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Arquivo, Organização e Tratamento
Formador: Alexandra Vidal

Documento simples
Unidade constituída pela informação e respetivo
suporte, exemplo: uma fatura da eletricidade
Documento composto
Conjunto de documentos simples que
corresponde a um mesmo procedimento,
trâmite ou processamento administrativo ou
judicial, exemplo: um livro de atas de reuniões

Sub-
arquivo /
Secção
•Documentos produzidos dentro de um arquivo,
por uma unidade orgânica
•EX. Documentos de um Departamento

Série /
Sub-série
• Série - Unidade que corresponde a uma sequência de
documentos relativos a mesma função/atividade ou ao mesmo
tipo documental, seja como divisão do arquivo, do grupo e do
subgrupo.
• Sub-série - Divisão de uma série, eventualmente utilizada em
razão de variantes do tipo documental.

UNIDADE 1
Processo
• Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação
administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.
• Ex. Processos individuais de trabalhadores (Departamento de Recursos Humanos)
Unidade arquivística
constituída por um
conjunto de documentos
do mesmo arquivo
Documento
• Unidade constituída pela informação e respetivo suporte. É a mais ínfima unidade
arquivística que pode ser constituída por um ou mais atos informacionais. Do
ponto de vista arquivístico, pode assumir a forma de documento simples, quando
apenas contém uma unidade de informação ou a forma de documento composto,
quando é constituída por mais do que uma unidade de informação, em suportes
distintos.
• Ex. Relatório de Atividades de uma empresa

4. UNIDADES DE INSTALAÇÃO
Unidade de Instalação: unidade básica de cotação,
instalação e inventário das unidades arquivísticas
(exemplos: caixas, maços, livros, rolos, pastas,
disquetes, bobinas, cassetes, e outros)
Fonte:
http://joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/Defi
nicoes.htm
Diversas
formas de
acondicionar
os
documentos

ATENÇÃO:
AS UNIDADES DE INSTALAÇÃO SÃO APENAS A INSTALAÇÃO
FÍSICA DO ARQUIVO OU AS COTAS QUE SE DESTINAM A
CADA UNIDADE ARQUIVÍSTICA!
POR ISSO, RELEMBRAMOS A DISTINÇÃO:
• Unidade arquivística
• Documento simples ou conjunto de documentos de um
mesmo arquivo (processo, coleção, dossier, série/sub-
série, sub-arquivo/secção, arquivo). Estes conjuntos
resultam da organização dada ao arquivo pela entidade
produtora.
• Unidade de instalação
• Unidade básica de cotação, instalação e inventariação
das unidades arquivísticas. São unidades de instalação:
caixas, maços, livros, rolos, pastas, disquetes, bobinas,
cassetes, cd’s, etc.

1. A ORGANIZAÇÃO ARQUIVÍSTICA
 pressupõe a organização física e
intelectual, através da:
 classificação,
 ordenação,
 cotação e instalação.
A Organização Arquivística é, entre todas as funções, a
mais complexa, uma vez que se relaciona com as
restantes funções.

A organização é fundamental em todo o ciclo
vital dos documentos, desde a produção até à
sua conservação, representando «um papel-
chave para a aplicação de uma política de
gestão documental integrada».
Para uma Política de Gestão Documental Integrada é
necessário perceber que um documento, em arquivo corrente
ou, numa fase posterior, em arquivo definitivo, é sempre o
mesmo. Daí o conceito de record continuum.

consiste em dispor numa ordem (alfabética, cronológica, numérica,…)
Ordenação:
definir classes de documentos e a
Classificação:
A Organização pressupõe:

A ordenação é uma tarefa que consiste em colocar os
documentos dentro das suas séries e do seu fundo de
acordo com uma determinada ordem e segundo um
determinado critério, de forma a facilitar a localização e
recuperação dos mesmos.
De referir que a ordenação deve respeitar o princípio da
estrutura e ordem original, de acordo com a ordem
que foi dada pelo organismo produtor. Só em caso de
desordem absoluta se procederá a uma reordenação
segundo o sistema mais conveniente.

