Ps 4.2.3 controle de documentos e dados

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PROCEDIMENTO SISTEMICO
PS 4.2.3
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Titulo: Controle de documentos e dados
ELABORAÇÃO: APROVAÇÃO:
Nome: Nome:
Ass.: Ass.:
( ) Original Cópia: ( ) Controlada
( ) Cópia N.º_______ ( ) Não Controlada
1. OBJETIVO:
Este padrão estabelece o procedimento para o controle de documentos e dados,
internos e externos (aprovação, emissão e alterações), atendendo ao item 4.2.3 Controle de
Documentos da norma SIQ - CONSTRUTORAS (ISO 9001:2001).
2. RESPONSABILIDADES:
• Representante da Administração : Coordenar a elaboração ou revisão dos documentos
da qualidade,atribuir número e código para cada documento da qualidade,controlar a
distribuição dos documentos da qualidade,controlar arquivo de originais,atualizar e
contolar arquivo de Normas e Requisitos Regulamentares.
• Diretoria:Aprovar Documentos da Qualidade (Manual da Qualidade e Procedimentos
Sistêmicos)
• Gerência de Engenharia:Aprovar Documentos da Qualidade (Procedimentos
Operacionais e especificação de Produtos),controlar arquivo de originais de Documentos
Técnicos de Terceiros (Fornecidos pelos Clientes),controlar originais da documentação
encaminhada às obras (projetos,traços de concreto e argamassa,etc..)
• Engenheiros Residentes:Levantar necessidades de elaboração e/ou revisão de
documentos da qualidade correlacionados com as obras , manter adequadamente o
arquivo de Documentos da Qualidade da obra sob sua responsabilidade.
• Usuários dos documentos: Arquivar corretamente após utilização,não escrever no
documento ou rasurar o documento.Levar à conhecimento de seu superior imediato toda
e qualquer necessidade de revisão ou elaboração de documentos da qualidade.
NOTA:A responsabilidade, por exemplo , da Gerência de Engenharia , obviamente o
gerente poderá delegar a uma secretária, estagiária ou outra pessoa dentro da estrutura
que está sob sua responsabilidade.O importante é que perante o SGQ ele responderá pelo
requisito de sua responsabilidade.

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3. PROCEDIMENTOS:
3.1. Procedimentos e Manual da Qualidade
3.1.1. Aprovação e Emissão
• O representante da administração é responsável pela elaboração do Manual da
Qualidade e pela Coordenação da elaboração de Procedimentos, bem como por sua
emissão, atualização, distribuição e controle.
• Os documentos são analisados criticamente , verificados e aprovados pelo Gerente de
Engenharia (Procedimentos Operacionais –PO e Procedimentos de Especificação de
Materiais-PE) e pelo Diretor (PS –Procedimentos Sistêmicos e Manual da Qualidade). A
redação dos documentos segue o disposto no item 3.1.2 deste procedimento.
• O representante da administração deve manter os originais dos manuais e cópia do
Manual da Qualidade e dos Procedimentos disponível no escritório para consulta de
todos os funcionários
• A diretoria, gerências e demais funcionários que realizam atividades que afetam a
qualidade, cientes da Política da Qualidade , devem seguir os procedimentos elaborados
e aprovados.
• Toda cópia do Manual da Qualidade é numerada e classificada como "Controlada" e
“Não Controlada”, no cabeçalho e Registrada no Controle de Cópias mantido pelo
Representante da Administração (Anexo 1).
• Os Manuais da Qualidade e Procedimentos poderão ser distribuídos externamente,
mediante controle do Representante da Administração e autorização da Diretoria; neste
caso, a cópia também deve ser numerada e classificada como “Controlada” ou “Não
Controlada”.
3.1.2. Redação dos Procedimentos (ELABORAÇÃO)
a) Cabeçalho
• Todos os documentos devem ser precedidos pelo cabeçalho padrão (Anexo 2).
• O número a ser indicado deverá ser composto pela designação do documento (PS ou
PO) seguido da ordem seqüencial estabelecida ou item correspondente do SIQ-
CONSTRUTORAS( ISO 9001/00).
b) Itens básicos dos procedimentos
• Os documentos PS devem ser divididos, conforme os seguintes itens básicos:
1. Objetivo
2. Documentos Relacionados
3. Procedimento
4. Anexos
Considera-se como obrigatório os campos 1 e 3 ; caso um documento não tenha algum
campo obrigatório, os demais serão numerados seqüencialmente.
• Os documentos PO devem obrigatoriamente ser compostos dos seguintes itens:

