O documento compara arquivos e bibliotecas, destacando que: 1) Arquivos se originam de uma fonte única e guardam documentos unidos pela origem, enquanto bibliotecas reúnem documentos de fontes múltiplas unidos pelo conteúdo. 2) Arquivos tem fins administrativos e jurídicos, enquanto bibliotecas tem fins culturais e educativos. 3) Arquivos tem como público administradores e pesquisadores, enquanto bibliotecas atendem ao grande público e pesquis

2. PARTE II - FUNDAMENTAÇÃO
VARIÁVEIS ARQUIVO BIBLIOTECA
Tipo de suporte Manuscristos impresso, audiovisuais,
exemplar único
Impressos manuscritos, audiovisuais,
múltiplos exemplares
Tipo de conjunto Fundos; documentos unidos pela
origem
Coleção; documentos unidos pelo
conteúdo
Produtor Máquina administrativa Atividade humana individual ou
coletiva
Fins da produção Administrativos; jurídicos; funcionais;
legais
Culturais; científicos; técnicos;
artísticos; educativos
Objetivo Provar, testamunhar Instruir, informar
Entrada dos
documentos
Passagem natural [ou compra] de fonte
geradora única
Compra, doação, permuta de fontes
múltiplas
Processamento técnico Registro; arranjo; descrição: guias,
catálogos, etc.
Tombamento; classificação;
catalogação: fichários [ou
computador]
Público Administrador e pesquisador Grande público e pesquisador
(BELLOTO, 1991) Comparação entre Arquivo e BibliotecaComparação entre Arquivo e Biblioteca

3. PRÍNCIPIOS DE ARQUIVO
1º RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENIÊNCIA1º RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENIÊNCIA
2º TERRITORIALIDADE2º TERRITORIALIDADE
3º TEORIA DAS 3 IDADES3º TEORIA DAS 3 IDADES
Observa a origem da documentaçãoObserva a origem da documentação
Observa a localização geográfica da documentaçãoObserva a localização geográfica da documentação
Consiste no Ciclo de vida documental:Consiste no Ciclo de vida documental:
•Documentos CorrentesDocumentos Correntes: consulta freqüente: consulta freqüente
•Documentos IntermediáriosDocumentos Intermediários: consulta não freqüente, aguardando : consulta não freqüente, aguardando
eliminação ou recolhimento permanenteeliminação ou recolhimento permanente
•Documentos PermanentesDocumentos Permanentes: possuem valor probatório, histórico e : possuem valor probatório, histórico e
informativo; preservado em definitivoinformativo; preservado em definitivo

4. CLASSIFICAÇÃO DOSCLASSIFICAÇÃO DOS
ARQUIVOSARQUIVOS
(PAES, 2002)(PAES, 2002)
• QUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORASQUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORAS
 PúblicosPúblicos: Federal / Estadual / Municipal: Federal / Estadual / Municipal
 InstitucionaisInstitucionais: Institutos educacionais / Entidades : Institutos educacionais / Entidades
Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações, Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações,
OngsOngs
 Comerciais (Privados):Comerciais (Privados): Empresas / Corporações / Empresas / Corporações /
CompanhiasCompanhias
 Familiais ou PessoaisFamiliais ou Pessoais

5. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOSCLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO
 Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta
freqüente, produzidos ou recebidos, conservados freqüente, produzidos ou recebidos, conservados
próximo e de fácil acessopróximo e de fácil acesso
 Segunda Idade ou Intermediário: documentos não Segunda Idade ou Intermediário: documentos não
consultados com freqüência, mas que podem ser consultados com freqüência, mas que podem ser
utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm
caráter de permanência transitóriacaráter de permanência transitória
 Terceira Idade ou Permanente: documentos Terceira Idade ou Permanente: documentos
conservados em razão de valor histórico, probatório ou conservados em razão de valor histórico, probatório ou
informativo para o passado; têm caráter definitivoinformativo para o passado; têm caráter definitivo

6. CLASSIFICAÇÃO DOSCLASSIFICAÇÃO DOS
ARQUIVOSARQUIVOS
3. QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO3. QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO
 OperacionaisOperacionais: documentos cujos processos de : documentos cujos processos de
trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes)trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes)
 SetoriaisSetoriais: atrelados aos órgãos operacionais (arqs. : atrelados aos órgãos operacionais (arqs.
Correntes/Intermediários)Correntes/Intermediários)
 Centrais ou GeraisCentrais ou Gerais: locais para destinação final dos : locais para destinação final dos
documentos correntes/intermediários (arqs. documentos correntes/intermediários (arqs.
Permanentes)Permanentes)

