O documento propõe a implementação de um projeto de gestão de arquivos e documentos para a Polícia Nacional de Angola em duas fases ao longo de 7 meses. O projeto consiste em digitalizar documentos e arquivar fisicamente, requerendo uma equipe de 16 pessoas e equipamentos como computadores e scanners.
As normas de arquivo, acesso, guarda e descarte de documentos devem ser aplicadas de acordo com a legislação para organizar adequadamente os documentos, garantir o acesso autorizado e punir infrações.
O documento discute a importância da organização de arquivos físicos nas empresas para garantir melhor atendimento ao cliente. Ele fornece 10 passos para organização de arquivos, incluindo reservar espaço para armazenamento, triagem inicial, criação de índices, atenção a prazos de validade, e digitalização para reduzir custos e aumentar produtividade.
Este documento discute a implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) nas empresas brasileiras para otimizar a busca, armazenamento e recuperação de documentos. Aborda os benefícios do GED, como resolver problemas com acúmulo de papel e falta de localização de documentos, e as etapas para implantar com sucesso um sistema GED, incluindo preparação cultural e definição de hardware e software.
Workflow, Business Intelligence e Ferramentas Colaborativasigorc2
O documento discute workflow, business intelligence e ferramentas colaborativas. Ele explica o que são workflow e processos de negócio, objetivos de workflow, e sistemas de gerenciamento de workflow. Também discute o que é business intelligence, tipos de ferramentas BI, e como BI pode ajudar empresas. Por fim, aborda como ferramentas colaborativas podem auxiliar na análise de requisitos e gerência de configuração em grupos.
O documento apresenta as melhores práticas para gestão eficiente de BPO, incluindo tecnologias como Enterprise Content Management (ECM), Document Imaging, Document Management e Workflow para armazenar e gerenciar documentos de forma eficiente. Também discute a importância de validar fornecedores de BPO, definir acordos de nível de serviço e métricas de desempenho para garantir excelência na qualidade dos serviços terceirizados.
O documento descreve o que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), suas vantagens como agilizar a localização de informações e padronizar o arquivamento. Explica que o GED digitaliza documentos de vários formatos e permite compartilhá-los de forma segura entre usuários.
O documento descreve o framework CobiT, dividido em 4 domínios e 34 processos para gerenciar a TI de uma empresa. O domínio "Adquirir e Implementar" inclui 7 processos para identificar, adquirir e implantar soluções de TI. O domínio "Entregar e Dar Suporte" inclui 13 processos para definir níveis de serviço, segurança, treinamento e gerenciamento de incidentes. O domínio "Monitorar e Avaliar" inclui 4 processos para monitorar desempenho, conformidade e governança de TI.
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O documento descreve um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (ECM-GED) para armazenar e recuperar documentos digitais de forma segura e rápida para empresas de saúde. O sistema digitalizará documentos, capturará metadados, armazenará os arquivos na base de dados e fornecerá funcionalidades de pesquisa.
Recepcionista de Clínica e Laboratório- Apostila 1-1.pdfJessica Silva
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Este documento discute sistemas de gestão documental e como o uso de fluxos de trabalho pode melhorar a gestão documental nas organizações. Ele descreve os benefícios da gestão documental com fluxo de trabalho, como simplificar processos e melhorar o acesso à informação. Também examina funções comuns de sistemas de gestão documental e vantagens como melhor produtividade e segurança. O documento então discute o software de gestão documental iPortalDoc e suas principais funcionalidades para fluxos de trabalho e gestão de documentos.
Thasco - Gestão Integrada de DocumentosRafael Vieira
A THASCO Gestão Documental oferece serviços de gestão, organização, guarda e consultoria de arquivos e documentos. A empresa tem como objetivo principal reduzir custos e aumentar a produtividade dos clientes por meio de soluções de digitalização, armazenamento seguro e acesso rápido aos documentos. A THASCO também fornece consultoria para o desenvolvimento de novas soluções de gestão documental.
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O CaptureDOC é uma plataforma inteligente e descentralizada de gestão documental para digitalização de documentos e captura inteligente de dados que permite organizar, distribuir e consultar informações de forma rápida e fácil, atribuindo vantagem competitiva e economia às empresas. O software CaptureDOC garante mais produtividade, mobilidade, redução de custos e compliance através da desmaterialização do processo de gestão documental. A ideia é transformar a informação que está em suporte analógico para o ambiente digital com seus dados devidamente organizados, seguros e com controle de qualidade.
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Gestão de Documentos: Uma das soluções do Grupo GCIelmes
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Intranet para empresa em SharePoint - Solução Corporativa Taugor NuntiosTaugor Corporation
Intranet para empresa em SharePoint - Solução Corporativa Taugor Nuntios.
Tenha gestão de informação dentro da sua empresa, gerindo todo o fluxo e comunicação de seus colaboradores.
Acesse:
http://intranet.taugor.com.br
contato@taugor.com.br
Intranet colaborativa em SharePoint, com todos os recursos como: Notícias, Aniversariantes, Blogs, Contatos, Departamentos, Meus contatos, Meu Orgulho, repositório Digital.
Entre em contato agora: http://intranet.taugor.com.br
A RP Prime destaca-se por sua eficiente metodologia de desenvolvimento de projetos desde 2000, garantindo melhorias de processos e redução de despesas para clientes. Sua missão é oferecer serviços e soluções de qualidade para atender necessidades dos clientes e superar expectativas, enquanto sua visão é ser reconhecida como referência em impressão e gestão de documentos.
