O documento resume os principais conceitos e procedimentos relacionados à organização e gestão de documentos em organizações. Em particular, aborda a natureza e tipos de documentos, a importância da organização documental, o protocolo e fluxo de documentos, prazos de guarda legal e sistemas de controle documental.

1. Federação das Indústrias do Estado da Paraíba
Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial
Departamento Regional da Paraíba
MÓDULO I - DOCUMENTAÇÃO:
ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Campina Grande
2011
FIEP
SESI
SENAI
IEL

2. 2
É autorizada reprodução total ou parcial deste material, por qualquer meio ou
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Informamos que não será permitida qualquer alteração neste material, sem
que haja autorização da UNIEP.
SENAI. PB.
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO: Aprendizagem/SENAI
Departamento Regional da Paraíba. – Campina Grande, 2011.
1. Organização de Documentos
CDD
SENAI – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial
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3. 3
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO...................................................................................... 05
2. DOCUMENTOS.................................................................................... 06
2.1. Natureza dos Documentos................................................................. 06
2.2. Tipos de Documentos........................................................................ 06
3. ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS.................................................. 07
3.1. Conceito de Organização de documentos....................................... 07
3.2. Ambiente............................................................................................. 07
3.3. O Módulo de Informatização de Arquivos Físicos Possui
Inúmeros Recursos............................................................................
07
3.4. Vantagens............................................................................................ 08
4. PROTOCOLO....................................................................................... 09
5. PROCESSOS ADMINISTRATIVOS..................................................... 10
5.1. Fluxo de Documentos........................................................................ 10
5.1.1. Objetivo............................................................................................... 10
5.1.2. Classificação de Ferramentas do Workflow.................................... 11
5.2. Workflow, Racionalização do Trabalho e Gestão Eletrônica de
Documentos........................................................................................
12
5.3. Benefícios do Workflow + Gestão Eletrônica de
Documentos........................................................................................
12
5.4. Armazenamento Eletrônico ou Imaging........................................... 13
5.4.1. Objetivos............................................................................................. 13
6. PRAZOS LEGAIS PARA GUARDA DE
DOCUMENTOS....................................................................................
14
6.1. Competência - Previdenciária............................................................ 14
6.2. Competência - Trabalhista................................................................. 15
6.3. Competência Federal - Tributária...................................................... 17
6.4. Competência Estadual - Fiscal.......................................................... 18
6.5. Competência Municipal - Fiscal........................................................ 20
7. SISTEMA DE CONTROLE DE OCUMENTOS.................................... 20
7.1. Comparativo Sistema de Controle de Documentos e Dados......... 20
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS................................................................. 26

4. 4
1. INTRODUÇÃO
A gestão documental abrange a administração das áreas ocupadas, dos
equipamentos utilizados e o pessoal especializado.
O presente material propõe rotinas para gerenciamento dos documentos que
compõem os tipos de documentos, seu controle, incluindo processos
administrativos, o fluxo de documentos, prazos e atualizações de dados cadastrais.
A organização de documentos é essencial para que a empresa possa
desenvolver suas atividades com mais eficiência e eficácia e para que os resultados
sejam alcançados com maior rapidez.

5. 5
2. DOCUMENTOS
É a unidade constituída pela INFORMAÇÃO (elemento referencial ou dado) e
seu SUPORTE (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma
ATIVIDADE.
2.1. NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo
com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem
parte do conjunto de seus produtos.
Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados,
bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se
apresentam dentro de um Arquivo.
Vamos conhecê-los:
1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua
natureza e o modo como foi confeccionado:
Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, mapa.
2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a
disposição e a natureza das informações contidas no documento.
Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento,
organograma.
3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema
de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.
Exemplos: audiovisual(filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de
arte, fotografias, negativos, slides); textual (documentos escritos de uma forma
geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos
(disquetes, CD-ROM).
2.2. TIPOS DE DOCUMENTO
É a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que
a gerou.
Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento
de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de
Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial.