Eficiente Ordenação
Física permite:
Garantia de
recuperação da informação
Essencial para a
Tomada de Decisão

•3. Tipos de Ordenação Arquivística (SEGUNDO O Manual de Arquivos Administrativos da Santa Casa da
Misericórdia de Lisboa):
•A) CRONOLÓGICA: (ex. copiador de correspondência expedida, ordenado por datas);
•B) NUMÉRICA (ex. processos de funcionários ordenados pelo número mecanográfico);
•C) TEMÁTICA (ex. pastas de aquisições de mobiliário, de material de escritório, de equipamento
informático, etc.);
•D) HIERÁRQUICA (ex. pasta de aquisições, com os processos de compra ordenados do mais prioritário
para o menos urgente);
•E) ALFABÉTICA (ex. processos de utentes ordenados pela ordem alfabética do nome);
•F) ALFANUMÉRICA (ex. pasta de aquisições de mobiliário com o código MOB, em que o primeiro
processo será MOB1, o segundo MOB2, e assim sucessivamente).
•Deverá ser escolhido o tipo de ordenação que melhor se ajuste às características da documentação da
empresa

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
Sistema que adota como elemento ordenador uma palavra
ou frase que se colocará no lugar correspondente, de acordo
com as regras de alfabetação.
Tipos:
 ONOMÁSTICA– quando o elemento ordenador é o nome de pessoas
(apelido ou nome próprio) ou de um organismo.
 GEOGRÁFICA– quando o elemento ordenador é o nome de localidades
(regiões, estados, províncias, cidades, ruas, etc.). Também denominado
toponímico.
 IDEOGRÁFICA(temática ou por assuntos) – quando o elemento
ordenador é a matéria de que trata a documentação.

•A CLASSIFICAÇÃO: conceitos e princípios
•Objetivo: criar classes, «gavetas», que ajudem a organizar a documentação.
•Operação profunda e intelectual que se aplica à totalidade da documentação de
um arquivo corrente
•Deve ser antecedida de um estudo minucioso da pessoa/instituição produtora
(estudo orgânico-funcional)
•Devem ser evitados os Quadros de Classificação Apriorísticos (num balão:
nunca se devem transpor planos de classificação de uma instituição para
outra. Cada organização/entidade produtora é única!)

•Plano de Classificação segundo Maria Cristina V. de Freitas e
Daniela Fernandes
•A classificação é uma função basilar nos arquivos de gestão, ou
ativos, e, como tal, deve obedecer a um plano prévio que tome
em consideração, o seguinte:
•Funções
•a. As áreas em que se desenvolve a atuação da entidade
produtora;
•b. As normas e as práticas de funcionamento dos serviços;
•c. As tipologias documentais existentes
•Estrutura Orgânica
•Estrutura organizacional que permita o seu funcionamento.
•A classificação deve ser orgânico-funcional, isto é, os “produtos
documentais” devem ser contextualizados nos seus “produtores”
•Etapas
•1ª Fase – identificar o CONTEXTO DE PRODUÇÃO
•2ª Fase – identificar os PRODUTOS DOCUMENTAIS
•3ª Fase – listar os produtos documentais e enquadrá-los no
PRODUTOR E/OU FUNÇÃO

Plano de Classificação
«Elemento estruturante do sistema de arquivo de qualquer organismo, na medida
em que se apresenta como um conjunto de regras claramente definidas que
promovem a organização dos documentos de arquivo»
Fonte: HENRIQUES, C.; BARBEDO, F.; MONTALVÃO L. – Manual para a gestão de
documentos. Lisboa:
Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, 1998. p. 2-5.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
DIVIDIDOS EM GRUPOS QUE REFLETEM
UMA AÇÃO
CADA GRUPO TEM UMA IDENTIDADE
PRÓPRIA
RELACIONA-SE COM OS RESTANTES
PERMITINDO ESTABELECER RELAÇÕES

CLASSIFICAÇÃO Orgânica:
 Desvantagens:
 As instituições alteram-se, por isso, é necessária uma constante
atualização do quadro de classificação (perda de tempo e eficácia);
 Recuperação da informação menos eficaz
Numa organização
complexa
1 Serviço Produtor = 1
Função
Plano de classificação
orgânico

DEPARTAMENTO COMERCIAL
SECÇÃO DE VENDAS
SÉRIE 1:
CORRESPONDÊNCIA
SÉRIE 2:
PROCESSOS DE CLIENTES
SÉRIE 3.
FAATURAS…
SECÇÃO DE COMPRAS
SÉRIE 1:
CORRESPONDÊNCIA
SÉRIE 2:
FORNECEDORES
SÉRIE 3:
FATURAS…
SECÇÃO DE MARKETING
SÉRIE 1:
CORRESPONDÊNCIA
SÉRIE 2:
PUBLICIDADE
SÉRIE 3:
ESTUDOS DE MERCADO
SÉRIE 4:
INQUÉRITOS DE SATISFAÇAO
EXEMPLO DE UMA ESTRUTURA
ORGÂNICA

CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL
• A classificação funcional é a representação lógica dos
processos, subprocessos e atividades do organismo produtor.
• Apesar de mais complexa, a classificação funcional permite
atualizações periódicas sem comprometer os códigos
numéricos de classificação atribuídos aos tipos/séries
Documentais.

