O curso de Assistente Administrativo aborda a organização de arquivos e documentos, enfatizando sua importância nas empresas para eficiência, segurança e acesso à informação. O documento detalha tipos de arquivos, métodos de organização e conservação, além de técnicas como microfilmagem para otimização do espaço e preservação dos documentos. Também são discutidos erros comuns na organização de arquivos, gestão documental e a diferença entre arquivo físico e digital.

1. Curso
Assistente administrativo
Duração 160h/a
PROFº ESP. ALEX MARTINS

2. Organização de
arquivo e documentos
nas empresas

3. ARQUIVO

4. Introdução
• Industrialização;
• Burocracia X Documentos;
• Avaliar a importância de cada arquivo.

5. Conceito
•Arquivos são conjuntos organizados de documentos,
produzidos ou recebidos e preservados por
instituições públicas ou privadas, ou mesmo
pessoas físicas, na constância e em decorrência de
seus negócios, de suas atividades específicas e no
cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a
informação ou a natureza do documento.

6. Arquivos Públicos
1. Correntes
2. Temporários
3. Permanentes

7. Arquivos Privados
Instituições não - públicas ou pessoas físicas
• O arquivo de uma empresa reflete sua atividade
• Definir o que vai no arquivo principal

8. Importância
• II Guerra Mundial e a mudança do conceito
• Arquivo Nacional foi criado em 1836

9. Organização
• Segurança
• Precisão
• Simplicidade
• Flexibilidade
• Acesso

10. Arquivo de Prosseguimento
• Follow-up (Seguir)
1. Método Cronológico
2. Método Alfabético
3. Métodos Modernos

11. Referências Cruzadas
Arquivistas: Referência Cruzada
Bibliotecários: Remissão
A Principal finalidade das referências cruzadas é a de informar a quem for
consultar o arquivo que determinado assunto ou nome está arquivado em
tal pasta.
Exemplo: Cia. Brasileira de Distribuição
• Veja, Pão de açúcar (Veja Também)

12. Transferência
A Transferência pretende:

Manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arquivos em uso ou ativos;

Facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos arquivos;

Liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual;

Manter o arquivo em bom estado de conservação aumentando sua vida útil; e

Reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com novos equipamentos.

13. Tipos de Arquivo
•Arquivo ativo: Mantém arquivados os
documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e
atuais, ou que se encontram em fase de conclusão.
•Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor
frequência de uso, consulta ou referência.
•Arquivo morto: armazena documentos
de frequência de uso, consulta ou referência
quase nulas.

14. Atualização de Arquivo
•Transferência periódicas: as transferências são efetuadas em intervalos
predeterminados, para arquivos inativos ou mortos, dependendo da frequência
de uso.
•Transferências permanentes: são transferências realizadas em intervalos
irregulares, sem qualquer planejamento.
•Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm em ordem
os arquivos ativos.

15. Conservação e Proteção
de Documentos
•Permanentes-vitais: são documentos que devem ser conservados
indefinidamente, pois possui importância vital para a empresa. Ex.: Contratos,
Escrituras e etc.
•Permanentes: são documentos que devem ser guardados indefinidamente,
porém não têm importância vital. Ex.: Relatórios anuais, registros de empregados
e etc.
•Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois, cinco ou
mais anos. Ex.: contas a receber e pagar, extratos bancários e etc.

16. Os Documentos considerados vitais para a empresa, além de serem
conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais
como:

Utilização de cofres à prova de fogo.

Preparação de cópias adicionais dos documentos e envio delas a outros
lugares para guardar.

Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservação dos
microfilmes em local seguro.

17. Centralização e Descentralização
Ter ou não um especialista em arquivística para
administrar os arquivos da empresa?
Grandes empresas questionam-se sobre as
vantagens e desvantagens. Ambas existem.

18. POR QUE SIM?
• Eficiência
• Responsabilidade
• Economia
• Uniformidade
• Concentração
• Utilização
POR QUE NÃO?
• Consulta dificultada
• Acúmulo de pessoas
• Perda de tempo
• Espaço
• Dificuldade no sigilo
• Dispersão
Como resolver?

