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METODOLOGIA DE
       GESTÃO DE
     DOCUMENTOS E
     INFORMAÇÕES
             Ç


Claudiane Nazário

                    www.documentar.com.br
Diagnóstico

   Conceito

  •   METODOLOGIA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
  •   DIAGNÓSTICO
           Ó
  •   ANÁLISE DE PROCESSOS
  •   TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
  •   TAXONOMIA
  •   PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS
  •   ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
  •   COMO TRATAR DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
  •   MANUTENÇÃO

                   www.documentar.com.br
Metodologia de Gestão



  • Gestão da Informação

    Processo que consiste nas atividades de busca,
    identificação, classificação, processamento,
    armazenamento e di
                    t   disseminação d i f
                                i   ã de informações,
                                                 õ
    independentemente do formato ou meio em que se
    encontra.
    encontra Com o objetivo de subsidiar a tomada de
    decisão das pessoas que dela necessitam.




                     www.documentar.com.br
Metodologia de Gestão



  • Gestão Documental

     É todo o processo relacionado ao recebimento,
    guarda, tramitação e recuperação dos documentos
    que suportam as atividades operacionais, fi i e
               t      ti id d          i  i finais
    estratégicas de uma Empresa, área ou
    departamento,
    departamento visando a recuperação de
    informações de maneira ágil e integrada.




                    www.documentar.com.br
Metodologia de Gestão


     Consiste na definição dos passos necessários para
     viabilizar o planejamento e a implantação de uma
     solução para a gestão de documentos e informações
     de
     d uma empresa, visando a recuperação precisa d
                         i   d              ã      i dos
     recursos informacionais relevantes para o negócio,
     independente da mídia onde os mesmos estejam.

     A metodologia GERIR tem uma visão corporativa
                 g                         p
     baseada nos processos de negócios e é
     implementada com o apoio de tecnologias
     específicas.
     específicas



                       www.documentar.com.br
Modelo de Gestão




                   www.documentar.com.br
Etapas da Metodologia




                   www.documentar.com.br
Diagnóstico

   Conceito

   • Processo complexo de coleta e análise das
     informações em determinado contexto com o
                                    contexto,
     objetivo de identificar problemas e demandas,
     visando propor soluções.
              p p         ç
   • Desta forma, é um instrumento que informa e orienta
     os gestores sobre o que deve ser mantido e o que
     precisa ser alterado na empresa, para que esta
     tenha condições de maximizar a utilização dos
     recursos disponíveis, ou seja, produzir mais com
     menos.

                        www.documentar.com.br
Tabela de Temporalidade Documental

 Conceito

   Um instrumento norteador da metodologia que
   estabelece o prazo d guarda d documentação d
     t b l            de     d da d          t ã da
   Empresa, em suas fases de arquivamento,
   considerando o valor desta informação e a
   responsabilidade pelo armazenamento.




                       www.documentar.com.br
Tabela de Temporalidade Documental
•        Esse instrumento norteia a operação do processo de
    tratamento documental estando, portanto, diretamente
    relacionado com o método d d
       l i    d          ét d de dossiê d assunto. i t é
                                       iê de       t isto é,
    agrupamento de todos os documentos sobre determinado
    assunto, independente do seu tipo documental
    (correspondência, d
    (           dê i documentos pessoais, projetos,
                                t          i     j t
    relatórios, cronogramas, contratos, propostas etc.)

•        A T.T.D. permite controlar e rastrear os documentos,
    evitando desnecessária retenção de documentos nas
    estantes do acervo ativo intermediário e inativo
                            ativo,                    inativo,
    racionalizando espaço e custos de manutenção do
    processo documental e aumentando a segurança na
    tomada de decisões
               decisões.



                          www.documentar.com.br
Tabela de Temporalidade Documental

 Ciclo de vida da documentação

   •       A temporalidade está relacionada ao ciclo de
       vida dos documentos
                     documentos, de acordo com as
       características das fases de arquivamento da
       documentação:
                    FASE                         FASE                       FASE
                    ATIVA                    INTERMEDIÁRIA                 INATIVA




              Documentação que             Documentação que           Documentação que
           possui alta freqüência de     possui consulta mediana,   possui baixa freqüência
            uso e deve ser mantida           devendo ainda           de uso, devendo ser
             na área de trabalho.         permanecer próximo à       mantida, por motivos
                                            área de trabalho.          fiscais, legais ou
                                                                           históricos.




