Processo administrativo 2012_01

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Material da Disciplina de Fundamentos da Administração Prof. Milton Henrique miltonh@terra.com.br

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Processo administrativo 2012_01

  1. 1. ProcessoAdministrativoMilton Henrique do Couto Neto miltonh@terra.com.br
  2. 2. Funções do AdministradorFunções AdministrativasProcesso Administrativo
  3. 3. Monitorar as atividades e Formular objetivos e oscorrigir os desvios meios para alcançá-los Ciclo AdministrativoDesignar as pessoas, dirigir Desenhar o trabalho, alocarseus esforços, motivá-las, recursos e coordenarliderá-los e comunicá-los atividades
  4. 4. ProcessoAdministrativo
  5. 5. Planejamento
  6. 6. Planejamento O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. Começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos necessários para atingi-los da melhor maneira possível.
  7. 7. Premissas do Planejamento Presente FuturoOnde estamos Onde pretendemos Planejamento agora chegar ObjetivosSituação atual Planos pretendidos
  8. 8. “O planejamento não diz respeito a decisões futuras,mas ao futuro das decisões que tomamos nopresente.” (Peter Drucker)
  9. 9. Estabelecimento de Objetivos Objetivos são resultados futuros que se pretende atingir. São alvos escolhidos que se pretende alcançar dentro de um certo espaço de tempo, aplicando-se determinados recursos disponíveis ou possíveis. Uma vez alcançados, deixam de ser objetivos para se tornarem realidade.
  10. 10. Crescer Economizar ContratarVender Terceirizar Exportar Atualizar Lucrar Diversificar Comprar Hierarquia de Objetivos
  11. 11. Desdobramento dos Objetivos Organização como um todo Objetivos Organizacionais Macro Políticas DiretrizesAmplitude Metas Programas Procedimentos Cada Métodos procedimento Normas Micro Detalhamento
  12. 12.  OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS – Estabelecimento dos objetivos da organização  POLÍTICAS – Colocação dos objetivos como guias para a açãoHierarquia  DIRETRIZES – Linhas mestras e genéricas de ação  METAS – Alvos a atingir a curto prazo em cada órgão  PROGRAMAS – Atividades necessárias para cada meta  PROCEDIMENTOS – Modos de execução de cada programa  MÉTODOS – Planos para execução de tarefas  NORMAS – Regras para cada procedimento
  13. 13. Níveis de Planejamento Planejamento Estratégico – É o planejamento mais amplo e abrange toda a organização Planejamento Tático – É o planejamento que abrange cada departamento ou unidade da organização Planejamento Operacional – É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade específica
  14. 14. Níveis de PlanejamentoPlanejamento Conteúdo Extensão de Tempo AmplitudeEstratégico Genérico, sintético Longo prazo Macroorientado. e abrangente Aborda a empresa como uma totalidadeTático Menos genérico e Médio prazo Aborda cada mais detalhado unidade da empresa separadamenteOperacional Detalhado, Curto prazo Microorientado. específico e Aborda cada tarefa analítico ou operação apenas
  15. 15. Resultado do Planejamento ENTRAPlanejamento SAI Plano
  16. 16. Planos O Plano descreve um curso de ação para alcançar um Elaboração do Planejamento objetivo e proporciona resposta às questões: – O que? PLANO – Quando? – Como? Implementação – Onde? do Planejamento – Por quem?
  17. 17. Tipos de Planos Métodos de trabalho ou de Relacionados com execução. Procedimentos Métodos Representados por fluxogramas. Relacionados com Receita / Despesa em um dado Orçamentos Dinheiro espaço de tempo. Correlação entre tempo e Relacionados com atividades (agendas). Programas Tempo Representados por cronogramas. Relacionados com Como as pessoas devem se Regras comportar em determinadasComportamento situações.
  18. 18. Organização
  19. 19. Organização Significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer as relações entre eles e as atribuições de cada um.
  20. 20. Organizar consiste em:1. ESPECIALIZAÇÃO – Determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planejados.2. DEPARTAMENTALIZAÇÃO – Agrupar as atividades em uma estrutura lógica.3. CARGOS E TAREFAS – Designar as atividades às específicas posições e pessoas.
  21. 21. Questões Importantes A quem devem se reportar os departamentos e indivíduos? Quantas pessoas devem se reportar a cada gerente Como devemos subdividir o trabalho? Como podemos garantir que todos trabalhem unidos, como um sistema? Em que nível as decisões deverão ser tomadas? Como nos organizaremos para atingir a missão e a estratégia traçadas?
  22. 22. Princípios da Organização Unidade de Comando e Direção – Cada funcionário deve se reportar a apenas um chefe.
  23. 23. Princípios da Organização Cadeia de Comando – Demonstra a sequência de linhas de autoridade, do topo ao piso de uma organização. – Todos os membros da empresa devem saber a quem se reportar e quem, se for o caso, se reporta a eles.
  24. 24. Princípios da Organização Abrangência da Gestão (ou amplitude de controle) – Refere-se ao número de funcionários que devem se reportar a determinado gestor. – Quanto menos funcionários supervisionados, menor é a abrangência da gestão, e vice-versa. Vertical Horizontal
