1) A diretoria de uma empresa melhorou o clima organizacional ao gerenciar melhor o tempo e definir prioridades; 2) É importante registrar como se gasta o tempo para identificar atividades improdutivas e focar no essencial; 3) Definir objetivos claros e acompanhar o progresso é fundamental para usar o tempo de forma eficaz.

1. Contra o relógio, a inércia
e o comodismo.
Por Federico Amory (*)
C omo a auto-consciência de onde
gastava seu tempo, a compreensão da
diferença que existe entre as coisas
urgentes e as importantes e a definição de
prioridades na gestão do negócio; fez a
diferença na diretoria de uma empresa. No
inicio do trabalho de consultoria e
desenvolvimento das habilidades de
liderança, o clima era de inveja, intrigas e
hipocrisia. As pessoas não se entendiam e
existia uma rivalidade entre o gerente
comercial e financeiro. De fato parecia que
existiam duas empresas num só local de
trabalho.
Em qualquer situação na vida, você vai ter
sempre pelo menos dois caminhos, e quase
sempre um é pela inércia, ou seja, mais
confortável, não exige esforço nenhum, é quase
o obvio (o qual depende das crenças e
paradigmas que tenha adquirido ao longo dos
anos); e o outro é mais difícil, exige muito mais
esforço, algumas vezes não é muito claro,
mantemos uma resistência normal e ainda
acreditamos que não vai dar certo. Uma coisa eu
garanto, este último, vai fazer você crescer. Se
você quer crescer, saia do comodismo, da zona
de conforto.
Tentar ser eficiente e eficaz é totalmente irrelevante se não sabe onde e
como aplicar o tempo. É preciso dispor de objetivos e metas muito bem
avaliadas e claras, onde não se tenha mais dúvida nenhuma. Uma forma
simples para identificar estas prioridades é se perguntar quanto gostaria de
ganhar por mês e dividir isto pelas 160 horas de trabalho. Uma vez
identificado este valor (tem que ser um desafio e ao mesmo tempo viável
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2. de ser alcançado), determine que de agora em diante não fará nada que
pague menos do que este valor por hora, multiplicado pelo tempo que
poderia demorar.
O tempo é o principal recurso que dispomos para ganhar dinheiro,
concorda? Então, como está utilizando seu tempo atualmente? Se você
fosse analisar onde aplica seu tempo, com certeza ficaria surpreso com
quantas atividades que são feitas por dia e que não tem tanta importância.
Agora, para conhecer com precisão quais são essas atividades, precisa ter
plena consciência delas, e para isso vai ser necessário fazer um registro
detalhado de tudo o que faz durante uma semana pelo menos.
A diferença entre os gestores que
conseguem melhores resultados e
os que não conseguem, mesmo
trabalhando 18h por dia, está
justamente em como utilizar esse
recurso precioso que é finito. É
uma questão de identificar e
trabalhar com prioridades.
Então, para aproveitar melhor o tempo, você deve conhecer com detalhes
onde o está aplicando atualmente. Cuidado! A tendência geral é confiar na
memória. Nesta hora é melhor desconfiar dela, ela poderá nos trair. Quando
tiver registrada essa informação, procure responder o seguinte: as
atividades que realizo diariamente são coerentes e impulsionam meus
objetivos atuais?. Realmente estou aplicando o tempo em atividades
relevantes e importantes?
Na realidade, o tempo não pode ser aumentado, dilatado, poupado,
racionalizado (administrado), ou seja, não podemos manipular o tempo. O
que podemos fazer de forma objetiva e realista é examinar como o
aplicamos. O resultado final desta análise não vai ser uma técnica, nem
uma fórmula mágica ou burocrática e sim o primeiro passo, para o
reconhecimento do que faz diariamente, comparando-o com o que deveria
estar fazendo. Os resultados que temos atualmente são conseqüência do
que fazemos e o que deixamos de fazer, daí, se não estamos gostando
destes resultados, é preciso mudar. Ai vem a pergunta: o que preciso fazer
para mudar, para ter melhores resultados? Isto significa questionar alguns
paradigmas que limitam nossas atitudes, significa abrir a mente para novos
conhecimentos, crenças, funções, rotinas, etc. que nos levem em direção
aos resultados que almejamos. Que funções, quais rotinas seriam essas?
