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GESTÃO DE CUSTOS
EFICIENTE PARA
EMPREENDEDORES
Controle suas finanças
e aumente sua margem de lucro
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
2
SUmário
1|	 Objetivos e conceitos
	 básicos de Gestão de Custos 	 pg04
	 • Os 3 objetivos da Gestão de Custos
	 • Custo Fixo versus Custo Variável
2| Passo a passo para uma Gestão
	de Custos eficiente	 	 pg05
	• Defina um Controle de Gastos adequado
	• Registre todos os pagamentos
	• Crie um orçamento específico para despesas
	• Tenha disciplina e seja organizado
3| Oportunidades de ação em
	períodos de cortes de custos	 pg06
	• Administrativo/Financeiro
	 •  Recursos Humanos
	 •  Infraestrutura
	 •  Fornecedores
	 •  Otimização de processos
4| Transformando custos
	fixos em custos variáveis	 		 pg12
	 •  Receita versus Custo
	 •  Receita versus Custo: cenário de redução da receita
	 •  Receita versus Custo: cenário de aumento da receita
5| Custos como estratégia de precificação	 pg14
	 •  Fatores predominantes para precificação
	 •  Como precificar um produto/serviço do ponto
	 de vista da Gestão de Custos
	 •  Calculei o preço de venda, e agora?
6| Gestão de Custos nas empresas		 pg16
7| Gaste menos e lucre mais			 pg18
8| Referências					pg19
9| Sobre o ContaAzul				pg20
10| Sobre a Endeavor				pg21
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
3
Há certas práticas saudáveis que todo empre-
endedor de sucesso precisa adotar no seu dia
a dia, a fim de garantir os melhores resultados
para o negócio. Algumas delas são definitivas,
como a gestão estratégica dos custos. Mais do
que assegurar a sobrevivência da empresa,
uma Gestão de Custos eficiente permite o seu
crescimento em ambientes competitivos. Por-
tanto, é de extrema importância que você co-
nheça, administre e controle com propriedade
os seus custos e despesas.
Outra virtude de um bom empreendedor está
em buscar maneiras constantes de aumentar a
competitividade dos seus produtos e serviços
no mercado. Para o seu consumidor, o fator pre-
ço é um dos argumentos de venda mais decisi-
vos no momento da compra. Por isso, com uma
Gestão de Custos alinhada, além de conhecer
o investimento exato na produção e oferta de
produtos e serviços, sua empresa oferecerá um
preço final adequado à sua realidade e a dos
consumidores.
Neste guia, você tem acesso a algumas fer-
ramentas para assumir o controle dos custos
da sua empresa. Se restarem dúvidas, envie
-as para nós. Teremos o prazer em ajudá-lo a
melhorar seus processos.
Boa leitura!
Equipes ContaAzul e Endeavor
introduçÃO
Este ebook vem acompanhado de uma
planilha exclusiva de gestão de custos.
Clique aqui para fazer o download.
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
4
1 | Objetivos e conceitos
básicos de Gestão de Custos
Antes de começarmos a conhecer as
metodologias para reduzir seus custos
e aumentar seus lucros, precisamos
esclarecer alguns objetivos e conceitos
ligados ao assunto.
Os 3 objetivos da
Gestão de Custos
1. Fornecer informações sobre a
rentabilidade e o desempenho de diversas
atividades da empresa;
2. Auxiliar no planejamento, controle
e desenvolvimento das operações;
3. Fornecer informações para a tomada
de decisões.
Custo Fixo versus Custo Variável
Custo Fixo: é a soma de todas as despesas
mensais de uma empresa que esteja
funcionando, mesmo que não venda ou
preste serviço algum.
Despesas de aluguel, material de escritório, con-
tador, taxa de IPTU, água, telefone, entre outras.
Custo Variável: é o custo do material e dos
insumos, ou seja, tudo que é consumido
para você produzir ou prestar um serviço.
Impostos sobre produtos/serviços e comissões
de vendedores também podem variar.
A importância de cortar custos certos
Leia mais
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
5
2 | Passo a passo para uma 	
Gestão de Custos eficiente
Defina um Controle
de Gastos adequado
Para começar, você precisa determinar um
Controle de Gastos apropriado à sua empresa
para o lançamento de todos os custos e
despesas. O Controle de Gastos é um conjunto
de categorias que permite classificar cada
despesa. Você pode criá-lo utilizando um
conjunto de categorias e subcategorias que
permite classificar cada uma das despesas.
Assim, será possível visualizá-las de forma
geral ou detalhada.
