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RACIONALIZAÇÃO E
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MEIO DE PROCESSOS
BPM E
TRANSFORMAÇÃO
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Como reduzir custos
estruturando melhores
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Como otimizar o custo
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QUAIS AS
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PRÁTICAS DE
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OPORTUNIDADE DE SAVINGS EM DESPESAS SG&A
Fonte: Bain – How to make the most of your back office (2007)
Reestruturar/
Centralizar
Offshore/ Terceirização
Eliminar Atividades
Cobrar taxas de
serviços
Comprar Melhor a
Preço Reduzido
Agilizar e Automatizar
Processos
Existem diversas intervenções que habilitam savings nas atividades de backoffice.
Cada intervenção possui um potencial de redução de despesas G&A:
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Eliminar Atividades
Cobrar taxas de
serviços
Comprar Melhor a
Preço Reduzido
FacilidadedeImplementação
Maior
dificuldade
Menor
dificuldade
Agilizar e
Automatizar
Processos
Reestruturar/
Consolidar
Offshore/
Terceirização
Fontes de Saving
Fonte: Bain – How to make the most of your back office (2007)
Além do potencial de Saving, as intervenções podem ser avaliadas pela facilidade de
implementação:
Intervenções em
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relação ao total das despesas
de G&A e são a 3ª
intervenção mais fácil de
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OPORTUNIDADE DE SAVINGS EM DESPESAS SG&A
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SAVING POTENCIAL EM PROCUREMENT
O % de Saving Potencial em Procurement é calculado por:
Despesa Base de Procurement
Despesa Potencial de Procurement
= 1 -
O Despesa Base de Procurement é o valor calculado no Ponto de Partida do Projeto
de Transformação. O Ponto de Partida é o momento de início da intervenção,
considerando as práticas e competências atuais do time de Procurement.
O Despesa Potencial de Procurement é o valor estimado Alvo, a partir da Amplitude
da Abordagem do Projeto de Transformação. O Alvo, é o valor a ser atingido no prazo
esperado de retorno da intervenção (por ex. ‘em 12 meses’), considerando novas
práticas e competências do time.
Saving Potencial
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SAVING POTENCIAL VS PONTO DE PARTIDA
O potencial de Saving pode ser substancial, especialmente para times que estão
começando a desenvolver suas competências...
Fonte: Bain Co - A fresh look at procurement
PontodePartidadoTimedeProcurement
As equipes de Procurement
com capacidades básicas, no
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obter uma economia de...
... enquanto as equipes de
compras melhores-da-classe,
no início do projeto, ainda
podem melhorar ...
... dependendo se elas
aplicarem ...
Um estreito conjunto de alavancas
de sourcing que inclui melhorias a
curto prazo no preço, mix,
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Um conjunto completo de alavancas
de sourcing que inclui preços, mix,
especs e volume -bem como reduz
complexidade, aumenta
transparência e considera TCO
Amplitude da Abordagem
A EQUIPE DE
PROCUREMENT
CONSEGUIRÁ
ATINGIR OS MELHORES
RESULTADOS
SOZINHA?
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COOPERAÇÃO ENTRE PROCUREMENT E OUTRAS ÁREAS
Fonte: McKinsey Quarterly: Inventing
the 21st-century purchasing
organization (2007)
Alavancagem do poder de compra
• Renegociar contratos
• Ganhos de escala
• Mudança de fornecedores
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• Competência comercial
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• Padronização
• Mudança de especificação
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• Cooperação entre produção,
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• Colaboração com fornecedores
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Fatores-chave
Saving total no custo de
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ABRANGENTE DE
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QUAL AS ETAPAS DE UMA ABORDAGEM ABRANGENTE?
Analisar
Histórico de
Despesas
Analisar
Mercado
Fornecedor
Analisar
Fornece-
dores
Sanear
Cadastros e
Categorizar
Itens
Analisar
Composição
de Preços
Analisar
TCO
Elaborar
RFPs
Efetivas
Envolver
Áreas
Interessadas
Definir
Estratégia
de Sourcing
Realizar
Negociações
Estabelecer
Contratos
Construir uma
Base Robusta de
Conhecimento
1
Desenvolver a
Estratégia de
Sourcing
2
Executar3
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AQUECIMENTO – REFLEXÕES SOBRE PROCUREMENT
A função Procurement é importante o suficiente?
O CPO é empoderado?
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As informações e indicadores de sourcing são confiáveis?
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A equipe de Procurement é capaz de atrair e reter talentos?
Relações estratégicas com os fornecedores estão sendo desenvolvidas?
Você é o cliente preferencial de fornecedores?