                                       www.documentar.com.br
Tabela de Temporalidade Documental
Finalidade da TTD

                                            •    Definir
                                                 D fi i prazos d
                                                               de
                                                retenção para os
                                                documentos

                                            •    Otimizar espaço de
                                                armazenamento de
                                                físicos ou eletrônicos




                    www.documentar.com.br
Procedimentos Operacionais

   Conceito

  •     Os procedimentos operacionais descrevem a
    forma de tratamento do acervo a fim de facilitar a
                             acervo,
    implantação da metodologia de Gestão Informacional
    na empresa.
  •     Os procedimentos estabelecidos devem ser
    dinâmicos e atender às necessidades e realidades
    de cada área e portanto devem ser revistos e
                    e, portanto,
    atualizados, periodicamente, para que atinjam seu
    objetivo.




                      www.documentar.com.br
Procedimentos Operacionais
 Procedimentos Gerais:
   • São procedimentos que dão suporte à implantação
     da metodologia de tratamento documental.


  Procedimentos Específicos:

  •Os procedimentos que descrevem, detalhadamente, as
  atividades a serem executadas para organização de um
  item documental, com forma de organização mais
  criteriosa. A necessidade de descrição desses
  procedimentos é identificada na elaboração da T.T.D.,



                         www.documentar.com.br
Organização de documentos
Triagem

   • Análise criteriosa da documentação de arquivos,
     visando estabelecer sua destinação de acordo com
                                destinação,
     seus valores probatórios e informativos com o
     objetivo de identificar e retirar todos aqueles com
        j                                     q
     prazo de arquivamento vencido ou em duplicidade.




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Organização de documentos
Forma de organização

   • Para cada item documental descrito na TTD existe
     um campo forma de organização. Neste está
                          organização Neste,
     indicada a forma como os documentos ficam
     dispostos na p
        p          pasta. No caso de uma organização
                                            g     ç
     mais detalhada, é descrito um procedimento
     específico para a tarefa e o mesmo é indicado neste
     campo, para que o responsável pelo arquivo possa
     consultá-lo.




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Organização de documentos
Forma de organização
  Número de     Forma de
                                                        Descrição
   Ordem      Organização

              Alfabética    Os   documentos     são   separados     por   assuntos   principais,
                            secundários, tipos documentais, nomes de pessoas ou empresas,
     1.
                            conforme o caso, e estes ficam ordenados alfabeticamente dentro
                            das pastas.

              Cronológica   Os documentos são ordenados nas pastas em ordem de data,
     2.
     2                      crescente ou decrescente avaliando a melhor forma de
                                         decrescente,
                            recuperação e arquivamento.

              Numérica      Os documentos são ordenados nas pastas em ordem numérica
     3.                     seqüencial, crescente ou decrescente, avaliando a melhor forma
                            para recuperação e arquivamento.




                                    www.documentar.com.br
Organização de documentos
  Classificação de documentos

   • Os documentos devem ser classificados conforme a
     estrutura definida, adotando dos seguintes passos:
      – Analisar os documentos identificando o
        assunto/item documental ao qual pertence.
      – Identificar e reunir os documentos dispersos que
        compõem um assunto específico sob a forma de
            p                      p
        dossiê.
      – Ordenar os arquivos por ordem de seus
        indexadores


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Organização de documentos
 Plano de Arquivo


   • O Plano de Arquivo é o instrumento de controle
     da documentação armazenada em pastas e
     d d           t ã             d         t
     caixas contidas nos arquivos.

   • E o espelho do mesmo.




