A gestão de documentos, da informação e do conhecimento

Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF
Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013
A gestão de documentos,
da informação e do
conhecimento:
contextualização e
especificidades
Regina Cianconi
rcianconi@globo.com
PPGCI/UFF

Gestão do
Conhecimento
Gestão da
Informação Gestão de
Documentos
Fonte: PONJUAN DANTE (2007, p. 106)
Relações entre a gestão de
documentos- informação-
conhecimento

Gestão de Documentos
TEORIAS REMONTAM AO SÉCULO XIX
A ATIVIDADE TEM INÍCIO NO SÉCULO XX - Estados
Unidos e Canadá
• Preocupação com a documentação produzida no
âmbito dos organismos governamentais;
• Administração pública carecia de critérios em
relação à padronização, organização, classificação
para acesso e guarda dos documentos em sua
fase corrente até sua destinação final, de modo a
garantir seu uso posterior.

É voltada aos documentos produzidos no
âmbito de um organismo produtor (pessoa
física ou jurídica), os chamados documentos
orgânicos;
Envolve a criação, classificação, difusão e
acesso aos documentos, sua proteção, e
conservação.

No Brasil esta atividade é regulamentada, pelo
Art 3º da Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de
1991, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados:
Art. 3º - Considera-se gestão de
documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em
fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.

Conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico
do sistema de gestão arquivística de documentos, processado
por computador, que deve ser capaz de gerenciar
simultaneamente os documentos digitais e os convencionais.
No Brasil, o e-ARQ Brasil , cujo objeto é o documento
arquivístico digital, estabelece requisitos mínimos para um
SIGAD, independente da plataforma tecnológica em que for
desenvolvido.
Especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão
arquivística de documentos desde a produção, tramitação,
utilização e arquivamento até a sua destinação final.
a) Sistemas Informatizados de Gestão Arquivistica de
Documentos - SIGAD
O que muda com a Informática
Fonte: Conarq. e-Arq Brasil (2011).

b) Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
O que muda com a Informática
Principais etapas:
• Criação de documentos
• Captura (digitalização)
• Indexação
• Gerenciamento de imagens, documentos e registros
• Distribuição
• Segurança
• Automação do Fluxo de Trabalho (Workflow)
• Armazenamento
• Preservação
• Integração com outros sistemas da organização.
Obs. Os sistema GED comerciais não seguem os padrões E-Arq

A gestão da informação envolve todo o ciclo
informacional, ou seja, as atividades de
planejar, coordenar, selecionar, organizar,
processar, comunicar, disseminar informação,
visando o uso.
A informação é vista como um bem, devendo
seu fluxo ser aperfeiçoado.
Fonte: CIANCONI (2003)
Convém lembrar que na Ciência da Computação e na
Administração de Empresas, também se observa o uso do
termo (do inglês “information management”),
na administração dos sistemas de informação, porém o
foco é na tecnologia, não na informação em si.
Gestão da Informação

Gestão da Informação – estágios
Fonte: baseado em SAVIC (1992) ; MARCHAND & HORTON (1986)
Gestão das informações
Estratégicas e de
negócios
Gestão da tecnologia
automatizada e busca
da eficiência técnica
Gestão da
documentação e dos
procedimentos
Gestão das informações e
recursos da organização

Gestão da Informação -
macroprocesso
Fonte: PAULA (2011), baseado em Davenport (1998, p.175); Choo (2003, p.58)
RETROALIMENTAÇÃO E PRODUÇÃO DE CONHECIMENTO

Gestão dos Recursos da Informação-GRI (Information
Resources Management – IRM)
A expressão surge em meados dos anos de 1970;
É formalmente instituída como função no Governo dos
Estados Unidos, em meados dos anos 1980 (A-130).
Visa gerenciar a informação propriamente dita, as
tecnologias de comunicação, tratamento e
disseminação da informação, os recursos humanos
envolvidos nos processos informacionais.
Década de
1970/1980
Década de 1990
Gestão de Recursos da Informação
Contextualização histórica

Gestão de Recursos da
Informação – influências
• Administração de dados (data management) –
Computação/Análise de Sistemas
• Gestão de documentos (records management)
– Administração
• Gestão da informação (information
management) – Ciência da Informação/
Biblioteconomia
Fonte: baseado em Lytle (1986, p.327)

Gestão do Conhecimento-GC (Knowledge
Management-KM)
Há autores que consideram a Gestão do
Conhecimento como uma evolução da GRI;
Todavia, as atividades que deram origem à GC
surgem em outro contexto  aplicação da
inteligência artificial aos processos de tomada de
decisão(WIIG, 1999).
Fonte: Baseado em BETTENCOURT, CIANCONI (2012).
Década de 1980 Década de 1990
Gestão do Conhecimento

Gestão do Conhecimento nasce ligada à Ciência
da Computação / Inteligência Artificial aplicada à
Administração de Empresas, sendo mais recente o
estudo pela Ciência da Informação.
Final dos anos de 1980 segundo WIIG, que
atuava na área de Inteligência artificial e foi um dos
primeiros a usar o termo GC na década de 1980, o
foco mudou da tecnologia para o ser humano.

