Sistemas Workflow

Sistemas Workflow

Leonardo Melo Santos
leonardomelosantos@gmail.com

Agenda
 Evolução
 Definições
 Características
 Conceitos relacionados
 Tipos de workflow
 Algumas ferramentas
 Estudo de caso: HelpDesk Procenge
 Referências
2008 | Faculdade Integrada do Recife | Sistemas Cooperativos | Workflow | Leonardo Melo Santos | leonardomelosantos@gmail.com

Workflow
Evolução
 Na década de 70, sistemas de workflow de 1ª
geração foram desenvolvidos;
 Entre as décadas de 70 e 80, começaram a ser
introduzidos os primeiros sistemas de automação de
processos de negócio;
 Na década de 80, foi dada uma ênfase maior a esta
natureza de sistema;
 A partir da década de 90, foi dada uma ênfase em
groupware e CSCW;
 Hoje, geralmente as amadurecidas corporações lidam
com worklow e BPM (Business Process Management).


Workflow
Definições

“Workflow consiste da automação de um
processo de negócios, na sua totalidade ou
parte, durante o qual documentos,
informações ou tarefas, são passadas de um
participante para outro, através de ações,
de acordo com o um conjunto de regras
procedurais.” [7]


Workflow
Definições

“Sistemas Workflow manipulam e monitoram
a informação relativa ao fluxo de trabalho
para gerenciar, coordenar e controlar o
trabalho mais eficientemente, minimizando
o problema da coordenação do trabalho nos
processos de negócios.” [6]


Workflow
Características
 Garante o acompanhamento constante
de todas as atividades do processo e um
aumento de produtividade com
objetividade e segurança;
 Sistemas workflow precisam ser
flexíveis e ter alta capacidade de
interoperabilidade;


Workflow
O que o workflow pode fazer?
 Controla os processos de acordo com um
modelo pré-definido e são especialmente
indicados para organizações estruturadas;

 Facilita o processamento eletrônico dos
processos estruturados os quais incluem:
 Uma cadeia de tarefas interdependentes;
 Diversas pessoas ou departamentos;
 Necessidade de alto grau de coordenação;

Fonte: SAP Brasil


Workflow
Conceitos relacionados
 Atividade Conjunto queeventos que ocorrem
Ocorrência deexecuta o trabalho
Recurso de um processo ou de
representado de um ouinstância
sob aser visto em um mais
Conjunto
uma atividadepor uma devido à
Conceito é abordado processo.
Algo responsabilidade de um
Pode que acontece, atividades
como uma regra
 Sincronismo procedimentos ou workflow.
existência de sincronismo de
de atividade Ator. função da
de um
que é avaliada em
alguma relacionados.
coisa que
informações entre atividades.
 Evento ocorrência de um evento.
ocorre.

 Instância (processo ou atividade)
 Participante do workflow ou Ator
 Processo
 Gatilho (trigger)

Workflow
Tipos
 Ad hoc workflow
 Workflow de Produção
 Workflow Administrativo


Workflow
Tipos
 Ad hoc workflow [1]
 As regras de procedimentos podem ser modificadas ou
criadas durante a operação do processo,
caracterizando uma inexistência de padrão pré-
determinado;
 Apoio a fluxos de trabalho pouco estruturados;
 Voltados para grupos dinâmicos;
 Executam processos únicos e individualizados;
 Usuários finais como desenvolvedores e gerentes de
seus próprios processos;
 Utilizados em trabalhos que envolvem produção de
conhecimento – criatividade e flexibilidade.

Workflow
Tipos
 Workflow de Produção [1]
 As regras de procedimentos estão bem definidas e
rígidas;
 Regras, atividades e encadeamento previamente
conhecidos;
 Processos com alta freqüência de repetição;
 Processos executados são a atividade principal de seus
participantes;
 Comparados a processos fabris – sistemas devem ter
alta velocidade de transferência entre atividades;
 Processos com poucas mudanças;
 Localizados em um departamento ou setor;

Workflow
Tipos
 Workflow Administrativo [1]
 Meio termo entre um “Ad hoc workflow" e “Workflow
de Produção“;
 Processos com maior estruturação;
 Maior previsibilidade;
 Mesmo processo pode ser repetido sem muitas
variações;
 Apóiam processos administrativos em organizações;
 Praticamente todos os membros de uma organização
podem ser usuários destes processos – necessidade de
alta escalabilidade.


Workflow
Tipos versus grau de colaboração
Classificação levando em consideração o grau de colaboração entre
os executores [1]
Grau de
estruturação PRODUÇÃO

Workflow
estruturado
ADMINISTRATIVO

AD HOC

Roteamento de
Groupware
Formulários
Grau de colaboração

Workflow
Algumas ferramentas
 Lotus Workflow (IBM) [2]
 i-Flow™ (Fujitsu) [3]
 Ultimus BPM (Ultimus) [4]
 Process Manager (HP) [5]
 ...


Workflow
Estudo de caso: HelpDesk Procenge
 Aplicação desenvolvida em Lotus Notes;
 Implantado em instituição públicas e privadas;
 Ambiente Desktop e Web (Web 2.0);
 Workflow flexível para diversos ramos de
negócios:
 HelpDesk / Suporte ao usuário;
 Controle de mudança de SW;
 Gerência de Qualidade de SW;
 Colaboração em atividades;
 ...


Workflow
Que características fazem com que este sistema possua workflow?

 Existência de três atributos:
 Fluxo: tipo da atividade (Ex.: Correção, Dúvida, Melhoria, etc.). Dentro de
cada Fluxo deste, existe N possíveis Fases.
 Fase: É uma etapa dentro de um fluxo (Ex.: Análise, Execução, Testes, etc.).
Dentro de cada Fase, existe N possíveis Estados.
 Estado: É uma etapa, de uma Fase. (Ex.: Inicial, Final, Técnica, etc). Cada
Estado possui um subconjunto de Atores que estão envolvidos neste Estado-
Fase. Cada Estado-Fase deve ser associado a uma ou mais possíveis próximos
Estados-Fases. É neste momento que percebemos o workflow, pois o usuário do
sistema irá passar o documento em questão para uma próxima Fase, e neste
momento ele escolhe para qual quer encaminhar. É possível perceber mais uma
característica do workflow pois os Atores podem ser configurados por Estado-
Fase.

 Registro (LOG) de todas as intervenções feitas no documento
compartilhado, seja mudança de Fase ou Estado, registro de novas
informações, imobilização do documento, mudança de responsável, etc.


Workflow


Referências
[1] ARAÚJO, Renata; BORGES, Marcos. Sistemas de Workflow:
Conceitos. UFRJ, 2003.
[2] Lotus Workflow - http://www-
142.ibm.com/software/dre/ecatalog/detail.wss?
locale=pt_BR&synkey=X105931T39413M71
[3] Ultimus BPM – http://www.ultimus.com
[4] i-Flow -
http://www.fujitsu.com/sg/services/software/workflow/
[5] HP Process Manager
http://support.openview.hp.com/encore/hppm.jsp
[6] DUITSHOF, Mathijs. Workflow Automation in Three
Administrative Organizations. (Tese de Mestrado)
[7] Workflow Management Coalition. Terminology & Glossary.
Junho de 1996.


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