M A N A G E M E N T 
JOÃO PAULO PINTO, CLT SERVICES © Outubro de 2014 
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TIME MANAGEMENT 
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ESTRATÉGIAS 
Usar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho são fatores esse...
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O TEMPO 
O que é o tempo? (a quarta dimensão, t); 
O tempo é um elemento que se ga...
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NÃO TEM TEMPOPARA NADA? 
OU O TEMPO NÃO LHE CHEGA PARA TUDO? 
Thinkaboutthis…
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A GESTÃO DO TEMPO 
Apesar de ser muito importante saber gerir o tempo; 
Muitos são o...
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Exemplos… 
Esforçar-se demais; 
Desorganização pessoal; 
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A gestão do tempo 
O que significa a gestão de tempo? 
1.Estabelecer objetivos e pri...
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Exercício -Identifique os objetivos desta lista. 
Faça diariamente 20 cartas. 
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Longo prazo, ex. 5 a 10 anos 
Médio prazo, 
ex. 6 meses a 1 ano 
Curto prazo, ex. 1 ...
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A matriz dos “roles andgoals” 
ROLES(papeis) 
GOALS(objetivos no tempo, longo-médio ...
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COMO DEFINIRAS PRIORIDADES? 
Primeiro as primeiras coisas! 
O que é mais importa n...
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DESAFIO 
Imagine que lhe é fornecido um frasco e lhe é pedido que coloque um conjun...
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PENSE NISTO: 
•O que é mais importantepara si? (qual o seu ranking?) 
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https://www.youtube.com/watch?v=ODyG5lKbH08(p...
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EXERCÍCIO–DÊ EXEMPLOS DE ATIVIDADES NOS QUATROQUADRANTES NO SEU DIA DE TRABALHO 
Q1...
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Planear atividade e tarefas… 
Após o estabelecer objetivos e prioridades deve plane...
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A IMPORTÂNCIA DO PLANEAMENTO 
NÃO PLANEAR É PLANEAR PARA FALHAR! 
Isto porque planea...
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ESTRUTURA DO FORMULÁRIO A3-3W 
Trabalho em grupo 
Considerem o formulário A3-3W que...
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GESTÃO vsLIDERANÇA 
Para aproveitar ao máximo o seu tempo importa ter sempre presen...
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LIDERANÇA PESSOAL (EFICÁCIA)
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LIDERANÇA E GESTÃOPESSOAL EM SETE HÁBITOS 
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CONHECIMENTO 
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DESEJO 
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OS HÁBITOS DA EFICIÊNCIA PESSOAL 
Mudançade paradigma: 
do “tu” para o “eu” VITÓRIA ...
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Proactividadeé o hábitoda visãopessoal 
HÁBITO 1 
Ter a capacidade para responder p...
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ESTÍMULO 
Auto- consciência 
Imaginação 
Consciênca 
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SEJA PROACTIVO DESDE O PRIMEIRO INSTANTE DE CADA DIA
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Começarcom o fimemmenteé o hábitoda LIDERANÇA PESSOAL (eficácia) 
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Mudançade paradigma: no “eu” ao“nós” 
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SINERGIA É O HÁBITODA CRIAÇÃO COOPERATIVA 
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O SÉTIMO HÁBITO É A MELHORIA CONTÍNUA 
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Melhoria contínua (kaizen); 
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Em resumo… 
Os sete hábitos são uma ferramenta poderosa para o desenvolvimento de pessoas; 
São uma orientação para a ef...
