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Aula 4 - Organogramas, Fluxogramas e Funcionagrama

Prof. Leonardo Rocha
Prof. Leonardo Rocha
Prof. Leonardo RochaProfessor em Prof. Leonardo Rocha

Aula 4 - Organogramas, Fluxogramas e Funcionograma. Conteúdo da disciplina de Análise Organizacional do 3º período do curso de Administração da Unibrasil.

Aula 4 - Organogramas, Fluxogramas e Funcionagrama

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ORGANOGRAMAS, FLUXOGRAMAS e
           FUNCIONOGRAMAS

                Prof. Leonardo Rocha
Histórico

       Em 1856, Daniel C. McCallum, um superintendente da
        York and Erie Railroad Company (EUA), usou
        organogramas para mostrar a aplicação da Administração
        Sistemática em ferrovias. Conforme registros históricos,
        McCallum foi o criador do primeiro organograma de que
        se tem notícia.



    2
Objetivo
Demonstrar os componentes da Estrutura Organizacional como a divisão do
  trabalho, o tipo de departamentalização, a margem de controle, Cadeia de
  comando, e a centralização e descentralização.

   A relação superior-subordinado, o que deixa implícito os procedimentos
    relativos à delegação de autoridade e responsabilidade;

   O trabalho desenvolvido pelas frações organizacionais. Dependendo da técnica
    de elaboração aplicada, poderá evidenciar:

   (a) o detalhamento do tipo de trabalho;
   (b) os cargos existentes;
   (c) os nomes dos titulares das unidades;
   (d) a quantidade de pessoas por unidade;
   (e) a relação funcional, além da relação hierárquica;
    3
Conceito

       Organograma é um gráfico que representa a estrutura
        formal, apresentando os diversos setores, suas posições e
        respectivas interdependências, via hierárquica, itinerário de
        comunicações, vinculação e subordinação.
       O organograma deve possuir um caráter dinâmico, ser
        altamente flexível e funcional, possibilitando uma integração
        sistêmica e sinérgica entre todos os setores da empresa.

       A principal função do organograma é apontar os sistemas de
        responsabilidade e autoridade da organização



    4
Tipos e Modelos
       Existem diversos tipos e modelos gráficos de organogramas, pois não
        existe uma padronização formal. O que se segue são regras e técnicas que
        auxiliam a construção mais correta, de acordo com a organização/estrutura
        analisada

       Os organogramas mais comuns são:

       ESTRUTURAL
       CIRCULAR OU SETORIAL
       RADIAL ou SOLAR
       LINEAR DE RESPONSABILIDADE
       INFORMATIVO




    5
Estrutural
       No organograma Estrutural a responsabilidade e a autoridade são
        claras.

        É o tipo de organograma mais completo e usual, o qual permite melhor
        entendimento dos componentes da estrutura principalmente a
        departamentalização de uma empresa.

       Pode ser Vertical ou Horizontal.

