O documento discute a gestão de documentos digitais e a preservação permanente desses documentos em repositórios confiáveis. Ele explica que a gestão de documentos visa gerar economia, eficiência e eficácia na organização, preservação e acesso aos documentos. Também descreve os desafios da preservação digital a longo prazo e a importância de políticas e sistemas que garantam a autenticidade e acessibilidade dos documentos digitais no futuro.

1. Gestão documental e a
preservação permanente de
documentos eletrônicos em
repositórios confiáveis
Thiago de Oliveira Vieira
Mestre em Gestão de Documentos e Arquivos
Supervisor da Equipe de Documentos Sonoros – ARQUIVO NACIONAL
Membro da Câmara Técnica de Documentos Audiovisuais, Iconográficos e Sonoros –
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)

2. 
A aplicação das práticas arquivísticas
geram economia, eficiência e eficácia.

O ARQUIVO – produto das ações e
atividades de uma instituição – constituí
um importante ATIVO.

Deve ser encarado como PATRIMÔNIO e
não como um ARQUIVO MORTO.

3. O que diferencia estas duas realidades é
a aplicação das práticas arquivísticas!

4. As práticas arquivísticas proporcionam:
Arquivo
Organizado Preservado Acessível
• Não adianta organizar e não preservar – compromete a
integridade do arquivo e o acesso;
• Não adianta somente preservar – não garante o documento
acessível (não encontra-se organizado).

5. O que é um documento arquivístico?

documento produzido e/ou recebido por uma instituição ou
pessoa;

produzido em razão das funções e atividades de uma
instituição ou pessoa;

dotado de organicidade;

independente da linguagem (textual, audiovisual, sonoro,
iconográfico e etc.);

suporte (papel, filme, disco e etc.);

formas de registro (magnético, ótico e etc.).

6. Gestão de Documentos

A disseminação das técnicas de reprodução de documentos
levam ao aumento da produção de documentos e um
acúmulo de grandes quantidades de massas documentais
acumuladas, sem qualquer tratamento arquivístico.

É nesse contexto que surge a gestão de documentos, após
a Segunda Guerra Mundial, nos Estados Unidos e Canadá.

A gestão de documentos surge no âmbito da administração
moderna, com objetivos de atender as demandas de
economia, eficiência e eficácia

7. Gestão de Documentos
Quais os objetivos?

Controle do ciclo de vida dos documentos (produção,
utilização e destinação final);

Reduzir o volume das massas documentais acumuladas;

Racionalizar a produção documental;

Garantir economia, eficiência e eficácia.

8. Gestão de Documentos
No caso brasileiro…

A gestão só aparece como função da administração pública na
Constituição de 1988.

A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu artigo 3º, define,
pela primeira vez em um ato legal brasileiro, o conceito de gestão
de documentos: "Considera-se gestão de documentos o conjunto
de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente". (BRASIL, 1991)

9. Gestão de Documentos

É no âmbito da gestão de documentos que ocorre a atividade
de avaliação dos documentos.

A avaliação consiste em identificar os valores primário e
secundários dos documentos. O produto da avaliação é uma
tabela de temporalidade com os prazos de guarda dos
documentos.

É a avaliação que determina quais documentos devem ser de
guarda permanente e quais devem ser eliminados por não
possuírem valor secundário (para guarda perene).

10. Gestão de Documentos
O objetivo da avaliação é manter o máximo de informações,
mantendo o mínimo de documentos.
ECONOMIA
EFICIÊNCIA EFICÁCIA RACIONALIZAÇÃO

11. Gestão de Documentos
Dados para reflexão:

Um estudo da UNESCO aponta que, após a avaliação e
seleção dos documentos, apenas 10% dos documentos
produzidos são considerados de valor permanente.

Segundo pesquisa de Indolfo (2013), no período de 1996 a
2012, 58 órgãos do Poder Executivo Federal publicaram Editais
de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da
União. Esse universo representa apenas 4% do total de órgãos
e entidades que compõem o Poder Executivo Federal.

“O que fazem os 96% que, ainda, não publicizaram suas ações
de eliminação? Não estão eliminando documentos? Eliminam,
mas não tornam público esse ato? Então, o que e como estão
eliminando?...”

