Prêmio MAKE Award 2009

Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.

Gestão do Conhecimento
O Case DOCUMENTAR

Unidade de Gestão do Conteúdo e Conhecimento
Ângela Guimarães
Diretora

www.documentar.com.br
©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

A Documentar

 Mais de 24 anos de atuação, considerada
referência em Gestão de Documentos e
Informação

 Mais de duzentos funcionários, profissionais Gestão do
2007/09
diversas áreas do conhecimento Conhecimento
Corporativo
 Carteira constituída por grandes clientes, com
atuação em todo o território Nacional 2006
Modelagem de Processos
 Empresa inovadora e precursora nesse e Normatização
segmento com Metodologia e Competência 2000 .
Gestão física e eletrônica
reconhecidas pelo mercado
. de conteúdos informacionais
corporativos
 Empresa Reconhecida - 2008 1995
 Entre as 200 maiores empresas
brasileiras de TI – Info Exame
 Entre as 200 maiores empresas do 1985 Organização de Documentos
segmento PME – Revista Exame PME


Referências

Secretaria de Estado de
Desenvolvimento
Econômico


Referências


Alguns Projetos

 BPO  S. Normativo  GD/GI
 Embratel  BNDES  Açominas
 Samarco P3P  Petrobras  Ambeve Jurídico e
 Vale Materiais Financeiro
 Banco Fidis  Petrobras RH  Deten Química
 Petrobras RSUD  Banco Itau  Sest/Senat
 Petros  Ferrous
 Fiat Comunicação
 Processos
 Taxonomia  Samarco GD
 Sest/Senat
 Deten Quimica  Sanofi
 Samarco GC
 Vale  Samarco P3P
 Sanofi
 Rede Globo  Belgo Mineira
 Votoratin
 Sest/Senat  Andrade Gutierrez
 Belgo Mineira
 SEDE  SENAC -SP
 CCEE
 Sanofi  SEDE
 Banco Itaú
 BDMG Jurídico


Reconhecimento


A Documentar em 2006
DESAFIO?
 Prestação de serviços de Consolidação de
Sistemas Normativos, Modelagem de
Processos de Gestão de Documentos e Gestão
da Informação Gestão do
2007/09 Conhecimento
21 anos de atuação, considerada Corporativo
referência em Gestão de Documentos
2006 Modelagem de Processos
 Carteira constituída por grandes clientes e Sistemas Normativos
.
Gestão física e eletrônica
2000 de conteúdos informacionais
 Empresa visionária e precursora nesse
segmento corporativos

1995
 Metodologia reconhecida
pelo mercado Organização de Documentos

1985


O que motivou?

 Equipe Interdisciplinar

 Grande volume de projetos

 Dispersão geográfica da equipe

 Necessidade de investir na maior
integração e colaboração entre os
membros da equipe

 Necessidade de se registrar as INFORMAÇÕES relacionadas ao conteúdo dos
Projeto Técnicos já executados, de forma a possibilitar a reutilização a partir
de uma recuperação mais precisa, ágil e integrada;

 Necessidade de administrar o CONHECIMENTO Organizacional

 Necessidade de desenvolver uma nova área de NEGÓCIO

Ação Estratégica
PLANEJAMENTO ESTRÁTÉGICO DOCUMENTAR
2006

Objetivos Estratégicos

Desenvolver continuamente a cultura de produção,
registro, compartilhamento e gestão do
conhecimento técnico-tecnológico

Internalizar na rotina e na cultura empresarial o
processo de inovação
.

.

.

Ações
implantação, em outubro de 2006, da Unidade de Gestão do
Conteúdo e do Conhecimento – UGC sob o comando de uma das
sócias da empresa.

Desenvolvimento do Planejamento Estratégico da Unidade, definido
Objetivos e metas para os próximos 03 anos.

Definição dos projetos e atividades a serem implantados, com base
nos objetivos e metas definidos, nas necessidades identificadas e nos
critérios do “Prêmio Make”.

Implantação da “Intranet Documentar”, como um ambiente de
colaboração, compartilhamento do conhecimento e acesso à
informações relevantes para as atividades profissionais.