       Vertical (também chamado de clássico), é mais usado para representar
        claramente a hierarquia na empresa; (mais níveis)
       horizontal também é criado com base na hierarquia da empresa, mas tem
        essa característica amenizada pelo fato do cargo mais baixo na hierarquia
        não estar numa posição abaixo dos outros (o que pode ser interpretado
        como discriminação, ou que ele tem menos importância), mas ao lado.
        (menos níveis)
    6
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  • 1. ORGANOGRAMAS, FLUXOGRAMAS e FUNCIONOGRAMAS Prof. Leonardo Rocha
  • 2. Histórico  Em 1856, Daniel C. McCallum, um superintendente da York and Erie Railroad Company (EUA), usou organogramas para mostrar a aplicação da Administração Sistemática em ferrovias. Conforme registros históricos, McCallum foi o criador do primeiro organograma de que se tem notícia. 2
  • 3. Objetivo Demonstrar os componentes da Estrutura Organizacional como a divisão do trabalho, o tipo de departamentalização, a margem de controle, Cadeia de comando, e a centralização e descentralização.  A relação superior-subordinado, o que deixa implícito os procedimentos relativos à delegação de autoridade e responsabilidade;  O trabalho desenvolvido pelas frações organizacionais. Dependendo da técnica de elaboração aplicada, poderá evidenciar:  (a) o detalhamento do tipo de trabalho;  (b) os cargos existentes;  (c) os nomes dos titulares das unidades;  (d) a quantidade de pessoas por unidade;  (e) a relação funcional, além da relação hierárquica; 3
  • 4. Conceito  Organograma é um gráfico que representa a estrutura formal, apresentando os diversos setores, suas posições e respectivas interdependências, via hierárquica, itinerário de comunicações, vinculação e subordinação.  O organograma deve possuir um caráter dinâmico, ser altamente flexível e funcional, possibilitando uma integração sistêmica e sinérgica entre todos os setores da empresa.  A principal função do organograma é apontar os sistemas de responsabilidade e autoridade da organização 4
  • 5. Tipos e Modelos  Existem diversos tipos e modelos gráficos de organogramas, pois não existe uma padronização formal. O que se segue são regras e técnicas que auxiliam a construção mais correta, de acordo com a organização/estrutura analisada  Os organogramas mais comuns são:  ESTRUTURAL  CIRCULAR OU SETORIAL  RADIAL ou SOLAR  LINEAR DE RESPONSABILIDADE  INFORMATIVO 5
  • 6. Estrutural  No organograma Estrutural a responsabilidade e a autoridade são claras.  É o tipo de organograma mais completo e usual, o qual permite melhor entendimento dos componentes da estrutura principalmente a departamentalização de uma empresa.  Pode ser Vertical ou Horizontal.  Vertical (também chamado de clássico), é mais usado para representar claramente a hierarquia na empresa; (mais níveis)  horizontal também é criado com base na hierarquia da empresa, mas tem essa característica amenizada pelo fato do cargo mais baixo na hierarquia não estar numa posição abaixo dos outros (o que pode ser interpretado como discriminação, ou que ele tem menos importância), mas ao lado. (menos níveis) 6
  • 7. Estrutural Vertical e Horizontal (ex:) 7
  • 8. Circular ou Setorial São elaborados por meio de círculos concêntricos, os quis representam os diversos níveis de autoridade a partir do círculo central, onde se localiza a autoridade maior da empresa. 8
  • 9. Radial ou Solar O seu objetivo é mostrar o macro sistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial. 9
  • 10. Linear de Responsabilidade Possui um diferencial em relação aos demais organogramas pois sua preocupação não é representar o posicionamento hierárquico, mas, sim, o inter-relacionamento entre as diversas atividades e os responsáveis por cada uma delas. 10
  • 11. Informativo Apresenta um máximo de informações de diversas naturezas relacionadas com cada unidade organizacional da empresa e não necessariamente as funções. DEPARTAMENTO DE PESSOAL Adm.: João da Silva Código: 6754 Referência:400 -30 Lotação: 21 Síntese da Atribuições: -Processar o controle de férias -Elaborar a Folha de Pagamento -Recrutar e selecionar pessoal 11
  • 12. Técnicas para Construção  Representação dos órgãos de Assessoria (Staff) 1. Assessores – ligados à linha 2. Assistentes – ligados ao órgão 2 Diretoria Diretoria Assessoria 1 (da pessoa) Assessoria (do órgão) 12
  • 13. Técnicas para Construção  Linhas de Responsabilidade Tracejadas Para os órgãos que não existem formalmente/ institucionalmente ou que haja intenção de destacá-los, objetivando um estudo isolado. Manutenção Ônibus Tratores Caminhões Automóveis 13
  • 14. Técnicas para Construção Os níveis superiores devem ser, discretamente, maiores que os níveis subordinados e se utilizar cores, recomenda-se cores semelhantes, a não ser que haja intenção de destacar. Diretoria Departamento Divisão Serviço Seção Setor 14
  • 15. Organogramas Técnicas para Construção  Representação das Linhas Verticais - Órgãos de decisão Horizontais – Divisão do trabalho Horizontais ligadas a Verticais - Órgãos de assessoria 15
  • 16. Técnicas para Construção  Representação dos Tipos de Autoridade. Autoridade Colorido Preto / Branco Deliberativa Executiva Fiscal Consultiva Técnica Coordenadora 16
  • 17. Técnicas para Construção  Nível dos Órgãos Nível mais alto – órgãos deliberativos Nível mais baixo – órgãos operacionais Deliberativos Se houver mais níveis intermediários, seguir a seguinte ordem Executivos 2º nível – órgãos executivos 3º nível – órgãos técnicos Técnicos Técnicos Operacionais Operacionais Operacionais 17
