Como otimizar despesas com Procurement

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TRILHAS TEMÁTICAS
Seis temas, grandes debates, resultados excepcionais
RACIONALIZAÇÃO E
REDUÇÃO DE
DESPESAS
REDUÇÃO DE CUSTO E
DESPERDÍCIOS EM
PROCESOSS
ORGANIZAÇÃO E
PESSOAS
CONCEPÇÃO E
IMPLEMENTAÇÃO DE
SOLUCÕES DE TI POR
MEIO DE PROCESSOS
BPM E
TRANSFORMAÇÃO
DIGITAL
Como reduzir custos
estruturando melhores
contratos com
fornecedores e
racionalizando gastos
com despesas gerais de
materiais e serviços.
Como otimizar o custo
dos seus processos
através da alocação
eficiente dos recursos
humanos (sizing) e de
ações focadas em
redução de perdas e
desperdícios?
Como processos
habilitam transformações
de pessoas e
organizações,
contribuindo para a
produtividade e a
competitividade.
Como entregar melhores
soluções e acelerar
projetos de
desenvolvimento
conectando as abordagens
de BPM, especificação de
sistemas e
desenvolvimento ágil
Os 3 desafios de um
BPMS: Velocidade e
autonomia no
desenvolvimento de
soluções! Produtividade
e experiência digital na
execução de seus
processos!
INSIGHTS E LIÇÕES
APRENDIDAS E
PROJETOS DE
TRANSFORMAÇÃO
O O que aprendemos
com os últimos 10 anos e
mais de 2000 projetos de
BPM realizados.

QUAIS AS
OPORTUNIDADES
NA REVISÃO
DO PROCESSO E
PRÁTICAS DE
PROCUREMENT?

OPORTUNIDADE DE SAVINGS EM DESPESAS SG&A
Fonte: Bain – How to make the most of your back office (2007)
Reestruturar/
Centralizar
Offshore/ Terceirização
Eliminar Atividades
Cobrar taxas de
serviços
Comprar Melhor a
Preço Reduzido
Agilizar e Automatizar
Processos
Existem diversas intervenções que habilitam savings nas atividades de backoffice.
Cada intervenção possui um potencial de redução de despesas G&A:

Eliminar Atividades
Cobrar taxas de
serviços
Comprar Melhor a
Preço Reduzido
FacilidadedeImplementação
Maior
dificuldade
Menor
dificuldade
Agilizar e
Automatizar
Processos
Reestruturar/
Consolidar
Offshore/
Terceirização
Fontes de Saving
Fonte: Bain – How to make the most of your back office (2007)
Além do potencial de Saving, as intervenções podem ser avaliadas pela facilidade de
implementação:
Intervenções em
Procurement trazem
reduções médias 10% em
relação ao total das despesas
de G&A e são a 3ª
intervenção mais fácil de
implementar
OPORTUNIDADE DE SAVINGS EM DESPESAS SG&A

SAVING POTENCIAL EM PROCUREMENT
O % de Saving Potencial em Procurement é calculado por:
Despesa Base de Procurement
Despesa Potencial de Procurement
= 1 -
O Despesa Base de Procurement é o valor calculado no Ponto de Partida do Projeto
de Transformação. O Ponto de Partida é o momento de início da intervenção,
considerando as práticas e competências atuais do time de Procurement.
O Despesa Potencial de Procurement é o valor estimado Alvo, a partir da Amplitude
da Abordagem do Projeto de Transformação. O Alvo, é o valor a ser atingido no prazo
esperado de retorno da intervenção (por ex. ‘em 12 meses’), considerando novas
práticas e competências do time.
Saving Potencial

SAVING POTENCIAL VS PONTO DE PARTIDA
O potencial de Saving pode ser substancial, especialmente para times que estão
começando a desenvolver suas competências...
Fonte: Bain Co - A fresh look at procurement
PontodePartidadoTimedeProcurement
As equipes de Procurement
com capacidades básicas, no
início do projeto, poderão
obter uma economia de...
... enquanto as equipes de
compras melhores-da-classe,
no início do projeto, ainda
podem melhorar ...
... dependendo se elas
aplicarem ...
Um estreito conjunto de alavancas
de sourcing que inclui melhorias a
curto prazo no preço, mix,
especificações e volumes
Um conjunto completo de alavancas
de sourcing que inclui preços, mix,
especs e volume -bem como reduz
complexidade, aumenta
transparência e considera TCO
Amplitude da Abordagem

A EQUIPE DE
PROCUREMENT
CONSEGUIRÁ
ATINGIR OS MELHORES
RESULTADOS
SOZINHA?