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Steve Jobs [1955-2011]
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  1. 1. M A N A G E M E N T JOÃO PAULO PINTO, CLT SERVICES © Outubro de 2014 PART ONE
  2. 2. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES TIME MANAGEMENT O problema não é ter muitas tarefas para realizar, mas a forma como utilizamos o tempo. Gerir o tempo implica: Saber quais os nossos objetivos e prioridades. Saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer para o alcançar. Pensar a longo prazo. Não pense apenas no dia de hoje. Auto-conhecimento: conhecer o modo como funcionamos melhor! Fazer Questionário 1 (CLT Time MgtQ1.pdf)
  3. 3. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES Análise dos resultados do Q1 # Área de GT Valor obtido Target Que fazer para melhorar? 1-4 Objetivos 20 5-8 Prioridades 20 9-12 Análise 20 13-16 Planificação 20 17-20 Horários 20 21-24 Papéis 20 25-28 Interrupções 20 29-32 Procrastinação 20 33-36 Pressão 20 37-40 Equilíbrio 20 TOTAL 200 Considere agora fazer um Radar Chartcom base nos resultados e comente (CLT Time Mgt.xlsx)
  4. 4. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES ESTRATÉGIAS Usar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho são fatores essenciais para que consiga atingir objetivos e ter sucesso; Pontos a desenvolver: 1.O que é o tempo e como geri-lo 2.Estabelecer objetivos e prioridades 3.Planear atividades e tarefas 4.Organização pessoal (dia 2) 5.Organização do trabalho (dia 2)
  5. 5. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES O TEMPO O que é o tempo? (a quarta dimensão, t); O tempo é um elemento que se gasta e não se recupera; Apesar de pensarmos que “temos todo o tempo do mundo”, tudo o que fazemos requere tempo e mesmo que não o usemos ele permanece limitado; É algo que tem significados diferentes ao longo da vida e que não é adaptável. É IMPOSSÍVEL GERIRMOS O TEMPO É POSSÍVEL GERIRMO-NOS A NÓS PRÓPRIOS
  6. 6. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES NÃO TEM TEMPOPARA NADA? OU O TEMPO NÃO LHE CHEGA PARA TUDO? Thinkaboutthis…
  7. 7. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES A GESTÃO DO TEMPO Apesar de ser muito importante saber gerir o tempo; Muitos são os impedimentos a uma gestão de tempo eficaz; Façamos uma pequena reflexão: A que causas atribui às perdas de tempo? ________________________________________ O que costuma fazer para que isso não aconteça? _________________________________________ Vamos procurar agrupar ascausasem 3 grandes grupos: Causas humanas; Causas administrativas; Causas ambientais(envolvente). Exercício: Façamos um diagrama de Ishikawapara identificar as principais causas da “Perda de Tempo” ou “Falta de Tempo”
  8. 8. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES Exemplos… Esforçar-se demais; Desorganização pessoal; Incapacidade de dizer “não”; Falta de autodisciplina; Procrastinação, indecisão; Deixar tarefas inacabadas; Socializar. CAUSAS HUMANAS Falta de objetivos, prioridades e planeamento; Delegação ineficiente; Pessoas não treinadas ou inadequadas; Falta de comunicação; Responsabilidade ou autoridade confusa; Falta de padrões, controlo e relatórios dos progressos; Não saber escutar. CAUSAS ADMINISTRATIVAS Interrupções pelo telefone; Visitantes ocasionais; Encontros; Informação atrasada ou incompleta; Papelada, formalidades, leitura; Falta de pessoal ou excesso de pessoal; Barulho, distrações visuais. CAUSAS AMBIENTAIS
  9. 9. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES A gestão do tempo O que significa a gestão de tempo? 1.Estabelecer objetivos e prioridades 2.Planear atividades e tarefas 3.Organização pessoal DEFINIR OS SEUS OBJECTIVOS Mas como?!
  10. 10. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES Exercício -Identifique os objetivos desta lista. Faça diariamente 20 cartas. Aprecie bailado. Sinta-se feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa. Cante uma canção. Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom clima de trabalho. Cite um exemplo de solidariedade. Desenvolva o potencial da criança. Dedique-se à sua equipa. Defenda a democracia. Escreva um relatório. Seja uma boa cidadã/cidadão. Os objetivos têm de ser SMART E não se esqueça de os escrever…
  11. 11. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES Longo prazo, ex. 5 a 10 anos Médio prazo, ex. 6 meses a 1 ano Curto prazo, ex. 1 dia a 1 semana Rever com menos frequência Reverdiariamente Exercício prático, definição de um objetivo: •Pessoal; •Profissional(mas seu); •Profissional(grupo/equipa).