Uma dica importante: procure criar um
Controle de Gastos não muito resumido, mas
também não muito detalhado. Exemplo: criar
uma categoria “Despesas Administrativas” é
muito genérico. Por isso, crie subcategorias
como “Despesas com pessoal”, “Viagens”,
“Utilidades e Serviços”, etc.
Registre todos os lançamentos
É essencial fazer o registro de todos os gastos.
Assim, será possível identificar oportunidades
de redução de custos por meio de uma análise
detalhada de toda a gestão.
Crie um orçamento
específico para despesas
Estabelecer um calendário ou tabela de metas
mensais pode ajudá-lo a controlar gastos fixos
e variáveis.
Tenha disciplina e seja organizado
Um controle de custos eficiente depende de disci-
plina e organização para que você tenha informa-
ções seguras. Procure sempre analisar os proce-
dimentos financeiros, detalhá-los em ferramentas
adequadas e acompanhar periodicamente as suas
variações. Com tudo em mãos, você poderá tomar
decisões assertivas para a redução de custos.
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
6
3 | Oportunidades de ação em
períodos de cortes de custos
A Gestão de Custos realmente eficiente promove
o equilíbrio financeiro não apenas em situações
de necessidade de cortes. Portanto, a exceção
não deve virar regra: é importante que você in-
vestigue continuamente oportunidades de redu-
ção e eliminação de desperdícios.
Ainda assim, se você está passando por um mo-
mento de dificuldade financeira e percebe que
a redução de gastos é fundamental, comece a
basear-se no seu controle de pagamentos. Ao
avaliar os relatórios e identificar despesas one-
rosas, você poderá encontrar diversas alternati-
vas de cortes.
A seguir, você confere algumas sugestões
para redução de custos em diversos setores
de sua empresa.
Administrativo/Financeiro
Planejamento tributário
Em determinadas situações, por meio de
um enquadramento tributário adequado às
características da sua empresa, é possível
reduzir os valores pagos em impostos.
Os regimes tributários de lucro Real, Simples e
Presumido têm alíquotas diferentes e créditos/
deduções próprios. Conte com o seu Contador
para simular qual é o modelo mais apropriado
para o seu negócio.
.Planejamento Tributário na Prática
.Organizar os impostos é o primeiro
passo para o dinheiro não sair voando
Leia mais
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
7
3 | Oportunidades de ação em
períodos de cortes de custos
Renegociação de dívidas
Se sua empresa tem dívidas, a melhor maneira
de honrá-las é renegociar junto aos credores
para obter as melhores taxas possíveis. É uma
ótima oportunidade de economia.
Análise do Fluxo de Caixa
O acompanhamento periódico do Fluxo de
Caixa é primordial para a gestão financeira. Ao
prever antecipadamente uma possível falta de
caixa, você garante mais tempo para descobrir
alternativas de cobri-lo, incidindo menores
juros sobre empréstimos.
6 Dicas para um Fluxo de Caixa Eficaz
Planilha de Fluxo de Caixa
Tarifas bancárias negociáveis
Se você usa diversos bancos, use esse
relacionamento a seu favor e otimize o
processo de negociação de serviços. Se você
usa apenas um banco, negocie mesmo assim.
É seu direito!
Centralização das compras
Uma equipe focada em compras gera
resultados muito melhores do que compras
feitas individualmente. Para melhorar o
processo, acostume-se a solicitar ao menos 3
orçamentos para cada necessidade de compra.
Com as cotações em mãos, ainda vale fazer
mais uma rodada de negociação para chegar à
melhor relação custo/benefício.
Mas atenção: às vezes o menor custo
é inimigo da melhor qualidade!
Leia mais
Baixe
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8
3 | Oportunidades de ação em
períodos de cortes de custos
Renovações automáticas
Garanta que seus contratos não sejam
renovados automaticamente por simples
descuido. A renovação automática diminui a
possibilidade de rescindi-los sem multas.
Política de viagens
Defina regras relacionadas às despesas de
passagens, hospedagens, alimentação e traslado.
Essa política deve prever e orientar sobre a
importância da compra de passagens antecipadas,
estipular limites de valores para refeições/gastos
adicionais e definir parâmetros para traslado
entre aeroporto, hotel e compromisso, entrega de
recibos e cupons fiscais. Uma boa dica é avaliar a
parceria com uma agência de viagens.
Recursos Humanos
Demissões nem sempre são a solução
Os custos de rescisão impactarão no caixa a
curto prazo. Por isso, faça uma simulação cuja
avaliação considere, além da rescisão e da
economia posterior, os investimentos com a
contratação e o treinamento do funcionário,
bem como o tempo necessário para recuperar o
conhecimento perdido.