7. CLASSIFICAÇÃO DOSCLASSIFICAÇÃO DOS
ARQUIVOSARQUIVOS
4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS
 EspecialEspecial: guarda dos documentos segundo o formato : guarda dos documentos segundo o formato
físico ou suportefísico ou suporte
 EspecializadoEspecializado: guarda dos documentos segundo uma : guarda dos documentos segundo uma
especialidade, independente do formato ou suporteespecialidade, independente do formato ou suporte

8. CARACTERÍSTICAS DOSCARACTERÍSTICAS DOS
ARQUIVOSARQUIVOS
ARQUIVO SETORIAL ou COMPARTILHADO
É o arquivo onde se acondiciona os documentos
após a fase de maior operação e utilização
É descentralizado: encontra-se próximo
a estação de trabalho com
moderado indice de utilização
Os documentos ficam armazenados em
pastas ou caixas
• QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃOQUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO

9. ARQUIVO CENTRAL
• Local onde são armazenados os documentos
procedentes dos Arquivos Operacionais e
Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a última
etapa do ciclo de arquivamento
•Acondicionamento: Caixas
•Evita duplicidade de documentos
•Mantém a padronização
•Reúne assuntos correlatos
CARACTERÍSTICAS DOSCARACTERÍSTICAS DOS
ARQUIVOSARQUIVOS
• QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃOQUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO

10. • QUANTO ÀSQUANTO ÀS ATIVIDADESATIVIDADES
• Receber, registrar e controlar a tramitação e a
expedição dos documentos de acordo com as normas e
procedimentos estabelecidos p/ o gerenciamento
corporativo dos documentos.
• Organizar e manter os documentos nos padrões
estabelecidos
• Selecionar os documentos para transferi-los ao Arquivo
Central, de acordo com os prazos de guarda fixados.
CARACTERÍSTICAS DOSCARACTERÍSTICAS DOS
ARQUIVOSARQUIVOS
SETORIALSETORIAL

11. - Administrar e atualizar a TTD
- Manter a padronização estabelecida
- Receber a documentação proveniente dos Arquivos
operacionais e setoriais
- Preservar a memória da empresa
- Preparar os documentos p/: microfilmagem e
digitalização
CARACTERÍSTICAS DOSCARACTERÍSTICAS DOS
ARQUIVOSARQUIVOS
• QUANTO ÀSQUANTO ÀS ATIVIDADESATIVIDADES
CENTRALCENTRAL

12. - Atender as pesquisas
- Realizar empréstimos
- Implantar novos procedimentos e tecnologias que
aprimorem o gerenciamento dos documentos
- Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos
Setoriais
CARACTERÍSTICAS DOSCARACTERÍSTICAS DOS
ARQUIVOSARQUIVOS
• QUANTO ÀSQUANTO ÀS ATIVIDADESATIVIDADES
CENTRALCENTRAL

13. - Providenciar requisitos técnicos para a preservação
dos documentos na área de armazenamento, no que
se refere a sua localização, iluminação, climatização
e defesa contra insetos...
- Elaborar e manter os manuais de procedimentos
dos documentos distribuidos nos Arquivos das
Unidades
- Divulgar as atividades do Arquivo
CARACTERÍSTICAS DOSCARACTERÍSTICAS DOS
ARQUIVOSARQUIVOS
• QUANTO ÀSQUANTO ÀS ATIVIDADESATIVIDADES
CENTRALCENTRAL

14. O que toda Organização produzO que toda Organização produz
iindependente de seu tamanho ou tipo de negócio?ndependente de seu tamanho ou tipo de negócio?
Conhecimento
Informações
Documentos
PARTE III – PROCESSAMENTOPARTE III – PROCESSAMENTO
DA INFORMAÇÃO ARQUIVISTICADA INFORMAÇÃO ARQUIVISTICA

15. DOCUMENTOS TÊM SUADOCUMENTOS TÊM SUA
HISTÓRIAHISTÓRIA
Encontramos o registro de idéias ou acontecimentos
m pedras, mármores, marfim, metal...
Com a imprensa, o registro passou a ser em papel...
Com o avanço tecnológico surgem outros materiais:
fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books...
Todas as pessoas possuem documentos
... é uma questão de memória