EXEMPLO DE UMA ESTRUTURA ORGÂNICO-FUNCIONAL

•O plano de classificação deve ser o mesmo para toda a Instituição
•Incluir todo o Sistema de Arquivo: corrente, intermédio e definitivo;
•Ir de encontro à realidade do serviço e suas necessidades;
•Respeitar as atribuições de cada Serviço;
•Deve conter documento explicativo das áreas temáticas, funções e
processos;

•Objetivos e benefícios da classificação
•§ Organização lógica e correto arquivamento de
documentos
•§ Recuperação da informação ou do documento
•§ Recuperação do contexto original de produção dos
documentos
•§ Visibilidade às funções, subfunções e atividades do
organismo produtor
•§ Padronização da denominação das funções, atividades e
tipos/séries documentais
•§ Controle da tramitação documental
•§ Atribuição de códigos numéricos

O Plano de Classificação é a representação lógica da estrutura e do funcionamento da organização.
Por isso, o arquivo organizado de acordo com a classificação proposta assemelha-se a um espelho que
reflete a imagem da organização com toda fidelidade. Observando o Plano, identificamos as funções de
natureza técnica que desencadeiam a realização de atividades-fim, ou seja, atividades que justificam a
sua criação: edificação de obras públicas e particulares.
Identificamos também as funções que se relacionam com a administração interna da empresa. Essas
funções desencadeiam a realização de atividades-meio, pois constituem os instrumentos utilizados pela
organização para atingir os seus fins. São as atividades auxiliares, comuns a todos os órgãos públicos
e empresas privadas, geralmente identificadas como Orçamento e Finanças, Recursos Humanos,
Material e Patrimônio, Comunicação, Atividades Complementares como transporte, manutenção,
portaria, zeladoria, etc. O objetivo da classificação dos documentos, portanto, é facilitar a recuperação da
informação ou do documento com economia de tempo e dinheiro. Para alcançar esse objetivo, apesar do
grande volume de documentos que a organização produz e recebe, torna-se necessário
um Plano de Classificação que indique a família do documento, permitindo o seu correto arquivamento.
A classificação permite a organização física dos documentos, mas também a sua
organização lógica por meio da atribuição de códigos numéricos de identificação das famílias, ou seja, das
funções e atividades geradoras dos documentos. Observe que no Plano os três primeiros números
corresponderão sempre à unidade produtora dos documentos.
Ieda Pimenta Bernardes; Hilda Delatorre (p., 19, 2008).

Levantamento sistemático de assuntos.
A leitura destes instrumentos dará uma ideia clara do que é uma parcela
significativa da produção documental do serviço.
Consultar os instrumentos de descrição documental existentes.
Uma consulta do(s) plano(s) de classificação e/ou classificador(es)
existentes.

Com base nesse estudo procedemos à identificação
de:
FUNÇÕES desempenhadas pela Administração;
SUBFUNÇÕES decorrentes das FUNÇÕES;
ATIVIDADES realizadas;
DOCUMENTOS gerados no exercício dessas
atividades.

Função: 01 ORGANIZAÇÃO
ADMINISTRATIVA
Sub-função: 01.01 Ordenamento jurídico
Sub-função: 01.02 Planeamento das ações
de governo e controlo dos serviços
Sub-função: 01.03 Apoio à administração
Função: 02 COMUNICAÇÃO
INSTITUCIONAL
Sub-função: 02.01 Assessoria de Imprensa
Sub-função: 02.02 Protocolo
Sub-função: 02.03 Promoção de eventos
ou cerimónias oficiais
Sub-função: 02.04 Propaganda e
marketing
Sub-função: 02.05 Produção editorial

Função: 03 GESTÃO DE RECURSOS
HUMANOS
Sub-função: 03.01 Planeamento e
formulação de políticas de recursos
humanos
Sub-função: 03.02 Seleção e
desenvolvimento de recursos humanos
Sub-função: 03.03 Expediente de pessoal
Sub-função: 03.04 Controle da frequência
Sub-função: 03.05 Pagamento de pessoal
Sub-função: 03.06 Segurança e medicina
do trabalho
Sub-função: 03.07 Promoção do
desenvolvimento social de funcionários
Sub-função: 03.08 Coordenação das
atividades de convivência infantil