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O QUE TEMOS APRENDIDO SOBRE
ESTRATÉGIAS DE PROCUREMENT?
Case BebidasCo.
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CONTEXTO DO PROJETO BebidasCO.
- Maior agilidade, eficiência e visibilidade do Processo de Procurement
- Aumento da adesão às compras centralizadas, aumentando Savings
- Maior equilíbrio entre qualidade e custo dos materiais desenvolvidos/adquiridos
Total: 90 MM
Compras Centralizadas 30 MM
Compras Regionais: 60 MM
Ponto de Partida: Despesa Base de Procurement:
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FOCO DA ABORDAGEM DE PROCUREMENT DO PROJETO
Analisar
Histórico de
Despesas
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Mercado
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Fornece-
dores
Sanear
Cadastros e
Categorizar
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE PROCUREMENT
ANÁLISE E CONSCIENTIZAÇÃO DO TRADE-
OFF CUSTOMIZAÇÃO VS SAVING:
Economia de escala – gerado por materiais
padronizados VS.
Materiais inovadores – que dispertam o
desejo de compra
OBJETIVOS RELEVANTES:
 Necessidade de garantia de
fornecimentos de itens críticos
 Alto nível de dispersão geográfica de
recebimento
 Priorização de Fornecedores
Homologados
 Mitigação do risco de exposição da
marca
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RESUMO DA ESTRATÉGIA DE NEGOCIAÇÃO POR CATEGORIA
Análise da Importância dos Materiais
Classificação dos materiais de acordo com a sua importância estratégica e o
número de fornecedores disponíveis no mercado, indicando suas abordagens
Ancoragem Conceitual: Modelo de Portfólio de Compras (Kraljic - 1983)
Identificação do Potencial de Saving
Organização estatística dos materiais de acordo com o volume adquirido e o
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Ancoragem Conceitual: Curva ABC (Pareto - 1897)
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Análise de aspectos relativos às características da demanda, como:
previsibilidade e restrições de prazo e localidade de entregaDemanda
1
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Operacionalização das abordagens
Explicitação de modelos de contratação e negociação por categoria de material,
para a implantação e gestão dos ganhos previstos pelas decisões táticas
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EXEMPLO DE FERRAMENTA DE ANÁLISE:
Modelo de Portfólio de Compras
Exemplos de Classificação de Materiais realizadas:
 Estretégico: Geladeira
 Alavancagem: Mesas e Cadeiras
 Gargalo: Brinde da campanha
 Não crítico: Display de gôndola
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MODELO DE CONTRATAÇÃO ESTABELECIDOS
Preço Fixo Cascata Fixa Contas em Aberto
Leilão Reverso Mercado Puro Acordo de Preços
• Ganhos de Escala
• Agilidade no pedido
• Garantia de Fornecimento
• Previsão da Demanda
• Comprometimento de
Orçamento
• Agilidade no Pedido
• Sem Maximização de
Ganhos de Escala
• Sem Garantia do
Fornecimento
• Agilidade no Pedido
• Relacionamento estreito
com o fornecedor
• Comprometimento de
Orçamento
• Ganhos de Escala
• Garantia de Fornecimento
• Previsão da Demanda
• Comprometimento de
Orçamento
• Processo arriscado
• Ad-hoc
• Sem Maximização de
Ganhos de Escala
• Alto custo operacional
• Agilidade no Pedido
• Relacionamento estreito
com o fornecedor
• Sem Maximização de
Ganhos de Escala
• Sem Garantia do
Fornecimento
Saving de 8,75% sobre Valor
Base
SAVING ANUAL
CONSERVADOR
ESTIMADO
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O QUE TEMOS APRENDIDO SOBRE
ESTRATÉGIAS DE PROCUREMENT?
Casebook de Ganhos em Procurement
| 23©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015
CASEBOOK ELOGROUP DE GANHOS QUANTITATIVOS
Ganho: Saving em função da consolidação de compras ou boas práticas de negociação
Grupo formado por mais de 5 empresas de capital aberto, cujas
compras transacionais (compras comuns) eram realizadas de
forma independente. A área de Suprimentos foi centralizada,
tendo Saving Conservador de 5%, adquirindo técnicas de
negociação apropriadas para cada categoria de produto.
