O documento discute sistemas de gestão documental com workflow. Detalha critérios obrigatórios e complementares para software de gestão documental e gestão documental com workflow, incluindo capacidades como fluxos de trabalho pré-definidos e monitoramento de alterações. Também descreve o Gabinete de Gestão de Qualidade atualmente usando métodos manuais para gerenciar documentos recebidos por e-mail.

1. SISTEMAS DE GESTÃO
DOCUMENTAL COM
WORKFLOW
JOANA VILARIÇA
MIGUEL LIMA
PROJETO DE SERVIÇOS E RECURSOS DE INFORMAÇÃO
BLOGUE: HTTP://PSRI1516G2.BLOGSPOT.PT/

2. CONTEÚDO
• Critérios de software
• Software de Gestão Documental
• Obrigatórios
• Complementares
• Software de Gestão Documental com Workflow
• Obrigatórios
• Complementares
• Gabinete de Gestão de Qualidade GGQ
• Função
• Metodologia usada atualmente
• Fluxo dos Documentos
• Fluxo dos Processos

3. CRITÉRIOS DE SOFTWARE
DE GESTÃO DOCUMENTAL

4. OBRIGATÓRIOS
• Criação de documentos
• Edição de documentos
• Guardar documentos
• Pesquisas por palavras chave
• Iniciar e encerrar sessão
• Controle de Versões
• Replicação de conteúdos
• Oferecer o acesso total aos documentos
• Permitir a visualização em qualquer lugar

5. OBRIGATÓRIOS
• Permitir a edição em qualquer lugar
• Permitir aos utilizadores trabalhar sobre diferentes versões do
mesmo documento
• Permitir edição documental de forma colaborativa
• Edição de forma assíncrona
• Permitir definir um conjunto de permissões de acesso restrito
• permitir monitorizar as alterações, quem as realizou e com quem
está partilhado
• Impressão de documentos
• Digitalização de documentos
• Fiabilidade e Desempenho

6. COMPLEMENTARES
• Permitir automatizar e definir politicas de retenção
• Capacidade de criação de sites de projeto
• Capacidade de criação de Wiki's
• Capacidade de criação de blogues
• Partilha de vídeos para trabalho colaborativo
• Integrar gestão de conteúdos com redes sociais empresariais
• Integrar partilha de conteúdos com redes sociais empresariais
• Integrar gestão de conteúdos com diferentes tipos de media social
• Integrar partilha de conteúdos com diferentes tipos de média social
• Utilização gratuita

7. COMPLEMENTARES
• Facilidade de utilização
• Armazenamento ilimitado
• Permitir rascunhos
• Anexação de documentos (ppt, pdf, etc)
• Anexar folhas de calculo
• Criar/ apresentar gráficos
• Indexação
• Conversação em tempo real (chat)
• Permitir formulários
• Verificação ortográfica
• Atualizações automáticas

8. COMPLEMENTARES
• Notificações
• Pré visualização
• Auditoria documental
• Processamento ótico de imagens
• Reconhecimento ótico de imagens
• Normalização documental
• Interface intuitivo
• Flexibilidade

9. CRITÉRIOS DE SOFTWARE
DE GESTÃO DOCUMENTAL COM WORKFLOW

10. OBRIGATÓRIOS
• Criação de documentos
• Fluxo pré-definido
• Criação de Fluxos de Trabalho
• Edição de documentos
• Guardar documentos
• Pesquisas por palavras chave
• Iniciar e encerrar sessão
• Controle de Versões
• Replicação de conteúdos
• Oferecer o acesso total aos documentos

11. OBRIGATÓRIOS
• Permitir a visualização em qualquer lugar
• Permitir a edição em qualquer lugar
• Permitir aos utilizadores trabalhar sobre diferentes versões do
mesmo documento
• Permitir edição documental de forma colaborativa
• Edição de forma assíncrona
• Permitir definir um conjunto de permissões de acesso restrito
• Permitir monitorizar as alterações, quem as realizou e com quem
está partilhado
• Impressão de documentos
• Digitalização de documentos
• Fiabilidade e Desempenho

12. COMPLEMENTARES
• Permitir automatizar e definir politicas de retenção
• Capacidade de criação de sites de projeto
• Capacidade de criação de Wiki's
• Capacidade de criação de blogues
• Partilha de vídeos para trabalho colaborativo
• Integrar gestão de conteúdos com redes sociais empresariais
• Integrar partilha de conteúdos com redes sociais empresariais
• Integrar gestão de conteúdos com diferentes tipos de media social
• Integrar partilha de conteúdos com diferentes tipos de média social
• Utilização gratuita

13. COMPLEMENTARES
• Facilidade de utilização
• Armazenamento ilimitado
• Permitir rascunhos
• Anexação de documentos (ppt, pdf, etc)
• Anexar folhas de calculo
• Criar/ apresentar gráficos
• Indexação
• Conversação em tempo real (chat)
• Permitir formulários
• Verificação ortográfica
• Atualizações automáticas

14. COMPLEMENTARES
• Notificações
• Pré visualização
• Auditoria documental
• Processamento ótico de imagens
• Reconhecimento ótico de imagens
• Normalização documental
• Interface intuitivo
• Flexibilidade
• Integração / compatibilidade com ferramentas do Microsoft Office
• Possibilidade de trabalhar em modo offline
• Suporte otimizado para a cloud

15. COMPLEMENTARES
• Classificação por áreas
• Relacionamento de documentos
• Permissões por tipo de documento
• Integração com outros sistemas informáticos
• Conversão de documentos
• Criação de relatórios
• Back up's automáticos
• Gestão do ciclo de vida dos documentos
• Capacidade de estabilidade da solução de problemas
• Permissão de utilização de filtros

16. GABINETE DE GESTÃO DE QUALIDADE
GGQ

17. FUNÇÃO
• Ajudar/apoiar serviços na produção de documentos
• Qualquer departamento, serviço ou órgão da instituição pode
solicitar os serviços do GGQ

18. METODOLOGIA USADA ATUALMENTE PARA
A GESTÃO DOCUMENTAL
Receção dos
documentos
(maioritariamente por
via email)
Manualmente
guardados em pastas
criadas para os
diferentes processos
Estado dos processos
atualizados
manualmente

19. TIPOLOGIA DOCUMENTAL
•Documentos digitais
•Volume documental não muito elevado

20. FLUXO DOS DOCUMENTOS
Departamento
GGQ Presidente
Repositório

21. FLUXO DOS PROCESSOS
GGQ
Presidente
Órgãos da
Escola
Presidente
Repositório

22. ATIVIDADES A DESENVOLVER
• Definir os Workflow’s específicos para os processos do GGQ
• Elaborar uma análise comparativa dos softwares a serem
estudados
• Escolher o software que melhor se adapta as necessidades do
GGQ
• Instalar e parametrizar o software
• Elaborar os manuais de instalação e utilização