O documento descreve a teoria das três idades dos documentos, na qual os documentos passam por três fases distintas: corrente, intermediária e permanente. A fase corrente engloba documentos ativos e frequentemente consultados, a intermediária aqueles que aguardam prazos para eliminação ou guarda permanente, e a permanente preserva documentos de valor histórico.

1. Ciclo vital dos documentos
A teoria da três idades
Nilo Okubo
Marina Cola Jacob
Ilsson Siriani
Bruno Gasparetto
Ivanílson Carvalho de Souza

2. Ciclo vital dos documentos
A teoria da três idades
O primeiro autor a fazer referência ao ciclo vital dos
documentos foi o norte-americano Philip Brooks, em 1940
concebendo os documentos como algo com vida própria, que
nasce ,cresce, decresce e morre. Essa ídeia difundiu difundiu-
se a partir dos 1950, mas somente em 1972, o arquivista
belga Carlos Wyffels propôs a Teoria das três Idades dos
documentos.(MORENO, 2008, p.81).
A teoria das 3 idades remete à ideia de que o documento
passa por diferentes fases desde a sua criação pelo órgão
produtor, sua tramitação até a sua eliminação ou guarda
permanente, o que significa que qualquer documento passa
por um ou mais períodos caracterizados pelo tipo e frequência
com que são utilizados. Segundo Rousseau e Couture (1998),
‘’os três períodos do ciclo de vida dos documentos e as idades
de que o compõem, permitem repartir os conjuntos que
formam o arquivos”.

3. Ciclo vital dos documentos
A teoria da três idades
Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou
que, mesmo sem movimentação , constituam de consultas
frequentes.(ABNT,NBR, 9578: ARQUIVOS, NBR 10519)
Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não
sendo de uso corrente nos órgãos, produtores, por razões de
interesse administrativo aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para a guarda permanente.(ABNT; NBR ;
9578,ARQUIVOS, NBR, 10519).
Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de
valor histórico, probatório e informativo que devem ser
definitivamente preservados.(ABNT; NBR, 9578: ARQUIVOS, NBR
10519).

4. Ciclo vital dos documentos
A teoria da três idades
Idade do Arquivo Corrente
Descrição: documentos ativos, vigentes e frequentemente
consultados. Importância do documento: necessários
para ações em curso.(OHIRA, 2002).
Idade do Arquivo Intermediário
Descrição: final de vigência; documentos que aguardam
prazos de prescrição ou precaução; raramente
consultados; aguardam a destinação final, eliminação ou
guarda permanente. Importância do documento:
necessários para novas ações ou verificação.(OHIRA, 2002).

5. Ciclo vital dos documentos
A teoria da três idades
Idade do Arquivo Permanente
Descrição: Documentos que perderam o valor porem são
providos de valor secundário ou histórico cultural. Importância
do documento: Preservação da memória da sociedade
“(Direito à memória e à identidade cultural)”. (OHIRA, 2002)

6. Em nosso país, a gestão de documentos institucionalizou-se com
a aprovação da Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991, a qual dispõe
sobre a politica nacional de arquivos públicos e privados. Em seu
terceiro artigo, define gestão documental como sendo “[...] o
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção ,tramitação , uso avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para a guarda permanente”. (BRASIL, 1991).

7. Ciclo vital dos documentos
A teoria da três idades
O sistema de Arquivo integrado e dinâmico contará com um
instrumento básico de destinação de documentos
denominado Tabela de Temporalidade, que será
elaborada após o processo de avaliação documental e
deverá ser aprovada para que sejam cumpridas as metas
e suas determinações (INOJOSA, 1991).
A Tabela de Temporalidade dos documentos determinará
os prazos prescricionais e orientará a eliminação ou a
guarda permanente dos documento (INOJOSA, 1991).