R$55.341.829,40
(ganho anual)
Empresa de grande porte de marketing e vendas de bebidas e
sucos, em que boa parte das compras relevantes ainda eram
realizadas de forma local e não havia práticas estruturadas de
estabelecimento de contratos, cujo valor base de compras era de
aproximadamente 90MM. Saving Conservador de 8,75%
R$ 8.370.000,00
(ganho anual)
Grupo com faturamento de 1Bi, que possui 3 negócios:
Distribuição, Consumo/Varejo e Incorporação. As compras
transacionais já eram centralizadas, porém a área de Suprimentos
não possuía práticas estruturadas de negociação nem realizava a
gestão das categorias de compras. Saving Conservador de 3%
R$ 766.932,05
(ganho anual)
Apresentamos abaixo exemplos de ganhos calculados relacionados aos processos de
Suprimentos
| 24©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015
PARTILHA DE PERCEPÇÕES E
DÚVIDAS
| 25©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015
PARTILHA - PROCUREMENT
Alguma dúvida em relação ao que falamos?
Como Procurement pode ajudar as suas
organizações atualmente?
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tipo de reflexão? Quem normalmente
articula isso?
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LUCIANA DÓRIA
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Como otimizar despesas com Procurement

  • 1. Rio de Janeiro | São Paulo | Belo Horizonte | Brasília
  • 2. Rio de Janeiro | São Paulo | Belo Horizonte | Brasília | Fortaleza | Curitiba | Racionalização e Otimização de Despesas Belo Horizonte, 28 de outubro de 2015
  • 3. | 3©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 TRILHAS TEMÁTICAS Seis temas, grandes debates, resultados excepcionais RACIONALIZAÇÃO E REDUÇÃO DE DESPESAS REDUÇÃO DE CUSTO E DESPERDÍCIOS EM PROCESOSS ORGANIZAÇÃO E PESSOAS CONCEPÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DE SOLUCÕES DE TI POR MEIO DE PROCESSOS BPM E TRANSFORMAÇÃO DIGITAL Como reduzir custos estruturando melhores contratos com fornecedores e racionalizando gastos com despesas gerais de materiais e serviços. Como otimizar o custo dos seus processos através da alocação eficiente dos recursos humanos (sizing) e de ações focadas em redução de perdas e desperdícios? Como processos habilitam transformações de pessoas e organizações, contribuindo para a produtividade e a competitividade. Como entregar melhores soluções e acelerar projetos de desenvolvimento conectando as abordagens de BPM, especificação de sistemas e desenvolvimento ágil Os 3 desafios de um BPMS: Velocidade e autonomia no desenvolvimento de soluções! Produtividade e experiência digital na execução de seus processos! INSIGHTS E LIÇÕES APRENDIDAS E PROJETOS DE TRANSFORMAÇÃO O O que aprendemos com os últimos 10 anos e mais de 2000 projetos de BPM realizados.
  • 4. QUAIS AS OPORTUNIDADES NA REVISÃO DO PROCESSO E PRÁTICAS DE PROCUREMENT?
  • 5. | 5©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 OPORTUNIDADE DE SAVINGS EM DESPESAS SG&A Fonte: Bain – How to make the most of your back office (2007) Reestruturar/ Centralizar Offshore/ Terceirização Eliminar Atividades Cobrar taxas de serviços Comprar Melhor a Preço Reduzido Agilizar e Automatizar Processos Existem diversas intervenções que habilitam savings nas atividades de backoffice. Cada intervenção possui um potencial de redução de despesas G&A:
  • 6. | 6©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 Eliminar Atividades Cobrar taxas de serviços Comprar Melhor a Preço Reduzido FacilidadedeImplementação Maior dificuldade Menor dificuldade Agilizar e Automatizar Processos Reestruturar/ Consolidar Offshore/ Terceirização Fontes de Saving Fonte: Bain – How to make the most of your back office (2007) Além do potencial de Saving, as intervenções podem ser avaliadas pela facilidade de implementação: Intervenções em Procurement trazem reduções médias 10% em relação ao total das despesas de G&A e são a 3ª intervenção mais fácil de implementar OPORTUNIDADE DE SAVINGS EM DESPESAS SG&A
  • 7. | 7©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 SAVING POTENCIAL EM PROCUREMENT O % de Saving Potencial em Procurement é calculado por: Despesa Base de Procurement Despesa Potencial de Procurement = 1 - O Despesa Base de Procurement é o valor calculado no Ponto de Partida do Projeto de Transformação. O Ponto de Partida é o momento de início da intervenção, considerando as práticas e competências atuais do time de Procurement. O Despesa Potencial de Procurement é o valor estimado Alvo, a partir da Amplitude da Abordagem do Projeto de Transformação. O Alvo, é o valor a ser atingido no prazo esperado de retorno da intervenção (por ex. ‘em 12 meses’), considerando novas práticas e competências do time. Saving Potencial
  • 8. | 8©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 SAVING POTENCIAL VS PONTO DE PARTIDA O potencial de Saving pode ser substancial, especialmente para times que estão começando a desenvolver suas competências... Fonte: Bain Co - A fresh look at procurement PontodePartidadoTimedeProcurement As equipes de Procurement com capacidades básicas, no início do projeto, poderão obter uma economia de... ... enquanto as equipes de compras melhores-da-classe, no início do projeto, ainda podem melhorar ... ... dependendo se elas aplicarem ... Um estreito conjunto de alavancas de sourcing que inclui melhorias a curto prazo no preço, mix, especificações e volumes Um conjunto completo de alavancas de sourcing que inclui preços, mix, especs e volume -bem como reduz complexidade, aumenta transparência e considera TCO Amplitude da Abordagem
  • 9. A EQUIPE DE PROCUREMENT CONSEGUIRÁ ATINGIR OS MELHORES RESULTADOS SOZINHA?