12. Gestão de Documentos
Quando há uma boa gestão de documentos, há
um bom arquivo permanente...

13. Os documentos digitais e a
mudança de paradigma
A disseminação das tecnologias de informação e
comunicação (TIC´S) está promovendo uma alteração nas
bases teóricas da Arquivologia, ou seja, a Arquivologia
está passando por uma renovação epistemológica.
Segundo Thomassen (1999 apud FONSECA, 2005, p. 58),
"o desenvolvimento das tecnologias da informação e da
comunicação seria a anomalia que está conduzindo a uma
mudança de paradigma na Arquivologia".

14. Década de 1950 => o crescimento vertiginoso de grandes
massas documentais acumuladas, resultado do aumento
das técnicas de reprodução, levam a construção de um
modelo de gestão de documentos.

15. Século XXI => as TIC´S x aumento da produção de
documentos digitais x demanda de informação x alto custo de
preservação dos documentos digitais impõem a adoção de
um programa de gestão de documentos, visando…
… economia, eficiência e eficácia.

16. O programa de gestão de documentos
deve contemplar todos os documentos
(analógicos ou digitais).

17. Os Sistemas Eletrônicos de
Informações
Há diversas iniciativas para o gerenciamento de informações eletrônicas em desenvolvimento ou já
implementadas.
- Processo Judicial eletrônico (Pje);
- Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis (SREI);
- Processo Eletrônico Nacional (Sistema Eletrônico de Informações e Protocolo Integrado da
Administração Pública Federal) entre outros.
“Só no Ministério das Comunicações (Minicom), o PEN trouxe uma economia de mais de R$ 500 mil
reais nos gastos com aluguel de impressoras e impressão em 2014. Já a duração média da tramitação
no órgão passou de 199 para 25 dias”. (http://antigo.planejamento.gov.br/conteudo.asp?
p=noticia&ler=12087)

18. Os Sistemas Eletrônicos de
Informações
Os sistemas eletrônicos:
- buscam reduzir a eficiência da gestão (reduzindo o tempo médio
da gestão de documentos e processos);
- geram economia;
- gerenciam informações/documentos arquivísticos.

19. As três idades dos documentos
arquivísticos
O que determina a idade dos documentos é a frequência de uso. No caso do
arquivo permanente, soma-se o valor secundário.
Arquivos Correntes Arquivos Intermediários Arquivos Permanentes
Uso administrativo, razão
para a qual o documento foi
criado
Valor Primário
Transferência Recolhimento
Potencial uso legal e de
pesquisa
Valor Secundário
Recolhimento

20. Os Sistemas Eletrônicos de
Informações
Os documentos arquivísticos digitais em fase corrente e
intermediária devem, preferencialmente, ser gerenciados por meio de
um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos –
SIGAD, a fim de garantir o controle do ciclo de vida, o cumprimento da
destinação prevista e a manutenção da autenticidade e da relação
orgânica, características fundamentais desses documentos. (CONARQ,
2015)

21. Os Sistemas Eletrônicos de
Informações
Portanto, os sistemas eletrônicos de gerenciamento de informações/documentos
arquivísticos devem levar em consideração, no seu desenvolvimento, o SIGAD.
“o foco do SIGAD é o controle completo do ciclo de vida do documento, desde a captura
(independentemente do sistema ou ferramenta que o produziu) até a destinação final,
seguindo os procedimentos da gestão arquivística de documentos” (CONARQ, 2011)
Antes da implementação de um SIGAD, deve haver uma política de gestão de
documentos e seus respectivos instrumentos (código de classificação e tabela de
temporalidade).

22. Os Sistemas Eletrônicos de
Informações
Os sistemas eletrônicos de informações devem garantir:
1. o controle de todo o ciclo de vida dos documentos
(produção/captura, tramitação e destinação final – eliminação ou
guarda permanente);
2. a relação orgânica entre os diversos documentos inseridos no
sistema e com os documentos físicos;
3. garantir a autenticidade dos documentos.

23. Os Sistemas Eletrônicos de
Informações
A gestão de documentos deve ocorrer de forma integrada nos documentos
físicos e nos digitais (com ou sem sistemas de gerenciamento).
Um SIGAD não compreende as funcionalidades necessárias para a guarda de
documentos permanentes, isto é, não tem por objetivo implementar todos os
procedimentos de preservação digital necessários aos documentos de guarda
Permanente. (CONARQ, 2011).

24. A preservação de documentos
arquivísticos permanentes em meio
digital

Constitui um grande desafios para as instituições;

A preservação ocorre desde a produção dos documentos;

Não deve ser uma ação exclusiva dos arquivos permanentes;

Todos os envolvidos, da produção ao tratamento técnico, são
responsáveis pela preservação dos documentos;

No caso de documentos digitais, o dano significa perda do
documento. Não há ações de restauração nesses documentos.