COOPERAÇÃO ENTRE PROCUREMENT E OUTRAS ÁREAS
Fonte: McKinsey Quarterly: Inventing
the 21st-century purchasing
organization (2007)
Alavancagem do poder de compra
• Renegociar contratos
• Ganhos de escala
• Mudança de fornecedores
• Negociação
• Competência comercial
• Conhecimento de
Mercado/Fornecedor
Alavancagem da mudança do
produto
• Padronização
• Mudança de especificação
• Design por custo
• Busca de substitutos
• Cooperação entre produção,
suprimentos e P&D
• Cooperação entre Sup. e operações
• Habilidade de transferir conhecimentos
• Colaboração com fornecedores
• Conhecimento em Gestão de fornecedor
Otimização do processo
• Reduzir custos com fornecedores
• Reduzir estoques
• Redesenho do processo
Fatores-chave
Saving total no custo de
compra de materiais
Fonte primária do impacto
Distribuição do potencial de Saving por fonte, %

QUAIS SÃO
AS ETAPAS DE UMA
ABORDAGEM
ABRANGENTE DE
PROCUREMENT?

QUAL AS ETAPAS DE UMA ABORDAGEM ABRANGENTE?
Analisar
Histórico de
Despesas
Analisar
Mercado
Fornecedor
Analisar
Fornece-
dores
Sanear
Cadastros e
Categorizar
Itens
Analisar
Composição
de Preços
Analisar
TCO
Elaborar
RFPs
Efetivas
Envolver
Áreas
Interessadas
Definir
Estratégia
de Sourcing
Realizar
Negociações
Estabelecer
Contratos
Construir uma
Base Robusta de
Conhecimento
1
Desenvolver a
Estratégia de
Sourcing
2
Executar3

AQUECIMENTO – REFLEXÕES SOBRE PROCUREMENT
A função Procurement é importante o suficiente?
O CPO é empoderado?
A colaboração interfuncional é eficaz o suficiente para conseguir contratos pleno potencial?
Todas as informações de Sourcing esão disponíveis sistêmicamente?
As informações e indicadores de sourcing são confiáveis?
Os itens de compras estão devidamente categorizados?
A equipe de Procurement é capaz de atrair e reter talentos?
Relações estratégicas com os fornecedores estão sendo desenvolvidas?
Você é o cliente preferencial de fornecedores?
O processo de compras é suficientemente rigoroso e transparente?

O QUE TEMOS APRENDIDO SOBRE
ESTRATÉGIAS DE PROCUREMENT?
Case BebidasCo.

CONTEXTO DO PROJETO BebidasCO.
- Maior agilidade, eficiência e visibilidade do Processo de Procurement
- Aumento da adesão às compras centralizadas, aumentando Savings
- Maior equilíbrio entre qualidade e custo dos materiais desenvolvidos/adquiridos
Total: 90 MM
Compras Centralizadas 30 MM
Compras Regionais: 60 MM
Ponto de Partida: Despesa Base de Procurement:

FOCO DA ABORDAGEM DE PROCUREMENT DO PROJETO
Analisar
Histórico de
Despesas
Analisar
Mercado
Fornecedor
Analisar
Fornece-
dores
Sanear
Cadastros e
Categorizar
Itens
Analisar
Composição
de Preços
Analisar
TCO
Elaborar
RFPs
Efetivas
Envolver
Áreas
Interessadas
Definir
Estratégia
de Sourcing
Realizar
Negociações
Estabelecer
Contratos
Construir uma
Base Robusta de
Conhecimento
1
Desenvolver a
Estratégia de
Sourcing
2
Executar3
ABORDAGEM
AMOSTRAL
ABORDAGEM
POR CATEGORIA
ABORDAGEM
POR CATEGORIA