  12. 12. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES A matriz dos “roles andgoals” ROLES(papeis) GOALS(objetivos no tempo, longo-médio e curto) PROFISSIONAL PAI (ou filho/familiar) ESPOSO (namorado) FAMILIAR (ou colega) PESSOASOCIAL(ex. membro de partido ou igreja) Considere também o documento CLT Time Mgt.xlsx
  13. 13. MY ROLESMY GOALS METRICSNameJoão Paulo PintoDate of elaboration29 de junho de 2014João Paulo Pinto © 2014Family memberSociety memberPERSONAL AND PROFISSIONAL ROLES AND GOALSFatherHusbandTeacherManagerSon
  14. 14. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES COMO DEFINIRAS PRIORIDADES? Primeiro as primeiras coisas! O que é mais importa não deve ficar à mercê do que importa menos! Visite de novo a sua Matriz dos Roles andGoals–por ali deverá identificar o que verdadeiramente importa… Pense também na sua missão pessoal e profissional: MY MISSION STATEMENT: Quem tem bem presente a sua missão pessoal e profissional e os seus roles andgoalssabe dizer não ao que não é importante. EXERCÍCIO / DESAFIO
  15. 15. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES DESAFIO Imagine que lhe é fornecido um frasco e lhe é pedido que coloque um conjunto de pedras grandes, pedras médias, uma porção de areia e água de modo a que tudo caiba lá dentro. Por que ordem deve introduzir cada um destes elementos, de forma a atingir o objetivo proposto? Que representam para si cada um destes elementos?
  16. 16. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES PENSE NISTO: •O que é mais importantepara si? (qual o seu ranking?) •Qual a sua cotação atual(de acordo com o ranking)? •Qual a distribuição do seu tempo semanal (%)? •Vai começar por ondepara melhorar? •Que ações vai desencadear para elevar ovalor atualaté ao valor desejado? Ver “CLT Time mgtRoda da Vida.docx”
  17. 17. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES Definir prioridades é saber dizer não https://www.youtube.com/watch?v=ODyG5lKbH08(para ver em casa)
  18. 18. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES EXERCÍCIO–DÊ EXEMPLOS DE ATIVIDADES NOS QUATROQUADRANTES NO SEU DIA DE TRABALHO Q1 –ATIVIDADES URGENTES E IMPORTANTESDê exemplos e estime a percentagem de tempo que passa neste quadrante Q2 –ATIVIDADES NÃO-URGENTES E IMPORTANTESDê exemplos e estime a percentagem de tempo que passa neste quadrante Q3 –ATIVIDADES URGENTES E NÃO-IMPORTANTESDê exemplos e estime a percentagem de tempo que passa neste quadrante Q4 –ATIVIDADES não-URGENTES E não-IMPORTANTESDê exemplos e estime a percentagem de tempo que passa neste quadrante Comente os resultados Que fazer agora? Considere o documento CLT Time Mgt.xlsx
  19. 19. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES DESAFIO Responda duas vezesà mesma questão (uma para a sua vida profissional e outra para a sua vida pessoal): Que atividade, que hoje não faz, mas que pode fazer consistentemente e que terá resultados significativos na sua vida? Em que quadrantese enquadra na sua vida? E porque motivo nãoa fazemos? (porque não nos pressiona, certo?)
  20. 20. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES FAÇA ESTAS ACTIVIDADES EM PRIMEIRO LUGAR! FOCALIZE-SE AQUI NESTE QUADRANTE POIS É ATRAVÉS DELE QUE REALIZA A SUA MISSÃO! FAÇA ESTAS ACTIVIDADES EM SEGUNDO LUGAR DADA A SUA URGÊNCIA FAÇA ESTAS ACTIVIDADES QUANDO PUDER. THIS IS JUST FUN STUFF FUJA DAQUI! EVITE PERDER TEMPO COM ISTO! 
