O documento apresenta um plano para organizar os documentos de uma empresa de forma eficiente e segura. O plano inclui classificar, identificar e higienizar os documentos; criar um sistema padronizado com pastas separadas por ordem alfabética e códigos para armazenamento digital; e realizar listagens impressas para localização rápida. O documento também descreve os principais departamentos da empresa e as especificações para a sala de arquivo, incluindo mobiliário, acessórios, instalações e responsabilidades do setor de recursos humanos.

1. 3ª Etapa SAP – Apresentação de slides
Alunos:
Berenice Resina Gonçalves de Oliveira
Camilla Marçal Meireles
Rodrigo Francisco Coutinho
Victor Hugo Martins Gonçalves
Yure Dias Antunes
Professor: Joaquim Eduardo

3. Iniciaria a organização dos documentos seguindo o roteiro abaixo:
 Classificação, identificação e higienização dos documentos;
 Criação de um sistema padronizado de documentos (caso não haja), o logotipo da
empresa seguida pela identificação necessária;
 Criação de um plano de classificação com pastas separadas em ordem alfabética;
 Aplicação da tabela de temporalidade;
 Reavaliação dos documentos;
 Eliminação dos documentos que perderam seu valor;
 Elaboração de códigos para implementação dos documentos na base de dados;
 Utilização de pastas com diferentes cores para melhor visualização dos
documentos;
 Listagens impressas dos documentos, identificando sua localização para
eventuais problemas com o sistema.
Com isso acredito que poderia gerenciar os mesmos com eficiência, tendo em
vista que os documentos são eficientemente administrados quando, uma vez que
necessários, podem ser localizados com rapidez, utilizando um mínimo espaço
possível.

8. Principais Departamentos da empresa
 Administração: é o responsável por fiscalizar e organizar a produção, coordenando a mão de
obra para melhorar a produtividade.

Recursos Humanos: Encarrega-se de todas as contratações e demissões de todos os
empregados de uma empresa, assim como os benefícios dos mesmos diretamente ou
indiretamente.
 Financeiro: É responsável pela saúde financeira da empresa. As suas principais funções
incluem a gestão do dinheiro, gestão de investimentos, gestão do risco financeiro e as relações
com os investidores. Também lida com taxas de câmbio, divisas estrangeiras, alterações das
taxas de juro entre outras áreas financeiras
 Comercial: Dirige e coordena as atividades relacionadas com a comercialização e a venda dos
produtos e/ou serviços de uma empresa. Para isso, analisa a concorrência, faz pesquisas de
mercado para conhecer o que realmente pretende o consumidor, verifica a necessidade ou não
de publicidade, preocupa-se com a qualidade e aprimoramento dos bens ou serviços. É o
departamento responsável pela estratégia de vendas e em alguns casos, de marketing da
empresa, encarrega-se de vender e manter o mercado dos produtos ou serviços
 Marketing: Dá a conhecer a empresa, produtos e serviços e preocupa-se com a imagem da
empresa. Responsabiliza-se com a animação e controlo de vendedores, distribuição física dos
produtos, os serviços de pós-venda, atividades técnico-comerciais, Concebe, executa e explora
o mercado.

9.  A sala de arquivos fica situada entre o departamento de recursos humanos e o financeiro. Tem as
dimensões de cerca de 30m².
 Itens necessários.
 Mobiliário: deve ser adequado para os formatos dos documentos produzidos e armazenados,
possibilitando a economia de espaço e permitindo arrumar de forma racional os documentos e
possibilitando também a sua expansão.
 Acessórios: pastas suspensas, pastas intercaladoras e pastas de A/Z. Porém os arquivos
institucionais de grande massa documental utilizam as caixas de arquivo, que são específicas para
as estantes, podendo ser acondicionadas em média seis caixas por fileira.
 Instalações: os arquivos devem atender a alguns critérios mínimos de segurança, sendo assim
devem permanecer em temperatura de cerca de 22º C, podendo ser proporcionada por um ar
condicionado. A iluminação em 55 lux e 75µw/l de radiação UV (de preferência trocar as
lâmpadas pela de LED que agridem menos os documentos) e a umidade relativa de 55%. A
composição da edificação deve ter o sistema anti-fogo a base de pó, bem como proteção mínima,
com alarmes e sistema infravermelho. Assim como computador ligado a rede.
 O setor de recursos humanos será o responsável pela execução das operações do arquivo,
executando as operações necessárias para manter o setor funcionando corretamente.

10. Obrigado!