16. DOCUMENTO
NÃO INDEXADO
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA
01 02 03 04 05
08
07
06
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVALFFSS
ARQUIVO INATIVO
RC - TTD
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA
DESCARTE
Gavetão
processo de trabalho do dia-a-dia
quando executamos nossas atividades
Etapas da geração de informações e
documentos

17. SITUAÇÃO ENCONTRADA NAS EMPRESASSITUAÇÃO ENCONTRADA NAS EMPRESAS
PELA AUSÊNCIA DE ORGANIZAÇÃO DOSPELA AUSÊNCIA DE ORGANIZAÇÃO DOS
DOCUMENTOSDOCUMENTOS

18. PARA QUÊ?
GESTÃO DOCUMENTALGESTÃO DOCUMENTAL
planejar e desenvolver atividades, considerando o
capital informacional prévio;
tomar decisões político-administrativas ou pessoais
baseadas em dados acumulados;
atender às necessidades legais e técnicas;
evitar a repetição completa ou parcial de atividades,
economizando recursos materiais e humanos;
recuperar a história.

19. GESTÃO DOCUMENTALGESTÃO DOCUMENTAL
racionalização do trabalho
aumento de produtividade;
a recuperação rápida e precisa;
o impedimento do acréscimo indiscriminado do
volume de documentos;
a otimização de seus espaços físicos de trabalho;
Vantagens:

20. GESTÃO DOCUMENTALGESTÃO DOCUMENTAL
Vantagens:
o controle do trâmite de processos desde
sua geração até a sua destinação final;
a facilidade de transferência ou eliminação dos
documentos;
a preservação e conservação dos documentos;
preparo da documentação para a guarda definitiva
ou para a transferência.

21. ARRUMAÇÃO X ORGANIZAÇÃOARRUMAÇÃO X ORGANIZAÇÃO
•Arrumação: metodologia individual  não precisa de
Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos são
menores
•Organização: metodologia corporativa  necessita de
um Projeto/Plano de ação; as etapas de trabalho são
programadas; os custos imediatos são maiores; os
resultados são satisfatórios e garantidos; possibilita a
perpetuação do sistema de documentação

22. PARTE IV – MÉTODO DEPARTE IV – MÉTODO DE
ARQUIVAMENTO DEARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
Métodos: alfabético
numérico
alfa-numérico
geográfico
assunto
e por cores
metodologia que relaciona cores às atividades desenvolvidas
no Setor, permitindo o gerenciamento visual dos documentos.

23. MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DEMÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
• Alfabético: utilizado p/ nomes de pessoas, empresas.
É um método de acesso direto
• Numérico: é um método de acesso indireto que se
baseia em atribuir códigos numéricos aos
documentos
• Alfa-numérico: utiliza a combinação de números e
letras
• Geográfico: utilizado p/ pesquisas por áreas
geográficas
• Assunto: é o método que indexa o documento por
assunto (problema: interpretação)

24. ATIVIDADE
Nomes Pessoais
Wadenilson Gonçalves Santos
Zaira Cardoso Nunes
José de Maria de Oliveira
Laine da Silva
Márcio Santos Júnior
Marcelo Cardoso Neto
Ananias Figueiredo
Amanda Figueiredo
Vitória Albuquerque
Vitor Albuquerque
Nomes de Empresas
Companhia Vale do Rio Doce
Visão Turismo
A Três Irmãos
The Library of Congress
Para Sempre Móveis Ltda.

25. ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
1. os documentos devem ser ordenados um a um
(utilizando o método adequado - Alfa / Num / Cronolog.)
2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras ou suspensas,
envelopes, guias separadoras ou capa-dura
3. são presos com grampos plásticos.
4. a identificação do assunto será no visor das pastas suspensas
5. coloca-se uma etiqueta branca com a identificação de informações nas
pastas e envelopes: setor, obra, processo, assunto, volume, periodo....
ARQUIVOS OPERACIONAIS E SETORIAIS

26. ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
1. os documentos devem ser ordenados um a um
2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras, pastas
suspensas, envelopes, guias separadoras ou capas duras
3. são presos com grampos plásticos.
4. preencher o formulário p/ o cadastramento em soft
de gerenciamento de documentos
5. acondicionar os documentos em caixas-arquivo
6. preencher o visor para identificação da caixa-arquivo
ARQUIVO CENTRAL

