O documento descreve um sistema de gestão documental que inclui digitalização em massa, uma aplicação de gestão documental e integração com sistemas e processos de negócio. A implementação seguirá uma metodologia ágil com fases de análise, desenvolvimento iterativo e formação dos usuários.

1. SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL

2. AGENDA
 Solução a Implementar
 Metodologia
 Fases de Implementação

3. SOLUÇÃO A IMPLEMENTAR
 Solução de gestão documental que inclua as
seguintes funcionalidades macro:
 Digitalização em massa de documentação
 Disponibilização de aplicação Document
Management
 Integração com sistemas e processos de
negócio

4. DIGITALIZAÇÃO EM MASSA DE DOCUMENTAÇÃO
Preparação Digitalização Indexação Controlo de Repositório Consulta
da Qualidade de
Documentação Documentação

5. DIGITALIZAÇÃO EM MASSA DE DOCUMENTAÇÃO
 Digitalização de lotes documentais (exemplo: lote
faturas ou recibos)
 Com nº de páginas fixas (exemplo: 1 página por
documento)
 Com nº de páginas variáveis e com identificação de
separadores entre documentos (exemplo: Folha com um
código de barras que identifique o fim de um documento)
 Indexação de documentos (preenchimento dos
atributos dos documentos, por exemplo: nº de fatura,
nº de contribuinte, etc)
 Validação dos atributos dos documentos
 Disponibilização dos documentos na solução de
arquivo

6. DISPONIBILIZAÇÃO DE APLICAÇÃO DOCUMENT
MANAGEMENT
Digitalização
Mailboxes
Repositório Aplicação
de Document Management
Fax Documentação
Pastas de Documentos

7. DISPONIBILIZAÇÃO DE APLICAÇÃO DOCUMENT
MANAGEMENT
 Disponibilização de documentação em
ambiente Web
 Facilidade na pesquisa e consulta de
documentação
 Check-in/Check-out
 Controlo de Versões
 Perfis de acesso à documentação
 Roll-back de alterações efetuadas
 Elaboração de relatórios
 Auditoria ao sistema

8. INTEGRAÇÃO COM SISTEMAS E PROCESSOS DE
NEGÓCIO
Sistema de Negócio
Aplicação
Document Management
Processos de Negócio

9. INTEGRAÇÃO COM SISTEMAS E PROCESSOS DE
NEGÓCIO
 Integração com sistemas de negócio (por
exemplo: Integração de faturas (faturas) com
aplicação de faturação)
 Integração com processos de negócio (por
exemplo: aprovação de pagamento de
recibos com base num documento
digitalizado)

10. METODOLOGIA
 Implementação iterativa e incremental de projetos
utilizando uma metodologia ágil, permitindo maior
eficácia, eficiência e adequabilidade.
 A metodologia de implementação permitirá manter o
foco nas entregas de maior valor.
 Os entregáveis são incrementais, possibilitando a
disponibilização mais rápida de componentes da
solução.
 No final de cada iteração serão recolhidos dados e
feedback sobre os entregáveis disponibilizados,
aumentando a rapidez de identificação e
implementação de melhorias.

11. METODOLOGIA
Desenho da
solução
Análise e Avaliação Roadmap das Desenvolviment
Levantamento Tecnológica implementações o e Deploy
de Requisitos
Formação e
Operacionalizaç
ão

12. ANÁLISE E LEVANTAMENTO DE REQUISITOS
 Análise do processo atual de receção e
armazenamento da documentação (“As is”)
 Levantamento dos requisitos da futura
solução de gestão documental (“To be”).

13. AVALIAÇÃO TECNOLÓGICA
 Com base na análise de requisitos, procede-se
a uma avaliação tecnológica das
infraestruturas/aplicações existentes no cliente.
 Paralelamente, são efetuadas provas de
conceito com soluções de digitalização/gestão
documental (software) e de componentes de
hardware (servidores e scanners de alto
rendimento).
 No final desta fase, deve-se definir toda a base
tecnológica para a implementação do projeto.

14. ROADMAP DAS IMPLEMENTAÇÕES
 No inicio de cada iteração avaliam-se as
prioridades e as funcionalidades que tem
mais valor para o cliente (inclusive melhorias
às iterações anteriores).
 Com base nesta avaliação, planeiam-se as
funcionalidades disponibilizadas na próxima
iteração.

15. DESENHO DA SOLUÇÃO
 Tendo o Rodmap das implementações
efetuada, procede-se ao desenho da solução
a ser desenvolvida na iteração.
 Definem-se o sistemas/processos que serão
implementados (“To be”).

16. DESENVOLVIMENTO E DEPLOY
 Procede-se ao desenvolvimento dos
requisitos/funcionalidades da iteração corrente.
 Após o desenvolvimento são executadas
baterias de testes técnicas e funcionais.
 As incidências identificadas serão corrigidas e
retestadas novamente.
 Quando as incidências impeditivas estiverem
fechadas, o cliente procede à aceitação dos
desenvolvimentos efetuados.
 Procede-se ao deployment da solução em
ambiente produtivo.

17. FORMAÇÃO E OPERACIONALIZAÇÃO
 Após a entrega incremental da solução ser
efetuada, estão reunidas as condições para se
avançar com a utilização da mesma.
 Irá avançar com a formação de uma equipa
disciplina e focada em objetivos de
produtividade (exemplo: formar equipas
específicas para a digitalização de
documentação e outras equipas para a
indexação de documentos).
 Após o inicio da operacionalização da solução,
será efetuado um acompanhamento com vista à
recolha de feedback e identificação de
melhorias.

18. NOVA ITERAÇÃO, NOVO CICLO
 Após o fim de uma iteração, inicia-se um
novo ciclo de implementação com as fases
referidas anteriormente:
 Roadmap
 (Re)Desenho da solução
 Desenvolvimento e deploy
 Formação e operacionalização

19. EXEMPLO DE IMPLEMENTAÇÃO
Iteração 2 Iteração 3
• Implementação • Implementação
Iteração 1 de digitalização Document
• Implementação de Contratos Management
de digitalização • Implementação para Faturas
de Faturas de melhorias à • Digitalização de
digitalização de Correspondênci
Faturas a

20. QUESTÕES