O documento discute a origem e definição de arquivos, como eles começaram na Grécia antiga e evoluíram para instituições como museus. Também descreve a microfilmagem como um método para armazenar documentos de forma compacta e econômica e discute as vantagens e desvantagens deste método.

1. Origem Do Arquivo
Módulo:0653
Formadora:Célia Calado
Formanda:Joana Gaspar Pinheiro

2.  Cientificamente a palavra (arquivo) vem da origem latina (archivu) derivando da Grécia que resulta por dois componentes tais como:
- Arkhaios- (antigo)
- EPO (ter cuidado, dispor)
Arquivo designa-se por documentos antigos preservados, estes arquivos hoje em dia estarão em instituições como os museus sendo que teve o começo
na antiga civilização Grega.
 Os atenienses guardavam os tratados, como as leis e minutas da assembleia popular e documentos oficiais no templo da mãe dos deuses(Metroon),
na posição perante a uma audiência do filósofo ateniense Sócrates compôs em sua defesa vários documentos como: Peças de Ésquilo, Sófocles e
Eurípedes entre outros, esses documentos foram guardados entre dos períodos de tal forma que atualmente estão existentes em instituições
destinadas como os museus, os arquivos em Portugal não foram escolhidos sempre da mesma conjuntura.
 Monarquia: Carteiras e cartórios era onde se localizava-se para preservar e conservar os documentos muito importantes para a monarquia contidas
pelo o Tombos este nome designa- se por um arquivo de um conjunto documental, Fernando I ficou célebre por Torre do Tombo, pelo o facto de ser
instalado uma torre nas muralhas do forte onde residia o citado monarca.

3.  Um documento, é um registo que produz ou descreve um assunto ou pessoa sendo que mostra ou confirma de uma particularidade, situação ou
facto sucedido.
- A empresa apresenta entre os documentos condicionados á atividade exercida.
- Os documentos compõem o armazenamento da empresa.
 Normalmente os documentos são escritos sendo que poderão conter outros suportes tais como: papel, um registo de DV, CD, pendrive, microfilme,
etc, as empresas enfrentam no dia a dia uma enorme quantidade de documentação que pertencem a empresa por várias situações a maioria da
documentação deve ser tudo transposto para o arquivo, é fundamental que a empresa contenha uma gestão a base da informação e há coisas a
evitar:
-Perder muito tempo a investigar a informação.
-A importância da informação não deve ser esquecida ou nunca ser usada.
-A desarrumação dos serviços vai prejudicar a empresa e principal a Produção.
 O arquivo é um conjunto orgânico de documentos sendo o material ou data e a forma por uma constituição pública ou privada tendo em conta um
lugar designado e preservado onde se guarda documentos por ordenação e com classificação, uma quantidade do serviço admistrativo numa
especialidade sendo que a missão seja em receber, conservar e ter uma classificação na parte dos documentos, neste caso o arquivo trabalha de uma
maneira organizada como é entendida, , sendo que devemos ter em atenção que o arquivo padece um tratamento como a classificação e
ordenação.

4. Microfilmagem:
 A microfilmagem é um software que permite gerir diferentes tarefas, conecta imagens de documentos por processo em fotografia, ou seja, diminui
radicalmente o volume de arquivos permitindo um armazenamento mais eficaz e prático facilitando a limpeza e de maior firmeza e de baixo custo, O
microfilme determina a movimentação das atividades no país que pratica os mesmos objetivos, assegurar a grande disponibilidade e conservação de
arquivos de segurança, o microfilme determina a movimentação das atividades no país que pratica os mesmos objetivos, assegurar a disponibilidade e
conservação de arquivos de segurança, a microfilmagem obtém um resultado habitualmente usado em componentes oficiais, enormes empresas
comerciais ou industriais, bancos seguros.
 Frases a seguir na microfilmagem:
-Escolha e numerar documentos.
- Usar máquinas próprias.
- Definir uma leitura de microfichas.

5. Vantagens:
 É normal localizar um documento em microfilme, é comparado mais elevado sendo que são admitidos quilómetros corredores com encaixamento de
documentos, A microfilme e totalmente baixo de 98%ou maior, um microfilme contem 2 rolos e capaz de caber na mão a documentação de um
arquivo de aço com 4 gavetas um dos problemas, que trabalham pequenas ou grandes quantidades de documentos tem muita variedade de
formatos, tamanhos e formas de papéis, o microfilme é único esta tendência são umas das vantagens, não importa o tamanho, este estará num
único formato, a manutenção da informação será mais fácil.
 Os preços da instalação do microfilme, são vários de aplicação para aplicação ate consoante a empresa para empresa, genericamente o preço em
alguns casos é muito pequeno ao simples custo armazenado de papel convencional de dá a conhecer um processo seguro de arquivo micrográfico e
barato, é o acontecimento de bancos serem os grandes utilizadores, Não existe ou meio mais fácil, barata e segura sem sinistros naturais ou
provocados de que o microfilme, são muitos os exemplos das empresas e componentes que resgatam os seus documentos de acidentes graças ao
microfilme, com a utilização do microfilme vai ficando seguro um arquivo correto de qualquer documento e de arquivar um microfilme é muito
simples rebobinar uma bobina, não há caixas, caixotes, pacotes e funcionários cansados, o microfilme os documentos são ordem correta.
 Examinando o maior proveito de um espaço concedido pelo o microfilme tendo a maior concentração de informações, o menor custo de
preservação é uma conclusão rápida, Todo arquivo de microfilme é fácil e barato, mas vem em duplicado.
 Muitas empresas, no mundo concentram se no microfilme pelo o menor custo e fácil da informação, A capacidade de software não tem limites as
informações são integradas e a disposição em tempo curto, Em Portugal já existe documentos históricos e arquivos de outros países pelo bem do
microfilme, o microfilme trás melhores condições de trabalho, quem trabalha com a documentação em todos os aspetos, logo a vantagem e que a
empresa ganha mais produção.