27. ACONDICIONAMENTO
Sistema de cores
Padrão Pasta Intercaladora
Padrão Pasta Suspensa
Arquivos Correntes / Intermediários
Projeção – tira de inserção

28. ACONDICIONAMENTO
A
AL
Silva
Fichas guias

29. Arquivo Central
Padronização do Arquivamento
EMPRESA
0010
ACONDICIONAMENTO
Sistema de cores

30. ACONDICIONAMENTO
Etiqueta com o nome e cor
do setorEtiqueta de legenda

31. ACONDICIONAMENTO

32. ACONDICIONAMENTO
Data
Etiqueta com a cor do setor
Etiqueta com a cor do tipo do
documento
Pasta intercaladora com a cor da atividade

33. ARQUIVAMENTO – PADRONIZAÇÃO

34. ARQUIVAMENTO – PADRONIZAÇÃO

35. ARQUIVAMENTO – PADRONIZAÇÃO

36. PARTE V – COMO ORGANIZAR APARTE V – COMO ORGANIZAR A
MASSA DOCUMENTAL ?MASSA DOCUMENTAL ?
1. Diagnóstico
2. Racionalização Levantamento e
Formação da TTD
Aprovação da TTD e
Triagem dos documentos
por Área
por Espécie Documenta
por Temporalidade
por Referência legal
3. Metodologia para Organização dos documentos
4. Informatização

37. DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO
I n i c i o
P e g u n t a A ç ã o
A ç ã o A ç ã o
P e g u n t aA ç ã o
1
N ã o
S im
N ã o
S im
I n i c i o
8
2
3
4
5
6
7
G e s t ã o
d o
C o n h e c i m e n t o
Conhecer
Atividade
Cultura
Informação
Documento
Planejamento
Gestão
Tecnologia
Mídias

38. OBJETIVO:
- mapear, avaliar e descrever o cenário
- levantar e analisar dados referente ao sistema de gerenciamento de
documentos possibilitanto a
elaboração do Plano de Ação  o que, como, onde, quando, quanto
tempo, quem e quanto custa.
RELATÓRIO:
 VisaVisa retratar a situação atual de armazenamento,retratar a situação atual de armazenamento,
organização e recuperação de informações, analisandoorganização e recuperação de informações, analisando
a situação atual, suas perdas e soluções emergentes e aa situação atual, suas perdas e soluções emergentes e a
longo prazo.longo prazo.
DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO

39. - tomar medidas corretivas de uma situação critica
- conhecer os problemas e as possiveis medidas p/resolvê-los
- solucionar problemas que se traduzem em desperdicios
- conhecer fatores que favorecem e limitam a implantação do
sistema de gerenciamento dos documentos
- maximar o custo-beneficio do capital aplicado
- desenvolver o Plano de Ação Corretiva
DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO
PARA QUE SERVE?

40. DICAS PARA O DIAGNÓSTICODICAS PARA O DIAGNÓSTICO
ELABORAÇÃO:
 Exige: percepção, bom senso, experiência técnica,
criatividade; deve ser desenvolvido por mais de uma pessoa
Coleta de dados:
- Observação
- Entrevista ou questionário sobre: volume, forma de
armazenamento, organização, recuperação/acessibilidade,
como
descarta, o que pode ser melhorado...etc

41. Diagnóstico - Modelo
VOLUME DE DOCUMENTOS
Constatação Perdas
 Volume de documentos gerados ao longo
dos anos versus responsabilidade juridica
de sua guarda.
 Existência de documentos obsoletos e em
duplicidade
 Ausência de instrumento para regular a
guarda e o descarte dos documentos , que
possibilite melhor administração do acervo
 Ausência da TTD gera insegurança no
descarte dos documentos, criando a
sistemática de guarda indevida ou
de expurgos errôneos.
 Na utilização de outros espaços para
guarda de documentos e mobiliário
saturado
 Processo de busca do documento
comprometido.
AÇÃO CORRETIVA:
• Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental em formato de Banco de Dados
Temporalis
• Aplicação da TTD aprovada, ou seja , descarte dos documentos com prazos de guarda
vencidos.
• Disponibilização da TTD para todas as Unidades da Empresa

42. ORGANIZAÇÃO/ARQUIVAMENTO/ACESSIBILIDADE
Constatação Perdas
Metodologia individualizada e
despadronizada.

Ausência de automação do processo de
recuperação documental

Os Arquivos encontram-se arrumados e
não organizados.



