O documento discute arquivos empresariais, definindo-os como locais de armazenamento de documentos que organizam informações para a administração e preservação histórica da empresa. Apresenta problemas comuns como falta de especialistas, espaço inadequado e dificuldade de acesso à informação, além de possíveis soluções como investimento em recursos humanos e tecnologia.

1. ARQUIVOS EMPRESARIAIS FAHIMA P. RIOS PAULA CARINA DE ARAÚJO Universidade do Estado de Santa Catarina - UDESC

2. OBJETIVO GERAL A partir de levantamento bibliográfico e do embasamento teórico proporcionado pela disciplina de Fundamentos em Arquivologia, estabeleceu-se como objetivo geral, a conceituação de Arquivo Empresarial, o reconhecimento de suas funções e da tipologia documental, além da apresentação dos problemas existentes nesse tipo de arquivo hoje no Brasil.

3. CONCEITO Os arquivos empresariais são locais de armazenamento do acervo documental da empresa, que envolvem todo um processo material e intelectual capaz de organizar os documentos, assim proporcionando um suporte a toda a administração e a preservação do histórico da empresa.

4. CONCEITO “ Arquivos montados nos setores de trabalho são acervos arquivísticos constituídos de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados a outros passiveis de eliminação e a documentos não orgânicos, que não são considerados de arquivo e que são produzidos ou recebidos fora do quadro das missões de uma organização”. (SOUSA 1997, p. 33 apud CARMO, 2003, p. 46).

5. FUNÇÕES Pode-se apontar como funções de um arquivo empresarial: Servir de instrumento principal de controle à ação administrativa de qualquer empresa, seja ela privada ou pública; Guardar e conservar informações, visando a sua utilização futura; Facilitar o acesso às informações arquivadas;

6. TIPOLOGIA DOCUMENTAL Não existem normas para o estabelecimento de tipos de documentos de empresas, a partir da análise do trabalho de Márcia Pazin (2005) pode-se apresentar os seguintes tipos:

7. TIPOLOGIA DOCUMENTAL Documento de constituição; Documentos de direção; Documentos de reunião; Documentos de gestão de recursos humanos; Documentos de comunicação e marketing;

8. ARQUIVOS EMPRESARIAIS Grande produção diária de documentos; A informação circula constantemente no ambiente organizacional; A gestão da informação e de documentos se faz fundamental.

9. ARQUIVOS EMPRESARIAIS Os documentos também pertencem ao patrimônio empresarial; Quase sempre a questão arquivística é reconhecida apenas quando a empresa está comemorando alguns anos de existência.

10. PROBLEMAS Quatro artigos da área, publicados entre os anos de 1994 e 2003, foram analisados para identificar quais os problemas citados como existentes nos arquivos empresariais e também as possíveis soluções para os mesmos.

11. PROBLEMAS Para BERWANGER (1994) os principais problemas são: Inexistência de uma política arquivística; Tratamento técnico inadequado; Ineficácia na obtenção de informação; Falta de investimentos na área documental;

12. PROBLEMAS Falta de recursos humanos especializados; Ausência de critérios de avaliação; Espaço físico impróprio ou deficiência para a guarda do acervo; Emprego de técnicas obsoletas no arranjo dos documentos.

13. SOLUÇÕES BERWANGER (1994) ainda aponta possíveis soluções: Investimento em recursos humanos especializados. Promoção de mais cursos na área de Arquivologia pelas universidades do Brasil.

14. PROBLEMAS Para CABERO (1997) os principais problemas são: O fato do arquivo não ser visto como fonte de informação estratégica; Falta de recursos humanos especializados; As funções do arquivo não são consideradas prioritárias para a empresa;

15. PROBLEMAS Inexistência de sistemas de gestão da informação; Infra-estrutura inadequada do arquivo; Inexistência de automatização dos processos de gestão arquivística; Aumento constante da massa documental; Ausência de uma política de planejamento arquivístico geral; Receio em permitir o acesso à informação;

16. PROBLEMAS A gestão da informação não é considerada recurso estratégico; Visão negativa do serviço assim como da profissão; Desconhecimento da importância da informação na tomada de decisões. Este autor não apresentou possíveis soluções.

17. PROBLEMAS Para GHANEM E FERNANDES (1999) os principais problemas são: Guarda sem critérios; Dificuldades quanto ao uso e conservação das informações; Dificuldade no acesso aos documentos e informações da empresa no arquivo; Acúmulo indiscriminado de documentos; Instalações do arquivo em local impróprio.

18. SOLUÇÕES GHANEM E FERNANDES (1999) aponta as seguintes possíveis soluções: Dotar a empresa de uma infra-estrutura de informação condizente com a realidade atual; Conhecer as características dos usuários; Acompanhamento da produção documental;

19. SOLUÇÕES Tratamento, armazenamento, recuperação e disseminação de documentos e informações, alocação de recursos financeiros; Adequação dos equipamentos às tecnologias modernas; Valorização e investimento em recursos humanos.

