[1] O documento discute os desafios e benefícios da digitalização de documentos e da preservação digital de informações. [2] Inclui uma discussão sobre as vantagens e desvantagens dos sistemas digitais e de microfilmagem, concluindo que um sistema híbrido que integre os dois é a melhor abordagem para preservação a longo prazo. [3] Também fornece exemplos de como a digitalização e a microfilmagem eletrônica estão sendo aplicadas no Brasil, especialmente em órgãos governamentais, para

1. Digitalização de Documentos e a
Preservação Documental na Era Digital
Odair Rodrigues
AGO/2012
2012 Curitiba

2. 2

3. 3

4. 4
Principais desafios com a gestão em papel
 Incomodado com a falta de
organização do seu arquivo?
 Pouco espaço físico para guardar
documentos?
 Falta de agilidade na busca da
informação?
 Conservação das informações mais
antigas
 Inconsistência na comunicação entre
as áreas funcionais
 Lentidão na tomada de decisão,
aumento de custo.
 Descumprimento de prazos e normas
internas internal e com o governo
 Perda de clientes / diminuição da
satisfação do cliente.

5. 5
Gerenciamento “básico”do Papel
Nenhuma solução implementada
Estágios e necessidades dos clientes
Adotar
Expandir
Otimizar
Pequenas empresas,
escritórios, SOHO
Grande
Empresas
Média Empresas
Departamentos
e Governo
Organização
Documentos são digitalizado e armazenado por tipo de
documento para simples consulta e acesso.
Colaboração
Os documentos são compartilhados através da empresa
para consulta, referência, aprovação de diversas áreas.
Linha de frente do negócio
Os documentos são digitalizados nas áreas que recebem
os documentos e as informações são enviadas de forma
eletrônica para outras áreas de tomada de decisão.
Fluxo de informação do negócio
Informações específicas são extraídas dos documentos
digitalizados e encaminhadas para permitir o fluxo da
informação do negócio (transação)

6. 6
Digitalização de Documentos
Principais benefícios da digitalização de Documentos.
• Rapidez e agilidade no acesso à informação
• Baixo custo na distribuição de informação
• Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação de papel
• Automação de entrada de dados
• Acesso à informação por um número ilimitado de pessoas e em qualquer
lugar
• Melhoria no atendimento ao cliente
• Maior segurança de informações por permitir controle de acesso aos
documentos

7. 7
21/8/2012 7
• O documento digital também é vulneravel:
• Depende de:
– Hardware (computador)
– Meio de armazenamento
– Software (Sistema Operacional, Programa e formato de imagem)
• Mídia se deterioram ou “evaporação” de Bit
– Devido a efeitos físicos, químicos, magnéticos, etc.
– Qualidade do meio de armazenamento
– Forma de gravação
• Há limitações com respeito a legalidade
Obsolescência Digital

8. 8
O Custo do Arquivo Digital
2012 >> 2015 >> 2020 >> 2025
Fase InativaFase Ativa
• O tempo que você ira manter as imagen “on-line” irá determinar o custo
de migração
• Com o avanço dos softwares e hardwares, os arquivos digitais deverão
ser migrados para uma outra tecnologia mais moderna.
Índice de
busca da
informação
Custo do
Armazenamento
Digital
Preservação da informação digital

9. 9
• Como preservar os documentos digitais ?
– Por um perido grande de tempo(mais de 10 anos)
– Com baixo custo de armazenamento
– Com segurança e integridade
– Sem necessidade de muitas atualizações
– Legalmente
• Resposta
• Sistema Híbrido
• Fazer BACK-UP em um meio análógico
Pergunta Principal

10. 10
GBA-12/01

11. 11
Microfilme
• Paradigma: “Mídia ultrapassada??”
• Mídia analógica
• Durabilidade: 500 anos (filme prata)
• Melhor meio arquivístico
• Microfilmagem sem indexação por
documento
• Lei do Microfilme
Preservação da informação digital