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Organização de documentos

 Identificação

    As informações contidas na etiqueta devem retratar
  bem o conteúdo das pastas Identificar na etiqueta
                         p                       q
  informações    que     possibilitem  agilidade   na
  recuperação do documento

                                     INF
                                                      Licença do Microsoft
     Licença de Uso de Software                            Word 2005
     Licença do Microsoft Word
     2005

                                                                             Doc1.doc
                                                        Licença




                              www.documentar.com.br
Arquivos Eletrônicos



 Estes arquivos/documentos devem ser gerenciados através
 da Tabela de Temporalidade Documental da área. É preciso
                     p                               p
 verificar a necessidade de imprimir os arquivos/documentos
 para serem anexados ao seu respectivo dossiê ou se
 podem ser mantidos em suas pastas eletrônicas.
   d              id                   l ô i
    Nota: Um documento somente deverá ser impresso se o
    mesmo exigir assinatura Os documentos impressos para
                    assinatura.Os
    análise ou verificação devem ser descartados tão logo
    cumpram sua função.
          p            ç




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Organização de documentos

 Arquivos Eletrônicos




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Manutenção




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Manutenção
   Atendimento a auditorias

• 1 – Id ifi
      Identificar na TTD os d
                            documentos passíveis d
                                           í i de
  auditoria e fiscalização.
• 2 – R li
      Realizar auditorias períodicas na d
                  dit i      í di       documentação,
                                               t ã
  visando identificar pontos não-conformes, bem como
  não conformidades potenciais.
• 3 – Manter disponíveis controles de empréstimo e
  entrada e saída de documentos.
• 4 – Verificar o resultado de auditorias anteriores.
• 5 – Manter os documentos F/L prontamente
  recuperáveis. (cadastrados, organizados e
               )
  identificados).

                          www.documentar.com.br
Manutenção
    Auditoria de Gestão Documental

•       Acessar todos os i
        A         d      instrumentos d controle d
                                      de       l da
        metodologia, elaborados para suportar a gestão
        informacional.
    –     Taxonomias, TTD, PO etc.
•       Elaborar lista de verificação e controle de qualidade
                                                    qualidade.

        CAMPO              NOME                                   DESCRIÇÃO
          1     C (Conforme)
          2     NC (Não Conforme)
                    (           )
                                                 Indicar percentual de itens conformes ou
          3     % (Percentual de itens)
                                                 não conformes.

                                          www.documentar.com.br
Manutenção
   Auditoria de Gestão Documental

   • Elaborar um Relatório de Auditoria caso alguma das
     situações abaixo seja identificada:
      – A Tabela de Temporalidade não atenda a 100% dos Itens
        de Verificação e Controle de Qualidade.
      – Os Procedimentos Operacionais Básicos e Específicos não
        atendam a 100% dos Itens de Verificação e Controle de
        Qualidade.
      – O tratamento dos acervos não atenda a 100% dos Itens de
        Verificação e Controle de Qualidade.
      – A taxonomia não atenda a 100% dos Itens de Verificação e
        Controle de Qualidade.




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Gestão de Documentos - Metodologia Documentar