  21. 21. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES Planear atividade e tarefas… Após o estabelecer objetivos e prioridades deve planear as atividades e tarefas; A ter em conta: PLANODE TRABALHO PLANODE TEMPO Objetivos e resultados Atividades Prioridades Estimativa da duração Horários Flexibilidade https://www.youtube.com/watch?v=VUk6LXRZMMk
  22. 22. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES A IMPORTÂNCIA DO PLANEAMENTO NÃO PLANEAR É PLANEAR PARA FALHAR! Isto porque planear: Obriga a pensar no futuro e antecipar situações; Ajuda a evitar problemas, a criar cenários (whatif); Garante mais tempo útil; Ajuda a coordenar melhor as atividades com os outros; Ajuda a gerir o tempo dos outros; Ajuda a evitar sobrecargas de trabalho e surpresas desagradáveis! Ajuda a dizer “não” mais vezes; Ajuda a trabalhar com mais calma, com método e previsibilidade; Ajuda a fazer mais coisas…
  23. 23. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES ESTRUTURA DO FORMULÁRIO A3-3W Trabalho em grupo Considerem o formulário A3-3W que está no documento (CLT Time Mgt.xlsx); Identifiquem uma atividade ou desafio comum; Detalhem as tarefas associadas a esse desafio e procurem definir o Plano de Trabalhoe de Tempoassociado; Façam o planeamento recorrendo ao formulário 3W disponível… WHAT WHO WHEN
  24. 24. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES AJUDAS ELECTRÓNICAS AO PLANEAMENTO Calendário da Microsoft ®, Calendário da Google/Gmail® e outras software houses… E muitas aplicações gratuitasnas lojas Android® e Apple ®, exemplos: EVERNOTE NOTES
  25. 25. GESTÃO & LIDERANÇA eficiência vseficácia
  26. 26. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES GESTÃO vsLIDERANÇA Para aproveitar ao máximo o seu tempo importa ter sempre presente duas dimensões: a GESTÃO(fazer a tarefa de maneira certa) e a LIDERANÇA(fazer a tarefa certa). São ambas importantes, contudo não perder de vista o objetivo último, ie, alcançar resultados (liderança pessoal, ou ser eficaz)! Questione a sua liderança pessoal (ie, a sua eficácia): Quanto tempo poderia economizar se não fizessealgumas coisas não essenciais? Há tarefas que se poderiam fazer com mais facilidade e maisrapidamente, melhorando os processos de trabalho? Em que tarefas gastou mais tempo do que julgava?
  27. 27. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES GESTÃO PESSOAL (EFICIÊNCIA) LIDERANÇA PESSOAL (EFICÁCIA)
  28. 28. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES LIDERANÇA E GESTÃOPESSOAL EM SETE HÁBITOS Os tópicos que se seguem baseiam-se na obra de Stephen R Covey(1932-2012);
  29. 29. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES Excellenceis an art won by training and habituation. We are what we repeatedly do. Excellence, then, is not an act, but a habit” Aristóteles(384-322 ac)
  30. 30. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES CONHECIMENTO (what to, why to) DESEJO (want to do it) SKILLSsaber fazer (how to) HÁBITO Hábitossão princípios interiorizados epadrões de comportamento
  31. 31. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES OS HÁBITOS DA EFICIÊNCIA PESSOAL Mudançade paradigma: do “tu” para o “eu” VITÓRIA PESSOAL H1: SER PROACTIVO H2: COMEÇAR COM O FIM EM MENTE H3: PRIMEIRO AS PRIMEIRAS COISAS
  32. 32. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES Proactividadeé o hábitoda visãopessoal HÁBITO 1 Ter a capacidade para responder por si –response-able; Ser responsável pela vida –assume-la, ser autónomo! Fazes escolhas com base em valores e não em sentimentosimediatos ou temporários; Escreva por si o seu “programa”, observe o seu vocabulário… Bestwayto predictyourfuture isto CREATE IT!