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3. Se você quer realmente ser um líder eficaz para os outros, comece sendo
um melhor líder para você mesmo. Comece a se questionar e aplicar melhor
seu tempo. Vamos iniciar por conhecer como aplica atualmente seu tempo.
Pegue uma agenda velha com espaço ou caderno e divida-o em intervalos
de 30 minutos, a partir da hora em que inicia sua agenda de trabalho, e
determine que vai parar a cada hora para anotar o que fez. Não considere o
tempo que leva para anotar.
Esta ação requer antes de tudo auto-disciplina e persistência, sem estas
duas virtudes, vai ser difícil ir até o final, porém muito provavelmente vai se
surpreender com os resultados.
Todos contamos com 168 horas semanais. Quantas
horas dedica para o trabalho? Ou você é daqueles que
ainda leva trabalho para casa? Cuidado! excesso de
trabalho não significa eficiência. Para você ser
eficiente e eficaz no seu trabalho, precisa apenas
aprender administrar seu tempo, planejar seu dia
(semana) e definir prioridades.
Quanto tempo dedica para a família? Quantas para estudar e se manter
atualizado? Quantas para cuidar da saúde? Quantas dedica para a vida
espiritual?, todas estas outras áreas são importantes na sua vida. Por
exemplo, como distribui o tempo em suas horas de trabalho?
Quanto tempo dedico para planejar, prever e atuar pró ativamente?
Quanto tempo dedico para definir (por escrito) e atualizar minhas
metas no trabalho?
Quanto tempo dedico para os imprevistos e pendências?
Quanto tempo dedico para priorizar minhas tarefas e até delegar
outras?
Tenho uma estratégia definida para evitar interrupções e procuro
cumpri-la?
Sou capaz de dizer NÃO quando preciso?
Procuro arrumar um tempo para relaxamento e formas de evitar a
tensão?
Será que aplico adequadamente meu tempo?
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4. Onze pontos importantes para
melhorar o desempenho no seu
trabalho:
1. Defina claramente os objetivos e metas
e seleciona os mais importantes;
2. Analisa como utilizas teu tempo;
3. Mantenha sempre em teu bolso uma
listagem das pendências;
4. Mantenha sempre bem claro em tua
mente um foco, o resultado prioritário,
aquele desafio que você mesmo se
colocou;
5. Planeje sempre seu dia, desde o dia
anterior;
6. Procrastinar somente o secundário, aquilo que pode ser delegado, nunca
a prioridade máxima e que somente você pode fazer;
7. Administre e acompanhe as tarefas que foram delegadas, inclusive até
para testar a capacidade de cada subordinado;
8. Aprenda a dizer NÃO, as vezes é necessário, porém sempre que isto
acontecer, explique por quê;
9. Acompanhe o trabalho diária (ou semanalmente) numa reunião rápida e
objetiva;
10. Mantenha o foco no resultado almejado e faça as coisas na hora que
lembrar (percepção);
11. Não esqueça da pessoa mais importante.
Depois de três meses de trabalho, com reuniões semanais de duas horas a
diretoria da empresa, junto com sua equipe de gerentes, passaram a ser
melhor avaliados pelos subordinados, fornecedores e clientes. "A diretoria
esta administrando melhor seu tempo", disse um dos principais
fornecedores da empresa. "Estão atuando mais pró ativamente, não mais
esperam o problema acontecer para agir", falou um dos encarregados da
empresa. "Na realidade estão tendo tempo para extrair o melhor de cada
colaborador e ajudá-los a se realizar profissionalmente . . é uma situação
nunca antes vista aqui na empresa". Este é o resultado de um trabalho
árduo e complexo, pois exige mudanças de hábitos e crenças, significa sair
da zona de conforto, quebras de paradigmas e uma paixão pela excelência
na gestão, tão necessárias nas empresas modernas. E na sua empresa, a
diretoria lidera pelo exemplo e está comprometida com as melhorias
continuas do desempenho individual e das equipes??
(*) Por Federico Amory
Líder principal, consultor e palestrante da Eficaz Consultoria de Gestão (Amory Serviços
S/C Ltda.) - http://www.empresa-eficaz.com.br - E-mail: ee@empresa-eficaz.com.br.
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