6. 6
3. ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
3.1. CONCEITO DE ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Entende-se por gestão de documentos o controle planificado e sistemático
das normas, métodos e procedimentos que regem a criação, manutenção, utilização
e prazos de conservação dos documentos gerados pelas atividades de um
organismo público ou privado, bem como seu encaminhamento final para
conservação permanente ou descarte.
3.2. AMBIENTE
Ambiente de trabalho organizado e limpo, entre diversas outras vantagens
que o correto acondicionamento e catalogação dos arquivos internos podem
proporcionar.
A organização e informatização de arquivos é um
serviço que tem como finalidade principal criar
instrumentos de controle e monitoramento do
armazenamento e tráfego de documentos nas
empresas, por intermédio da
implantação de sistemas de organização
e gerenciamento de arquivos.
3.3. O MÓDULO DE INFORMATIZAÇÃO DE ARQUIVOS FÍSICOS POSSUI
INÚMEROS RECURSOS
• Indexação dos documentos mediante uso de diversos parâmetros
e de campos fixos e campos configuráveis: departamento, título, nomes,
datas e números, possibilitando personalizar o sistema a características
específicas da sua empresa;
• Impressão dos rótulos das caixas e pastas;
• Diagramação do layout das estantes e espaços disponíveis
para alocação de cada unidade integrante do acervo na
sede da empresa;
• Definição automática do local de arquivamento de novos documentos,
conforme seu título documental;
• Criação da central de atendimento;

7. 7
• Controle de empréstimo de documentos, com impressão de protocolos;
• Histórico das solicitações e devoluções;
• Controle de temporalidade, com relatório de documentos a serem
expurgados;
• Realização de consultas com possibilidade de filtragem em variados níveis;
• Categorias de permissão conforme o usuário, com restrições de acessos a
índices e documentos predeterminados, e ainda delimitações para consulta,
inclusão, exclusão de documentos e operação de funções avançadas.
3.4. VANTAGENS
• Disponibilização de espaço físico;
• Organização física adequada;
• Sistema de identificação visual;
• Padronização dos métodos de arquivamento;
• Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
• Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
• Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
• Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
• Atendimento às normas ISO de armazenamento e
rastreabilidade de informações e documentos.
4. PROTOCOLO
Conjunto de operações e procedimentos visando o controle dos documentos
que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar, garantir a imediata localização e
recuperação do documento. Garantido assim o acesso a informação.

8. 8
DICA LEGAL: PROTOCOLO
A atividade de protocolo é uma atividade típica de arquivo corrente.
É a fase em que os documentos são criados.
O Protocolo realiza as seguintes atividades/operações:
Recebimento :
Receber os documentos produzidos pela instituição ou aqueles produzidos por
outras instituições, que para lá foram encaminhados.
Registro :
Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básico do documento;
Cadastrado em um sistema de controle ( manual ou informatizado);
Os dados são utilizados para localização do documento.
Autuação:
Documentos são transformados em processo – abertura de processo;
Inserção de capa específica;
Numeração das páginas;
Atribuição de nº de identificação do processo.
Classificação :
Uma vez recebido no protocolo, o documento será analisado para identificar o
assunto, classificando de acordo com o código de classificação de documentos;
Documentos que estiverem em envelopes fechados devem ser abertos no protocolo.
Os únicos que não são abertos no protocolo são: PARTICULAR e SIGILOSO
(natureza do assunto). Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto) deverão
ser abertos, analisados, classificados, registrados, antes de serem encaminhados
aos seus destinatários.
Expedição/Distribuição:
Enviar os documentos para os seus destinatários.
DISTRIBUIÇÃO: remessa de documentos para os destinatários dentro do próprio
órgão.
EXPEDIÇÃO: remessa de documentos para outro órgão.

9. 9
Controle da Movimentação/Tramitação:
Controle da Movimentação: é a atividade que consiste em identificar os
setores pelos quais passam os documentos. Para recuperá-lo com agilidade quando
necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação. É realizado por
sistemas informatizados ou manuais (livro, ficha de protocolo)
Tramitação de processo: é a movimentação do processo de uma unidade à
outra, interna ou externa, feita em sistema próprio.
5. PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
5.1. FLUXO DE DOCUMENTOS
5.1.1 OBJETIVO
O objetivo do fluxo de documentos é de gerenciar processos administrativos.
É uma ferramenta chave na automação de processos, substitui o tramite de
documentos em papel.
Uma ferramenta de fluxo de documentos ou "workflow" é a de maior
complexidade quanto à interface com o usuário. Ela possui funções de
implementação de tomada de decisão, de desvio de processo, de atividades
correlatas.
Como as atividades de trâmite de documentos variam muito de empresa para
empresa e mesmo de setor para setor, os produtos oferecidos no mercado rumaram
para a especialização ou para um excesso de generalização.
Na hora da escolha da ferramenta, uma idéia deve estar sempre em mente: a
transição do processo em papel para o processo totalmente informatizado é
especialmente difícil para os funcionários e por isso a interface deve ser a mais
amigável possível.