Objetivos da GC
Acesso e
reutilização das
informações
geradas em
projetos já
executados Registro e
compartilhamen
Otimização da
to do
inteligência
conhecimento
corporativa
interno e
externo

Fomento e Registro e
criação de compartilhame
novos nto das lições
conhecimentos aprendidas

Potencialização
Efetivação do
da geração de
processo
inovação de
colaborativo
valor


Foco – Critérios MAKE
Prêmio MAKE - Most Admired Knowledge Enterprise - de excelência em
Gestão do Conhecimento, avalia, através de seus critérios, se uma
organização:

5.
4. 6. 7.
1. 2. Cria e
Desenvolve Cria e Gerencia o
Estabelece Cria, 3. mantém 8.
e entrega mantém conhecimen
uma mantém e Maximiza um Gerencia o
conhecime uma to do
cultura oferece o valor do ambiente conhecimen
nto cultura cliente para
corporativ suporte à capital de to para
baseado corporati aumentar a
a de Gestão do intelectu compartil gerar valor
em va de fidelidade e
Gestão do Conhecim al hamento ao acionista
produtos e aprendiza valor para o
conhecime de
ento. serviços do
nto conhecim
contínuo
mesmo
entos


A GC na DOCUMENTAR
1. Estabelece uma cultura corporativa de Gestão do conhecimento

 Concurso para criação do Logo e Slogan da UGC
 Medalha de honra
 Concurso para criação do Logo e Slogan para Intranet
 Cartão de agradecimento UGC Intranet
“Disseminando Informação Medalha de Documentar
colhendo conhecimento” honra “Espaço para
integração, conexão e
colaboração”
 Atende RH (Canal de comunicação entre a empresa e
os colaboradores)

 Notícias
Gerais
 Conhecimento
 Qualidade
Dicas

 FAQS
 Desenvolvimento do Plano de Carreira
 Política de participação em eventos, seminários e
congressos


A GC na DOCUMENTAR

2. A Administração cria, mantém e oferece suporte à Gestão do
Conhecimento.

 Planejamento estratégico da
Documentar

 Criação da Unidade de Gestão de
Conteúdo e Conhecimento, dirigida
por uma das sócias da empresa
.

.
©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação .

A GC na DOCUMENTAR
3. Maximiza o valor do capital intelectual
Desenvolvimento do Plano de
Carreira: cargos existentes na
empresa, hierarquia, atribuições,
Capital competências e qualificações
Intelectual
necessárias e os critérios de
promoção.
Capital Capital Capital de Mapeamento de competências
Estrutural Humano Relacionamento Programas de capacitação
Programas de integração com
clientes
Inovação
Processos Clientes Definição e Construção de
Fornecedore Processos, Padrões e Metodologias
s Network
Implementação de um processo
Pantentes Sistemas de
Informação
contínuo de gestão de redes de
Marcas relacionamento
Padrões
Desenvolvimento da tecnlogia i4BS
Normas


A GC na DOCUMENTAR

4. Desenvolve e entrega conhecimento baseado em produtos e serviços

Gestão da Inovação e desenvolvimento de novos produtos

 Desenvolvimento contínuo de novos produtos com base na
observação das demandas do mercado e solicitação dos clientes

Projeto Banco de Idéias – “INOVANDO COM SUAS IDÉIAS”

com o envolvimento de todas as áreas da
empresa, com o intuito de desenvolver
estudos de viabilidade e implementação
de de produtos/serviços e melhorias a
partir da contribuição de idéias dos
colaboradores.


A GC na DOCUMENTAR
5. Cria e mantém um ambiente de compartilhamento de conhecimentos
 Desenvolvimento da Base do Conhecimento
Organização do conhecimento interno vinculado aos projetos realizados
 Organização do conhecimento interno e externo com conteúdos de interesse da
empresa

I4BS Web/WebPart:

• Busca por Dossiê
Eletrônico
• Busca pela Estrutura
de Pastas
•Busca por Conteúdo
(Fulltext/Fuzzy search).
• Busca Avançada
• Busca por Perspectivas
(Taxonomias)
• Busca por Tipo de
Documento


A GC na DOCUMENTAR
5. Cria e mantém um ambiente de compartilhamento de conhecimentos

 Criação do Alerta de Revistas
Criação do Notícias do Conhecimento (Boletim Interno)
Implementação de práticas de interação e socialização dos colaboradores