  33. 33. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES MODELO PROACTIVO ESTÍMULO Auto- consciência Imaginação Consciênca Vontadeprópria Liberdadepara escolher RESPOSTA
  34. 34. SEJA PROACTIVO DESDE O PRIMEIRO INSTANTE DE CADA DIA
  35. 35. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES Começarcom o fimemmenteé o hábitoda LIDERANÇA PESSOAL (eficácia) HÁBITO 2 Comece com o fim em mente; Tudo é criado duas vezes… Visualize e crie uma imagem mental do que quer criar fisicamente. Defina a sua missão pessoal(defina o seu destino ou alguém o fará por si); Suporte a sua missão com os “roles andgoals” Estabeleça os valores pessoais que guiarão a sua proactividade.
  36. 36. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES Poremprimeirolugaras primeirascoisasé o hábitoda GESTÃO PESSOAL (eficiência) HÁBITO 3 Primeiro as primeiras coisas (e sabe quais são?) Garanta que todos os dias orienta a sua atividade com baseem prioridades (ie, de acordo com a sua missão,“roles andgoals”); Traduza a sua missão (e da sua equipa) em atividades diárias específicas; Crie valorao longo do dia, aprenda a dizer “não”.
  37. 37. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES Organizaçãopessoalno longo-prazo MISSIONSTATEMENT YOUR LIFE ROLES YOUR LIFE GOALS ORGANIZAÇÃOSEMANAL YOUR LIFE GOALS PROGRAMA SEMANAL DELEGAR TPA –Definição da Missão e dos Roles andGoals Esboçar o seu plano semanal e diário TPC –Apresentar formato definitivo a 21 de Out
  38. 38. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES OS HÁBITOS DA EFICIÊNCIA INTERPESSOAL Mudançade paradigma: no “eu” ao“nós” A VITÓRIA PÚBLICA H4: PensarWin-Win H5: Primeiroperceberpara serpercebido H6: Sinergia
  39. 39. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES PensarWin-Win é o hábitodaLIDERANÇA INTERPESSOAL HÁBITO 4 ThinkWin-Win; É um pensamento de longo-prazo; Pensar win-winrequer grande maturidade, é perceber que a outra parte também tem de ganhar; É acreditar numa terceira alternativa; É promover a união de todos…
  40. 40. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES SEEK FIRST TO UNDERSTAND É OHÁBITO DA COMUNICAÇÃO HÁBITO 5 Procure primeiro perceber antes de ser percebido; Mostre interesse em perceber a outra parte; Desenvolva a “empatia” com os outros; Mostre uma atitude de abertura; Dê “espaço” aos outros para mostrarem os seus pontos de vista… … ajuda mutuamente a identificar situações win-win.
  41. 41. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES SINERGIA É O HÁBITODA CRIAÇÃO COOPERATIVA HÁBITO 6 Todos nós nascemos da sinergia de duas pessoas… O todo é mais que a soma das partes … 1 + 1 > 2 A riqueza humana resulta da diversidade, das diferenças poisestas são a fonte de criatividade e de oportunidades; O ponto de vista de outros pode aumentar ainteratividade de uma relação.
  42. 42. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES O SÉTIMO HÁBITO É A MELHORIA CONTÍNUA HÁBITO 7 Melhoria contínua (kaizen); Prática diária; Desenvolvimento social, mental, físico e emocional; Clarificação e comprometimentoperante os valores.
  43. 43. Em resumo… Os sete hábitos são uma ferramenta poderosa para o desenvolvimento de pessoas; São uma orientação para a eficácia e a eficiência pessoal, logo um guia para a gestão do tempo; Podem ser aplicados individualmente e em equipas para que ganhem autonomia e capacidade de liderança; Assentam em princípios imutáveis e universais. Lao Tzu(filósofo) 604-531ac
  44. 44. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES What is important in life is not possessionbut timeyou need to value time over everything else
  45. 45. Steve Jobs [1955-2011]
  46. 46. OBRIGADO PELA ATENÇÃO www.cltservices.net ©

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