25. A preservação de documentos
arquivísticos permanentes em meio
digital
Documentos Nato Digitais:

São os documentos arquivísticos que são produzidos e tramitados em
formato digital;

São documentos arquivísticos e necessitam do mesmo tratamento
arquivístico dado aos documentos “físicos”;

A preservação é fundamental para garantir a integridade do documento
ao longo do seu ciclo de vida;

Deve-se garantir a autenticidade do documentos natos digitais.

26. A preservação de documentos
arquivísticos permanentes em meio
digital
Representantes digitais:

São representantes em formato digital de documentos não digitais;

Podem constituir novos contextos em um ambiente digital, junto com os
natos digitais;

Assumindo novos contextos, podem ser considerados cópias originais.

Deve-se garantir a autenticidade dos representantes digitais.

27. A preservação de documentos
arquivísticos permanentes em meio
digital
Os documentos nato digitais e os representantes digitais
(originais digitais), em fase permanente, devem ser alvo de
uma política de preservação digital.
A política de preservação digital norteará todos os
procedimentos adotados na recepção, armazenamento,
preservação, autenticidade e acesso dos documentos
arquivísticos digitais inseridos no repositório.

28. A preservação de documentos
arquivísticos permanentes em meio
digital
Um repositório arquivístico digital confiável deve garantir a preservação dos
documentos. A preservação deve manter as propriedades significativas dos diversos
tipos de documentos, garantindo a sua recuperação, inteligibilidade e autenticidade.
RESOLUÇÃO Nº 39, DE 29 DE ABRIL DE 2014 – CONSELHO NACIONAL DE
ARQUIVOS
Estabelece diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais
confiáveis para o arquivamento e manutenção de documentos arquivísticos digitais
em suas fases corrente, intermediária e permanente, dos órgãos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

29. A preservação de documentos
arquivísticos permanentes em meio
digital
A normalização dos formatos dos documentos, no ato da inserção dos
documentos no repositório, é crucial para sua preservação perene. Para
isso, o repositório deve ser capaz de realizar as conversões automáticas.
Formato original Formato de preservação (normalizado) Formato de Acesso→ →
Ex: Documento de Texto
.ODT (formato original) .PDF/A (formato de preservação) .PDF (formato de acesso)→ →

30. A preservação de documentos
arquivísticos permanentes em meio
digital
Os formatos utilizados para preservação deverão ser constantemente
monitorados. Havendo alterações nos formatos de preservação, deve-se
realizar a migração dos formatos dos documentos existentes no
repositório.
As ações de preservação dos documentos arquivísticos
no repositório digital devem ser constantes.

31. A preservação de documentos
arquivísticos permanentes em meio
digital
A adoção de uma política de preservação digital deve considerar:
- a abordagem de preservação;
- a definição dos procedimentos e padrões;
- desenvolvimento de implantação de um repositório digital;
- aquisição de infraestrutura;
- treinamento de equipe especializada.

32. A preservação de documentos
arquivísticos permanentes em meio
digital
Devido ao alto custo para a preservação digital, não é possível
preservar tudo o que se produz…
Nesse sentido, deve-se identificar o que realmente é permanente…
Com isso, evita-se a preservação permanente de documentos
desnecessários…
A ideia é: economia, eficiência e eficácia...

33. A preservação de documentos
arquivísticos permanentes em meio
digital
Um repositório arquivístico digital de código-fonte aberto:
O Archivematica tem o objetivo de armazenar a documentação em formato digital de acordo com os
padrões exigidos em relação à preservação arquivística, visando torná-la acessível a longo prazo. Sua
estrutura e funcionamento seguem o padrão ISO-OAIS (norma ISO para Sistema aberto informação
arquivística).
Foi desenvolvido pela empresa canadense Artefactual Systems, tendo a colaboração de algumas instituições
e projetos: da UNESCO, por meio do Memory of the World's - Subcommittee on Technology; do Arquivo
Municipal da cidade de Vancouver – Canadá; da Biblioteca da Universidade de British Columbia -
Canadá; do Arquivo Central de Rockefeller - Canadá; do Arquivo da Universidade Simon Fraser
University - Canadá, de outros colaboradores.

34. Obrigado!
Thiago Vieira
thiagovieira@arquivonacional.gov.br