 Desenvolvimento da Intranet:
 Maior facilidade de acesso aos produtos e serviços da Gestão do
Conhecimento
 Criação de canais de comunicação
 Aperfeiçoamento dos processos de interação e comunicação interna

Tecnologias utilizadas

INTRANET DOCUMENTAR


A GC na DOCUMENTAR

6. Cria e mantém uma cultura corporativa de aprendizado contínuo

Programa Capacitar (Investimento na formação técnica e
comportamental da equipe)

 Integração
 Formação básica
 Formação operacional
 Circuito do conhecimento
 Formação de sucessores
 Convênios com Instituições


A GC na DOCUMENTAR
7. Gerencia o conhecimento do cliente para aumentar a fidelidade dos mesmos
e valor ao cliente

Site Documentar: Maior
usabilidade e melhoria na recuperação das
informações, com a inclusão de:
 Banco do Conhecimento
 Noticias e Destaques Documentar
 Versões em português e inglês
 Blog Corporativo Documentar

Envio de Notícias de interesse (personalizado
Inteligência Competitiva
Base de dados Comercial
Pesquisa de satisfação do cliente
Metodolgia de Gerenciamento de Projetos
Gestão de Cases

A GC na DOCUMENTAR
8. Gerencia o conhecimento para gerar valor ao acionista

 Registro das Metodologias relacionadas aos vários produtos Documentar

 Ampliação do portfólio de serviços

Desenvolvimento da tecnologia i4BS

A solução i4BS é uma tecnologia que disponibiliza
serviços automatizados para gerenciamento, busca e
disseminação seletiva de informações, que podem
ser integradas a soluções de BPMS e Portal.

Com a solução i4BS já foram desenvolvidos produtos específicos: gestão de
dossiês de empregados; gestão de documentos jurídicos; gestão de
processos de concessão de créditos, entre outros.


A INTRANET DOCUMENTAR


A INTRANET DOCUMENTAR
Ambiente e práticas de compartilhamento do conhecimento

 Biblioteca de Links
 Gestão Terminológica:
 Glossário Técnico
 Taxonomia Corporativa


Alguns Números
 Número de usuários cadastrados atualmente na
Intranet: 265

 Últimos números de acessos mensais:
1535 em julho
998 em agosto
1276 em setembro

 NC já publicados: 438 – 1a. Publicação: 28/02/07

 Número de colaboradores que já se apresentaram:
18 – desde 17/11/2008

 Número de documentos na Base do
Conhecimento: 18.600


Alguns Números

 Circuito do Conhecimento: 9 edições e 22 documentos publicados na
Intranet este ano

 Número de trabalhos aprovados em eventos/periódicos neste ano: 6

Número de termos na taxonomia Documentar: 253 termos, sendo
23contribuições de colaboradores neste ano

Número de recursos incorporados à Intranet no mês de setembro: 4
(Agenda de recursos, Padrões de documentos de projetos, Reservas de salas
e Controle de tarefas da UGC)

Funcionalidades da Intranet atualmente: 70 entre repositórios de
documentos e sistemas

Eventos Mapeados e divulgados em 2009 (cursos, palestras, congressos): 81


Alguns Números
Dados do Atende RH
Media de atendimentos realizados por mês:
 1º. Trimestre do canal de atendimento: 358 consultas/média de 1,08 consulta por
funcionário (somente dúvidas e questionamentos dos processos já instalados).
 Último trimestre do canal de atendimento: 261 consultas /média 1,08 consulta por
funcionário (dúvidas e questionamentos de processos já instalados e dos novos processos -
Plano de Cargos e Salários, Avaliação de Desempenho e Convênios) .

Numero de melhoria em processos/produtos realizados antes e após a implementação:
 A área de RH atualmente tem 23 processos de trabalho. 60% dos processos foram
revisados em função da implementação da prática.

Tempo médio de solução de problema antes e após da implementação da prática;
Os problemas eram solucionados em um prazo médio de 10 dias. Desde a implantação do
canal são solucionados em 2 dias. As respostas fora de prazo não chegam a 1%

FAQs geradas (Reuso da informação).
35 FAQs
8 revisões no Manual do Empregado


Alguns Números

 Desenvolvimento da Base do Conhecimento ( reuniu, em
uma base única, o conteúdo relevante e atual para o negócio)
com crescimento de 400% de acessos mensais.