10. 10
5.1.2. CLASSIFICAÇÃO DE FERRAMENTAS DE WORKFLOW
Tipo Nível de utilização
de documentos
Nível de
atividades
externas
Ferramenta
auxiliar
Produção Alto Baixo Armazenamento
óptico
Administrativo Alto Alto Decisões, Regras
de Desvio,
Grupos de
Trabalho e
Gerenciamento
de documentos
Ad-hoc Baixo Baixo Groupware
computing e
Correio eletrônico
Colaborativo Baixo Alto Gerenciamento
de documentos,
Gerenciador de
tarefas,
Gerenciador de
formulários
5.2. WORKFLOW, RACIONALIZAÇÃO DO TRABALHO E GESTÃO
ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
Workflow ou Fluxo de Trabalho é o processo onde as empresas estabelecem
meios de automatizar e racionalizar os seus processos de negócio, estabelecendo
melhores maneiras para realizar o trabalho dentro de uma organização. Quanto o
fluxo de trabalho e atividades de uma empresa está otimizado, temos um enorme
ganho tanto em eficiência, custos e até mesmo em produtividade, já que as
atividades já foram previamente planejadas e descritas, não se perde mais tempo
elaborando e repensando estratégias todas vez que um problema semelhante
ocorre.

11. 11
No contexto da administração e gestão da
informação modernas, para poder se implementar um
sistema eficiente de Workflow, como parte integrante
do mesmo com certeza temos que implementar um
sistema de gestão eletrônica de documentos (
GED ). A lógica é simples: como podemos
racionalizar e organizar o método de trabalho de uma
empresa se as informações dentro da mesma se
encontram mau organizadas e são produzidas de
forma caótica ?
No caso descrito acima o sistema de
gerenciamento eletrônico de documentos passa a ser parte integrante do sistema de
Workflow, compondo um mecanismo ainda maior. Ao invés de termos um sistema
simples de gestão eletrônica de documentos, temos um sistema chamado WfMs (
Workflow Management System ) que engloba além do processo de gestão da
informação, também toda a questão do uso correto e racional da mesma, um
sistema onde documentos, informações, dados e tarefas são repassados a todos os
profissionais envolvidos, segundo um conjunto pré-estabelecido de regras e
procedimentos.
5.3. BENEFÍCIOS TRAZIDOS PARA AS EMPRESAS QUE ADOTAM SISTEMAS
DE WORKFLOW + GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
Sistemas integrados de gestão eletrônica de documentos e gestão de
processos de trabalho, trazem os seguintes benefícios para a sua empresa:
• Integração de documentos, processos, personagens, sistemas de informação
e conhecimentos gerais dentro da empresa em uma única esfera;
• Melhor controle do acervo documental ( digitalizado e físico ), tanto do ponto
da produção da informação, quanto do uso da mesma, empregando em
conjunto as ferramentas de controle do sistema de gestão eletrônica de
documentos e também do sistema de workflow;
• Direcionamento do conhecimento da empresa do nível de pessoa para o nível
de empresa, desta maneira o trabalho fica mais racional e menos dependente
do talento e conhecimento individuais;
• Mapeamento e controle do fluxo das informações: com um processo mais
organização de gestão e produção de documentos podemos controlar melhor
por quem, onde e quando as informações foram acessadas;
• Eliminação ou redução da necessidade de mecanismos manuais de controle
tais como cadernetas ou fichários, que estão mais sujeitos a erros e
interferências do que sistemas eletrônicos de gestão de documentos;

12. 12
• Digitalização de documentos que anteriormente se encontravam em papel e
restritos a poucas pessoas, para o formato eletrônico que é mais simples de
ser distribuído e controlado;
• Melhor controle dos prazos e detalhes relativos ao organograma dos projetos,
já que vai ser possível controlar quem e quando cada documento foi
acessado;
• Registros unificados do histórico dos projetos bem como quais informações
foram utilizadas nos mesmos.
As informações são o maior patrimônio de uma empresa. Gerencia-las de
modo eficiente e simples, faz toda a diferença para uma organização que quer se
modernizar e se tornar mais competitiva.
5.4. ARMAZENAMENTO ELETRÔNICO OU "IMAGING"
5.4.1. OBJETIVO
Converção dos documentos, cujos originais estão na forma de papel ou
microfilme, para o meio eletrônico de forma que possa ser consultado através da
rede.
A implantação de um sistema de armazenamento eletrônico de documentos
("Imaging") tem como metas:
• Uniformizar a fonte de consulta de documentos: papel, microfilme ou arquivos
gerados em computador;
• Economizar espaço de armazenamento de papel;
• Permitir a consulta simultânea de pastas de documentos por diversas
pessoas;
• Manter a integridade dos documentos.