Banco de horas como compensação
O banco de horas é uma alternativa para
minimizar o pagamento de horas extras,
compensando as horas excedentes em períodos
de baixa demanda, emenda de feriados ou
férias mais longas. Você só precisa avaliar as
regras previstas para aplicação do banco de
horas na convenção sindical da sua categoria.
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
9
3 | Oportunidades de ação em
períodos de cortes de custos
Terceirização de serviços
O uso de terceiros pode ser uma alternativa
para transformar os custos fixos em
variáveis. Porém, é importante que as
funções terceirizadas não envolvam
atividades estratégicas da sua empresa, como
desenvolvimento de produtos.
Férias coletivas
Caso haja necessidade de redução acentuada
na produção, as férias coletivas são muito
úteis.
Sugestões de funcionários
Por estarem envolvidos diretamente no dia a
dia da empresa, seus funcionários são fontes
eficazes para identificar sugestões para corte
de gastos. Uma dica para incentivá-los é
estabelecer um sistema de bonificação para
as sugestões implantadas.
Infraestrutura
Telefonia e energia elétrica
Uma saída simples para redução de custos
de telefonia é garantir que as ligações
sejam feitas de celular para celular e de fixo
para fixo. Softwares conectados à central
telefônica permitem entender o consumo com
detalhes. No caso da energia elétrica, realizar
um programa de conscientização pode ser
efetivo.
Digitalização de documentos
O consumo excessivo de suprimentos,
como papel e tinta de impressora, pode
ser facilmente resolvido ao digitalizar os
documentos. Além disso, esse processo
promove uma maior segurança da informação
com a disponibilização dos documentos em
rede.
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
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3 | Oportunidades de ação em
períodos de cortes de custos
Fornecedores
Compras em volume
Uma ótima oportunidade de negociação de
preços é a compra de materiais em grande
volume. Apesar de exigir a necessidade de
caixa para compra à vista, isso pode refletir
positivamente na margem, já que é possível
reduzir significativamente o custo unitário do
material.
Redução de estoque
Para itens que não têm giro, é indicada a
redução de estoque. Capital aplicado em
estoque que não gira não rende.
Estoque: de simples depósito a área estratégica
Uso de softwares
O mercado oferece inúmeros softwares -
inclusive gratuitos - para auxiliar e otimizar
os processos de sua empresa. Avalie bem
o benefício que o software trará e, na
contratação, cogite a possibilidade de um
plano anual, que a longo prazo sai mais
barato do que o mensal.
Negociação de aumentos
Mesmo os aumentos previstos em contrato
são totalmente negociáveis. Monitore
seus contratos para estar sempre a par da
data de renovação, para que você possa
negociar seus reajustes. Use como manobra
as propostas de concorrentes. É um ótimo
argumento!Leia mais
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
11
3 | Oportunidades de ação em
períodos de cortes de custos
Fornecedores alternativos
Manter apenas um fornecedor para cada
serviço pode significar preços mais altos e risco
de faltar produtos em estoque. Procure manter
relacionamento com outros fornecedores e
avalie mercadorias que possam substituir as
que você vende. Converse com os fornecedores
que já existem para avaliar as possibilidades
de redução de custos, como entregas menos
frequentes e pagamento à vista.
Gestão de estoque, pra quê te quero?
Otimização de processos
Há custos que não são visivelmente
perceptíveis nos relatórios das principais
despesas. Eles são, na verdade, desperdícios
em virtude da ineficiência dos processos. Para
conseguir identificar esses gastos ocultos, a
melhor alternativa é organizar conversas com
todos os envolvidos para desenhar como é o
processo atual e buscar melhorias em conjunto.
O reflexo não necessariamente será na redução
financeira imediata, mas essas mudanças
impactarão no aumento da produtividade.
Leia mais
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
12
4 | Transformando custos fixos
em custos variáveis
Como você já viu, a terceirização de serviços é a
saída mais comum para transformar custos fixos
em variáveis. A principal discussão está ligada ao
risco de a receita não cobrir os custos do negócio.
Receita versus Custo
Vamos a um exemplo.
Acompanhe o quadro a seguir.
Empresa 1 Empresa 2
(+) Receita 100 100
(-) Custo Fixo 70 40
(-) Custo Variável - 30
(=) Resultado 30 30
A Empresa 1 tem uma estrutura baseada em
custos fixos. Já os custos da Empresa 2 são
baseados em custos variáveis.