12. 12
Sistema Híbrido
• É a integração dos Sistemas digitais e micrográficos.
• Microfilme sendo um arquivo de referência e segurança do arquivo digital
• Arquivo digital somente na fase ativa
Fase InativaFase Ativa
Indíce de
busca da
informação
Custo do Armazenamento
Digital
Preservação da informação digital
Digitalização
do Microfilme

13. 13
Comparação dos Sistemas
Microfilmagem
Vantagens:
• Custo baixo de armazenagem
• Melhor meio arquivístico
(Durabilidade)
• Aceito como um meio legal
• Excelente compactação
• Existência de normas para
criação, processamento,
duplicação e armazenamento
Digitalização
Vantagens:
 Excelente acesso, distribuição
e transmissão dos registros
 Acesso múltiplo do arquivo
 Melhor qualidade da imagem
 Impressão de alta qualidade
 A copiagem sucessiva não
provoca degradação
Desvantagens:
• Off-Line
• Acesso individual
• Perda de resolução devido a
copiagem sucessiva
• Se não for indexada possui uma
velocidade de recuperação lenta
Desvantagens:
 Dependência de Hardware e
Software
 Não aceito como meio legal
 Alto custo para manter a
informação acessível ao longo
prazo

14. 14
Microfilmadora Eletrônica: Processo
Digitalização, indexação e controle de qualidade
dos documentos
Microfilmadora
Eletrônica i9600

15. 15
Arquitetura Microfilmagem Eletrônica
GED
Mainframe
Scanner
Microfilme
Virtual
Lista ou Diretório
de imagens
AWIS
16
mm
Microfilme
•Livros
• Plantas
• Folhas soltas
• Word
•PPT
• Arquivo TXT
• Arquivos PDF/A e PDF
• E-mail
•JPEG

16. 16
GBA-12/01
Exemplo de Microfilme

17. 17
Microfilmadora Eletrônica – i9600
Decreto 1.799 de 1996
• Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o
resultado do processo de reprodução em filme de
documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou
eletrônicos, em diferentes graus de redução.
Parecer do Ministério da Justiça de Novembro de 2006

18. 18
Legalidade do Microfilme – Parecer 736/2006 M.
Justiça
18

19. 19
Beneficios do Arquivo de Referência
• Gerenciamento do ciclo de vida da Informação
• Evita riscos de Migração e Despesas não planejadas
• Recuperação de Desastres
• Gerenciamento de Armazenamento da Informação
• Segurança no conteudo

20. 20
Status no Brasil
• Mais de 6,5 Milhões de documentos por dia microfilmados eletrônicamente
• Birôs de serviço , Bancos , Comércio , Governo, Fundações , Justiça
• Tipos de Documentos
– Contratos comerciais
– Jornais
– Cheques
– Extrato Bancario
– Correios
– Depto Pessoal
– Documentos notariais
– Correio eletrônico
– Multas
– Processos Juciciais
– Plantas
– Registros médicos
– Histórico Escolar
– RH
• Back up de informação / Preservação

21. 21
Microfilmagem eletrônica no Brasil
•Mercado em Crescimento - 10%
•Instalações nos principais centros
•Estudos de implantação
•Migração do Convencional
•Preservação Digital / Back Up
•Redução custos
•Uso da Imagem
•Legalmente Aceito
– Parecer 736/2006 do Min.da Justiça
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

22. 22
• Segmentos: Birô de Serviço
– Perfil: empresas novas que já fazem a digitalização e agora precisam fazer a
microfilmagem.
– Atualização dos antigos equipamentos de microfilmagem tradicional
– Oferecem o scanner sem custo para os clientes que fazem a microfilmagem
eletrônica
– Baixo custo operacional
– As imagens são enviadas para a empresa através de FTP ou CD/DVD.
– Pesquisa rápida devido a indexação por imagem
Casos de Sucesso - Brasil