13. 13
6. PRAZO LEGAL PARA GUARDA DE DOCUMENTOS DA EMPRESA
6.1. COMPETÊNCIA – PREVIDENCIÁRIA
Documento
Tempo de
guarda
Comunicação de Acidente do Trabalho – CAT 10 ANOS
Comprovantes do exercício da atividade remunerado dos
segurados e
contribuintes individuais
Indeterminado
Comprovantes de pagamento (cópias) ou a declaração
apresentada
pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS
10 anos
Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social – GSP ao
sindicato profissional
10 anos
Documentos referentes a levantamento de débito pela fiscalização
da
Previdência Social de NFLD
10 anos
Comprovante de pagamento ou declaração do segurado 10 anos
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo
INSS
10 anos
Documentos relativos a retenção dos 11% do INSS 10 anos
Documentos das entidades isentas de contribuição previdenciária
(Livro Razão, balanço patrimonial e demonstração de resultado do
exercício etc.) Livro Diário
10 anos
permanente
Folha de Pagamento 10 anos
Guia da Previdência Social – GPS 10 anos
Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias – Livro
Diário
- Livro Razão
10 anos
permanentes
Salário-Educação – documentos relacionados ao benefício 10 anos
Salário-Família – documentos relacionados ao benefício 10 anos

14. 14
6.2. COMPETÊNCIA – TRABALHISTA
Documento Tempo de
guarda
Acordo de compensação de horas 5 anos
Acordo de prorrogação de horas 5 anos
Adiantamento salarial 5 anos
Atestado de Saúde Ocupacional Tempo de
validade
Autorização de descontos não previstos em lei 5 anos
Aviso prévio – comunicado 2 anos
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED 36 meses
Carta com Pedido de Demissão 5 anos
Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA - processo
Eleitoral
5 anos
Comunicação de Acidente do Trabalho - CAT 10 anos
Contrato de trabalho Indeterminado
Contribuição Financiamento da Seguridade Social - COFINS 10 anos
Controles de ponto 5 anos
Folha de Pagamento 10 anos
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS – depósitos 30 anos
Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical – GRCS 5 anos
Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço
e
Informações à Previdência Social – GFIP e Sistema Empresa de
Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social - SEFIP
30 anos
Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à
Previdência Social – GRFC
30 anos
Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho – LTCAT 20 anos
Livro “Registro de Segurança” Existência de
equipamento
Livro de Inspeção do Trabalho Indeterminado
Livros ou fichas de Registro de Empregados Indeterminado
Mapa Anual de Acidentes do Trabalho do SESMT 5 anos
Pedido de demissão 2 anos
Perfil Profissiográfico previdenciário – PPP 20 anos
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO 20 anos
Programa de Integração Social - PIS e Programa de Formação do
Patrimônio do Servidor Público – PASEP
10 anos
Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA 20 anos
Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação Indeterminado
Recibo de entrega do vale-transporte 5 anos
Recibos de pagamentos de férias 10 anos
Recibos de pagamentos de salários 10 anos
Recibos de pagamentos do 13º salário 10 anos
Recibos e abonos pecuniários 5 anos
Relação Anual de Informações Sociais - RAIS 5 anos
Relação dos depósitos bancários de salários 5 anos
Resumo Estatístico Anual 3 anos

15. 15
Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa 5 anos
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho 2 anos
6.3. COMPETÊNCIA FEDERAL – TRIBUTÁRIA
Documento Tempo de
guarda
Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de
dados)
5 anos
Comprovante de Rendimentos Pagos e de Retenção na Fonte 5 anos
Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos) 5 anos
Contratos de seguros de bens – documentos originais 5 anos
Contratos de seguros de pessoas – documentos originais 20 anos
Contratos Previdenciários Privados 20 anos
Contribuição de intervenção no Domínio Econômico - CIDE 5 anos
Declaração de Ajuste Anual – IR Pessoa Física e comprovantes
de
deduções e outros valores
5 anos
Declaração de Compensação de Tributos (PER/DCOMP) 5 anos
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais - DCTF 5 anos
Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte - DIRF 5 anos
Declaração de informações das Indústrias de Cosméticos,
Perfumaria
e Higiene Pessoal – DIPI-TIPI 33
5 anos
Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias -
DIMOB
5 anos
Declaração do Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural -
ITR
5 anos
Declaração Especial de Informações – DIF - DIF - Bebidas - DIF
-
Cigarros - DIF - Papel Imune
5 anos
Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da
Pessoa
Jurídica - DIPJ
5 anos
Declaração Simplificada das Pessoas Jurídicas das Empresas
Optantes pelo Simples e Inativas
5 anos
Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais - DACON 5 anos
Demonstrativo de Notas Fiscais - DNF 5 anos
Demonstrativo do Crédito Presumido - DCP 5 anos
Extinção das debêntures - livros 5 anos
Imposto de Renda – Pessoa Jurídica – livros1 e documentos em
geral:
- Pessoa física considerada empresária - Pessoa jurídica – lucro
presumido - Pessoa jurídica – lucro real - Pessoa jurídica – lucro
arbitrado - Imposto de Renda na Fonte (pessoa jurídica e física)
-
Imunes e isentas - Microempresas e Empresas de Pequeno
Porte - Deduções do Imposto sobre a Renda
5 anos

