agenda 11
Controlar as interrupções 12
Delegar tarefas 13
Definir prioridades 17
Preparar reuniões 23
Conclusão 25
Bibliografia 26
1
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INTRODUÇÃO
Gerir o tempo é algo que se torna imprescindível no nosso dia-a-dia, quer a
nível pessoal, quer a nível profissional.
Para melhor gerir o tempo, torna-se fundamental fazer uma constante
autoanálise, percebendo o que está bem e que deve ser continuado, bem
como o que tem que ser melhorado. Assim, para isto ser possível, um dos
pontos de partida é a força de vontade. Este desafio torna-se ainda mais
evidente quando necessitamos de lidar com diferentes situações que nos
exigem uma constante adaptação, ou seja, quando precisamos de gerir o
Síndrome Geral de Adaptação - o Stress!
2
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INTRODUÇÃO
Saber gerir o tempo e o stress, deixa-nos mais seguros,
confortáveis e autoconfiantes para lidarmos connosco e com os
outros, quer seja em ambiente profissional, quer seja a nível
pessoal.
3
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1º PASSO
Definir claramente os objetivos
As nossas ações são guiadas por metas que fixamos, sendo
que cada vez mais visam a obtenção de resultados.
Normalmente estamos limitados a prazos estabelecidos que
deverão ser cumpridos. É assim que, bem formulados, os
objetivos ajudam na organização e gestão do tempo.
É sabido que a gestão do tempo de um profissional difere de
acordo com circunstâncias individuais. O primeiro passo
será analisar o trabalho em relação ao tempo disponível para
o realizar.
4
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1º PASSO
Este sistema, de fácil memorização, visa que a utilização de
objetivos claros e concisos permite uma estrutura de trabalho que
torna possíveis decisões de gestão atempadas.
SMART
Específico (Specific)
Mensurável (Measurable);
Atingível (Attainable)
Realista (Realistic);
Temporal (Timely)
RECURSO AO SISTEMA SMART
5
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1º PASSO
Importa definir um percurso para o seu trabalho. Em que situação
se encontra, e o que pretende atingir. Ao definir um objetivo, não
se deve deixar espaço a interpretações duvidosas. Quanto mais
detalhado for o objetivo, melhor será a sua compreensão e maior
será a hipótese de ser atingido.
Depois de definir o objetivo, avalie se ele está completamente claro
para qualquer pessoa com um conhecimento básico do projeto ou
da organização.
RECURSO AO SISTEMA SMART
Específico
6
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1º PASSO
Qualquer objetivo que não possa ser transformado claramente num
número, permite a manipulação e interpretação para que os
interessados o considerem atingido ou não.
Assim, é importante criar um sistema de medida para os objetivos,
definindo o que já se atingiu, bem como o que falta para atingir
aquilo a que se propôs. Então a pergunta que se impõem é: o
resultado a alcançar é mensurável? Portanto, é importante ter
claramente definido o método ou sistema de medição que será
usado para monitorar o objetivo.
RECURSO AO SISTEMA SMART
Mensurável
7
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1º PASSO
É importante estabelecer metas qualitativas para avaliar o próprio
sucesso ou fracasso (pontos de situação). Fazer uma retrospetiva
diária ou semanal, averiguando o que conseguiu atingir em relação
ao período de tempo utilizado. Os objetivos devem ser ambiciosos,
mas nunca impossíveis de atingir. Definir números que nunca
poderão ser obtidos, causará frustração e desânimo.
Na prática, as perguntas para cada objetivo serão diferentes, mas o
importante aqui é entender que a meta deve considerar os diferentes
aspetos que podem condicionar o alcance de cada objetivo.
RECURSO AO SISTEMA SMART
Atingível
8
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1º PASSO
Muitas vezes o objetivo é possível, mas não é realista. Por exemplo,
o objetivo “Reduzir em 20% os custos com a segurança e saúde dos
trabalhadores”, pode ser facilmente atingível, mas não seria realista
numa empresa que se preocupa com o bem-estar dos funcionários e
que não apresente justificação financeira para estes cortes.
RECURSO AO SISTEMA SMART
Realista
9
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1º PASSO
Os objetivos deverão estar assentes em datas a cumprir. Podem-se
categorizar tarefas-chave e criar uma agenda para ajudar a gerir o
tempo: objetivos a curto prazo e objetivos a longo prazo.