23. 23
Casos de Sucesso - Brasil
Segmentos: Governo
 Atualização dos equipamentos de microfilmagem tradicional
 Redução de custo para fazer a microfilmagem:
• Mão de obra para fazer a captura e indexação dos documentos
• Manutenção de equipamentos antigos.
• Preservação da Informação
• Explosão de imagem Digital - Justiça
 Melhoria de atendimento
• Atendimento com imagem no curto prazo

24. 24
Típico processo de microfilmagem eletrônica
Captura descentralizada
em diversos locais
Microfilmagem centralizada
num unico ponto
Redução de Custos com
movimentação de
documentos
Imagem movimentada via
link , Cd/DVD .
Microfilmagem
Centralizada

25. 25
DV 2400
A saída da informação em PAPEL,
EMAIL, FAX e como Imagem Digital.
Recuperação da Informação
Digitlização do Microfilme por demanda
ScanPro 2000

26. 26
Digital para Filme
Preparar Documentos
Capturar as imagens
“Processar” as imagens
Gravar imagens no filme
Digitalizar a imagem do filme DOCUMENTOS PROCESS /
GRAVAÇÃO
ARMAZENAMENTO/ PESQUISA
• O processo de digitalizar a
imagem , e gravar no filme

27. 27
Conclusão
A Decisão de usar microfilme como midia de preservação de
documentos deve considerar os seguintes aspectos:
•Expectativa de vida do documento
•Integridade do documento
•Flexibilidade( analógico para digital e vice versa)
•Redução de espaço Físico – 98%
•Beneficios na pesquisa , acesso e armazenamento
•Estratégia de preservação digital
•Nível de complexidade / interatividade
•Aspecto Legal
Microfilme , simplicidade de acesso , requer baixo nivel de
investimento para preservar documentação.

28. 28
Desejo de todos os clientes…..

29. 29
Tipos de Captura - Volume

30. 30
Tendências
• Mercado em crescimento acelerado 15% no mundo
• Captura Descentralizada
• SharePoint
• Mobilidade
• Aplicações em Nuvem
• Botão inteligente
• Route information faster
• Enable collaboration, customer engagement
• Save time and costs derived from shorter information access cycles
• Use paper rather than eliminate it

31. 31
Dilma veta garantia de efeitos jurídicos para
documentos digitalizados - Lei 12.682/2012
http://trt-12.jusbrasil.com.br/noticias/3178621/dilma-veta-garantia-de-efeitos-juridicos-para-
documentos-digitalizados
11 julho 2012
A presidente Dilma Rousseff vetou a equiparação, para fins probatórios, dos
documentos digitalizados aos seus originais. Dilma sancionou projeto tratando da
elaboração e do arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, na forma da
Lei 12.682/2012, mas rejeitou todos os artigos que garantiam o mesmo efeito jurídico
aos documentos digitalizados
De acordo com o Projeto de Lei da Câmara 11/2007, da então deputada Angela
Guadagnin (PT-SP), o documento digital e sua reprodução teriam o mesmo valor
probatório do documento original, para todos os fins de direito. A proposta também
garantia aos documentos digitalizados o mesmo efeito jurídico conferido aos
documentos microfilmados.
Na fundamentação dos vetos, com base em parecer do Ministério da Justiça...

32. 32
Componentes da solução de digitalização
Servidor
Base de
Dados SQL
Software de GED
Diretórios da rede
Software de ECM
Sharepoint
File Net
Qualquer SW de Gestão
Microfilmagem eletronica
Tipo de Papel Scanners
Estação de Captura
Captura das imagens
Indexação
OCR
Código de barras
Separadores
Drivers
WIA

33. 33
ScanMate
i1120
Scan Station
500/520EX/550
i1405 / i1420 / i1440
i1860
Truper 3210
i4200 / i4600
i2600 / i2800
i5200 / i5600 / i5800
i2400
Truper 3610
ScanMate
i940
Captura - Portfólio de Scanners
Scanners:
• Departamentais
• Rede
• Produção