16. 16
Imposto sobre a Exportação, para o Exterior, de Produtos
Nacionais ou Nacionalizados - IE - comprovantes
5 anos
Imposto sobre a importação de produtos Estrangeiros - II -
comprovantes
5 anos
Imposto sobre Operações de Crédito, câmbio e Seguro ou sobre
Operações relativas a Títulos ou Valores
5 anos
Mobiliários – IOF – comprovantes e informações
5 anos
Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI – comprovantes de
escrituração fiscal e contábil
5 anos
Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial - Livro
Diário -Livro Razão
5 anos
Permanente
10 anos
Livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou
administrativas
Indeterminado
Sociedades Anônimas S/A – Títulos ou contratos de
investimento
coletivo
8 anos
Títulos de Capitalização - documentos originais 20 anos
6.4. COMPETÊNCIA ESTADUAL – FISCAL
Documento Tempo de
guarda
Administradora de Cartão de Crédito ou de Débito – arquivo
magnético
5 anos
Declaração de informações e Apuração do Imposto – Declaração do
Simples
5 anos
Declaração para o Índice de Participação dos Municípios na
Arrecadação do ICMS – DIPAM (A, B, ME e Substitutiva)
5 anos
Demonstrativo de Crédito Acumulado - DCA 5 anos
Demonstrativo do Movimento de Gado - ICMS 5 anos
Documentos fiscais: Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A; Nota Fiscal
de Venda a Consumidor, modelo 2; Cupom Fiscal emitido por
Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF; Nota Fiscal de
Produtor, modelo 4; Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica,
modelo
6; Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7;
Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
Conhecimento Aéreo, modelo 10; Conhecimento de
Transporte
Ferroviário de Cargas, modelo 11; Bilhete de Passagem
Rodoviário,
modelo 13; Bilhete de Passagem Aquaviário, modelo 14;
Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15; Bilhete
de Passagem Ferroviário, modelo 16; Despacho de
Transporte,modelo 17; Resumo de Movimento Diário, modelo 18;
Ordem de Coleta de Carga, modelo 20; Nota Fiscal de Serviço
5 anos

17. 17
de
Comunicação, modelo 21; Nota Fiscal de Serviço de
Telecomunicações, modelo 22; Manifesto de Carga.
Documentos fiscais das Microempresas e Empresas de Pequeno
Porte:
Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A; Nota Fiscal de Venda a
Consumidor, modelo 2; Cupom Fiscal emitido por Equipamento
Emissor de Cupom Fiscal - ECF; Nota de Produtor, modelo 4;
Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7;
Conhecimento
de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; Ordem de Coleta
de Cargas, modelo 20.
5 anos
Guia de informação e Apuração – GIA Eletrônica 5 anos
Guia Nacional de informação e apuração do ICMS Substituição
Tributária – GIA-ST
5 anos
Livros fiscais: Registro de Entradas, modelo 1; Registro de
Entradas, modelo 1-A; Registro de Saídas, modelo 2; Registro
de Saídas, modelo 2-A; Registro de Controle da Produção e do
Estoque, modelo 3; Registro do Selo Especial de Controle,
modelo 4; Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo
5;
Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de
Ocorrências, modelo 6; Registro de Inventário, modelo 7;
Registro de Apuração do IPI, modelo 8; Registro de Apuração
do ICMS, modelo 9; Livro de Movimentação de Combustíveis –
LMC; e, Livro de Movimentação de Produtos - LMP.
5 anos
Livros fiscais das Empresas de Pequeno Porte: Registro de
Entradas, modelo 1 ou 1-A; Registro de Saídas, modelo 2 ou 2-A;
Registro de Inventário, modelo 7; e, Registro de Utilização de
Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6.
5 anos
Livros fiscais das Microempresas: Registro de Entradas, modelo 1
ou 1-A; Registro de Inventário, modelo 7; e, Registro de
Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo
6.
5 anos
Operações com Combustível – arquivo magnético 5 anos
Operações ou Prestações interestaduais – arquivo magnético 5 anos
Regimes de Apuração Normal – GARE 5 anos
Regimes de Apuração Simplificado – Simples Paulista – GARE 5 anos
Relação das Entradas e Saídas de mercadorias em Estabelecimento
do
Produtor
5 anos
Remessa Interestadual em Consignação industrial – arquivo
eletrônico
5 anos