19. Microfilmagem
• Como reduzir e racionalizar a produção de documentos?
• Microfilme:
• Processo de reprodução fotográfica reduzida.
Vantagens:
Economia
Redução do volume
Segurança
Durabilidade
Reprodução
Custo
Consulta

20. O que leva a empresa a
utilizar essa técnica?
• Necessidade de devolver às pessoas os originais dos documentos;
• Necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos;
• Necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado
ou permanentemente;
• Necessidade de proteger os documentos dos riscos de incêndio,
inundação ou furto.

21. Tipos de Equipamentos:
• Horizontal
• Os arquivos ficam uns sobre os outros. É muito usado em
mapotecas, sendo chamado de “Securit”.
• Vertical
• No interior do móvel arquivador:
• Frontal
• Lateral
• Rotativo
• É muito empregado em atividades que requerem grande
quantidade de consultas

22. Fichários
• Requisitos
• Adequação às necessidades do serviço;
• Obtenção de maior economia do espaço;
• Facilidade de acesso;
• Possibilidade de expansão
• Resistência e durabilidade;
• Garantia de segurança e conservação de documentos;
• Aparência e funcionalidade.

23. Modelos de Fichários

24. Acessórios
• Pastas
• Guias
• Projeções
• Tiras de Inserção
• Notações

25. Dinâmica

26. Dinâmica- Soluções
Contrato
Permanente
Relatórios do departamento
Solicitação de férias em abono pecuniário
Taxas e impostos
Correspondência
1 ano
Memorando
Relatório estatísticos
Livros de atas 3 anos
Contas a pagar e receber 5 anos
Publicações
A critério da
empresa

27. Tempo de Retenção dos Doc.
• Compras
Contratos Permanente
Correspondências 1 ano
Faturas Permanente
Lista de Preços 1 ano
Orçamentos Recebidos Permanente
Relatório de Estoque Permanente
Relatórios Gerais Permanente

28. Tempo de Retenção dos Doc.
• Contabilidade e Auditoria
Autorizações de Pagamentos de Despesas 1 ano
Avaliações Laudos Permanente
Balanços, Balancetes e Demonstrações Financeiras. Permanente
Contas a Pagar e Contas a Receber 5 Anos
Contratos de Razão da Empresa Permanente
Documentos de Pequeno Caixa 3 Anos
Escrituras Permanente
Estatuto Permanente
Faturas, Notas Fiscais 1 ano

29. Tempo de Retenção dos Doc.
• Contabilidade e Auditoria
Livro de Controle de Cheques Permanente
Livro de Atas 3 Anos
Ordens de Pagamento 3 Anos
Relatórios Anuais Permanente
Relatórios Diversos 5 Anos
Relatórios do Departamento Permanente
Relatórios Estatísticos 1 ano
Taxas e Impostos Permanente

30. Tempo de Retenção dos Doc.
• Engenharia
Desenhos Permanente
Mapas Permanente
Memorandos 1 ano
Ordens de Serviço Permanente
Relatórios Permanente
Testes Experimentais Permanente

31. Tempo de Retenção dos Doc.
• Geral
• Jurídico
Contratos 5 Anos
Correspondência 3 Anos
Documentos Relativos a Ações Permanente
Licitações Permanente
Correspondência 1 ano

32. Tempo de Retenção dos Doc.
• Pessoal
Contrato de Trabalho A Critério da Empresa
Contribuição Sindical Permanente
Declaração de Dependentes 5 Anos
Ficha de Salário Família
5 Anos do Término do
Pagamento
Folha de Pagamento Permanente
Guia de Recolhimento do FGTS Permanente
Guia de Recolhimento do INSS Permanente

33. Tempo de Retenção dos Doc.
• Pessoal
• Propaganda
Rescisão do Contrato de Trabalho Permanente
Relação de Admitidos e Desligados Permanente
Solicitação de Férias em Abono Pecuniário Permanente
Solicitação de PIS Permanente
Contratos com Agências e Gráficas 3 Anos
Correspondência Executiva Ou Oficial Permanente
Filmes Ou Fotolito Permanente
Manuscritos A Critério da Empresa
Publicações A Critério da Empresa

34. Tempo de Retenção dos Doc.
• Vendas
Cadastros de Clientes Permanente
Mapas de Vendas Permanente
Notas Fiscais Permanente
Pedidos 2 Anos

35. 8 Mandamentos Do
Arquivo Atualizado

36. 1. Não empilharás papéis e tentarás manter sua mesa sempre
limpa.
2. Estabelecerás dia e hora para a organização do arquivo.
3. Trabalharás com dois arquivos:
a) O ativo para documentos frequentemente utilizados;
b) O inativo para os raramente consultados.
4. Trabalharás para mais de um executivo, manterás separados os
arquivos de um e de outro.