Considerar o fator tempo para definir um objetivo, implica não só
definir claramente uma data de início e fim para o cumprimento do
mesmo, mas também considerar um período que não deve ser tão
curto que torne o objetivo impossível, nem tão longo que cause uma
dispersão da iniciativa com o tempo.
RECURSO AO SISTEMA SMART
Temporal
10
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2º PASSO
Ter uma boa agenda
Organizar uma agenda onde são escritas as
tarefas a realizar e os compromissos, de modo
a libertar memória para outros assuntos da
vida, é fundamental na gestão do tempo. Esta
agenda deverá estar sempre atualizada, num
local de fácil acesso (agenda escrita ou em
formato digital), e com uma organização de
fácil interpretação para o/a utilizador/a.
11
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3º PASSO
Controlar as interrupções
Se trabalha num gabinete, feche a porta e
“isole-se”. Se desenvolve uma atividade em
espaço aberto, a solução poderá passar, se
possível, por mudar-se para outra sala; Se
recebe muitos telefonemas, peça para que
sejam reencaminhados para um/a colega.
Saiba dizer “não” (com amabilidade…).
12
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4º PASSO
Delegar tarefas
Delegar tarefas permitirá que fique com mais
tempo e que se preocupe menos com as
questões operacionais, aumentando
simultaneamente as competências dos seus
colaboradores.
A obtenção de resultados por parte de uma
chefia, depende da gestão de dois fatores: as
pessoas e o tempo.
13
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4º PASSO
Delegar tarefas
O que é delegar?
É possível delegar, quando deliberadamente se
confere autoridade a um/a colaborador/a para
executar uma tarefa que até então era
desempenhada pela chefia. Para tal, é
necessário ter em conta:
• Autoridade (poder ou direito de tomar decisões e agir de forma
a viabilizar a responsabilidade conferida.)
14
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4º PASSO
Delegar tarefas
• Responsabilidade (É o trabalho delegado, a função, a
tarefa. Assunção da responsabilidade envolvida. É
necessário haver equilíbrio ente autoridade e
responsabilidade. Não faz sentido atribuir a alguém
responsabilidade sem autoridade.)
• Confiança (Quanto à confiança, quem delega não pode
demitir-se do que delegou. As chefias são sempre, em
última instância, responsáveis por tudo o que se passa
nos seus serviços. Delegar não significa “alheamento” e
muito menos “demissão”!)
15
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PLANO PRÁTICO PARA DELEGAÇÃO
1. Aceitação da responsabilidade por parte do/a colaborador/a que vai
receber a delegação;
2. Transmissão à pessoa habilitada (ao/a colaborador/a em quem vai
delegar), da tarefa delegada;
3. Comunicação eficaz com explicitação de todos os pormenores
importantes para uma boa execução da tarefa;
4. Verificação da existência das condições necessárias à realização com
sucesso da tarefa delegada;
5. Acompanhamento pela chefia (mais ou menos próximo, consoante o nível
de desenvolvimento do colaborador).
EXISTEM CINCO FASES QUE QUALQUER PROCESSO DE DELEGAÇÃO
DEVE RESPEITAR:
16
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5º PASSO
Definir prioridades
Para fazer uma boa gestão do tempo é muito
importante distinguir entre o essencial e o
acessório, entre o urgente e o importante.
Matriz do tempo
A matriz do tempo é uma ferramenta muito
simples que nos ajuda a combinar importância e
urgência e a planear o uso do tempo com
eficácia.
17
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MATRIZ DO TEMPO
18
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MATRIZ DO TEMPO
No nosso dia-a-dia, torna-se essencial compreender e identificar que tipo
de tarefas e atividades nos são propostas. Dependendo desta “avaliação”,
vamos conseguir direcionar e orientar as nossas ações, procurando libertar
tempo para tarefas que têm que ser atendidas de imediato, evitando ficar
com a sensação de falta de tempo e, muitas vezes, de “dever não
cumprido”.
Consoante a perceção que temos face às nossas tarefas diárias, devemos
inseri-las nos quadrantes da Matriz. Desta forma, iremos começar no
quadrante I até ao IV.
19
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MATRIZ DO TEMPO
Uma regra importante, passa por reservarmos sempre parte do nosso
tempo para as situações de nível I que eventualmente poderão surgir.