  25. 25. Princípios da Organização Divisão do Trabalho – Os funcionários têm qualificações e habilidades que os tornam mais aptos a desempenhar trabalhos específicos.
  26. 26. Princípios da Organização Coordenação – Assegura que todos os departamentos e indivíduos de uma organização trabalhem juntos para atingir objetivos estratégicos e operacionais.
  27. 27. Princípios da Organização Equilíbrio entre Responsabilidade e Autoridade – Cada funcionário deve ter a autoridade necessária para cumprir suas responsabilidades. Responsabilidade Autoridade• É a obrigação de atingir • É o direito de tomar objetivos por meio de decisões, distribuir tarefas e determinadas atividades. usar recursos. Equilíbrio
  28. 28. Princípios da Organização Delegação – É o processo de designar responsabilidade e autoridade para o cumprimento de objetivos.
  29. 29. Princípios da Organização Flexibilidade – É uma característica fundamental para discernir quando é o momento de contornar regras.
  30. 30. Níveis de OrganizaçãoAbrangência Tipo de Desenho Conteúdo ResultanteNível Institucional Desenho A empresa como Tipos de organização Organizacional uma totalidadeNível Intermediário Desenho Cada departamento Tipos de Departamental isoladamente departamentalizaçãoNível Operacional Desenho de Cargos e Cada tarefa ou Análise e descrição Tarefas operação apenas de cargos
  31. 31. Direção
  32. 32. Direção Significa interpretar os planos para os outros e dar as instruções sobre como executá-los em direção aos objetivos a atingir.
  33. 33. Direção A direção está relacionada com a ação, com o colocar-se em marcha, e tem muito a ver com as pessoas. As pessoas precisam ser aplicadas em seus cargos e funções, treinadas, guiadas e motivadas para alcançarem os resultados que delas se esperam.
  34. 34. Para dirigir os subordinados, o administrador –em qualquer nível da organização em que estejasituado – precisa comunicar, liderar e motivar.
  35. 35. Motivação É a predisposição individual para exercer esforços que busquem o alcance de metas organizacionais, condicionada pela capacidade de esses esforços satisfazerem, simultaneamente, alguma necessidade individual.
  36. 36. Liderança É o processo social de dirigir e influenciar o comportamento dos membros da organização, levando-os à realização de determinados objetivos.  Pessoas; Elementos Importantes  Poder;  Influência.
  37. 37. Trabalho em Equipe
  38. 38. Hierarquia
  39. 39. Níveis de DireçãoNíveis de Níveis de Direção Cargos Envolvidos AbrangênciaOrganizaçãoInstitucional Direção Diretores e altos A empresa ou áreas executivos da empresaIntermediário Gerência Gerentes e pessoal Cada departamento do meio de campo ou unidade da empresaOperacional Supervisão Supervisores e Cada grupo de encarregados pessoas ou tarefas
  40. 40. Controle
  41. 41. Controle A finalidade do controle é assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se justem tanto quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos. A essência do controle reside na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos e resultados desejados.
  42. 42. Fases do Controle
  43. 43. Tipos de Padrões Volume de produçãoPadrões de Quantidade Níveis de estoque Número de horas trabalhadas Controle de qualidade do produtoPadrões de Qualidade Especificações de produto Controle de qualidade de matéria-prima Tempo-padrão de produção Padrões de Tempo Tempo médio de estocagem Padrões de rendimento Custo de produção Padrões de Custo Custo de estocagem Custo padrão
  44. 44. Controle para Assegurar o Alcance dos ObjetivosAjustar os Ajustar opadrões desempenho
  45. 45. Níveis de ControleControle Conteúdo Extensão de Tempo AmplitudeEstratégico Genérico, sintético Longo Prazo Macroorientado. e abrangente Aborda a empresa como uma totalidadeTático Menos genérico e Médio Prazo Aborda cada mais detalhado unidade da empresa separadamenteOperacional Detalhado, Curto Prazo Microorientado. específico e Aborda cada tarefa analítico ou operação apenas
  46. 46. Formas de Controle
  47. 47. XInício X Fim Não existe mais Início e Fim por que o Processo Administrativo é cíclico.
  48. 48. Controle como FerramentaO controle é visto como uma ferramenta, oumelhor, como um componente do corpoorganizacional que busca assegurar a cooperaçãoentre seus membros e direcionar a empresa paraa correta adaptação diante do meio, atendendo àssuas necessidades de sobrevivência.
  49. 49. Ferramentas de Controle Controle de Mercado – Consiste na utilização de critérios e mecanismos de mercado, tais como os preços, a participação de mercado e os lucros, para avaliar e controlar as atividades e os resultados da organização.
  50. 50. Ferramentas de Controle Controle Burocrático – É assegurado mediante autoridade e responsabilidade hierárquicas, fazendo o uso de mecanismos administrativos e burocráticos, como regras, normas, padrões, políticas, procedimentos e orçamentos para influenciar e avaliar o desempenho.
  51. 51. Ferramentas de Controle  Controle de Clã – É assegurado pelo compartilhamento de valores, normas, crenças, rituais, tradições, expectativas e outros aspectos relevantes da cultura organizacional.

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