O documento apresenta os principais conceitos sobre arquivos e documentos, incluindo: 1) a definição de arquivo como um conjunto de documentos organizados por uma entidade; 2) as três idades dos documentos - corrente, intermediária e permanente; 3) as finalidades dos arquivos de servir à administração e à história; 4) as classificações de documentos quanto a procedência, valor e grau de sigilo.

1. Arquivos e Documentos

2. Arquivos e Documentos
Arquivo
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3. Arquivos e Documentos
Arquivo
Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por
uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte
de informação para a execução de suas atividades. Os documentos preservados
pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes. As entidades
mantenedoras de arquivos podem ser públicas (Federal, Estadual Distrital,
Municipal), institucionais, comerciais e pessoais.
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4. Arquivos e Documentos
Arquivo
Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por
uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte
de informação para a execução de suas atividades. Os documentos preservados
pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes. As entidades
mantenedoras de arquivos podem ser públicas (Federal, Estadual Distrital,
Municipal), institucionais, comerciais e pessoais.
No Brasil, a política de arquivos públicos e privados é gerenciada pelo Conselho
Nacional de Arquivos (Conarq), órgão ligado ao Arquivo Nacional.
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5. Arquivos e Documentos
Etimologia
Do latim archívum, lugar onde se guardam os documentos.
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6. Arquivos e Documentos
Etimologia
Do latim archívum, lugar onde se guardam os documentos.
•Lugar onde se guardam documentos
•Conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmes, etc.
•Conjunto de dados organizados, segundo a sua natureza e o seu uso,
em suporte magnético.
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7. Arquivos e Documentos
Finalidade
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8. Arquivos e Documentos
Finalidade
•Servir a administração: Fornecem informações e documentos necessários ao
desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos documentos, preservam
a documentação da empresa, possibilitam o controle da produção de
documentos e colocam à disposição dos usuários documentos que fornecem
informações de caráter probatório ou simplesmente informativo.
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9. Arquivos e Documentos
Finalidade
•Servir a administração: Fornecem informações e documentos necessários ao
desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos documentos, preservam
a documentação da empresa, possibilitam o controle da produção de
documentos e colocam à disposição dos usuários documentos que fornecem
informações de caráter probatório ou simplesmente informativo.
•Servir à História: Fornecem informações e/ou documentos para reconstituir ou
escrever a história política, social ou econômica de uma nação. Também servem
de memória de uma empresa e constituem uma importante fonte de pesquisa.
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Funções do Arquivo
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Funções do Arquivo
•Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;
•Avaliar
e
selecionar
sua preservação ou eliminação;
os
documentos,
tendo
em
vista
•Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da
empresa;
•Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação;
•Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que
possam ocasionar a sua perda;
•Executar as funções específicas conforme a organização e administração da
instituição.
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Classificações
•Quanto ao uso (Teoria das três idades)
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Classificações
•Quanto ao uso (Teoria das três idades)
A Teoria das três idades é baseada no Ciclo vital dos documentos, segundo o
qual, os mesmos passam por três fases: corrente, intermediária e permanente.
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Classificações
•Arquivo corrente (Primeira idade): Segundo o Dicionário de Terminologia
Arquivística (D.T.A.) de 1996, página 6, é o “conjunto de documentos estritamente
vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos
no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos
produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles
consultados”. Essa idade corresponde a produção do documento, sua tramitação,
a finalização do seu objetivo e a sua guarda.
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Classificações
•Arquivo corrente (Primeira idade): Segundo o Dicionário de Terminologia
Arquivística (D.T.A.) de 1996, página 6, é o “conjunto de documentos estritamente
vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos
no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos
produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles
consultados”. Essa idade corresponde a produção do documento, sua tramitação,
a finalização do seu objetivo e a sua guarda.
•Arquivo Intermediário (Segunda idade): “Conjunto de documentos originários de
arquivo corrente, com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de
armazenamento temporário, sua destinação final” (D.T.A. 1996, p. 7). Os
documentos são ainda conservados por razões administrativas, legais ou
financeiras. É uma fase de retenção temporária que se dá por razões de
precaução.
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Classificações
•Arquivo corrente (Primeira idade): Segundo o Dicionário de Terminologia
Arquivística (D.T.A.) de 1996, página 6, é o “conjunto de documentos estritamente
vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos
no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos
produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles
consultados”. Essa idade corresponde a produção do documento, sua tramitação,
a finalização do seu objetivo e a sua guarda.
•Arquivo Intermediário (Segunda idade): “Conjunto de documentos originários de
arquivo corrente, com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de
armazenamento temporário, sua destinação final” (D.T.A. 1996, p. 7). Os
documentos são ainda conservados por razões administrativas, legais ou
financeiras. É uma fase de retenção temporária que se dá por razões de
precaução.
•Arquivo permanente (Terceira idade): “Conjunto de documentos custodiados em
caráter definitivo, em função do seu valor” (D.T.A. 1996, p. 8). Constitui-se de
documentos produzidos em geral há mais de 25 anos pelas instituições
administrativas públicas ou privadas .
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17. Arquivos e Documentos
Quanto à natureza
•Arquivo Especial: São aqueles que requerem tratamento especial
de armazenamento, independente de sua forma. Certas variáveis precisam ser
controladas, pois caso contrário, podem deteriorar os documentos, (temperatura,
luminosidade, umidade etc).
•Arquivo Especializado: São aqueles que tratam de um assunto específico,
independente da forma física,comercial e industrial..
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18. Arquivos e Documentos
Quanto à abrangência
•Arquivo Setorial: São aqueles que cumprem função de arquivo corrente e, por
esta razão, devem ser guardados próximos aos órgãos operacionais e por isso
costumam ser descentralizados.
•Arquivo Geral: São aqueles que recebem os documentos de diversos órgãos de
uma mesma organização física.
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19. Arquivos e Documentos
Documentos
Um documento é qualquer registro de informações, independentemente do
formato ou suporte utilizado para registrá-las.
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20. Arquivos e Documentos
Documentos
Um documento é qualquer registro de informações, independentemente do
formato ou suporte utilizado para registrá-las.
Instituída pela ciência arquivística, a definição supra possui caráter
generalista,3 o que significa que certas ciências ou alguns de seus ramos
especializados podem adotar definições mais específicas.
É o caso, por exemplo, do Direito, em que um documento é definido como
qualquer escrito, instrumento ou papel, público ou privado, que possua
relevância jurídica e possa servir como prova.
Os órgão típicos de documentação são os museus, os arquivos e as bibliotecas,
cada um com as suas características peculiares.
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21. Arquivos e Documentos
Classificação
Quanto à procedência
AULA 09