A Gestão do Conhecimento começa a ganhar
notoriedade na literatura, a partir da teoria de
conversão do conhecimento, de Nonaka e
Takeuchi.
Modelo da espiral do conhecimento- o
conhecimento é construído em um processo
dinâmico, em permanente transformação, de
tácito para tácito, de tácito para explícito, de
explícito para tácito, de explícito para explícito,
em um “contexto capacitante” favorável ao
compartilhamento: “ba”. (NONAKA; KONNO, 1998)

Foco no mapeamento
de processos, na gestão
dos conteúdos
informacionais
Foco nas comunidades
e relacionamentos
Foco na
organização,
monitoramento e
recuperação da
informação
Foco na aprendizagem
organizacional e inovação
Gestão da Informação
Informação + Processos
Pessoas + Informação + Processos
(Conhecimento Tácito)
(Conhecimento Explícito)
Interseção entre a Gestão da Informação
e a Gestão do Conhecimento

Produção do
Conhecimento
Explicitação
(Produção de
Informação)
Identificação de
Necessidade de
Informação
Coleta da
Informação
Organização da
Informação
Compartilhamento
da Informação /
Conhecimento
Adaptação ao
Conhecimento
Existente
Uso do
Conhecimento
Tecnologia,
Padrões
Cultura
Organizacional e
informacional
Análise,
Avaliação
Insight
Ambiente,
Contexto,
Políticas
Processo de Produção e Transferência
da Informação e Conhecimento
Pessoas,
Sense-making
Metodologias,
Modelos
Fonte: Adaptado de O'DELL, C.S, GRAYSON, Jr, C. Jackson & ESSAIDES, N., 1998.

Leitura, visualização
Aprender pela prática
(estágios, rodízio técnico
e gerencial)
Publicações (livros,
artigos, anais)
Produção de Podcast,
Blogs, Wikis
Relatórios
Apresentações
Catálogos, guias, índices
Taxonomias, Tesauros
Ontologias
Narrativas
Perguntas e respostas
Ferramentas de
Groupware (audio e
Videoconferência)
Midias sociais (blogs,
wikis)
Treinamento
Ensino a distância
Modelos, metaforas
Recursos para a Produção e Compartilhamento do Conhecimento
– Modelo SECI -
Socialização
(tácito para
tácito)
Internalização
(explícito para
tácito)
Externalização
(tácito para
explícito)
Combinação
(explícito para
explícito)
Encontros, discussões;
Interação interpessoal;
Comunidades de prática;
Participação em redes
sociais
Uso de midias sociais
Fonte: Adaptado de PAHANI, WATSON, PARTRIDGE (2013)

Aspectos da
Gestão
do
Conhecimento

O que
chamamos de
Gestão do
Conhecimento,
em grande
parte, são
práticas já
incorporadas
em nossas
atividades, sob
outras
denominações.
http://farm3.staticflickr.com/2600/4184631133_97a01b6a00_m.jpg

Qual o diferencial?
Visão integrada,
percepção de que tal
conjunto de ações,
com ênfase no
compartilhamento e
a na colaboração
promovem e aceleram
o aprendizado, a
expertise e estimulam
a inovação.
http://www.flickr.com/photos/joybuzzard/page17/

 Impacto político:
o Acesso aberto, governo aberto, ciência aberta;
 Impacto tecnológico:
o Evolução dos estudos sobre ontologias e web
semântica;
o Linked data –identificação não apenas de
documentos e conteúdo digital, mas também
objetos do mundo real e conceitos abstratos;
 Filtros humanos e não humanos;
 Estímulo à colaboração - mídias e redes sociais –
mudança comportamental na busca e uso de
informações;
 Social Knowledge Management - visão construtivista da
produção do conhecimento em ambiente social.

Referências
BETTENCOURT, Marcia. P.L; CIANCONI, Regina. Gestão do conhecimento: um olhar sob a
perspectiva da Ciência da Informação. In: ENANCIB, 13, 2012, Rio de Janeiro. Anais...Rio de
Janeiro, Fiocruz, 2012.
BRASIL. CONARQ. e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados
de gestão arquivística de documentos. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos,
2011. versão1.1. Disponível em:
http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov/br/media/e-arq-brasil-2011-
corrigido.pdf. Acesso em: 15 maio 2013.
CHOO, C. W. Gestão da informação para a organização inteligente: a arte de
explorar o meio ambiente. Lisboa: Caminho,2003.
CIANCONI, Regina de Barros. Gestão do conhecimento: visão de indivíduos e
organizações no Brasil. 2003. 297 f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação)–
Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação, Universidade Federal do Rio de
Janeiro/Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia, Rio de Janeiro,
2003.
DAVENPORT, T.H.; PRUSAK, L. Ecologia da informação: porque só a tecnologia não
basta para o sucesso na era da informação. São Paulo: Futura, 1998.
LYTLE, Richard H. Information resource management: 1981-1986. ARIST- Annual
Review of Information Science and Technology, 1986, v.21.

MARCHAND, Donald A; MARCHAND, HORTON Forest W. Infotrends: profiting from your
information resources. London, Wiley, 1986.
NONAKA, Ikujiro; KONNO, Noboru. The concept of “ba”: building a foundation for
knowledge creation. California Management Review, v. 40, n. 3, 1998, p. 40-54.
O'DELL, C.S, GRAYSON, Jr, C. Jackson & ESSAIDES, N. If only we knew what we
know: The transfer of internal knowledge and best practice. The Free Press, 1998.
PAULA, D. R. Gestão da informação na Fiocruz: um modelo de análise 2011.
Dissertação [Mestrado em Ciência da Informação]– Programa de Pós-Graduação em
Ciência da Informação, Universidade Federal Fluminense, Niterói, 2011.
PANAHI, Sirous; WATSON,Jason; PARTRIDGE, Helen. Towards tacit knowledge
sharing over social web tools. Emerald, 2013.
PONJUAN DANTE, Gloria. Gestión de información: dimensiones e implementación para
el exito organizacional. España, Ediciones Trea, 2007.
SAVIC, Dobrica. Evolution of information resource management. Journal of
Librarianship and Information Science , v.24, n. 3, p.127-138, 1992.
TUOMI, Ilkka. The Future of Knowledge Management. Lifelong Learning in Europe
(LLinE), v. 7, n. 2, 2002.
Referências

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