Gestão por meio dos 5 sentidos

Autor:

Ivan Luizio
Magalhães
Gestão por meio
dos 5 sentidos
e-mail:

ivan_luizio@
hotmail.com

Revisão:

00.00
O básico de forma prática!

@ Copyright 2012 – Ivan Luizio Magalhães (ivan_luizio@hotmail.com)

AGENDA
• INSTRUTOR
• SAUDAÇÃO
• OBJETIVO
• INTRODUÇÃO
• 5 SENTIDOS
• SEXTO SENTIDO
• MÉTODO DE TRABALHO
• RECADO FINAL
• AGRADECIMENTO
• CONTATO
• NOTA EXPLICATIVA
Revisão: 00.00 @ Copyright 2012 – Ivan Luizio Magalhães (ivan_luizio@hotmail.com) Slide 2

INSTRUTOR


SAUDAÇÃO
Bom dia!


OBJETIVO
Prover um método de trabalho para o dia-a-dia que permita ...

• Realizar o trabalho da forma mais
eficiente possível

• Aumentar a qualidade dos bens e
serviços produzidos

• Aumentar a satisfação dos cliente

• Aumentar a geração de valor por
parte da organização


VÍDEO 01
Faça sua escolha ...


INTRODUÇÃO
Para iniciar, uma reflexão ...

“Um Fator Crítico para o
Sucesso em relação aos
objetivos desejados por uma
organização é a habilidade
dos seus líderes de medir o
seu desempenho.”

Ivan Luizio Magalhães

INTRODUÇÃO
Em matéria de gestão, não há muito espaço para inovar ...

• Clientes satisfeitos

• Acionistas satisfeitos

• Empregados satisfeitos

• Sociedade satisfeita


INTRODUÇÃO
... pois as organizações continuam a buscar a criação de valor por meio de ...


PERGUNTA
Mas qual a definição e a hierarquia entre ...

• Economicidade

• Efetividade

• Eficácia

• Eficiência

Fonte: Value Strategic Management (VSM)

EFICIÊNCIA
Relação entre esforço empregado e rendimento alcançado

Relação entre os bens/serviços
gerados por um processo de
negócio e os custos dos insumos
empregados para tal em um
determinado período de tempo.

Fazer mais com menos e sem
desperdício

EFICÁCIA
Capacidade de produzir determinado efeito

Índice de alcance das metas
programadas para os objetivos
de um processo de negócio, em
um determinado período de
tempo, independentemente dos
custos implicados.

Assegurar o nível de serviço
acordado.

EFETIVIDADE
Capacidade em atender as necessidades do cliente deixando-o satisfeito

Relação entre os resultados
alcançados e os objetivos que
motivaram a atuação, ou seja,
relação entre o impacto previsto
e o impacto real de um processo
de negócio do ponto de vista do
cliente.
Satisfação do cliente

ECONOMICIDADE
Obter mais benefício pelo custo realizado

Minimização dos custos dos
recursos utilizados na
consecução de um processo de
negócio, sem comprometimento
dos padrões de qualidade que
assegurar a satisfação do cliente.

Relação custo/benefício

VÍDEO 02
A má execução é a maior causa de falha das estratégias de negócio ...


PERGUNTA
Qual vem sendo o desempenho da sua organização?

• Queda do lucro

• Queda da receita

• Queda da participação de mercado

• Queda da satisfação dos clientes

• Queda da qualidade dos produtos

• Aumento das reclamações

• Etc...


CONSTATAÇÃO
Um paradoxo aparentemente insolúvel ...

Alcançar bons
resultados é uma das
maiores fontes de
motivação humana,
entretanto, por que
falhamos?


VÍDEO 03
... se os problemas não forem expostos e enfrentados ...


CONSTATAÇÃO
... pelos gestores como oportunidades de desenvolvimento da organização.

“Problema é um
resultado indesejável,
portanto, gerenciar é
resolver problemas.”


TIPOS DE PROBLEMAS
Problemas bons e problemas ruins ...

“Não há caos aéreo.
Os problemas ocorrem
pelo aumento do
fluxo. É a prosperidade
do país: mais gente
viajando, mais aviões
e mais rotas.”
Guido Mantega

PERGUNTA
Os desafios da gestão da moderna organização mudaram?


RESPOSTA
A vantagem é que agora podemos realizar a gestão em tempo real ...


RESPOSTA
... da criação de valor por meio de métricas e indicadores ...

“Só é gerenciado
aquilo que se mede.”
Kaoru Ishikawa


RESPOSTA
... porque não se pode melhorar aquilo que não se mede.

“Tenha sempre em
mente utilidade
daquilo que se mede.”


ABORDAGEM
Com base nos 5 (cinco) sentidos ...

• Audição

• Visão

• Tato

• Paladar

• Fala
Fonte: Business Process Flex (BP Flex)

ABORDAGEM
... e nas 4 (quatro) perspectivas de desempenho.


AUDIÇÃO
É importante saber ouvir ...

• Quais as nossas funções?

• Quais os nossos produtos?

• Qual o atual desempenho da organização?

• Qual a opinião dos clientes da
organização?

• Qual o clima interno da organização?

• Como anda o mercado?

• Como está o desempenho dos
concorrentes?


MUDANÇA
... para definir o cenário atual ...

Estamos onde estamos e
somos o que somos por
causa dos hábitos de que
nos tornamos presos,
voluntária ou
involuntariamente.
Todos somos criaturas de hábitos!


VISÃO
... para que possamos definir aonde queremos chegar ...

• O que manteremos como está?

• O que necessitamos mudar?

• O que podemos melhorar?

• O que necessitamos fazer que não estamos
fazendo?