  • 1. METODOLOGIA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES Ç Claudiane Nazário www.documentar.com.br
  • 2. Diagnóstico Conceito • METODOLOGIA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS • DIAGNÓSTICO Ó • ANÁLISE DE PROCESSOS • TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL • TAXONOMIA • PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS • ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS • COMO TRATAR DOCUMENTOS ELETRÔNICOS • MANUTENÇÃO www.documentar.com.br
  • 3. Metodologia de Gestão • Gestão da Informação Processo que consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento, armazenamento e di t disseminação d i f i ã de informações, õ independentemente do formato ou meio em que se encontra. encontra Com o objetivo de subsidiar a tomada de decisão das pessoas que dela necessitam. www.documentar.com.br
  • 4. Metodologia de Gestão • Gestão Documental É todo o processo relacionado ao recebimento, guarda, tramitação e recuperação dos documentos que suportam as atividades operacionais, fi i e t ti id d i i finais estratégicas de uma Empresa, área ou departamento, departamento visando a recuperação de informações de maneira ágil e integrada. www.documentar.com.br
  • 5. Metodologia de Gestão Consiste na definição dos passos necessários para viabilizar o planejamento e a implantação de uma solução para a gestão de documentos e informações de d uma empresa, visando a recuperação precisa d i d ã i dos recursos informacionais relevantes para o negócio, independente da mídia onde os mesmos estejam. A metodologia GERIR tem uma visão corporativa g p baseada nos processos de negócios e é implementada com o apoio de tecnologias específicas. específicas www.documentar.com.br
  • 6. Modelo de Gestão www.documentar.com.br
  • 7. Etapas da Metodologia www.documentar.com.br
  • 8. Diagnóstico Conceito • Processo complexo de coleta e análise das informações em determinado contexto com o contexto, objetivo de identificar problemas e demandas, visando propor soluções. p p ç • Desta forma, é um instrumento que informa e orienta os gestores sobre o que deve ser mantido e o que precisa ser alterado na empresa, para que esta tenha condições de maximizar a utilização dos recursos disponíveis, ou seja, produzir mais com menos. www.documentar.com.br
  • 9. Tabela de Temporalidade Documental Conceito Um instrumento norteador da metodologia que estabelece o prazo d guarda d documentação d t b l de d da d t ã da Empresa, em suas fases de arquivamento, considerando o valor desta informação e a responsabilidade pelo armazenamento. www.documentar.com.br
  • 10. Tabela de Temporalidade Documental • Esse instrumento norteia a operação do processo de tratamento documental estando, portanto, diretamente relacionado com o método d d l i d ét d de dossiê d assunto. i t é iê de t isto é, agrupamento de todos os documentos sobre determinado assunto, independente do seu tipo documental (correspondência, d ( dê i documentos pessoais, projetos, t i j t relatórios, cronogramas, contratos, propostas etc.) • A T.T.D. permite controlar e rastrear os documentos, evitando desnecessária retenção de documentos nas estantes do acervo ativo intermediário e inativo ativo, inativo, racionalizando espaço e custos de manutenção do processo documental e aumentando a segurança na tomada de decisões decisões. www.documentar.com.br
  • 11. Tabela de Temporalidade Documental Ciclo de vida da documentação • A temporalidade está relacionada ao ciclo de vida dos documentos documentos, de acordo com as características das fases de arquivamento da documentação: FASE FASE FASE ATIVA INTERMEDIÁRIA INATIVA Documentação que Documentação que Documentação que possui alta freqüência de possui consulta mediana, possui baixa freqüência uso e deve ser mantida devendo ainda de uso, devendo ser na área de trabalho. permanecer próximo à mantida, por motivos área de trabalho. fiscais, legais ou históricos. www.documentar.com.br
  • 12. Tabela de Temporalidade Documental Finalidade da TTD • Definir D fi i prazos d de retenção para os documentos • Otimizar espaço de armazenamento de físicos ou eletrônicos www.documentar.com.br
  • 13. Procedimentos Operacionais Conceito • Os procedimentos operacionais descrevem a forma de tratamento do acervo a fim de facilitar a acervo, implantação da metodologia de Gestão Informacional na empresa. • Os procedimentos estabelecidos devem ser dinâmicos e atender às necessidades e realidades de cada área e portanto devem ser revistos e e, portanto, atualizados, periodicamente, para que atinjam seu objetivo. www.documentar.com.br
  • 14. Procedimentos Operacionais Procedimentos Gerais: • São procedimentos que dão suporte à implantação da metodologia de tratamento documental. Procedimentos Específicos: •Os procedimentos que descrevem, detalhadamente, as atividades a serem executadas para organização de um item documental, com forma de organização mais criteriosa. A necessidade de descrição desses procedimentos é identificada na elaboração da T.T.D., www.documentar.com.br