  • 18. Técnicas para Construção  Nomenclatura dos Órgãos Os órgãos que estiverem no mesmo nível hierárquico devem possuir a mesma nomenclatura. 18
  • 19. Funcionograma  O funcionograma é um gráfico que amplia as partes setoriais de um organograma, respeitando suas características estruturais, tornando claras as atividades ou funções que o justificam, possibilitando conhecer a interdependência das partes componentes do organismo.  Conhecido, também como organograma funcional, o funcionograma procura dar uma idéia geral da missão de cada órgão da empresa.  Os funcionogramas devem ser incluídos no Manual de Organização. É por intermédio do funcionograma que se criam condições de iniciar o processo de análise funcional. 19
  • 20. Objetivo  Possibilitar um conhecimento mais íntimo da organização;  Fornecer detalhes do órgão em estudo;  Tornar evidentes as funções que justificam os órgãos (missão). 20
  • 22. FLUXOGRAMA Também chamado de FAP – Fluxo de Análise de Processos, é uma ferramenta gráfica que demonstra a seqüência operacional do desenvolvimento de um trabalho, processo informação ou comunicação. Caracteriza:  o trabalho que está sendo realizado,  o tempo necessário para a sua realização,  a distância percorrida ,  quem está realizando o trabalho  como ele flui entre os participantes deste processo. 22
  • 23. Simbologia TÍTULO SÍMBOLO REPRESENTA Terminal Ponto de início e término do fluxo Processamento Operações manuais Documento Relatórios, formulários, documentos, fichas, etc Emissão Doc. Doc. emitidos p/ computador ou manualmente Decisão Possibilidade de alternativas (sim/não, +/-, etc) Pr. Predefinido Ponto limítrofe e de interseção entre processos Microcomput. Entrada/saída de dados de mini/microcomputadores Arq. definitivo Arquivo permanente de materiais ou documentos Arq. Arquivo temporário de materiais ou documentos provisório 23
  • 24. Simbologia Complementar TÍTULO SÍMBOLO REPRESENTA Fluxo do processo E indica o fluxo de informações e de operações Conector de fluxo Conexão do fluxo na mesma página Conector de Conexão de fluxo de uma pág. para outra página pág. Conector de X Conexão de fluxos para páginas diferentes y página/fluxo Teleprocessament Comunicação, via teleprocessamento o Atenção Falhas e possibilidades de racionalização 24
  • 25. Simbologia Eventual TÍTULO SÍMBOLO REPRESENTA Volumes em geral Materiais, peças, e outros tipos de volumes que fazem parte de um processo Fita magnética Arquivo magnético em fita (Digital Áudio Tape, Digital Linear Tape, etc) Disco Arquivo em disco (óptico, CD-ROM, DVD, etc) Informações Observações, explicações ou algo inserido adicionais no processo 25
  • 26. Regras Básicas 1. Entrada/Saída: todos os símbolos devem possuir entrada(s) e saída(s), exceto os de término de fluxo (item 2), que possuem somente entradas, os conectores – fluxo e página – possuem entrada e saída conforme o caso, e os de informações adicionais que possuem somente saídas. 2. Término de fluxo (opções possíveis): Destruição de FIM documento 26
  • 27. Regras Básicas 3. Conjunto de Documentos: (A) deverão ser representados pela sobreposição da simbologia de documento, ou (B) no caso de representar um grupo de documentos em que não há a necessidade de identificá-los. (A) (B) 4. Nome do documento / número de vias: escrever o nome do documento na primeira vez que o documento aparecer no processo, e depois basta simplesmente colocar a sua sigla. SCP Solicitação de Contratação de Pessoal (SCP) 27
  • 30. Princípios de um Fluxograma  Princípio da Evidência: não aceitar nada como verdadeiro, enquanto não for convencido como tal, de modo a procurar evitar a precipitação e a prevenção contra determinados fatos.  Princípio da Análise: fracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem necessárias, de modo a facilitar a sua compreensão e seu entendimento.  Princípio da Síntese: pensar ordenadamente, a partir dos fatos ou objetos mais simples até chegar aos mais complexos, admitindo existir entre eles uma certa ordem de execução.  Princípio da Enumeração: fazer enumerações tão completas e revisões tão detalhadas, de modo a certificar-se de que nada foi omitido e esquecido. 30
  • 31. 5W2H como ferramenta auxiliar  O quê? (O que se faz e qual o seu objetivo)  Quais são as etapas deste processo?  O que se faz em cada etapa?  Estas etapas estão completas em uma ordem lógica e seqüencial?  Por quê? ou Para quê? (Questiona-se a validade de cada etapa do processo)  É indispensável esta etapa?  Irá, realmente, influenciar no resultado final do processo?  Constitui uma necessidade absoluta? 31
  • 32. Quem? (Questiona-se a extensão e a exatidão do grau de delegação de autoridade e responsabilidade das pessoas as envolvidas no processo)  Quem faz esta etapa?  Quem está executando é a pessoa mais indicada para tal?  Existe alguém mais capacitado para realizá-la?  É mais conveniente que outro execute esta etapa?  Quem poderá executá-la melhor?  Onde? (Verifica-se o local de execução de cada etapa)  Em que local deve ser realizado esta etapa?  Seria mais facilmente executada em outro local? 32
  • 33. Quando? (Questiona-se a seqüência do processo)  Quando se deve ser realizar esta etapa?  As etapas estão sendo desenvolvidas no momento adequado?  Seria conveniente alterar a seqüência de desenvolvimento?  Como? (Verifica-se a metodologia utilizada no desenvolvimento do processo)  Como executar cada etapa?  Pode esta etapa ser dividida em outras?  Há possibilidade de agrupamento de diversas etapas?  Existem outras maneiras de executá-la? 33

Notas do Editor

  1. Professor: Solicitar aos alunos que elaborem o Guia de Estudo 3 (pág. 253 do livro)
  2. Professor: Solicitar a elaboração do GE – 9, pág. 259