6.  O microfilme é de longa duração e pode ser sempre usado, os preços dos fretes e portes pelos os correios são transmitidos com programas de
microfilmagem A maioria das empresas utilizam muito papel e impressos que são necessitados e podem pagar o material consumido com a venda
de papel para a reciclagem, o microfilme são os mais sistemas de tratamento de informação, ele facilita com outros sistemas como a digitalização/
informáticos.
 Muitas escolas e universidades inserem no alcance de todos havendo um alto podere um maior custo para uma faixa de livros e publicações .

7. Desvantagens:
 Maior custo de materiais e equipamentos na maioria de produtos produzidos.
- -Não é fácil uma comparação, com duas imagens de um microfilme.
- -O documento perde o valor mas que não vai permitir da força exercida ao escrever.
- -Por vezes é impossível obter uma imagem, bem legível de documentos que vão se encontrando em mau estado, pois a microfilmagem não resulta
da imagem de documento original.

8. Legislação aplicável:
A Portaria 118/90, de 15 de Fevereiro, estabelece as condições, de se deve comandar microfilmagem de documentos, e de importância fiscal .
O Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas possibilita a substituição, para as causas fiscais , os documentos de suporte dos livros
e registos contabilísticos, as não são documentos parecidos os microfilmes são de uma única reprodução, podem ser produzidos t três exercícios que
contenham autorização prévia, do Decreto-geral s contribuições e impostos , para os efeitos fiscais e que comandam condições estabelecidas.
A microfilmagem é trabalhada com uma resistência para uma necessária imagem bem constituída dos documentos, de ma forma a garantir a
reprodução em papel durante sete anos, as operações de microfilmagem e classificando dos suportes e das imagem serão registadas num único livro e a
provar pelo o tempo de sete anos estando a contar do numero 1.

9. Organização e manutenção:
Recolher e numerar, dependendo da recolha da documentação dependendo o registo, e a classificação dos documentos.
Proporcionar os documentos , fornecidos com facilidade de rapidez e por vários serviços .
Ter atenção aos atos admistrativo.
Preservar a documentação, não so dependendo da utilização de equipamento (armários ficheiros etc.)mas também aprovando condições ambientais
para não destruírem os suportes (calor, frio, entre outros.
Há vários tipos de arquivos por varias entidades tais como:
Públicos : Como os municipais, estatais.
Institucionais: Como escolas, igrejas, clubes, associações .
Comerciais: Empresas
Pessoais: Cartas, originais de trabalho, entre outros.
A localização da instalação do arquivo deve ter mente vários tipos:
a localização deve ser pratica e com capacidade aumentada, a iluminação deve ser larga e dividindo diretamente ao sol, o arquivo deve ser ventilado
com uma ventilação natural, e ser ajustável ao arquivo, o arquivo deve ser sempre limpo, e desinfeção diária., o arquivo destina- se a ser preservado e
com espaço livre para o trabalhador se deslocar , o arquivo deve ter uma grande segurança, contra incêndios, sem infiltrações,.

10. Para ter um arquivo organizado é necessário reconhecer a atividade da instituição , pela a empresa onde se trabalha, saber gerir diferentes documentos
saber quais são os documentos elaborados para seguir a atividade da empresa, saber o baixo valor da manutenção do arquivo , e o mais importante
saber a quantidade de documentos para transportar para o arquivo.
Ter atenção quando se guardar os documentos nos respetivos locais é necessários varias distinções tais como retificar cada documento que diz respeito
ao seu destino pode se destinar para arquivo, solicitando a informação e a existência de antecedentes.
Todos os documentos deve – se reler com cuidado para depois de tudo ser arquivado, na seleção o material que se concede para arquivo não pode ser
utilizado para a empresa, como copias, comunicados com menos relevância, deve se ter em mente a marcação de data e hora, que não haja duvidas
para chegada do documentos.
Classificar de ser arquivado o documento, de acordo com a classificação pela a organização, é organização dos documentos dentro de pastas e destas
dentro do arquivo, a escolha da forma, depende da natureza dos documentos.