Função: 04 GESTÃO DE BENS
MATERIAIS E PATRIMONIAIS
Sub-função: 04.01 Controle de compras,
serviços e obras
Atividade: 04.01.01 Licitação e
administração de contratos
Série: 04.01.01.01 Contratos
Série: 04.01.01.02 Pedido de inclusão no
cadastro de impedimentos
Série: 04.01.01.03 Pedido de reabilitação
no cadastro de impedimentos

•EXPLICAÇÃO:
•Esta estrutura hierarquizada deve ser simples mas suficientemente
abrangente. É de evitar uma classificação com mais de três níveis.
•O 1º nível corresponderá ao órgão que utiliza preferencialmente aquelas
séries de processos ou então uma função de carácter geral da instituição.
Da escolha obtemos um plano de classificação orgânico, funcional ou
orgânico-funcional.
•O 2º nível será um agrupamento de séries idênticas entre si
relativamente à área temática, tramitação ou tipos de ação.
•O 3º nível é o nível das séries.

CODIFICAÇÃO.
A cada classe/sub-classe do plano de classificação é atribuído um código.
Através deste código pode reconstituir-se a unidade de um processo, quer
em termos físicos, quer em termos intelectuais, nomeadamente quando
um mesmo processo inclui informações fixadas em diferentes suportes –
papel, microforma, suporte magnético, etc.
TIPOS DE CÓDIGOS
1. Numéricos
2. Alfanuméricos
3. A seguir a cada código coloca-se um ponto final de modo a
representar a hierarquia existente.

•A codificação escolhida deve ser:
•Simples, ou seja, de fácil atribuição e de fácil leitura.
•Aberta, ou seja, deve admitir a criação de novas classes, em todo e
qualquer nível.
•Constituída por um número suficiente de caracteres, capaz de
responder às exigências hierárquicas da grelha de classificação.
•Constituída por um número de carateres não demasiado grande, sob
pena de difícil entendimento.

Síntese
Como função arquivística, a classificação pode ser
considerada a espinha dorsal da gestão de
documentos, que consiste em estabelecer a imagem do
contexto onde são produzidos os documentos.
Significa separar, diferenciar, distinguir ou dividir um
conjunto de elementos da mesma composição (órgão
produtor, competências, funções, atividades) em classes
e subclasses documentais que se articulam formando o
fundo de arquivo.

Bibliografia
BERNARDES, Ieda Pimenta; DELATORRE, Hilda
Gestão documental Aplicada
Disponível em:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/assets/publicacao/anexo/gestao_documen
tal_aplicada.pdf
BLOG ARQUIVE-SE
http://clips-e-postits.blogspot.pt/2007/07/planos-de-classificao-metodologia.html
FREITAS, Judite A. Gonçalves de (dir.), (2012). Ciência da Informação. Contributos
para o seu estudo. Porto: Universidade Fernando Pessoa.
Manual de Arquivos Administrativos. Manual de formação
Disponível em:
http://imgs.santacasa.viatecla.com/share/2014-12/2014-12-05141159_f7664ca7-
3a1a-4b25-9f46-2056eef44c33$$72f445d4-8e31-416a-bd01-
d7b980134d0f$$4A75B13A-8C4A-4B18-8CA0-
AA8EA5021728$$storage_image$$pt$$1.pdf
PEIXOTO, Pedro Abreu
Manual de formação em arquivos administrativos.
Disponível em
http://www.cm-vilareal.pt/arquivo/images/documentos/man_form_arq_admin.pdf
PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo
Manual para a gestão de documentos. Lisboa : IAN/TT, 1998

Bibliografia
BRASIL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística.
Disponível em:
http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf
ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol; ARÉS, Florence
Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998.
PEIXOTO, Pedro Abreu
Manual de formação em arquivos administrativos.
Disponível em
http://www.cm-vilareal.pt/arquivo/images/documentos/man_form_arq_admin.pdf
PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo
Manual para a gestão de documentos. Lisboa : IAN/TT, 1998
RIBEIRO, Joaquim
http://joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/index.htm
SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda; RAMOS, Júlio; REAL, Manuel Luís
Arquivística. Teoria e prática de uma ciência da informação. Porto: Edições
Afrontamento, 2009.

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