  • 15. Organização de documentos Triagem • Análise criteriosa da documentação de arquivos, visando estabelecer sua destinação de acordo com destinação, seus valores probatórios e informativos com o objetivo de identificar e retirar todos aqueles com j q prazo de arquivamento vencido ou em duplicidade. www.documentar.com.br
  • 16. Organização de documentos Forma de organização • Para cada item documental descrito na TTD existe um campo forma de organização. Neste está organização Neste, indicada a forma como os documentos ficam dispostos na p p pasta. No caso de uma organização g ç mais detalhada, é descrito um procedimento específico para a tarefa e o mesmo é indicado neste campo, para que o responsável pelo arquivo possa consultá-lo. www.documentar.com.br
  • 17. Organização de documentos Forma de organização Número de Forma de Descrição Ordem Organização Alfabética Os documentos são separados por assuntos principais, secundários, tipos documentais, nomes de pessoas ou empresas, 1. conforme o caso, e estes ficam ordenados alfabeticamente dentro das pastas. Cronológica Os documentos são ordenados nas pastas em ordem de data, 2. 2 crescente ou decrescente avaliando a melhor forma de decrescente, recuperação e arquivamento. Numérica Os documentos são ordenados nas pastas em ordem numérica 3. seqüencial, crescente ou decrescente, avaliando a melhor forma para recuperação e arquivamento. www.documentar.com.br
  • 18. Organização de documentos Classificação de documentos • Os documentos devem ser classificados conforme a estrutura definida, adotando dos seguintes passos: – Analisar os documentos identificando o assunto/item documental ao qual pertence. – Identificar e reunir os documentos dispersos que compõem um assunto específico sob a forma de p p dossiê. – Ordenar os arquivos por ordem de seus indexadores www.documentar.com.br
  • 19. Organização de documentos Plano de Arquivo • O Plano de Arquivo é o instrumento de controle da documentação armazenada em pastas e d d t ã d t caixas contidas nos arquivos. • E o espelho do mesmo. www.documentar.com.br
  • 20. Organização de documentos Identificação As informações contidas na etiqueta devem retratar bem o conteúdo das pastas Identificar na etiqueta p q informações que possibilitem agilidade na recuperação do documento INF Licença do Microsoft Licença de Uso de Software Word 2005 Licença do Microsoft Word 2005 Doc1.doc Licença www.documentar.com.br
  • 21. Arquivos Eletrônicos Estes arquivos/documentos devem ser gerenciados através da Tabela de Temporalidade Documental da área. É preciso p p verificar a necessidade de imprimir os arquivos/documentos para serem anexados ao seu respectivo dossiê ou se podem ser mantidos em suas pastas eletrônicas. d id l ô i Nota: Um documento somente deverá ser impresso se o mesmo exigir assinatura Os documentos impressos para assinatura.Os análise ou verificação devem ser descartados tão logo cumpram sua função. p ç www.documentar.com.br
  • 22. Organização de documentos Arquivos Eletrônicos www.documentar.com.br
  • 23. Manutenção www.documentar.com.br
  • 24. Manutenção Atendimento a auditorias • 1 – Id ifi Identificar na TTD os d documentos passíveis d í i de auditoria e fiscalização. • 2 – R li Realizar auditorias períodicas na d dit i í di documentação, t ã visando identificar pontos não-conformes, bem como não conformidades potenciais. • 3 – Manter disponíveis controles de empréstimo e entrada e saída de documentos. • 4 – Verificar o resultado de auditorias anteriores. • 5 – Manter os documentos F/L prontamente recuperáveis. (cadastrados, organizados e ) identificados). www.documentar.com.br
  • 25. Manutenção Auditoria de Gestão Documental • Acessar todos os i A d instrumentos d controle d de l da metodologia, elaborados para suportar a gestão informacional. – Taxonomias, TTD, PO etc. • Elaborar lista de verificação e controle de qualidade qualidade. CAMPO NOME DESCRIÇÃO 1 C (Conforme) 2 NC (Não Conforme) ( ) Indicar percentual de itens conformes ou 3 % (Percentual de itens) não conformes. www.documentar.com.br
  • 26. Manutenção Auditoria de Gestão Documental • Elaborar um Relatório de Auditoria caso alguma das situações abaixo seja identificada: – A Tabela de Temporalidade não atenda a 100% dos Itens de Verificação e Controle de Qualidade. – Os Procedimentos Operacionais Básicos e Específicos não atendam a 100% dos Itens de Verificação e Controle de Qualidade. – O tratamento dos acervos não atenda a 100% dos Itens de Verificação e Controle de Qualidade. – A taxonomia não atenda a 100% dos Itens de Verificação e Controle de Qualidade. www.documentar.com.br