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE PROCUREMENT
ANÁLISE E CONSCIENTIZAÇÃO DO TRADE-
OFF CUSTOMIZAÇÃO VS SAVING:
Economia de escala – gerado por materiais
padronizados VS.
Materiais inovadores – que dispertam o
desejo de compra
OBJETIVOS RELEVANTES:
 Necessidade de garantia de
fornecimentos de itens críticos
 Alto nível de dispersão geográfica de
recebimento
 Priorização de Fornecedores
Homologados
 Mitigação do risco de exposição da
marca

RESUMO DA ESTRATÉGIA DE NEGOCIAÇÃO POR CATEGORIA
Análise da Importância dos Materiais
Classificação dos materiais de acordo com a sua importância estratégica e o
número de fornecedores disponíveis no mercado, indicando suas abordagens
Ancoragem Conceitual: Modelo de Portfólio de Compras (Kraljic - 1983)
Identificação do Potencial de Saving
Organização estatística dos materiais de acordo com o volume adquirido e o
custo dos materiais
Ancoragem Conceitual: Curva ABC (Pareto - 1897)
Segregação dos Tipos de Demanda
Análise de aspectos relativos às características da demanda, como:
previsibilidade e restrições de prazo e localidade de entregaDemanda
1
2
3
4
Operacionalização das abordagens
Explicitação de modelos de contratação e negociação por categoria de material,
para a implantação e gestão dos ganhos previstos pelas decisões táticas

EXEMPLO DE FERRAMENTA DE ANÁLISE:
Modelo de Portfólio de Compras
Exemplos de Classificação de Materiais realizadas:
 Estretégico: Geladeira
 Alavancagem: Mesas e Cadeiras
 Gargalo: Brinde da campanha
 Não crítico: Display de gôndola

MODELO DE CONTRATAÇÃO ESTABELECIDOS
Preço Fixo Cascata Fixa Contas em Aberto
Leilão Reverso Mercado Puro Acordo de Preços
• Ganhos de Escala
• Agilidade no pedido
• Garantia de Fornecimento
• Previsão da Demanda
• Comprometimento de
Orçamento
• Agilidade no Pedido
• Sem Maximização de
Ganhos de Escala
• Sem Garantia do
Fornecimento
• Relacionamento estreito
com o fornecedor
Orçamento
• Ganhos de Escala
• Garantia de Fornecimento
• Previsão da Demanda
Orçamento
• Processo arriscado
• Ad-hoc
Ganhos de Escala
• Alto custo operacional
• Relacionamento estreito
com o fornecedor
Ganhos de Escala
• Sem Garantia do
Fornecimento

Saving de 8,75% sobre Valor
Base
SAVING ANUAL
CONSERVADOR
ESTIMADO

O QUE TEMOS APRENDIDO SOBRE
ESTRATÉGIAS DE PROCUREMENT?
Casebook de Ganhos em Procurement

CASEBOOK ELOGROUP DE GANHOS QUANTITATIVOS
Ganho: Saving em função da consolidação de compras ou boas práticas de negociação
Grupo formado por mais de 5 empresas de capital aberto, cujas
compras transacionais (compras comuns) eram realizadas de
forma independente. A área de Suprimentos foi centralizada,
tendo Saving Conservador de 5%, adquirindo técnicas de
negociação apropriadas para cada categoria de produto.
R$55.341.829,40
(ganho anual)
Empresa de grande porte de marketing e vendas de bebidas e
sucos, em que boa parte das compras relevantes ainda eram
realizadas de forma local e não havia práticas estruturadas de
estabelecimento de contratos, cujo valor base de compras era de
aproximadamente 90MM. Saving Conservador de 8,75%
R$ 8.370.000,00
(ganho anual)
Grupo com faturamento de 1Bi, que possui 3 negócios:
Distribuição, Consumo/Varejo e Incorporação. As compras
transacionais já eram centralizadas, porém a área de Suprimentos
não possuía práticas estruturadas de negociação nem realizava a
gestão das categorias de compras. Saving Conservador de 3%
R$ 766.932,05
(ganho anual)
Apresentamos abaixo exemplos de ganhos calculados relacionados aos processos de
Suprimentos

PARTILHA DE PERCEPÇÕES E
DÚVIDAS

PARTILHA - PROCUREMENT
Alguma dúvida em relação ao que falamos?
Como Procurement pode ajudar as suas
organizações atualmente?
Há espaço em sua organização para esse
tipo de reflexão? Quem normalmente
articula isso?
Qual é o papel do Procurement em tempos
de crise?

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Notas do Editor