• Como queremos ser?

• Quais serão nossos objetivos?


TATO
... tendo em mente que é preciso saber antes de agir ...

• O que já funcionou pode não funcionar?

• O que serviu para outras organizações
pode não servir para a nossa?

• Como adaptar à realidade da nossa
organização?


PALADAR
... ao decidir por algo, vale a pena experimentar ...

• O que faremos?

• Como poderemos experimentar?

• Quais foram os resultados?

• Os resultados foram os esperados?

• Podemos extrapolar os resultados para
toda a organização?


FALA
... após decidir é preciso executar ...

• Como fazer?

• Quando fazer?

• Quanto fazer?

• Como avaliar o que está sendo feito?

• Como serão as recompensas?

• O que fazer caso não dê certo?


SEXTO SENTIDO
... e obter o máximo de comprometimento de todos os membros da organização.

• Com os resultados obtidos, aonde
chegaremos?

• Quais os novos problemas que teremos que
enfrentar?

• O caminho escolhido continua válido?

• Quais serão os efeitos das transformações
do mercado?


CONSTATAÇÃO
Apesar do caminho parecer longo, basta iniciar a caminhada ...


CONSTATAÇÃO
... para que os problemas comecem a ser identificados e resolvidos.


MÉTODO DE TRABALHO
A gestão por meio dos 5 sentidos se faz pela aplicação de um método de trabalho ...


MÉTODO DE TRABALHO
... baseado no gerenciamento da rotina por meio da ferramenta PDCA ...


MÉTODO DE TRABALHO
... que permitirá resolver desde pequenos problemas do dia-a-dia ...


MÉTODO DE TRABALHO
... até mesmo transformar a organização ...


MÉTODO DE TRABALHO
... por meio de um plano passo-a-passo (road map) de oportunidades e projetos.


PLANEJAR - NIVELAR
Nivelar o conhecimento

• Reunir a equipe de trabalho
• Explicar a abordagem
• Detalhar a metodologia de
trabalho
• Exemplificar a aplicação


PLANEJAR - ATRIBUIR
Atribuir as responsabilidades

• Explicar os papéis
• Detalhar as tarefas
• Atribuir a responsabilidade
• Definir o líder do trabalho


PLANEJAR - DESCREVER
Descrever o cenário atual

• Obter documentação existente
• Reunir dados e informações
• Descrever o cenário atual


PLANEJAR - ANALISAR
Analisar métricas, indicadores e resultados

• Identificar métricas
• Detalhar indicadores
• Obter resultados
• Analisar os resultados


PLANEJAR - VALIDAR
Validar as metas e objetivos estabelecidos

• Obter metas e objetivos
estabelecidos
• Comparar medidas com as
metas
• Comparar resultados com os
objetivos


PLANEJAR - CARACTERIZAR
Caracterizar o problema

• Detalhar o problema
• Estabelecer os limites do
problema
• Associar Fatores Críticos de
Sucesso
• Comparar com o mercado
• Quantificar “gaps” de
desempenho

PLANEJAR - ANALISAR
Analisar o problema

• Quantificar “gaps” de
desempenho
• Comparar com o mercado
• Identificar hipóteses de causa


PLANEJAR - IDENTIFICAR
Identificar as causas do problema

• Priorizar hipóteses de causa
• Avaliar hipóteses
• Selecionar a mais provável


PLANEJAR - AVALIAR
Avaliar oportunidades de melhoria

• Avaliar os “gaps” de
desempenho
• Avaliar a evolução do
desempenho
• Identificar oportunidades de
melhoria


PLANEJAR - ESTABELECER
Estabelecer o plano de ação

• Estabelecer prioridades
• Avaliar o retorno das ações
• Alocar recursos
• Fixar prazos
• Atribuir responsáveis


FAZER - EXECUTAR
Executar o plano de ação

• Estabelecer um piloto
• Implementar as ações
definidas
• Verificar a implementação das
ações
• Coletar evidências da
implementação das ações

CONTROLAR - MEDIR
Medir os resultados

• Associar os pontos de controle
• Obter os dados das métricas e
indicadores


CONTROLAR - VALIDAR
Validar os resultados obtidos

• Assegurar o prazo estipulado
para a validação
• Comparar os dados das
métricas e indicadores com as
metas estabelecidas
• Assegurar o controle
estatístico do processo

AGIR - ELIMINAR
Eliminar definitivamente as causas

• Comunicar os resultados do
piloto
• Comunicar as ações a serem
executadas para a
padronização
• Implementar em larga escala


AGIR - MONITORAR
Monitorar o desempenho

• Coletar dados
• Realizar o seguimento das
métricas e indicadores
• Verificar as métricas e
indicadores em relação as
metas estabelecidas


AGIR - QUANTIFICAR
Quantificar os ganhos

• Avaliar as métricas e
indicadores em relação as
metas estabelecidas
• Avaliar os objetivos em relação
aos resultados obtidos
• Avaliar benefícios e malefícios
indiretos
• Quantificar os ganhos

AGIR - REVISAR
Revisar os resultados do trabalho

• Obter resultados
• Associar os resultados às
melhorias
• Refletir sobre o trabalho
realizado
• Registrar lições aprendidas
• Registrar oportunidades de
melhoria

PREDIZER
Predizer o desempenho

• Identificar tendências
• Estabelecer correlações
• Avaliar cenários (demanda,
capacidade, resultados)
• Prever anormalidades
• Identificar relações causais
• Guiar a definição de novas
metas

RECADO FINAL
A apresentação termina aqui, mas a nossa jornada está apenas começando ...


AGRADECIMENTO
Muito obrigado!


CONTATO


NOTA EXPLICATIVA


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