A grande parte do nosso tempo, é distribuída pelos quadrantes II e III
Se não respeitarmos a Matriz, podemos:
Estar a perder tempo com situações IV, antes de resolvermos as
precedentes;
Sentir que tudo o que acontece à nossa volta é de quadrante I, o que
também não é, naturalmente, possível!
20
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EQUILIBRAR TAREFAS DIÁRIAS
Tabela A: todos os dias deverá concluir algumas destas tarefas urgentes e importantes;
Tarefas B: constituem a maior parte do seu trabalho, sendo urgentes ou importantes;
Tarefas C: estas tarefas não são urgentes e só devem ser feitas, quando houver tempo.
A tarefa é urgente e
importante?
NÃO SIM
A tarefa é urgente
ou importante?
NÃO SIM
Necessita de a
terminar hoje?
NÃO SIM
Trabalha com um
prazo de
entrega estabelecido?
NÃO SIM
Comece a agir
imediatamente
Estipule um certo tempo
para terminar
a tarefa
Estabeleça um prazo
de
entrega realista
A tarefa é rotineira?
NÃO SIM
A tarefa ajuda-o a
trabalhar
com eficiência?
NÃO SIM
Estipule um tempo
para
terminar a tarefa
Não a faça!
A tarefa é necessária?
NÃO SIM
Deixe a tarefa para
uma
altura mais calma
Tarefa C
Tarefa B
Tarefa A
21
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PONTOS IMPORTANTES NO PLANO DE GESTÃO
DE TAREFAS
• Figurar no plano tempos fortes e tempos de respirar, reduzindo ao
máximo os tempos de pressão;
• Prever compromissos e obrigações fixas (curto, médio e longo prazo);
• Reservar tempo para reflexão e trabalho solitário;
• Utilizar grelhas de fácil leitura (pode usar símbolos e cores);
• Não planear 100% do tempo! Deixar cerca de 40% para imprevistos;
• Rentabilizar espaços entre acontecimentos;
• Centrar-se nos objetivos e resultados a atingir;
• Planear assuntos mais importantes nas fases “mais rentáveis” do dia.
22
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6º PASSO
Preparar reuniões
As reuniões de trabalho devem ser preparadas de
modo a que o tempo afeto à sua realização seja
produtivo.
Assim, existem alguns passos importantes a
considerar:
• Definir os objetivos da reunião;
• Elaborar uma lista de assuntos através da técnica ABC, isto
é, categorizar os assuntos. Os assuntos de categoria “A- deve
tratar", a seguir os "B - devia tratar" e por fim os "C - podia tratar";
23
Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
6º PASSO
Preparar reuniões
• Identificar os participantes;
• Definir o local, data e horário da reunião;
• Convocar os participantes, facultando toda a informação
importante para a reunião, nomeadamente os assuntos a
tratar, a data, hora, local e documentos necessários, se
aplicável. Deve igualmente pedir a confirmação da
participação na reunião;
• Deverá preparar a documentação, a sala e os
equipamentos antes da reunião.
24
Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
CONCLUSÃO
O tempo tem uma dimensão objetiva e subjetiva. Existem vários fatores
pessoais que condicionam estas perceções. Importa percebermos como
estamos a distribuir o nosso tempo disponível nas nossas vidas e que
consequências isso nos traz.
Para lidarmos com o tempo, precisamos identificar as tarefas com que
somos confrontados no dia-a-dia, de forma a criarmos um plano de ação.
“Não tenha pressa, mas também não perca tempo”
José Saramago
25
Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria
BIBLIOGRAFIA
Adaptado do “Manual de Apoio ao Curso de Gestão do Tempo, Stress e
Organização do Trabalho” da ZONAVAERDE, elaborado por Dr. Tiago
Mogadouro de Sousa Aguiar, 2012; tabelas retiradas das imagens do
Google, em www.google.pt
26
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MUITO OBRIGADO
Fim da apresentação
Caso pretenda desenvolver as suas competências nesta área, a
ZONAVERDE tem disponível para si o curso de Gestão do Tempo,
Stress e Organização do Trabalho e-Learning.