18. 18
6.5. COMPETÊNCIA MUNICIPAL – FISCAL
Documento Tempo de
guarda
Declaração Anual do Movimento Econômico - DAME 5 anos
Declaração Eletrônica de Serviços – DES 5 anos
Documentos fiscais: Nota Fiscal de Serviços - Tributados, série A;
Nota Fiscal Simplificada de Serviços; Nota Fiscal de Serviços -
Não-tributados ou Isentos, série C; Nota Fiscal de Serviços -
Remessa ou Devolução, série D; Nota Fiscal de Serviços -
Estacionamento, série E; e, Nota Fiscal-Fatura de Serviços.
5 anos
Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza – comprovantes de
Recolhimento
5 anos
Livros fiscais: Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados
(modelo 51); Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços
Prestados a Terceiros (modelo 53); Registro de Movimento de
Ingressos em Diversões Públicas (modelo 54); Registro de
Serviços; Tomados de Terceiros (modelo 56); Registro de
Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências
(modelo 57); e, Registro de Impressão de Documentos Fiscais
(modelo 58).
5 anos
Taxa de Fiscalização de Anúncios – TFA 5 anos
Taxa de Fiscalização de Estabelecimento – TFE 5anos

19. 19
7. SISTEMAS DE CONTROLE DE DOCUMENTOS
7.1. COMPARATIVO ENTRE TRÊS SISTEMAS DE CONTROLE DE
DOCUMENTOS E DADOS
Sistema Manual X Intranet X Software Para Controle De Documentos (QualityDoc)
RECURSOS
NECESSÁRIOS
A UM BOM
SISTEMA DE
CONTROLE DE
DOCUMENTOS
TIPO DE
SISTEMA
JUSTIFICATIVA
M
A
N
U
A
L
I
N
T
R
A
N
E
T
S
O
F
T
W
A
R
E
1) Permitir
acesso seletivo
aos usuários
interessados,
evitando
divulgação de
informações
sigilosas.
X X SISTEMA MANUAL: O usuário tem acesso apenas às
pastas que contém os documentos que lhe interessam.
INTRANET: Qualquer usuário que acesse a Intranet
poderá também acessar qualquer documento
publicado nela. Isto reduz a segurança das
informações.
Software QualityDoc: O acesso aos documentos é
controlado através das senhas de acesso de cada
usuário. Cada usuário terá permissão para acessar
apenas um determinado grupo de documentos para os
quais tenha permissão.
2) Impedir
cópias não
autorizadas de
documentos.
X SISTEMA MANUAL: Em princípio, nada impede que
um usuário tire uma fotocópia de um documento que
esteja em uma pasta à qual tem acesso.
INTRANET: Qualquer usuário pode imprimir qualquer
documento que esteja sendo divulgado através da
rede.
Software QualityDoc: As permissões para impressão
de documentos são controladas através do tipo de
permissão dada à cada usuário. Assim, um usuário
poderá consultar um documento, mas se não tiver
permissão, não poderá imprimi-lo.
3) Permitir
rápida
divulgação de
documentos na
empresa.
X X SISTEMA MANUAL: As pastas onde um documento
deva ser publicado deverão ser atualizadas com cópias
das últimas revisões de cada documento, e alguém
precisará fazer isto, imprimindo as cópias,
protocolando-as, entregando-as nas pastas e
recolhendo as cópias obsoletas. Este é um processo
demorado.
INTRANET: Os documentos, uma vez publicados na
rede, ficarão acessíveis à todos, entretanto alguém