Particularização no processo de
arquivamento gerando dificuldade de
acesso ao documento.


AÇÃO CORRETIVA
√ Criação de padrões corporativos para a organização dos documentos.
√ Utilização de Aplicativo para o gerenciamento das informações.

Diagnóstico - Modelo

43. PLANO DE AÇÃO-ARQUIVO CENTRAL
ETA PA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM
1 Organização do Acervo
do Arquivo Central
Organização dos grupos
documentais
CC
1.1 Elaboração da Tabela
de Temporalidade
Documental
Etapas:
1. Levantamento dos
documentos/análise
documental
2. Emissão da Tabela
3. Aprovação da Tabela
4. Triagem da
documentação
Determinação dos prazos
legais para guarda e
descarte do acervo
documental
Descarte dos documentos
obsoletos
Dar consistência legal ao
arquivamento dos
documentos com
anuência do Cliente
Eliminar as não
conformidades
Através de consultas a
legislação
Eliminar os
documentos obsoletos
CC
CC/
Coamo
PLANO DE AÇÃO - ModeloPLANO DE AÇÃO - Modelo

44. PLANO DE AÇÃO
ETAPA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM
2 Padronização
Organização dos
documentos
Padronização e
organização dos
documentos para
formação de um sistema
de recuperação e
armazenamento eficientes
O fornecimento de
informação deverá
atender ao padrão
Através de
implementação de
metodologia
estabelecida
CC
3 Informatização do
acervo
Transcrição da informação
organizada e validada em
mídia eletrônica
Permite a economia de
tempo, espaço, e otimiza
as atividades da empresa
somado ao fator
segurança
Através da
estruturação de
Aplicativo para
cadastramento de
documentos
CC
4 Cadastramento dos
dados
Formação de Base de
Dados para cadastramento
da informação
Para permitir os itens de
validação, indexação,
pesquisa, entre outros
Alimentando e
auditando a Base
implantada
CC
5 Manuais de
procedimentos/Politica
Documental Corporativa
Descrição dos
Procedimentos referentes
aos processos, atividades,
etc do funcionamento do
Arquivo e sua realação com
a Empresa
Manutenção do Sistema
estabelecido
Descrevendo a
metodologia utilizada
para a estruturação do
serviço de
documentação
CC
PLANO DE AÇÃO - ModeloPLANO DE AÇÃO - Modelo

45. POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA
DE RACIONALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ?
ALA DOS
GUARDADORES
OBCECADOS
Fazer cópias para não
perder o controle
ALA DOS
OBCECADOS
DESCARTANTES
Ganhar trofeu por jogar
papel fora

46. - Redução da massa documental
- Racionalizar custos (reduzir custos)
- Melhor armazenamento (espaço fisico +
mobiliário)
- Melhor organização, permite a informatização
- Possibilita pesquisa rápida
- Evita extravio de documentos
- Garanti a preservação dos documentos de valor
- Aproveitamento dos recursos humanos,
tecnológicos, etc.
POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA
DE RACIONALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ?

47. É um instrumento que define critérios de seleção
de documentos para fins de armazenamento
disciplinado, visando o aproveitamento racional
de todas as potencialidades que um acervo
arquivístico apresenta, enquanto fonte de
informações administrativas, gerenciais ou
históricas que compõem a trajetória da
Organização.
PARTE VI - TABELA DE
TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
O QUE É?

48. TTD – ELABORAÇÃOTTD – ELABORAÇÃO
1. Passo: Coleta de Informações
Preencher a “Ficha de Análise Documental”:
- registrar informações sobre cada documento
- referenciar os prazos legais ou de validade
 Detalhar as informações sobre cada documento
através:
- entrevistas e levantamento do acervo documental

49. TTD – ELABORAÇÃOTTD – ELABORAÇÃO
2. Passo: Consolidação das Informações
 O Documento é analisado nos aspectos legais,
fiscais, tributários etc;
 Registrado na “Ficha de Análise Temporal”;
 Formação da TTD (digitada para apreciação e
validação)

50. TTD – ELABORAÇÃOTTD – ELABORAÇÃO
3. Passo: Aprovação
Apresentação do primeiro formato da TTD;
 Reunião para discussão e aprovação por área;
 Reunião para homologação com assinatura pelo
Gerente, pelo Diretor...
Guardar uma cópia assinada.