8. Ciclo vital dos documentos
A teoria da três idades
Os resultados decorrentes da aplicação da Tabela de
Temporalidade no âmbito organizacional, são muito
positivas e, de acordo com a Norma técnica ABNT-NBR
10519/1988: deve se alcançar. OHIRA (2003)
Facilidade para distinguir os documentos de
armazenamento temporário dos de guarda permanente;
Eliminação imediata de documentação cuja a guarda não
justifique como por Ex. as cópias desde que estas não
sejam as únicas exemplares existentes.(ABNT-
NBR,10519/1988).

9. Ciclo vital dos documentos
A teoria da três idades
De acordo com a lei 8159/1991, considera se gestão de
documentos “o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária , visando sua eliminação ou recolhimento
para a guarda permanente” .(ARQUIVO
NACIONAL;1995,p.14)

10. Conclusão
Segundo (MORENO, 2008 p.82) “[...] A adoção dessa teoria
revolucionou não só o uso dos arquivos, mas
principalmente a arquivística ocorrendo transformações
de ordem conceitual e prática .Dessa forma surge um
modelo sistêmico de organizações de arquivos em que o
documento passa a ser controlado desde o momento em
que é produzido até a sua destinação final , ou seja a
eliminação criteriosa ou guarda permanente definido
como gestão de documento ou gestão documental [...].”
Para (UFSM Revista eletrônica de contabilidade, v.1, n.3
mar/mai.2005). A qualificação das informações tantos
internas quanto externas passaram a ser um fator
preponderante para as ações em todos os níveis.

11. Ciclo vital dos documentos
A teoria da três idades
Referências Bibliográficas
Bellotto, Heloisa Liberalli Arquivos permanentes: tratamentos
documental. São Paulo: T.A queiro,1991.
COUTURE,Carol, ROUSSEAU, Jean- Yves. Lês Archives au Xxe
siecle. Montreal: Université de Montreal,1998.
BRASIL. Lei n. 8159 de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a politica
nacional de arquivos públicos e privados e da outras providências.
Diário Oficial [Republica Federativa do Brasil] Brasilia, DF, 9 de
Jan.1991.
OHIRA, Maria Lourdes Blatt. Arquivo central da FAED: serie secretaria
acadêmica do curso de biblioteconomia. Florianopólis: 2003.
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 10519:
critérios de avaliação de documentos de arquivo. Rio de Janeiro,
out.1988.
BARTALLO,Linete,MORENO,Nádina Ap. Gestão em Arquivologia:
abordagens múltiplas: Londrina, 2008.

12. Referências Bibliográficas
UFSM, Revista Eletrônica de Contabilidade. (V.1, n.3, MAR/MAI, 2005)
INOJOSA, Rose Marie. Gerenciamento de documentos e avaliação.
Unesp,1991.
SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos modernos: princípios e
técnicas. 2.ed. Rio de Janeiro: FGV, 1974.
DARLAN, Prof. Arquivologia- teoria das 3 idades : Google. Provas3 idades.
.

13. Perguntas
1(CESPE/UNB-TJDF,1997) Em arquivos documentos de relativa importância
e que após a tramitação devem ser mantidos, em lugar apropriados, por
um período mais longo, em razões legais ou administrativas são chamadas
(A)Permanentes
(B) Públicos
(C) Correntes
(D) Privados
(E) Intermediários
2(FCC-TER/RN,2004). O ciclo vital dos documentos administrativos
compreende de 3 fases identifique a ordem correta
(A)Permanentes, Correntes, Temporários
(B) Temporários, Intermediários, Correntes
(C) Correntes, Temporários, Intermediários
(D) Correntes, Intermediários ,Permanentes

14. Complete com verdadeiro (V) ou falso (F) as questões 3,4,5
3(CESPE/UNB,TRT/TO,2005) Atualmente com a evolução da Arquivística o
ciclo o ciclo vital dos documentos é conhecida pelas 3 fases que são.
Correntes, intermediárias e Permanentes (V)
4(CESPE-UNB-TST, 2003) Alguns documentos podem ser eliminados na fase
corrente em uma instituição que possua uma politica de avaliação (V)
5(CESPE/UNB-ANTAQ,2005). Os documentos considerados de valor
secundários, são eliminados na segunda fase do ciclo vital a fase
intermediária (F)