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1. Serviços Anteriores
2. Materias
3. Equipamentos
4. Equipamentos de Segurança
5. Procedimentos de Execução
6. Indicadores
• Os documentos PE devem obrigatoriamente ser compostos dos seguintes ítens:
1. Orientações para aquisição
2. Determinação dos lotes
3. Critérios de Aceitação
4. Orientações para Armazenamento.
c) Redação
• Deve-se dar preferência a redação por tópicos, com frases curtas e objetivas;
• Construir preferencialmente frases diretas: sujeito - verbo- complemento;
• Empregar palavras de uso corrente e sentido preciso, bem como termos técnicos
definidos em terminologias pertinentes;
• Deixar claro o que é obrigatório, através de termos, tais como: "devem", "não podem".
Utilizar "podem" para o caso de prescrições facultativas;
• Evitar explicações ou justificativas, pois os documentos devem ser objetivos naquilo que
é padronizado. Outros documentos tais como apostilas, textos técnicos extraídos de
livros, etc. podem ser utilizados como referência e detalhes para fins de esclarecimentos,
justificativas ou treinamentos;
• Nos procedimentos deve-se destacar as atividades e cuidados que não são tradicionais
ou que têm maior influência na qualidade e produtividade do processo, evitando-se
descrição de detalhes incorporados ao conhecimento básico da função.
d) Elementos Gráficos
• Devem ser utilizados elementos gráficos, se necessários para facilitar o entendimento,
tais como: fotos, desenhos, tabelas, fluxogramas, etc.;
• Em detalhes deve ser indicadas a escala e legenda quando necessário;
• São admitidos textos curtos e explicativos em detalhes que possibilitem a compreensão
do mesmo, evitando a necessidade de possível procedimento complementar;
• Toda foto, figura ou tabela deve ter um título e número que a identifique.
3.1.3. Controle de Revisões
• O controle de revisões dos documentos é realizado pela atualização da lista mestra.
(Anexo 3)
• Cópias controladas de documentos tornados obsoletos são destruídas no ato da entrega
da nova revisão pelo Representante da Administração, que mantém o original das
versões anteriores dos documentos identificados como "desatualizado". As versões
desatualizadas de documentos em discussão têm seus originais, cópias originais e
arquivos destruídos, quando da primeira revisão aprovada. Os arquivos eletrônicos de
versões obsoletas são deletados, exceto do Manual da Qualidade, cujos obsoletos
devem ser arquivados na empresa em arquivo específico.

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• Os números de revisão dos documentos aprovados são identificados com dois dígitos no
campo específico do cabeçalho, após a indicação REVISÃO.
• As alterações em relação à revisão anterior devem ser destacadas no texto em itálico.
Da mesma forma devem ser assinalados os títulos de figuras e tabelas alteradas.
Parágrafos suprimidos devem ser identificados entre parênteses em itálico
• Exemplo:
Parágrafo alterado em relação à revisão anterior.
(Parágrafo Suprimido)
3.2. Documentos e dados externos
3.2.1. Normas Técnicas e Requisitos Regulamentares (Atualização)
As normas técnicas ABNT aplicáveis aos empreendimentos bem como procedimentos
e especificações de órgão público (ex: DNER), serão atualizadas com periodicidade anual,
quando será emitida a LISTA MESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS (Anexo 4).
A atualização poderá ser feita via fax, internet, consultando o site específico quando
disponível ou através de aquisição de listagem no próprio órgão. Esta atualização será de
responsabilidade do RA.
Sempre que for identificada a necessidade de aquisição de normas técnicas, deverá
ser solicitada a sua aquisição ao RA que deve cadastrar o documento no Anexo 4.Tal fato
poderá ocorrer quando verificada a desatualização de algum documento específico ou a não
constatação de determinada norma nesta listagem quando sua necessidade de uso.
Também poderá ocorrer que as normas técnicas solicitadas por um cliente estejam
desatualizadas, neste caso caberá a empresa contatar o cliente via fax ou e-mail para
confirmar a versão solicitada.
Quando houver a atualização de alguma norma técnica, a versão anterior deverá
permanecer naempresa(biblioteca/arquivo técnico), porém com o carimbo
DESATUALIZADO.
3.2.2. Documentos Técnicos de Terceiros
São considerados como documentos Técnicos de Terceiros, documentos recebidos de
clientes, os quais serão relacionados no Controle de Recebimento e Emissão de
Documentos Técnicos –Obra X (Anexo 5), os originais serão arquivados com a Gerência de
Engenharia e cópia controlada encaminhada/substituída na obra juntamente com o Anexo 5
vigente.Estes documentos também recebem tratamento específico em7.3.8, conforme
descrito no Manual da Qualidade.
3.2.3 . Projetos, tabelas de traço e documentos técnicos de obras
Toda a documentação técnica referente à uma obra terá o mesmo tratamento do
requisito anterior.
3.3. Backup
Neste ítem a empresa deve descrever como é feito o BACK UP da rede visando assegurar a
guarda dos documentos e registros da qualidade em meio eletrônico,quando

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aplicável.Lembrar que cada back up deverá gerar no mínimo duas cópias de segurança e
que uma das cópias deve ser guardadda fora da empresa.
4. ANEXOS
• ANEXO 1: Controle de Cópias Emitidas – Manual da Qualidade
• ANEXO 2: Cabeçalho Padrão
• ANEXO 3: Lista Mestra de Documentos Internos
• ANEXO 4: Lista Mestra de Documentos Externos
• ANEXO 5: Controle de Recebimento e Emissão de Documentos Técnicos

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ANEXO 1 - Controle de Cópias Emitidas – Manual da Qualidade

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ANEXO 2 - Cabeçalho Padrão
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Nome e número do
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Titulo: titulo do documento
ELABORAÇÃO: APROVAÇÃO:
Nome: Nome:
Ass.: Ass.:
( ) Original Cópia: ( ) Controlada
( ) Cópia N.º_______ ( ) Não Controlada

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ANEXO 3 - Lista Mestra de Documentos Internos

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ANEXO 4 - Lista Mestra de Documentos Externos

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ANEXO 5 - Controle de Recebimento e Emissão de Documentos Técnicos

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