34. 34
Auto-Crop e Auto-Deskew

35. 35
Remoção Automática de verso em Branco
• Automaticamente identifica imagens em
branco baseado na porcentagem de
conteudo de informação.
– Recurso muito mais preciso
comparado a opção de remover por
tamanho de imagem (kbytes)
– A configuração da % do conteudo é
feito de forma simples através dos
driver ISIS e TWAIN

36. 36
Rotação Automática de Imagem
 Automaticamente rotaciona as imagens na
posição correta de leitura
 Frente e verso
 Ganho de tempo na preparação do
documentos

37. 37
Função de Junção – Frente e Verso
• Automaticamente cria uma única imagem
contendo a frente e verso do documento.
– Aplicação: documentos de identidade
e notas fiscais e papel A3
– Disponivel somente no driver TWAIN

38. 38
Original
ATP 161KB
Scanner 1 c/ add-n IP 235KB
Scanner 2 c/ add-on IP 189KB
62KB
Business Confidential
iThresholding - exemplos

39. 39
iThresholding-2

40. 40

41. 41
iThresholding-2 @ 200 dpi

42. 42
Drop out – Vermelho, Azul e Verde
Colorida PB normal PB com drop out

43. 43
Novos Scanners série i2000
Recursos do Perfect Page
Preenchimento Inteligente de Borda

44. 44
Remoção de furos e Preenchimento de borda inteligente
Recurso de remoção de furos de ficharios: disponíveis nos scanners i1200/i1300, i2000 e i1400
Recurso do preenchimento inteligente de borda: disponíveis nos scanners i2000

45. 45
Duas lâmpadas por camera – a partir do i2000

46. 46
Sistema completo
Documentos Digitalização
Controle de Qualidade
Indexação
Armazenamento Digital
Software de Pesquisa
Gerenciamento do
documento digital
Microfilmagem
eletrônica

47. 47
Fluxo de Captura de Documentos

48. 48
Tipos de Scanners

49. 49
Captura
Rotativo Planetário
Elementos funcionais
•Lâmpada
•Lentes
•Sensor
i4200
i940

50. 50
Scanner
Multi-funcional
Scanner
Professional
Digitalização frente e verso Não, simplex Sim, Duplex
Tratamento/Melhoramento de
imagem
Muito básico, quase nenhum Varios recursos para
gerar imagem excelente
Software de Captura Interface complicada Softwares de captura
orientados a digitalização
de documentos ou lotes
de documentos
Tempo de digitalização
( supondo documento com 10
folhas)
15 Minutos 40 Segundos
Transporte Curvatura interna
Limita os tipos de docs no
Alimentador Autom. – ADF
Sistema de transporte
robusto
Scanner Profissional X Multi-Funcional

51. 51
• Tipo de documento
– Tamanho (A4,A3,Legal, etc) e gramatura
– Estado de conservação
– Quantidade de folhas por documento
• Indexação
– Identificar qual é o software de captura indicado
• Manual , OCR , Cod. Barras ,
• Aplicação: Uso compartilhado ou dedicado (USB)
• Produção
– Volume diário, mensal de documentos, picos de produção
– Aplicação departamental, centralizada ou descentralizada
• Assistência técnica
– On-site, troca ou balcão , tempo de resposta – SLA
– Consumíveis e peças disponíveis
Como escolher um Scanner Profissional ?

52. 52
Segmentação do Mercado - Scanners
Segmento de
Produtos
Velocidade
Alto Volume > 100 ppm
Médio Volume 65 – 100 ppm
Baixo Volume 51 – 75 ppm
Departamental 31 – 50 ppm
Workgroup 16 – 30 ppm
Pessoal 8 – 15 ppm

53. 53
Scanner Profissional vs Multifuncional
• Velocidade de captura do documento
– A partir de 20 folhas ou 40 imagens por minuto
– Digitaliza frente e verso ao mesmo tempo sem perder performance
– Robusto Alimentador de Documentos (ADF) aceita diferentes tamanhos e
gramatura de documentos
• Processamento de imagem
– Correção inclinação
– Detecta o tamanho exato de cada documento
– Auto- Brilho e rotação automático do documento
– Menor tamanho de arquivo (compressão interna de imagem)
– Tratamento da imagem do documento
• Facilidade de uso
– Smart Touch – Botão inteligente
• Fluxo de trabalho pré-definido
– Interação e integração com sistema de gestão documentos
• Personalização do software interno do scanner