Reutilização de conteúdos já registrados em projetos da
empresa, verificado através do crescimento de de 300% do
número de acessos, por usuário, as informações
disponibilizadas na Intranet.

 Fomento à criação e disseminação do conhecimento de interesse organizacional, com
crescimento de 220% de participação após a implantação das praticas de incentivo a
gestão do conhecimento na empresa.

Aumento em 33% a taxa de novas visitas ao site da Documentar, possibilitando novos
contatos, clientes e parcerias.


Resultados

Proteção do conhecimento organizacional
Maior integração da equipe
 Redução de retrabalho
 Fomento à criação e disseminação do conhecimento
 Automação do processo de registro e recuperação de informações
 Promoção e fomento ao debate e a análise de novas práticas
 Incentivo ao processo de inovação
Elaboração da Linha de atuação “Gestão do Conhecimento”
 Agilidade e precisão na tomada de decisão


Depoimentos
“O processo de Gestão do Conhecimento implantado na Documentar realmente
agregou muito valor ao nosso dia-a-dia. A forma com que foi implantado
despertou/incentivou a cultura do compartilhamento de conhecimento de forma
padronizada e estruturada, possibilitando a recuperação rápida e precisa das
informações, por qualquer funcionário, indiferente do projeto ou região que estiver
trabalhando. As iniciativas da UGC encurtaram às distâncias geográficas entre a
Documentar e seus funcionários além de potencializar a formação dos nossos talentos
internos.”
Renata Melo – Gerente de Gestão de Pessoas

“Depois da estruturação de nossa Intranet pude perceber como melhorou o
compartilhamento e disseminação de informações empresa-colaborador-empresa. A
UGC está fazendo um excelente trabalho! As notícias, a Base de Conhecimento, os
links, os eventos, ou seja, toda informação útil para nossa atuação é compartilhada
gerando conhecimento, isso nos diferencia e qualifica perante o mercado e os clientes”.
Elaine Pinto – Gerente Regional de Vendas

UGC - Disseminando informação,
colhendo conhecimento.


Depoimentos
“A utilização da Intranet foi muito importante para o Sistema de Gestão da Qualidade pois
permitiu, de uma maneira muito simplificada, a gestão, o controle e a publicação de toda a
documentação e registros exigidos pela NBR ISO 9001/2008.

Uma das maiores dificuldades encontradas pelo Escritório da Qualidade era a manutenção
dos documentos atualizados no sistema de gestão anterior - SIS. Qualquer atualização e
publicação necessárias eram de responsabilidade da TI da empresa, o que nos deixava
“presos”. Agora, com a Intranet (SharePoint), o próprio Escritório da Qualidade faz todas as
publicações e alterações. Além disso, temos a garantia de que todos os usuários da Empresa
tem acesso ao nosso conteúdo de maneira simples!”
Ana Rita Garcia – Consultora e Representante da Direção na Gestão da Qualidade

“Tive a oportunidade de acessar a Intranet da empresa em que um amigo meu trabalha e
pude comparar e notar algo que me deixou feliz, ele tem um limite de acesso enquanto
aqui na intranet da Documentar temos mas conteúdos ; informação, dicas etc. e podemos
assim acompanhar o crescimento da empresa da qual faço parte . E recebi o cartão de
contribuição/participação. Parabéns pelo crescimento e sucesso.”
Elaine do Vale Vasconcelos – Auxiliar Técnico

UGC - Disseminando informação,
colhendo conhecimento.


Utilize nosso conhecimento como seu UGC - Disseminando informação,
diferencial competitivo. colhendo conhecimento.

Obrigada!!!

Ângela Rodrigues de Araújo Guimarães
Angela.guimaraes@documentar.com.br
conhecimento.ugc@documentar.com.br


Prêmio MAKE Award 2009

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (6)

Destaque

Destaque (20)

Semelhante a Prêmio MAKE Award 2009

Semelhante a Prêmio MAKE Award 2009 (20)

Mais de Documentar Tecnologia e Informação

Mais de Documentar Tecnologia e Informação (19)

Prêmio MAKE Award 2009