Este documento apresenta um projeto sobre sistemas de gestão documental com workflow. O projeto inclui a revisão da literatura sobre estes sistemas, a escolha de um software, a instalação e parametrização no Gabinete de Gestão de Qualidade da ESEIG, e a definição dos workflows para os processos do gabinete.

1. SISTEMAS DE GESTÃO
DOCUMENTAL COM
WORKFLOW
JOANA VILARIÇA
MIGUEL LIMA
PROJETO DE SERVIÇOS E RECURSOS DE INFORMAÇÃO
BLOGUE: HTTP://PSRI1516G2.BLOGSPOT.PT/

2. CONTEÚDO
• Apresentação do projeto
• Objetivos
• Principais atividades
• Conceitos
• Pesquisa
• Planificação do projeto

3. APRESENTAÇÃO DO PROJETO

4. OBJETIVOS
• Estudo de sistemas de gestão documental com
workflow
• Criação e implementação de um sistema de gestão
com workflow no Gabinete de Gestão de Qualidade
(GGQ) da ESEIG

5. PRINCIPAIS ATIVIDADES
• Revisão da literatura
• Estudo dos softwares de gestão com e sem workflow
• Instalação e parametrização do software
• Definição dos workflow para o Gabinete de Gestão de
Qualidade

6. SISTEMAS DE GESTÃO DOCUMENTAL

7. O QUE SÃO?
• Sistema: conjunto de
elementos
interdependentes de
modo a formar um todo
organizado• Gestão documental: ramo do
arquivo documental
responsável pela
administração de documentos
nas fases corrente e
intermediária -
Produção; Utilização;
• Sistemas de Gestão
Documental: Solução de
arquivo, organização e
consulta de documentos,
onde existe toda a
informação de natureza
documental trocada entre
utilizadores.

8. OBJETIVOS
• Gestão de documentos de uma organização oferecendo um
meio para associar metadados geridos aos documentos
• Estabelecer políticas, objetivos e processos para alcançá‐los,
relativos a documentos de arquivo

9. SISTEMAS DE GESTÃO DOCUMENTAL COM
WORKFLOW

11. O QUE É WORKFLOW?
• Fluxo de trabalho
• Sequência de passos necessários para automatizar processos

12. CONCEITOS BÁSICOS
• Desmaterialização - Digitalização dos documentos em formato
papel, produzindo documentos eletrónicos que são
classificados e disponibilizados segundo um determinado
critério;
• Normalização - de todos os tipos de documentos da empresa,
métodos de classificação e de entidades; uniformização de
processos utilizando sempre os mesmos procedimentos;
• Indexação - Catalogação e classificação dos documentos
eletrónicos. Esta fase é equivalente ao processo de arquivo
físico mas potenciando os benefícios dos sistemas de
informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo
físico e eletrónico;

13. CONCEITOS BÁSICOS
• Workflow - Definição dos vários estados pelos quais um
documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição
e circulação ou arquivo possibilitando o controlo dos fluxos de
circulação de documentos;
• Pesquisa - Motor de busca capaz de realizar pesquisas de
documentos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo
localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo, quando
necessário e em qualquer parte;
• Redução de Custo - a redução de custo advém do aumento de
produtividade na procura, reencaminhamento e gestão de
documentos, redução do custo de cópias e redução das
necessidades de espaço de arquivo.

14. GESTÃO DOCUMENTAL COM WORKFLOW
• Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação
associados;
• Automatização e uniformização dos processos de trabalho;
• Gestão do arquivo da empresa de uma forma centralizada;
• Normalização dos documentos, critérios de arquivo e procedimentos;
• Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos;
• Controlo e segurança da informação e dos fluxos de informação
(documentos e processos);
• Ganhos de eficiência administrativa e processual com consequentemente
redução de custos operacionais;
• Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com
fotocópias e impressões;

15. PESQUISA
Escolha de
palavras chave
Locais de
pesquisa: B-on e
Google
Académico
Seleção dos
artigos melhores
relacionados com
o nosso projeto
Tratamento da
informação
recolhida

16. PLANIFICAÇÃO DO PROJETO

17. Atividade Prazos Observações
Criação do Blogue 26/02 Pelos elementos do grupo
Revisão da Literatura 29/02 – 12/03
• sistemas de gestão
documental e de gestão
documental com workflow
– Joana
• Software de gestão
documental e de gestão
documental com workflow
– Miguel
Elaboração da apresentação 12/03 – 14/03 Apresentação dia 15/03
Identificação de critérios de
um software de gestão
documental e de gestão
documental com workflow
15/03 – 5/04
Classificar como obrigatórios
ou complementares
• SGD - Joana
• SGDW - Miguel
Elaboração e preparação da
2ª apresentação intercalar
5/04 – 11/04 Apresentação dia 12/04
Instalação e parametrização do

18. Atividade Prazos Observações
Definição dos Workflows para
os processos do GGQ
12/04 – 07/05 Pelos elementos do grupo
Elaboração da apresentação 07/05 – 09/05 Apresentação dia 10/05
Produção do Manual de
instalação e utilização do
software
10/05 – 27/05
• Instalação: tarefas
realizadas para a
instalação e
parametrização e
funcionalidades
• Utilização: descrição das
funcionalidades
possibilitando o apoio e
ensino da utilização do
software
Elaboração de todos os
documentos
27/05 – 06/06
• Poster
• Artigo cientifico
Organização com os
restantes grupos e divulgação
perante a comunidade da
E.S.E.I.G.
Até dia 8/06