54. 54
54
Fluxo do Documento – áreas envolvidas
• Recepção Área Final
“Arquivo”
Áreas usuárias
Documento
Identificar qual é melhor área para colocar o Scanner?
 Verificar infra-estrutura necessário (rede, link, espaço na mesa)
 Software de Captura e GED
 Tipo de documento (cartão PVC )

55. 55
Fluxo do Documento – áreas envolvidas
• Recepção Área Final “Arquivo”Áreas Usuárias
Documento
i1120
Scanner de Rede
Scanner de Rede
Scanner
Recomendado
i4200/i4600
i5200/i5600/i5800
i2400/
i2600/
i2800
i940

56. 56
Principais Scanners Kodak
Scanner i940 – 20 folhas por minuto
alimentação rede elétrica ou via USB
i940

57. 57
21/8/2012 57
• Scanner de Rede SS500 ( não necessita Micro)
• Digitaliza 30 folhas por minuto
• Envia imagens para:
– Impressora da rede
– FTP
– FAX
– Diretório da rede
– Pen Drive
– Email
Principais Scanners Kodak
47.wmv

58. 58
Mesas A3 e A4

59. 59
Scanners da Série i5000
Duplex –A3
140 / 170 / 210 ppm
Volume ilimitado
ADF de 750 folhas
05 sensores ultra-som
LED CCD (duas lamp.)
Scanners de alta produção
i5200 / i5600 / i5800

60. 60
Scanners da Série i5800
Scanners de alta produção

61. 61
Smart Touch – Botão inteligente
• Software de Captura orientada a digitalização de Documento
• Acionado pelo botão ou pelo PC
•Crie PDFs / JPEGs / TIFF/ RTF / BMP
• Até 9 tipos de fluxo diferentes
• Digitalize para:
• Email
• Web e-mail
• Rede - diretório
• FTP
• Microsoft Word
• SharePoint
• Impressora da rede
• Folha em branco para separar documentos
• Incluir palavra “chave” em arquivo PDF
• Duas telas de digitalização: com ou sem Pré Visualização
• Imprime etiqueta com os tipos de fluxo
• Funções de pós digitalização: remoção, rotação e recorte de imagem.

62. 62
Atendimento a clientes - Digitalização
• Controle de contas a pagar e receber
– Diminuição do tempo de processamento das faturas
– Controle de datas de pagamento
• Gerenciamento das ordens de serviços
• Controle dos documentos de vendas e pedidos
– Proposta e confirmação de pedidos
– Documentos complementares
• Departamento de Crédito
– Melhor controle e atualização dos dados dos clientes.
– Facilidade para analise de conta.
Soluções para área de administrativas

63. 63
Segmentos: Comércio
– Armazenar cadastro de cliente
– Contratos de Financiamento
– Garantias
– Seguros
– Back up de informação
Casos de Sucesso - Brasil
Feiras de Imovéis
Stand de Vendas
Vendas de Campo
Abeetura de Credito
Venda de automoveis

64. 64
Casos de Sucesso - Brasil
Segmentos: Saúde
 Otimizar fluxo de documentação
 Centralizar documentação referente a atendimentos médicos e clientes
 Redução dos tempos de pagamento
 Redução de custos operacionais e armazenamento
 Redução de espaço de armazenamento de papéis
ClinicasConsultorios

65. 65
Perguntas?
Odair Rodrigues
benedito.rodrigues@kodak.com
Tel: 011-9940-6781 / 011 2132 6067 ou
www.kodak.com.br
Netscan Digital Ltda
www.netscandigital.com.br
Tel: 041 3072 0559
2012 Curitiba