37. 5. Aceitarás informações para a melhoria de seu arquivo, bem
como a alteração de procedimentos e de aparelhos eletrônicos
que permitem agilizar o trabalho com mais agilidade e
segurança.
6. Juntarás documentos, se for necessário, em saquinhos
plásticos (não usarás clipes ou grampos).
7. Remendarás documentos rasgados antes de arquivá-los.
8. Escreverás a lápis no documento retirado do arquivo sua
localização de arquivamento.

38. ATIVIDADE

39. ATIVIDADE
1. O que é um arquivo empresarial?
2. Qual é a importância de organizar os documentos na empresa?
3. O que é gestão documental?
4. Quais são os tipos de arquivos existentes em uma empresa?
5. Como os documentos podem ser classificados?
6. O que é tabela de temporalidade?
7. Quais ferramentas podem ser usadas para organizar documentos digitais?

40. Respostas:
1. O que é um arquivo empresarial?
Um arquivo empresarial é o local onde são armazenados documentos e informações relevantes para as operações de uma
empresa, garantindo fácil acesso e segurança.
2. Qual é a importância de organizar os documentos na empresa?
Facilita o acesso rápido às informações, reduz erros, melhora a eficiência operacional e atende às exigências legais.
3. O que é gestão documental?
É o processo de controlar, organizar e armazenar documentos físicos ou digitais de forma eficiente e segura.
4. Quais são os tipos de arquivos existentes em uma empresa?
Arquivos correntes (usados diariamente), intermediários (pouco utilizados) e permanentes (documentos históricos ou legais).
5. Como os documentos podem ser classificados?
Por natureza (contábil, jurídico, administrativo), por data, por setor ou por tipo de cliente/projeto.
6. O que é tabela de temporalidade?
É um documento que define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos empresariais (eliminação ou preservação).
7. Quais ferramentas podem ser usadas para organizar documentos digitais?
Sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), softwares de armazenamento em nuvem (Google Drive, OneDrive) e ERPs.

41. ATIVIDADE
8. O que é um plano de classificação documental?
9. Quais são os principais erros na organização de arquivos?
10. Qual é o papel de um arquivista em uma empresa?
11. O que são documentos ativos e inativos?
12. Como garantir a segurança dos documentos empresariais?
13. Qual a diferença entre arquivo físico e arquivo digital?
14. O que é um protocolo de entrada e saída de documentos?

42. 8. O que é um plano de classificação documental?
É uma estrutura que define como os documentos serão organizados, considerando critérios como tipo, setor ou função.
9. Quais são os principais erros na organização de arquivos?
Falta de padronização, não atualizar documentos, armazenamento inadequado e ausência de backups.
10. Qual é o papel de um arquivista em uma empresa?
Gerenciar o ciclo de vida dos documentos, organizar arquivos e garantir que as informações sejam acessíveis e seguras.
11. O que são documentos ativos e inativos?
Ativos são usados frequentemente no dia a dia; inativos não são mais utilizados, mas precisam ser guardados
por razões legais ou históricas.
12. Como garantir a segurança dos documentos empresariais?
Implementando senhas de acesso, backups regulares, restrição de acesso e armazenamento em ambientes seguros.
13. Qual a diferença entre arquivo físico e arquivo digital?
Arquivo físico envolve papel e armazenamento físico; arquivo digital utiliza tecnologia para guardar informações em formato
eletrônico.
14. O que é um protocolo de entrada e saída de documentos?
É o registro formal de todos os documentos que entram ou saem da empresa, garantindo rastreabilidade.
Respostas:

43. ATIVIDADE
15. Quais critérios usar para arquivar documentos?
16. Qual a legislação brasileira sobre guarda de documentos?
17. Por quanto tempo uma empresa deve guardar documentos
fiscais?
18. Como realizar o descarte de documentos de forma segura?
19. Quais benefícios um sistema de arquivo bem estruturado traz à
empresa?
20. O que é digitalização de documentos?