  • 10. | 10©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 COOPERAÇÃO ENTRE PROCUREMENT E OUTRAS ÁREAS Fonte: McKinsey Quarterly: Inventing the 21st-century purchasing organization (2007) Alavancagem do poder de compra • Renegociar contratos • Ganhos de escala • Mudança de fornecedores • Negociação • Competência comercial • Conhecimento de Mercado/Fornecedor Alavancagem da mudança do produto • Padronização • Mudança de especificação • Design por custo • Busca de substitutos • Cooperação entre produção, suprimentos e P&D • Cooperação entre Sup. e operações • Habilidade de transferir conhecimentos • Colaboração com fornecedores • Conhecimento em Gestão de fornecedor Otimização do processo • Reduzir custos com fornecedores • Reduzir estoques • Redesenho do processo Fatores-chave Saving total no custo de compra de materiais Fonte primária do impacto Distribuição do potencial de Saving por fonte, %
  • 11. QUAIS SÃO AS ETAPAS DE UMA ABORDAGEM ABRANGENTE DE PROCUREMENT?
  • 12. | 12©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 QUAL AS ETAPAS DE UMA ABORDAGEM ABRANGENTE? Analisar Histórico de Despesas Analisar Mercado Fornecedor Analisar Fornece- dores Sanear Cadastros e Categorizar Itens Analisar Composição de Preços Analisar TCO Elaborar RFPs Efetivas Envolver Áreas Interessadas Definir Estratégia de Sourcing Realizar Negociações Estabelecer Contratos Construir uma Base Robusta de Conhecimento 1 Desenvolver a Estratégia de Sourcing 2 Executar3
  • 13. | 13©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 AQUECIMENTO – REFLEXÕES SOBRE PROCUREMENT A função Procurement é importante o suficiente? O CPO é empoderado? A colaboração interfuncional é eficaz o suficiente para conseguir contratos pleno potencial? Todas as informações de Sourcing esão disponíveis sistêmicamente? As informações e indicadores de sourcing são confiáveis? Os itens de compras estão devidamente categorizados? A equipe de Procurement é capaz de atrair e reter talentos? Relações estratégicas com os fornecedores estão sendo desenvolvidas? Você é o cliente preferencial de fornecedores? O processo de compras é suficientemente rigoroso e transparente?
  • 14. | 14©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 O QUE TEMOS APRENDIDO SOBRE ESTRATÉGIAS DE PROCUREMENT? Case BebidasCo.