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2. PROPOSTA PARA GESTÃO DOCUMENTAL E
ARQUIVOS À NIVEL DA CORPORAÇÃO
IMPLEMENTAÇÃO DO PROJECTO DE GESTÃO DE ARQUIVOS
2
Diagnóstico e definição de necessidade do Projecto
Definição de Ferramentas de Gestão
Definir os Requisitos Internos do Grupo
Análise de Acervos Internos e das demais unidades
Análise e validação de infraestrutura informática
Estratégias de implementação
Medição de Indicadores
BENEFFÍCIOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
3. PORQUÊ FAZER GESTÃO DOCUMENTAL?
3 Como a gestão de documentos pode ser uma ferramenta estratégica?
• A gestão documental é uma prática utilizada como um caminho seguro, racional e eficiente para que as instituições
possam alcançar melhores resultados e se destacar diante da concorrência.
• Sem a GED pode ter perda de tempo, tornar os procedimentos mais complexos e aumentar o custo indireto da
corporação — factores que comprometem de maneira significativa os resultados dos investimentos.
Os 3 principais pilares que garantem o sucesso do processo de gestão documental são:
• Tempo;
A implementação do projecto consiste em duas fases; Aplicacional (Software) e Física (Armazém de arquivo) que
estima-se ser completada em simultâneo num período de 7 meses.
• Recursos;
Para a efectivação, uma equipa mínima de 16 colaboradores dedicados à separação e classificação, verificação e
arrumação, inserção de lombadas e digitalização, 8 computadores e 8 Scaners específicos.
• Produtividade.
Portanto, urge a necessidade de uma análise criteriosa da nossa gestão documental e considerar a possibilidade de fazer
uso das funcionalidades disponíveis de uma ferramenta mais eficaz.
Flexibilidade Acessibilidade Mensurabilidade
4. O QUE É UM DOCUMENTO DE
ARQUIVO?
4
Diagnóstico e
aferição da
necessidade do
Projecto
Esta fase consiste no levantamento de práticas e procedimentos actuais que
justifiquem a necessidade da empresa em realizar o arquivamento adequado para
qualquer demanda de documentos gerada por todos sectores do grupo. Este
processo é fundamental dentro do princípio de centralização dos documentos e
corte de custos com a optimização do armazenamento.
Definir os Requisitos
Internos
Elaborar lista detalhada dos tipos de documentos produzidos, descrição correcta
da nomenclatura, quantidades, classes e temporalidade de acordo com as normas
em vigor na empresa e outros dados de interesse que permitam a sua fácil
indexação. Ex: arquivos históricos; jurídicos; contratos; notas fiscais; faturas;
documentos de RH; ordem de serviço; documentos contabilísticos-financeiros;
plantas arquitectônicas; históricos de formações; cartas, entre outros.
Portanto, Documento de arquivo: É um documento produzido, recebido e
mantido a fim de provar e/ou informar por uma organização ou pessoa, no
cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades.
6. 6 BENCHMARK
Análise e validação
de infraestrutura
informática
Análise de Acervos
Internos e das
Empresas do Grupo
Nesta fase, conforme podemos acompanhar em nossa visita, é criteriosa a avaliação dos recursos
técnicos e materiais disponíveis e por adquirir para o complemento a uma implementação bem
sucedida, como Scanners, Impressoras, Servidores de Storage e Aplicacionais e uma equipa dedicada
em todo o processo físico de classificação, separação e encaminhamento dos documentos.
Arq. Físico banco Sol
Arq. Físico banco Sol Lab. de prep. e
Digitalização
Após conclusão de uma visita de constatação à uma instituição onde o sistema foi implementado
com sucesso, recomendamos um alinhamento dos repositórios e acervos internos e das instituições,
para que cumpram com os requisitos exigidos pelas entidades reguladoras. Uma das vantagens
absorvidas num software que simplificará a gestão do arquivo Físico, a solução padroniza os
processos para a guarda de documentos, prevenindo e minimizando potenciais incidentes de
armazenamento que envolvem perda de informações.
7. BENEFFÍCIOS DA GESTÃO DE
DOCUMENTOS
7
Mais agilidade no trabalho
- Com uma gestão de documentos adequada, os colaboradores da empresa optimizam o tempo de busca aos
arquivos, podendo dar seguimento em tempo útil, à actividades relacionadas que dependam de alguma informação
conservada, isto pode impactar positivamente na gestão de pessoas.
Simplificação dos Processos
- A Gestão física de documentos é lenta, complexa e ineficiente. Um bom Software de Gestão documental, com poucas
horas de treinamento, permite aos seus utentes na criação de processos padronizados.
Desta forma, facilitará a adaptação de novos membros à equipa, ganho de tempo e fácil acesso aos conteúdos para
reutilizações ou incrementações.
Conservação da memória documental empresarial
- A memória documental empresarial tem grande relevância para a empresa em termos jurídicos, a conservação dela é
fundamental para a segurança da empresa à longo prazo. Garantir o sigilo das informações internas, de seus clientes,
parceiros e colaboradores é uma das maiores responsabilidades de toda empresa hoje em dia.
Redução de custos operacionais
- Além da economia com o próprio espaço físico, adotando um sistema de gestão documental informatizado, o
escritório também diminui gastos com elaboração e reprodução física dos documentos. E, não havendo mais tantos
documentos físicos (contratos, planilhas e outros papéis) a serem consultados e copiados, o custo operacional com o
deslocamento desnecessário do seu pessoal também diminui devido à possibilidade de acessar remotamente estando
fora do escritório.
Backup e Rastreabilidade
- Um processo eletrônico permitirá que um arquivo danificado seja facilmente recuperado, diferente de quando ele
existe somente na forma física. Rastreabilidade significa que você é capaz de encontrar qualquer dado sem dificuldade,
permitindo que as pessoas que precisem desses dados sempre consigam encontrá-los. Esses são aspectos que
precisam ser levados em conta na elaboração de uma estratégia de gestão documental.