20. PROBLEMAS Para CARMO (2003) os principais problemas são: Falta de especialização dos trabalhadores nos arquivos; Falta de percepção política e de metodologias consolidadas; Armazenamento inadequado de documentos; Tecnologia mal administrada; Falta ou existência ineficaz do protocolo.

21. SOLUÇÕES CARMO (2003) aponta como possíveis soluções: Formação e contratação de pessoal qualificado; Mudança da mentalidade política e social em relação aos arquivos; Armazenamento correto; Gerenciamento de documentos produzidos em meios eletrônicos e o controle do uso da microfilmagem e da digitalização; Correta implementação do protocolo.

22. COMPARAÇÃO São problemas comuns apontados pelos quatro autores: Falta de recursos humanos especializados; Espaço físico impróprio; Guarda sem critérios; Três autores reconhecem a dificuldade de acesso à informação como problema;

23. COMPARAÇÃO Dois autores se preocupam com a aplicação das novas tecnologias no arquivo empresarial; O aumento indiscriminado da massa documental é apontado em dois artigos; O desconhecimento da importância da informação na tomada de decisões é apontada apenas por CABERO (1997);

24. COMPARAÇÃO CABERO (1997) foi o único a demonstrar preocupação com relação à forma como o arquivo é entendido dentro na empresa, ele aponta como problema o fato do arquivo não ser visto como fonte de informação estratégica, o que é muito importante para o desenvolvimento da organização.

25. CONSIDERAÇÕES FINAIS As preocupações dos quatro autores são muito parecidas e mostram a realidade dos arquivos empresariais hoje no Brasil. O grau de desenvolvimento de uma empresa, pode ser avaliado pela qualidade de informação disponível, pela forma como ela está organizada e pelo seu fluxo dentro da empresa .

26. CONSIDERAÇÕES FINAIS Atualmente a informação é sinônimo de poder e como afirma Paula (2002), deve ser utilizada como arsenal de combate mercadológico. Conhecer a estrutura e funcionamento da empresa em que o arquivo está inserido, além da massa documental produzida todos os dias é muito importante.

27. REFERÊNCIAS BARRETO, Mônica Valério. Implantação do arquivo da empresa ETS - Energia, transporte e saneamento: um estudo de caso. 2004. Monografia (Graduação) - Universidade do Estado de Santa Catarina, Curso de Biblioteconomia. BERWANGER, ANA Regina. Arquivos empresariais: In: Encontro catarinense de arquivos , 6, 1994. Blumenau . Anais...Blumenau : Associação de amigos do arquivo público do estado de Santa Catarina, 1994, p. 16-17. BUTTI, Irene Maria Escobar. Arquivos de empresas: memória empresarial, diferencial para o novo milênio. Biblion Consultoria. São Paulo, [200-]. Disponível em: http://www.biblionconsultoria.com.br > . Acesso em: 10 out. 2005. CABERO, Manuela Moro. El archivo da empresa: um recurso a considerar desde la perspectiva TQM (Total Quality Management ). Revista general de información y documentación. Madrid, v.7, n.2, p.257-275, 1997. CARMO, Ana Lúcia da Silva do. A situação dos “arquivos montados no s setores de trabalho”: principais problemas e possíveis soluções. Cenário Arquivístico. Brasília, v.2, n.1, p.46-51, jan./jun.2003.

28. REFERÊNCIAS GHANEM, Valéria Gouvêa ; FERNANDES, Leonita. Organização do arquivo da Assessoria Jurídica das empresas Potobello. In: Encontro catarinense de arquivos , 7, 1996. Florianópolis. Anais...Florianópolis : Associação de amigos do arquivo público do estado de Santa Catarina, 1996. p. 172-177. LOPES, Uberdan dos Santos. Arquivos e organização da gestão documental. Ver. ACB : Biblioteconomia em Santa Catarina. Florianópolis, v.8/9, p.113-122, 2003/2004. PAULA, Rosália Paraíso Matta de. GIRI - Gestão integrada de recursos informacionais e conhecimento empresarial: relato de uma experiência de 16 anos de aplicação no mercado brasileiro. In: Congresso Internacional de arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus , 1, 2002. São Paulo. Anais...São Paulo : [s.n].2002.p.367-375. PAZIN, Márcia. Arquivos de empresas : tipologia documental. São Paulo: Associação de arquivistas de São Paulo,2005. Regina & Duarte: gestão e manutenção de arquivos, consultoria. Arte Numérica: serviços informáticos. Portugal, [s.d.]. Disponível em: www.artenumerica.com/partners/rd . Acesso em: 15 out. 2005.

29. REFERÊNCIAS RONCAGLIO, Cynthia ; SZVARÇA, Décio Roberto ; BOJANOSKI, Silvana de Fátima. Arquivos, gestão de documentos e informação. Encontros Bibli : revista eletrônica de biblioteconomia e ciência da informação. Florianópolis, n. esp., p. 1-13, 2004.

30. CONTATO Fahima P. Rios [email_address] Paula Carina de Araújo [email_address]