  • 15. | 15©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 CONTEXTO DO PROJETO BebidasCO. - Maior agilidade, eficiência e visibilidade do Processo de Procurement - Aumento da adesão às compras centralizadas, aumentando Savings - Maior equilíbrio entre qualidade e custo dos materiais desenvolvidos/adquiridos Total: 90 MM Compras Centralizadas 30 MM Compras Regionais: 60 MM Ponto de Partida: Despesa Base de Procurement:
  • 16. | 16©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 FOCO DA ABORDAGEM DE PROCUREMENT DO PROJETO Analisar Histórico de Despesas Analisar Mercado Fornecedor Analisar Fornece- dores Sanear Cadastros e Categorizar Itens Analisar Composição de Preços Analisar TCO Elaborar RFPs Efetivas Envolver Áreas Interessadas Definir Estratégia de Sourcing Realizar Negociações Estabelecer Contratos Construir uma Base Robusta de Conhecimento 1 Desenvolver a Estratégia de Sourcing 2 Executar3 ABORDAGEM AMOSTRAL ABORDAGEM POR CATEGORIA ABORDAGEM POR CATEGORIA
  • 17. | 17©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE PROCUREMENT ANÁLISE E CONSCIENTIZAÇÃO DO TRADE- OFF CUSTOMIZAÇÃO VS SAVING: Economia de escala – gerado por materiais padronizados VS. Materiais inovadores – que dispertam o desejo de compra OBJETIVOS RELEVANTES:  Necessidade de garantia de fornecimentos de itens críticos  Alto nível de dispersão geográfica de recebimento  Priorização de Fornecedores Homologados  Mitigação do risco de exposição da marca
  • 18. | 18©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 RESUMO DA ESTRATÉGIA DE NEGOCIAÇÃO POR CATEGORIA Análise da Importância dos Materiais Classificação dos materiais de acordo com a sua importância estratégica e o número de fornecedores disponíveis no mercado, indicando suas abordagens Ancoragem Conceitual: Modelo de Portfólio de Compras (Kraljic - 1983) Identificação do Potencial de Saving Organização estatística dos materiais de acordo com o volume adquirido e o custo dos materiais Ancoragem Conceitual: Curva ABC (Pareto - 1897) Segregação dos Tipos de Demanda Análise de aspectos relativos às características da demanda, como: previsibilidade e restrições de prazo e localidade de entregaDemanda 1 2 3 4 Operacionalização das abordagens Explicitação de modelos de contratação e negociação por categoria de material, para a implantação e gestão dos ganhos previstos pelas decisões táticas
  • 19. | 19©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 EXEMPLO DE FERRAMENTA DE ANÁLISE: Modelo de Portfólio de Compras Exemplos de Classificação de Materiais realizadas:  Estretégico: Geladeira  Alavancagem: Mesas e Cadeiras  Gargalo: Brinde da campanha  Não crítico: Display de gôndola
  • 20. | 20©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 MODELO DE CONTRATAÇÃO ESTABELECIDOS Preço Fixo Cascata Fixa Contas em Aberto Leilão Reverso Mercado Puro Acordo de Preços • Ganhos de Escala • Agilidade no pedido • Garantia de Fornecimento • Previsão da Demanda • Comprometimento de Orçamento • Agilidade no Pedido • Sem Maximização de Ganhos de Escala • Sem Garantia do Fornecimento • Agilidade no Pedido • Relacionamento estreito com o fornecedor • Comprometimento de Orçamento • Ganhos de Escala • Garantia de Fornecimento • Previsão da Demanda • Comprometimento de Orçamento • Processo arriscado • Ad-hoc • Sem Maximização de Ganhos de Escala • Alto custo operacional • Agilidade no Pedido • Relacionamento estreito com o fornecedor • Sem Maximização de Ganhos de Escala • Sem Garantia do Fornecimento
  • 21. Saving de 8,75% sobre Valor Base SAVING ANUAL CONSERVADOR ESTIMADO
  • 22. | 22©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 O QUE TEMOS APRENDIDO SOBRE ESTRATÉGIAS DE PROCUREMENT? Casebook de Ganhos em Procurement
  • 23. | 23©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 CASEBOOK ELOGROUP DE GANHOS QUANTITATIVOS Ganho: Saving em função da consolidação de compras ou boas práticas de negociação Grupo formado por mais de 5 empresas de capital aberto, cujas compras transacionais (compras comuns) eram realizadas de forma independente. A área de Suprimentos foi centralizada, tendo Saving Conservador de 5%, adquirindo técnicas de negociação apropriadas para cada categoria de produto. R$55.341.829,40 (ganho anual) Empresa de grande porte de marketing e vendas de bebidas e sucos, em que boa parte das compras relevantes ainda eram realizadas de forma local e não havia práticas estruturadas de estabelecimento de contratos, cujo valor base de compras era de aproximadamente 90MM. Saving Conservador de 8,75% R$ 8.370.000,00 (ganho anual) Grupo com faturamento de 1Bi, que possui 3 negócios: Distribuição, Consumo/Varejo e Incorporação. As compras transacionais já eram centralizadas, porém a área de Suprimentos não possuía práticas estruturadas de negociação nem realizava a gestão das categorias de compras. Saving Conservador de 3% R$ 766.932,05 (ganho anual) Apresentamos abaixo exemplos de ganhos calculados relacionados aos processos de Suprimentos
  • 24. | 24©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 PARTILHA DE PERCEPÇÕES E DÚVIDAS
  • 25. | 25©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 PARTILHA - PROCUREMENT Alguma dúvida em relação ao que falamos? Como Procurement pode ajudar as suas organizações atualmente? Há espaço em sua organização para esse tipo de reflexão? Quem normalmente articula isso? Qual é o papel do Procurement em tempos de crise?
  • 26. | 26©EloGroup | Todos os direitos reservados 2015 LUCIANA DÓRIA luciana.doria@elogroup.com.br

Notas do Editor

  1. REVER
  2. REVER