Tudo sobre organização e manutenção do arquivo

1. organização e
manutenção do
arquivo

2. O que é o arquivo?
Um arquivo é um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por
um organismo público ou privado, em função da sua actividade e conservado para efeitos administrativos. O arquivo funciona como a
memória organizada da instituição que serve.
A Associação de Arquivistas Portugueses adota a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza
ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.
O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmação de
um acontecimento, situação ou ocorrência. A empresa apresenta através de documentos os factos relativos à sua actividade. Os documentos
constituem a memória da empresa. As empresas têm necessidade de recolher ordenadamente os documentos que contêm registos de dados
e informações de interesse, garantindo a sua conservação e assegurando as consultas provenientes dos seus diversos sectores. Essa recolha,
conservação e consulta são asseguradas pelo arquivo.

3. Para que serve um arquivo?
Um arquivo tem variadíssimas funções, tais como:
• Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;
• Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação;
• Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa;
• Arquivar os documentos, visando a preservação da informação;
• Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda;
• Executar as funções específicas conforme a organização e administração da instituição.

4. Importancia de um arquivo
A importância do arquivo para a empresa está associada ao aumento de documentos que ela produz ao longo do tempo. Há necessidade
de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de
técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos
para a empresa

5. Organizacao de um arquivo
Organização de arquivos: a organização de arquivos é um procedimento que tem como finalidade principal criar formas de controlo e monitoramento do
armazenamento de documentos nas empresas. Tem inúmeras vantagens que passam pelo ganho de tempo, segurança da informação (muitos
documentos são perdidos devido à falta de organização) e economia (otimização) de espaço, entre outros...
Acesso rápido aos documentos: cabe destacar o ganho em termos de praticidade com o rápido acesso aos documentos arquivados, através de sistemas
próprios de informática ou, caso seja necessário, desenvolvendo sistemas específicos, voltados para as características e necessidades da empresa.
Arquivo morto: Para organização destes arquivos compreendem a digitalização de documentos para armazenagem em arquivo morto. Esse procedimento
é muito utilizado para documentos em quarentena, que podem ser requeridos a qualquer momento mas provavelmente não serão.
Descarte Seguro: Tabela de temporalidade, a tabela de temporalidade é o instrumento com o qual se determina o prazo de permanência de um
documento em um arquivo e sua destinação após este prazo. O descarte seguro deve obedecer às regras previstas no que diz respeito à guarda de
documentos por longo tempo ou possibilidade de descarte.

6. Tipos de arquivos
Na frequência do uso ou consulta, existem vários tipos de arquivos tais como:
Arquivo Ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constante e atuais, ou que se encontram em fase de
conclusão.
Arquivo Inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência.
Arquivo Morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referência quase nulas, mas mesmo assim são significantes e precisam
ser guardados, e inclusive organizados como um arquivo ativo.

7. Principais unidades de arquivos
Processo: Constituído por um conjunto de tipos documentais referentes a uma qualquer acção administrativa ou judicial, sujeita a tramitação
própria normalmente regulada. Exemplo: Processo judicial
Dossier: unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos compilados com o fim de informar uma decisão pontual.
Colecção: documentos do mesmo arquivo, organizada para efeitos de referência ou conjunto de tipos documentais organizados por
tipologia, assunto ou outra qualquer característica comum.
Série: Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação
sequencial,de acordo com um sistema de recuperação da informação.