20. 20
deverá efetuar essa publicação e isso não é imediato,
além de exigir também uma atualização manual das
listagens de controle.
Software QualityDoc: Cada documento emitido
através do programa fica imediatamente disponível
para acesso aos usuários interessados e o programa
ainda envia uma mensagem automática à esses
usuários, através de e-mail, informando-os de que há
um documento novo, já aprovado, para conhecimento.
As listagens de controle são automaticamente
atualizadas pelo QualityDoc.
4) Informar as
pessoas
responsáveis,
sobre
atividades
pendentes que
estão
aguardando
por uma ação
delas
(documentos
para
aprovação,
conhecimento,
etc).
X SISTEMA MANUAL: Cada documento precisa circular
fisicamente na empresa, coletando as assinaturas dos
responsáveis. Isso toma tempo e exige que alguém
efetue o controle desses documentos que estão em
circulação. Depois, as listagens de controle e os
controles de alterações também precisam ser
atualizados. Se algo for esquecido, a falha poderá não
ser percebida até que o sistema seja auditado.
INTRANET: Da mesma forma que no sistema manual,
antes de ser publicado na rede, um original de cada
documento precisa circular fisicamente entre os
responsáveis pelas aprovações e depois o original
aprovado ainda precisará ficar armazenado em uma
pasta, pois a Intranet serve apenas para divulgação e
não para controle. Alguém precisará controlar
manualmente a circulação, o arquivamento e as
alterações efetuadas nesses originais.
Software QualityDoc: O programa envia
automaticamente, através de e-mails, pendências aos
usuários responsáveis por alguma atividade no
programa (aprovar um documento, efetuar um
treinamento, ler um documento, verificar o prazo de
validade de um documento, etc). Quando o usuário
abre o programa, visualiza uma listagem com as suas
pendências e o programa ainda irá orientá-lo nos
passos necessários para a solução de cada pendência.
O QualityDoc é um software iterativo, que trabalha
junto com o usuário, orientando-o sempre que
necessário.
5) Garantia de
que não
haverão
versões
desatualizadas
de documentos
no sistema.
X SISTEMA MANUAL: Como o sistema manual depende
de alguém para atualizar as listagens de controle,
efetuar a substituição dos documentos nas pastas
pelos documentos na última revisão e recolher as
cópias desatualizadas, podemos esperar falhas
humanas nesse processo.
INTRANET: Da mesma forma que o sistema manual,
alguém precisará atualizar as listagens de controle e
efetuar a substituição das cópias dos documentos
publicados na rede por cópias atuais. Esse processo

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ficará sujeito a falhas humanas.
Software QualityDoc: O próprio programa se
encarrega de mudar os números das revisões dos
documentos sempre que há alterações nesses
documentos e divulgar cada documento apenas na sua
última revisão, tornando impossível o acesso dos
usuários à revisões obsoletas, as quais serão
automaticamente enviadas para o arquivo morto. Nos
casos em que houverem sido impressas cópias físicas
de documentos, o programa emitirá mensagens de
alerta informando os locais onde essas cópias se
encontram, para que sejam efetuadas as substituições
por cópias atualizadas.
6) Rapidez e
facilidade de
operação.
X SISTEMA MANUAL: No sistema manual, os
documentos precisam ser impressos para serem
aprovados, depois precisam ficar armazenados em
pastas e essas pastas e os seus respectivos conteúdos
precisam ser controladas através de listagens de
controle que precisam constantemente ser atualizadas.
É necessário que se tenha um controle das alterações
sofridas por cada documento. Há documentos que
possuem prazos de validade e que precisam ser
monitorados, etc. Alguém precisa se dedicar ao
controle dessas atividades.
INTRANET: Da mesma forma que no sistema manual,
os documentos precisam ser impressos para serem
aprovados e depois os originais precisam ser
armazenados em pastas controladas através de
listagens de controle que precisam constantemente ser
atualizadas por alguém, etc. Além disso, há ainda o
sistema da própria Intranet, que precisa ser atualizado,
pois os menus e links de acesso aos documentos
precisam ser atualizados por alguém que entenda de
edição de home pages e tenha autorização para editar
a Intranet, pois esse tipo de atividade não poderá ser
feito por qualquer um, sob pena de o conteúdo da
Intranet virar uma bagunça.
Software QualityDoc: Cada documento registrado no
QualityDoc passa imediatamente a ser controlado pelo
programa, dispensando a atuação de quem quer que
seja, pois o próprio sistema se auto-administra,
solicitando, quando necessário, a atuação das pessoas
responsáveis pelas correções nos documentos,
aprovações, treinamentos, leituras ou emissões dos
documentos. Todos os controles de acesso aos
documentos são efetuados pelo programa e todas as
atividades pendentes são enviadas automaticamente
às pessoas responsáveis. Todas as listagens de
documentos são atualizadas automaticamente e o
sistema está sempre sob controle, independe da