22. Arquivos e Documentos
Classificação
Quanto à procedência
Quanto a procedência, os documentos podem ser divididos em públicos e
privados, ambos podendo constituir prova de fato jurídico, ato jurídico ou
de negócio jurídico.
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23. Arquivos e Documentos
Classificação
Quanto à procedência
Quanto a procedência, os documentos podem ser divididos em públicos e
privados, ambos podendo constituir prova de fato jurídico, ato jurídico ou
de negócio jurídico.
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24. Arquivos e Documentos
Classificação
Quanto à procedência
Quanto a procedência, os documentos podem ser divididos em públicos e
privados, ambos podendo constituir prova de fato jurídico, ato jurídico ou
de negócio jurídico.
•Públicos: São emitidos por autoridade pública ou mediante procuração de
autoridade pública. Por exemplo, escritura pública de compra e venda emitida por
um notário.
•Privados: São emitidos por um particular (pessoa física), ou por autoridade pública
fora de suas funções, atribuições, oucompetência).
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25. Arquivos e Documentos
Classificação
Quanto ao valor
Administrativo - Valor que um documento possui para a administração
produtora do arquivo, na medida em que informa, fundamenta ou aprova
seus atos presentes ou futuros.
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26. Arquivos e Documentos
Classificação
Quanto ao valor
Administrativo - Valor que um documento possui para a administração
produtora do arquivo, na medida em que informa, fundamenta ou aprova
seus atos presentes ou futuros.
•Fiscal - Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações
financeiras ou fiscais.
•Informativo - Valor que um documento possui pelas informações nele contidas,
independente de seu valor probatório.
•Legal - Valor processual que um documento possui perante a lei para comprovar
um fato ou constituir um direito.
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27. Arquivos e Documentos
Classificação
Quanto ao valor
•Permanente - Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente
de um documento em um arquivo. Também referido como valor histórico.
•Primário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter
para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais.
•Probatório - Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de
prova legal.
•Secundário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter
para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para
fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.
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28. Arquivos e Documentos
Quanto ao grau de sigilo
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29. Arquivos e Documentos
Quanto ao grau de sigilo
Brasil
No Brasil, um documento pode ser classificado como ostensivo ou sigiloso. Um
documento é ostensivo quando a ele não foi atribuído nenhum grau de sigilo,
tendo em vista que o acesso ao seu conteúdo não põe em risco direitos
individuais ou coletivos. Documentos ostensivos devem estar plenamente
acessíveis. Consequentemente, um documento é sigiloso quando a ele é atribuído
algum grau de sigilo, em razão de o acesso ao seu conteúdo poder colocar em
risco direitos individuais ou coletivos. São estes os graus de sigilo documental
•Reservado
•Secreto
•Ultrassecreto
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30. Arquivos e Documentos
Quanto ao gênero
•Textuais: Documentos impressos e manuscritos.
•Cartográficos: Documentos com representações geográficas.
•Iconográficos: Documentos que contém imagens estáticas (fotos).
•Filmográficos: documento audiovisual.
•Sonoros: Documentos contendo registros fonográficos.
•Micrográficos: Microfilme e microficha.
•Informáticos: HD, disquete, CD etc.
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31. Arquivos e Documentos
FIM da Aula
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