O documento discute as tecnologias de gestão documental digital como GED e ECM, explicando suas aplicabilidades e os processos envolvidos como organização arquivística, tratamento técnico de documentação, administração de acervos, digitalização e indexação. Também aborda problemas comuns na gestão documental e as tecnologias correlatas como microfilmagem e ferramentas de pesquisa.

1. A Gestão Documental Hoje:
GED/ECM – tecnologias e suas
aplicabilidades
Jorge
Por(lho
Gabriella
Por(lho
Mgi
Tecnogin

2. FATOS
Desde
a
Revolução
Industrial...até
a
Era
Digital
 Produção
anual
média
de
bilhões
de
páginas
de
papel
-­‐
115
bilhões
na
atualidade;
 Cerca
de
1
trilhão
de
páginas
são
impressas,
copiadas
ou
enviadas
via
fax
a
cada
ano;

62%
das
organizações
uFlizam
papel
para
arquivar
documentos
importantes.

3. HISTÓRICO

4. PANORAMA
DO
MERCADO
Problemas
freqüentes
na
gestão
documental
 Suportes
variados
para
a
mesma
informação;
 Falta
de
controle
sobre
o
documento
Ksico
x
digital;
 Controle
ineficaz
de
versões
de
documentos;
 Impressões
e
fotocópias
desnecessárias;
 Duplicidade
de
documentos.
Afinal,
onde
está
a
informação?

5. PANORAMA
DO
MERCADO
O
Que
vem
por
aí..
 Geração
de
conteúdo
colaboraFvo
através
de
redes
sociais
(Facebook,
Orkut,
YouTube,
TwiXer,
etc)
e
redes
corporaFvas,
como
o
Microso[
SharePoint.
 Amparo
legal
para
documentos
digitais/digitalizados;
 Gestão
de
conteúdo
em
novos
formatos
(arquivos
de
som
e
vídeo).

6. GESTÃO
DOCUMENTAL
COMO
GERENCIAR
INFORMAÇÕES
E
DOCUMENTOS
DE
MANEIRA
ESTRATÉGICA?
 A
gestão
documental
reúne
as
ferramentas
necessárias
para
a
conversão,
localização
e
tratamento
documental,
além
de
oFmizar
processos
produFvos.
 A
gestão
documental,
hoje,
é
uma
ferramenta
estratégica
para
o
sucesso
das
organizações.

7. GESTÃO
DOCUMENTAL
Alguns
processos
da
Gestão
Documental
 Organização
ArquivísFca;
 Tratamento
Técnico
de
Documentação;
 Administração
de
Acervos
Documentais;
 Tratamento
de
acervos
históricos;
 Custódia
de
Documentos;
 Microfilmagem;
 Digitalização
de
Documentos
e
Microformas;
 Indexação
e
Captura
de
Dados
por
OCR,
ICR
e
Digitação.

8. GED
e
ECM
GED
-­‐
Gerenciamento
Eletrônico
de
Documentos
ECM
-­‐
Enterprise
Content
Management
 Conjunto
de
tecnologias
que
permite
o
gerenciamento
de
documentos
de
forma
digital.
Tais
documentos
podem
estar
em
diversos
suportes,
como
papel,
microfilme,
som,
imagem
e
arquivos
originalmente
digitais.

9. TECNOLOGIAS
DISPONÍVEIS
Tecnologias
correlatas
 Document
Imaging
(DI)
ou
Gerenciamento
de
Imagens
e
Documentos;
 Document
Management
(DM);
 COLD/ERM:
em
subsFtuição
ao
COM,
proporciona
o
armazenamento
de
informações
em
discos
ópFcos,
com
gerenciamento
de
relatórios
de
forma
digital.
 RIM
(Records
and
InformaFon
Management):
atribui
e
controla
o
ciclo
de
vida
específico
de
um
Fpo
documental.

10. TECNOLOGIAS
DISPONÍVEIS
Microfilmagem
 Tipos:
 Convencional:
conversão
de
documentos
Ksicos
para
microfilme
/
16
ou
35mm
 COM
–
Computer
Output
do
Microfilm:
gravação
de
informações
digitais
em
suporte
micrográfico
(microficha
/
cartão
janela
/
jaqueta)
 Eletrônica:
conversão
de
documentos
digitais
para
suporte
micrográfico.

11. TECNOLOGIAS
DISPONÍVEIS
Microfilmagem

12. TECNOLOGIAS
DISPONÍVEIS
Digitalização
 É
a
conversão
de
documentos
Ksicos
ou
em
suporte
micrográfico
em
imagens
digitais
(TIFF
/
JPG
/
PDF).

13. TECNOLOGIAS
DISPONÍVEIS
Indexação
 Geração
de
base
de
dados
ligando
a
informação
desejada
à
localização
Ksica
ou
virtual
do
documento
original.
 Tipos:
 Indexação
manual
e
digitação
 OCR
(OpFcal
Caracter
RecogniFon)/
ICR
(Intelligent
Caracter
RecogniFon):
reconhecimento
de
caracteres
em
imagens
digitalizadas,
via
so[ware
(mapa
de
pixels).
UFlizadas
normalmente
em
forms
processing.

14. TECNOLOGIAS
DISPONÍVEIS
Ferramentas
de
Pesquisa
 So[wares
de
GED/ECM,
tais
como:
 Captaris
Alchemy
 Laserfiche
 SAP
Business
Object
 Indexação
de
conteúdo
colaboraFvo
na
web:
Google
(o
maior
indexador
da
web)
e
demais
sites
de
busca.

15. AGRADECIMENTO
“A
tecnologia
é
um
aliado
para
o
nosso
bem-­‐viver.”
Obrigado.