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atuação ou do conhecimento individual de quem quer
que seja.
7) Baixo custo
de
manutenção.
X SISTEMA MANUAL: O sistema manual precisará que
alguém dedique pelo menos 70% do seu tempo à
atividade de controle de documentos. Além disso, há a
necessidade de espaço para armazenamento,
aquisição de pastas, muito papel e tinta para
impressão.
INTRANET: O sistema por Intranet também precisará
de pastas, papel e tinta para impressão dos originais,
porém em menor quantidade, pois não há a
necessidade impressão de cópias, já que a divulgação
dos documentos é feita via rede. Entretanto, há a
necessidade de se ter alguém com um bom
conhecimento em informática e em criação de home
pages para a criação e atualização dos menus, links e
conteúdos divulgados na rede. Esse é um trabalho
demorado e que certamente tomará 100% do tempo de
pelo menos uma pessoa.
Software QualityDoc: O único custo que o QualityDoc
terá será o custo da aquisição do sistema (que é
bastante acessível), mais o custo normal da
manutenção do software, pago ao fornecedor do
programa, o qual terá a responsabilidade de manter o
sistema funcionando. Não será necessário que a
empresa mantenha um funcionário com atribuições
específicas na área de controle de documentos. Note
que o custo da manutenção do QualityDoc certamente
será muito menor do que o salário desse funcionário.
CONCLUSÃO: Os sistemas Manual e por Intranet se equivalem no que se refere ao
processo de aprovação de documentos e aos métodos de controle que utilizam.
Uma vantagem do sistema por Intranet é a não necessidade de impressão de cópias
físicas para distribuição entre os usuários, mas esse sistema possui desvantagens
como a falta de controle de acesso aos documentos e a necessidade de pessoas
especialmente treinadas para operarem o controle e atualização do sistema. Tanto o
sistema manual como o por Intranet não impede que sejam feitas cópias não
autorizadas dos documentos. Não são sistemas iterativos, isto é, não agem sobre as
pessoas, pois as pessoas consultam o sistema apenas quando acharem necessário,
uma vez que o sistema não as informa quando essa consulta é necessária ou não.
Além disso, esses dois sistemas exigem um esforço dedicado de controle de
circulação de documentos para aprovações e muito tempo e trabalho para
atualizações das listagens de controle, atualizações dos controles de alterações,
criação e atualizações de listagens de treinamentos efetuados, atualizações das
pastas (sistema manual) ou das home pages (intranet), verificações de prazos de
validade de documentos, etc. Isto exige tempo, trabalho e dedicação de funcionários
que poderiam estar sendo mais úteis em outras atividades, além de não garantir que
não haverão falhas, já que todo esse controle dependerá da competência e
motivação das pessoas envolvidas.
O QualityDoc resolve por completo os problemas apontados para os dois sistemas
acima, além de garantir uma maior confiabilidade do sistema e do seu conteúdo,

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passando uma idéia de modernidade e de capacidade competitiva da empresa.
Além disso, o QualityDoc pode funcionar em dois modos: Sistema da Qualidade e
Outros Documentos. Em ambos os modos o programa usa o sistema de bibliotecas
com permissões de acesso individuais e sub-bibliotecas para cada tipo de
documento, entretanto no modo Outros Documentos, o programa pode funcionar de
forma departamental, de modos que cada departamento pode criar as suas próprias
bibliotecas individuais, com acesso livre ou restrito. Isto torna o QualityDoc uma
ferramenta versátil e que pode atender a diferentes tipos de necessidades de
controle de documentos da empresa, possibilitando a eliminação de uma grande
quantidade de papéis em todas as áreas.

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
ARQUIVO NACIONAL. Conselho Nacional de Arquivos. Disponível em:
<http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/home.htm> Acesso em: 11 dez. 2010.
Associação dos Arquivistas Brasileira – Núcleo de São Paulo. DICIONÁRIO DE
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA. AAB/SP, 2009.
CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloisa Liberalli. DICIONÁRIO DE
PAES, Marilena Leite ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA. Rio de Janeiro: FGV, 2009.
RONDINELLI, Rosely Cury. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos:
uma abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea. Rio de Janeiro:
FGV, 2002.
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA São Paulo: AAB/Núcleo Regional de São
Paulo/Departamento de Museus e Arquivos, 2009.
ARQUIVO NACIONAL. Conselho Nacional de Arquivos. Disponível em:
<http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/home.htm> Acesso em: 11 dez. 2010.
http://sistemas3.usp.br/proteos/manual/introducao.htm/ Acesso em 12 Jan. 2011.
http://www.arquivar.com.br/servicos/organizacao-de-arquivos/ Acesso em 13 Jan.
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http://apostilas.netsaber.com.br/apostilas/915.pdf/ Acesso em 17 Jan. 2011, por
ARQUIVO NACIONAL.
http://www.arqdigital.com.br/sempapel.htm/ Acesso em 18 Jan. 2011.
http://www.fantongermin.com.br/dicasemanuais/guarda_de_documentos.pdf/ Acesso
em 21 Jan. 2011.
http://www.datalinksoftwares.com.br/SistemasDeControleDeDocumentos.htm/
Acesso em 25 Jan. 2011.

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CRÉDITOS
SENAI – DR
UNIEP – Unidade de Educação Profissional
Coordenador:
Felipe Vieira Neto
Equipe Técnica:
Alexsandro Santos de Figueiredo
Florivaldo Barbosa da Silva
Walber Bruno Braz da Silva
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Capa:
Hélio Soares