O documento discute a importância do controle de documentos em empresas. Explica que é necessário definir procedimentos para identificar, revisar, aprovar, controlar versões atuais e obsoletas de documentos internos e externos. Também destaca a importância de definir quem tem acesso aos documentos e como eles serão armazenados e distribuídos.

1. CONTROLE DE
DOCUMENTOS

2. POR QUE DEVEMOS
CONTROLAR A
DOCUMENTAÇÃO
DA NOSSA EMPRESA

3. O D O C U M E N T O É VA L I D O ?
COMO CONTROLAR?
Q U A L L AY O U T ?
COMO ARMAZENAR?
QUEM TEM ACESSO?

4. OS SISTEMAS DE GESTÃO
Através dos requisitos
de documentação
visam estabelecer
critérios para garantir
a integridade e a
padronização da
informação utilizada
na empresa.

5. O QUE SÃO DOCUMENTOS
PARA O SISTEMA DE GESTÃO?
Documento é a
informação contida em
qualquer tipo de suporte,
podendo ser utilizada para
prova ou consulta.

6. QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS
DOCUMENTOS DE UM
SISTEMA DE GESTÃO?
Política da Qualidade
Objetivos e Metas do SGQ
Manual do Sistema de Gestão
Procedimentos
Instruções de Trabalho
Formulários
Registros
Informações de processo
Documentos Complementares
Documentos Externos, tais como Documentos
Regulamentares, Normas Técnicas, Literaturas
Técnicas, Documentos do Cliente etc.

7. QUAL É A DIFERENÇA
ENTRE OS DOCUMENTOS
DO SISTEMA DE GESTÃO?

8. POLÍTICA DA
QUALIDADE E
AMBIENTAL
É o compromisso, por escrito,
no qual a organização firma
seu COMPROMETIMENTO:
Com a qualidade e o
atendimento às necessidades
dos clientes, visando à
melhoria continua nos
processos e produtos (9001)

9. OBJETIVOS,
METAS E
PROGRAMAS
Demonstra o planejamento e o
compromisso da organização.
Eles devem ser coerentes com
a política e capazes de gerar
indicadores de monitoramento.
É importante que nesse
documento estejam indicados
a visão estratégica da empresa.

10. MANUAL DA
QUALIDADE
Descreve o Sistema de Gestão
da Qualidade, servindo como
referência para a
implementação e manutenção
do mesmo.

11. PROCEDIMENTOS
Descrição de um modo específico de
realizar uma atividade ou um processo.

12. INSTRUÇÕES
DE TRABALHO
Detalhamento de atividades
especificas, necessárias ao
atendimento dos requisitos do
produto e/ou processo.

13. FORMULÁRIOS
Documentos destinados a
apoiar as atividades descritas
nos Procedimentos e Instruções
de Trabalho. São utilizados para
preencher informações durante a
realização do processo, para
registrar e evidenciar os fatos
ocorridos durante a atividade.

14. REGISTROS
Os registros evidenciam o
resultado das atividades
desenvolvidas, registrando
os fatos no momento em
que ocorrem.

15. QUAL É A DIFERENÇA ENTRE
FORMULÁRIO E REGISTRO?

16. EXEMPLO DE
FORMULÁRIO
Formulário é o documento padronizada,
estruturado com campos apropriados
destinados a receber, preservar ou
transmitir uma informação.

17. EXEMPLO DE
REGISTRO
O registro é aquele que apresenta evidencia
de que algo foi executado ou formalizado.
Ele nunca apresenta parâmetros a seguir
(como uma tabela ou um desenho).

18. INFORMAÇÕES
DE PROCESSO
Fluxogramas,
Organogramas,
Mapeamentos de
Processos, Interação
entre os Processos

19. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
Normas internas que estabelecem os processos
e os controles, no nível de especificidade que
se faça necessário, definem também quem, o
quê e quando;

20. DOCUMENTOS EXTERNOS
Documentos que não são originados ou de
responsabilidade da organização mas que
precisam ser utilizados para garantir a
qualidade e conformidade e de seus
produtos/ serviços.

21. MANUAL DA QUALIDADE
PROCEDIMENTOS DO SISTEMA
DE GESTÃO DA QUALIDADE
INSTRUÇÕES DE TRABALHO
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES E ANEXOS
FORMULÁRIOS E REGISTROS

22. CONTROLE DE
DOCUMENTOS
Analisar criticamente
Controlar as alterações
Um Procedimento Documentado
deve ser estabelecido para definir
os controles necessários para:
Aprovar
Identificar a revisão
Assegurar que a versão atual está disponível
Controlar os documentos externos
Controlar documentos obsoletos
Controlar a distribuição e acesso aos documentos

23. PR CONTROLE
DE DOCUMENTOS
Definição de layout e identificação
Autoridades para análise crítica e aprovação
de documentos
Definição de método para distribuir os
documentos e assegurar que todos estejam
vigentes nos locais de uso
Definição de critérios para controlar os
documentos externos

24. IMPORTANTE
O Controle de Documentos é
fundamental para manter a
integridade do seu sistema de
gestão. Essa atividade deve ser
repassada a alguém que tenha
grande capacidade de
organização e concentração.

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