51. TTD – ELABORAÇÃOTTD – ELABORAÇÃO
4. Passo: Formatação final
 Registro em formato de tabela ou informatizado dos
Documentos Gerados nas diversas áreas da empresa:
- Pessoal, Contábil, Administrativa etc.
 Descrição / Definição dos Documentos:
- Por empresa/instituição, se for pessoa jurídica;
- Por setor/departamento;
- Por tipo, etc.
 Referência da Legislação:
- Tributária, fiscal, trabalhista etc.

52. TTD - ELABORAÇÃOTTD - ELABORAÇÃO
5. e 6. Passos: Manualização e Treinamento
Estabelecer Procedimentos para:
 Utilização (Usuário):
- Consulta, Descarte, Segurança etc;
 Atualização da TTD (Equipe multidisciplinar):
- Manutenção;
- Formatação

53. PARTE VII - PROGRAMAS PARA
GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS
• cadastar documentos armazenados nos
Arquivos
• gerenciar informações de texto e de
imagens
•criar, editar, distribuir informações via rede,
disco magnético ou Cd
•atualizar e compartilhar informações
•desenvolver pesquisa direcionada e controlada
A ESCOLHA DA FERRAMENTAA ESCOLHA DA FERRAMENTA
O software deve possibilitar:

54. PROGRAMAS PARA
GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas
característicos do sistema de gestão de documentos
arquivísticos processado eletronicamente e aplicável em
ambientes eletrônicos digitais ou em ambientes híbridos,
isto é, documentos eletrônicos e convencionais ao mesmo
tempo.
O que é um sistema eletrônico
de gestão de documentos?

55. GERENCIAMENTO ELETRÔNICOGERENCIAMENTO ELETRÔNICO
DE DOCUMENTOS – GEDDE DOCUMENTOS – GED
O sistema de GED – não é só gerenciamento de arquivos. Ele
implementa categorização de documentos, tabelas de
temporalidade, ações de disposição e controla níveis de
segurança.
O GED é a somatória
das tecnologias e
produtos que objetivam
gerenciar informações -
em forma de voz, texto
ou imagem de maneira
eletrônica.

56. GED não é só escanear, através da
DigitalizaçãoDigitalização
ConsisteConsiste::
1. Preparação dos documentos1. Preparação dos documentos
2. Indexação2. Indexação
3. Digitalização3. Digitalização
4. Exportação das imagens e índices4. Exportação das imagens e índices
GERENCIAMENTOGERENCIAMENTO
ELETRÔNICO DEELETRÔNICO DE
DOCUMENTOS - GEDDOCUMENTOS - GED

57. GED X GDEGED X GDE
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Gestão
Tradicional de
Arquivo
Gestão Eletrônica de Arquivos
Todos os
suportes,
inclusive papel
Arquivos Eletrônicos
(somente documentos em
meio eletrônico)
MANUAL AUTOMATIZADO
Gestão de
Documentos
Eletrônicos
GED – Gestão
Eletrônica de
Documentos
(IDEAL)

58. PARTE VIII - NORMAS EPARTE VIII - NORMAS E
LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICALEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA
• ISAD (G) – Norma Geral Internacional de
Descrição Arquivística
Serve para elaboração dos isntrumentos de pesquisa
• ISAAR (CPF) – Norma Internacional de
Controle de Autoridade para Corporações,
Pessoas e Famílias
NORMAS
Serve para elaboração das entrada (cabeçalhos) das
descrições dos isntrumentos de pesquisa

59. NORMAS E LEGISLAÇÃONORMAS E LEGISLAÇÃO
ARQUIVÍSTICAARQUIVÍSTICA
LEGISLAÇÃO
• LEI 8.159/1991
• DECRETO 4.553/2000
•LEI 8.264/2005
Âmbito Federal
Âmbito Estadual
 Estes documentos regulam as disposições
sobre arquivo nas esferas federal e estadual

60. CONCLUSÃOCONCLUSÃO
 Reduzir desperdícios, custos de armazenamento e
custos correlatos (de 30 a 40%)
 Reduzir custo de homem/hora na busca da
informação/documento
 Melhorar a imagem das instituição junto aos seus
clientes internos e externos
 Incentivar a participação dos geradores de
informações na busca de melhorias
 Melhorar o ambiente físico e condições de
trabalho.
Qual o resultado do uso da Gestão de Documentos?Qual o resultado do uso da Gestão de Documentos?