Consulte esta e outras ofertas formativas em
www.academiazonaverde.pt
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e-book - Gestão Eficaz do Tempo em Seis Passos

  • 1. Tema e-Book com 27 slides Gestão do Tempo, Stress e Organização no Trabalho Gestão Eficaz do Tempo em Seis Passos
  • 2. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria ÍNDICE Introdução 2 Definir claramente os objetivos 4 Ter uma boa agenda 11 Controlar as interrupções 12 Delegar tarefas 13 Definir prioridades 17 Preparar reuniões 23 Conclusão 25 Bibliografia 26 1
  • 3. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria INTRODUÇÃO Gerir o tempo é algo que se torna imprescindível no nosso dia-a-dia, quer a nível pessoal, quer a nível profissional. Para melhor gerir o tempo, torna-se fundamental fazer uma constante autoanálise, percebendo o que está bem e que deve ser continuado, bem como o que tem que ser melhorado. Assim, para isto ser possível, um dos pontos de partida é a força de vontade. Este desafio torna-se ainda mais evidente quando necessitamos de lidar com diferentes situações que nos exigem uma constante adaptação, ou seja, quando precisamos de gerir o Síndrome Geral de Adaptação - o Stress! 2
  • 4. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria INTRODUÇÃO Saber gerir o tempo e o stress, deixa-nos mais seguros, confortáveis e autoconfiantes para lidarmos connosco e com os outros, quer seja em ambiente profissional, quer seja a nível pessoal. 3
  • 5. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria 1º PASSO Definir claramente os objetivos As nossas ações são guiadas por metas que fixamos, sendo que cada vez mais visam a obtenção de resultados. Normalmente estamos limitados a prazos estabelecidos que deverão ser cumpridos. É assim que, bem formulados, os objetivos ajudam na organização e gestão do tempo. É sabido que a gestão do tempo de um profissional difere de acordo com circunstâncias individuais. O primeiro passo será analisar o trabalho em relação ao tempo disponível para o realizar. 4
  • 6. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria 1º PASSO Este sistema, de fácil memorização, visa que a utilização de objetivos claros e concisos permite uma estrutura de trabalho que torna possíveis decisões de gestão atempadas. SMART Específico (Specific) Mensurável (Measurable); Atingível (Attainable) Realista (Realistic); Temporal (Timely) RECURSO AO SISTEMA SMART 5
  • 7. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria 1º PASSO Importa definir um percurso para o seu trabalho. Em que situação se encontra, e o que pretende atingir. Ao definir um objetivo, não se deve deixar espaço a interpretações duvidosas. Quanto mais detalhado for o objetivo, melhor será a sua compreensão e maior será a hipótese de ser atingido. Depois de definir o objetivo, avalie se ele está completamente claro para qualquer pessoa com um conhecimento básico do projeto ou da organização. RECURSO AO SISTEMA SMART Específico 6
  • 8. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria 1º PASSO Qualquer objetivo que não possa ser transformado claramente num número, permite a manipulação e interpretação para que os interessados o considerem atingido ou não. Assim, é importante criar um sistema de medida para os objetivos, definindo o que já se atingiu, bem como o que falta para atingir aquilo a que se propôs. Então a pergunta que se impõem é: o resultado a alcançar é mensurável? Portanto, é importante ter claramente definido o método ou sistema de medição que será usado para monitorar o objetivo. RECURSO AO SISTEMA SMART Mensurável 7
  • 9. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria 1º PASSO É importante estabelecer metas qualitativas para avaliar o próprio sucesso ou fracasso (pontos de situação). Fazer uma retrospetiva diária ou semanal, averiguando o que conseguiu atingir em relação ao período de tempo utilizado. Os objetivos devem ser ambiciosos, mas nunca impossíveis de atingir. Definir números que nunca poderão ser obtidos, causará frustração e desânimo. Na prática, as perguntas para cada objetivo serão diferentes, mas o importante aqui é entender que a meta deve considerar os diferentes aspetos que podem condicionar o alcance de cada objetivo. RECURSO AO SISTEMA SMART Atingível 8
  • 10. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria 1º PASSO Muitas vezes o objetivo é possível, mas não é realista. Por exemplo, o objetivo “Reduzir em 20% os custos com a segurança e saúde dos trabalhadores”, pode ser facilmente atingível, mas não seria realista numa empresa que se preocupa com o bem-estar dos funcionários e que não apresente justificação financeira para estes cortes. RECURSO AO SISTEMA SMART Realista 9
  • 11. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria 1º PASSO Os objetivos deverão estar assentes em datas a cumprir. Podem-se categorizar tarefas-chave e criar uma agenda para ajudar a gerir o tempo: objetivos a curto prazo e objetivos a longo prazo. Considerar o fator tempo para definir um objetivo, implica não só definir claramente uma data de início e fim para o cumprimento do mesmo, mas também considerar um período que não deve ser tão curto que torne o objetivo impossível, nem tão longo que cause uma dispersão da iniciativa com o tempo. RECURSO AO SISTEMA SMART Temporal 10
  • 12. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria 2º PASSO Ter uma boa agenda Organizar uma agenda onde são escritas as tarefas a realizar e os compromissos, de modo a libertar memória para outros assuntos da vida, é fundamental na gestão do tempo. Esta agenda deverá estar sempre atualizada, num local de fácil acesso (agenda escrita ou em formato digital), e com uma organização de fácil interpretação para o/a utilizador/a. 11
  • 13. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria 3º PASSO Controlar as interrupções Se trabalha num gabinete, feche a porta e “isole-se”. Se desenvolve uma atividade em espaço aberto, a solução poderá passar, se possível, por mudar-se para outra sala; Se recebe muitos telefonemas, peça para que sejam reencaminhados para um/a colega. Saiba dizer “não” (com amabilidade…). 12
  • 14. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria 4º PASSO Delegar tarefas Delegar tarefas permitirá que fique com mais tempo e que se preocupe menos com as questões operacionais, aumentando simultaneamente as competências dos seus colaboradores. A obtenção de resultados por parte de uma chefia, depende da gestão de dois fatores: as pessoas e o tempo. 13
  • 15. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria 4º PASSO Delegar tarefas O que é delegar? É possível delegar, quando deliberadamente se confere autoridade a um/a colaborador/a para executar uma tarefa que até então era desempenhada pela chefia. Para tal, é necessário ter em conta: • Autoridade (poder ou direito de tomar decisões e agir de forma a viabilizar a responsabilidade conferida.) 14
  • 16. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria 4º PASSO Delegar tarefas • Responsabilidade (É o trabalho delegado, a função, a tarefa. Assunção da responsabilidade envolvida. É necessário haver equilíbrio ente autoridade e responsabilidade. Não faz sentido atribuir a alguém responsabilidade sem autoridade.) • Confiança (Quanto à confiança, quem delega não pode demitir-se do que delegou. As chefias são sempre, em última instância, responsáveis por tudo o que se passa nos seus serviços. Delegar não significa “alheamento” e muito menos “demissão”!) 15
  • 17. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria PLANO PRÁTICO PARA DELEGAÇÃO 1. Aceitação da responsabilidade por parte do/a colaborador/a que vai receber a delegação; 2. Transmissão à pessoa habilitada (ao/a colaborador/a em quem vai delegar), da tarefa delegada; 3. Comunicação eficaz com explicitação de todos os pormenores importantes para uma boa execução da tarefa; 4. Verificação da existência das condições necessárias à realização com sucesso da tarefa delegada; 5. Acompanhamento pela chefia (mais ou menos próximo, consoante o nível de desenvolvimento do colaborador). EXISTEM CINCO FASES QUE QUALQUER PROCESSO DE DELEGAÇÃO DEVE RESPEITAR: 16
  • 18. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria 5º PASSO Definir prioridades Para fazer uma boa gestão do tempo é muito importante distinguir entre o essencial e o acessório, entre o urgente e o importante. Matriz do tempo A matriz do tempo é uma ferramenta muito simples que nos ajuda a combinar importância e urgência e a planear o uso do tempo com eficácia. 17
  • 19. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria MATRIZ DO TEMPO 18
  • 20. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria MATRIZ DO TEMPO No nosso dia-a-dia, torna-se essencial compreender e identificar que tipo de tarefas e atividades nos são propostas. Dependendo desta “avaliação”, vamos conseguir direcionar e orientar as nossas ações, procurando libertar tempo para tarefas que têm que ser atendidas de imediato, evitando ficar com a sensação de falta de tempo e, muitas vezes, de “dever não cumprido”. Consoante a perceção que temos face às nossas tarefas diárias, devemos inseri-las nos quadrantes da Matriz. Desta forma, iremos começar no quadrante I até ao IV. 19
  • 21. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria MATRIZ DO TEMPO Uma regra importante, passa por reservarmos sempre parte do nosso tempo para as situações de nível I que eventualmente poderão surgir. A grande parte do nosso tempo, é distribuída pelos quadrantes II e III Se não respeitarmos a Matriz, podemos: Estar a perder tempo com situações IV, antes de resolvermos as precedentes; Sentir que tudo o que acontece à nossa volta é de quadrante I, o que também não é, naturalmente, possível! 20
  • 22. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria EQUILIBRAR TAREFAS DIÁRIAS Tabela A: todos os dias deverá concluir algumas destas tarefas urgentes e importantes; Tarefas B: constituem a maior parte do seu trabalho, sendo urgentes ou importantes; Tarefas C: estas tarefas não são urgentes e só devem ser feitas, quando houver tempo. A tarefa é urgente e importante? NÃO SIM A tarefa é urgente ou importante? NÃO SIM Necessita de a terminar hoje? NÃO SIM Trabalha com um prazo de entrega estabelecido? NÃO SIM Comece a agir imediatamente Estipule um certo tempo para terminar a tarefa Estabeleça um prazo de entrega realista A tarefa é rotineira? NÃO SIM A tarefa ajuda-o a trabalhar com eficiência? NÃO SIM Estipule um tempo para terminar a tarefa Não a faça! A tarefa é necessária? NÃO SIM Deixe a tarefa para uma altura mais calma Tarefa C Tarefa B Tarefa A 21
  • 23. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria PONTOS IMPORTANTES NO PLANO DE GESTÃO DE TAREFAS • Figurar no plano tempos fortes e tempos de respirar, reduzindo ao máximo os tempos de pressão; • Prever compromissos e obrigações fixas (curto, médio e longo prazo); • Reservar tempo para reflexão e trabalho solitário; • Utilizar grelhas de fácil leitura (pode usar símbolos e cores); • Não planear 100% do tempo! Deixar cerca de 40% para imprevistos; • Rentabilizar espaços entre acontecimentos; • Centrar-se nos objetivos e resultados a atingir; • Planear assuntos mais importantes nas fases “mais rentáveis” do dia. 22
  • 24. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria 6º PASSO Preparar reuniões As reuniões de trabalho devem ser preparadas de modo a que o tempo afeto à sua realização seja produtivo. Assim, existem alguns passos importantes a considerar: • Definir os objetivos da reunião; • Elaborar uma lista de assuntos através da técnica ABC, isto é, categorizar os assuntos. Os assuntos de categoria “A- deve tratar", a seguir os "B - devia tratar" e por fim os "C - podia tratar"; 23
  • 25. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria 6º PASSO Preparar reuniões • Identificar os participantes; • Definir o local, data e horário da reunião; • Convocar os participantes, facultando toda a informação importante para a reunião, nomeadamente os assuntos a tratar, a data, hora, local e documentos necessários, se aplicável. Deve igualmente pedir a confirmação da participação na reunião; • Deverá preparar a documentação, a sala e os equipamentos antes da reunião. 24
  • 26. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria CONCLUSÃO O tempo tem uma dimensão objetiva e subjetiva. Existem vários fatores pessoais que condicionam estas perceções. Importa percebermos como estamos a distribuir o nosso tempo disponível nas nossas vidas e que consequências isso nos traz. Para lidarmos com o tempo, precisamos identificar as tarefas com que somos confrontados no dia-a-dia, de forma a criarmos um plano de ação. “Não tenha pressa, mas também não perca tempo” José Saramago 25
  • 27. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria BIBLIOGRAFIA Adaptado do “Manual de Apoio ao Curso de Gestão do Tempo, Stress e Organização do Trabalho” da ZONAVAERDE, elaborado por Dr. Tiago Mogadouro de Sousa Aguiar, 2012; tabelas retiradas das imagens do Google, em www.google.pt 26
  • 28. Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria MUITO OBRIGADO Fim da apresentação Caso pretenda desenvolver as suas competências nesta área, a ZONAVERDE tem disponível para si o curso de Gestão do Tempo, Stress e Organização do Trabalho e-Learning. Consulte esta e outras ofertas formativas em www.academiazonaverde.pt 27