Receita versus Custo:
cenário de redução da receita
No cenário de uma queda de receita, a Empresa 2
vai sofrer menos, pois parte dos seus custos serão
reduzidos em função da diminuição da demanda -
se não há demanda, não há custo. Logo, a Empresa
1 sofrerá mais, pois ela possui maior probabilidade
de ter um prejuízo operacional (resultado negativo).
Empresa 1 Empresa 2
(+) Receita 80 80
(-) Custo Fixo 70 40
(-) Custo Variável - 24
(=) Resultado 10 16
Porém, a principal desvantagem desse modelo é a
redução do potencial de retorno do negócio.
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
13
4 | Transformando custos fixos
em custos variáveis
Receita versus Custo:
cenário de aumento da receita
Imagine agora um cenário de elevação da receita.
Acompanhe no quadro a seguir.
Empresa 1 Empresa 2
(+) Receita 120 120
(-) Custo Fixo 70 40
(-) Custo Variável - 36
(=) Resultado 50 44
Com o crescimento da receita, a Empresa 2 tem um
aumentodeseuscustosvariáveis,nãoaproveitando
os ganhos de produtividade. Em um negócio
promissor, seu resultado vai crescer menos que a
Empresa 1. Já em um cenário real, para garantir o
aumento da receita, pode ser necessário contratar
mais pessoas (Custo Fixo) para atender à demanda
(não representada na tabela ao lado). Ainda assim,
não na mesma proporção necessária que o custo
variável, devido à questão da produtividade. Este
exemplo ilustra os impactos da mudança num
cenário de aumento e de diminuição de receita.
Vale ressaltar: não é tão simples alterar a sua
estrutura de custos. Essa mudança deve ser
feita de forma planejada, sempre observando
as perspectivas estratégicas do negócio.
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
14
5 | Custos como estratégia
de precificação
Uma Gestão de Custos eficiente também está
preocupada com a precificação adequada dos
produtos que sua empresa oferece. Importantes
fatores influenciam diretamente na formação
desses preços.
Fatores predominantes
para precificação
1. Custos: valores empregados na produção/
prestação de produtos/serviços;
2. Percepção de valor: o quanto o cliente está
disposto a pagar;
3. Concorrência: produtos semelhantes
com preço mais baixo.
Como precificar um produto/serviço
do ponto de vista da Gestão de Custos
Acompanhe no exemplo do quadro a seguir.
Perceba que o valor de R$ 15.000,00 é
suficiente para cobrir os custos (fixos e
variáveis) envolvidos na produção/prestação
do produto/serviço, as despesas e o lucro
esperado. Para calcular a proporcionalidade
das despesas, é necessário estimar qual será a
previsão de vendas dos produtos/serviços.
Valor Exemplo
(+) Custo Fixo R$ 10.000,00 Salário dos profissionais
envolvidos
(+) Custo Variável   R$ 2.000,00 Impostos sobre
vendas e comissões
(+) Despesas R$ 1.000,00 Despesas fixas
proporcionais (água,
luz, telefone, aluguel)
(+) Lucro R$ 2.000,00 Use como base
um percentual sobre
os custos
(=) Preço de Venda R$ 15.000,00
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
15
5 | Custos como estratégia
de precificação
Para isso, você tem as seguintes alternativas:
•	 Análise do histórico: observe o
comportamento de vendas realizadas
em determinado período e projete para o
período seguinte;
•	 Pesquisas de mercado: estudo da demanda
de produtos/serviços diretamente junto
ao público-alvo ou com o apoio de uma
instituição de pesquisa.
Atenção: vários aspectos podem afetar a sua projeção, como
concorrência, novos produtos, sazonalidade, cenário econômi-
co, entre outros. Portanto, não deixe de considerá-los!
Calculei o preço de venda, e agora?
Após calcular o preço de venda do seu produto,
é importante compará-lo com o valor de
mercado. Se o preço calculado estiver abaixo
do preço de mercado, cabe a você definir se
mantém o seu preço (com chances de aumentar
as vendas) ou se o ajusta ao valor de mercado
(aumentando a lucratividade). Uma opção ainda
é utilizar um preço de venda acima do preço de
mercado, caso o seu produto/serviço ofereça
diferenciais em relação à concorrência (como
atendimento, marca ou entrega).
Em casos em que a empresa possui vários
produtos/serviços à venda, a estratégia pode
ser baixar o preço (reduzindo a lucratividade,
com o risco de gerar prejuízo) para atrair
clientes. Assim, você terá um prejuízo
consciente sobre alguns produtos, mas sucesso
financeiro no resultado geral da empresa
(gerado pelos demais produtos lucrativos).
Precificação: Critérios Essenciais
Leia mais
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
16
Dinheiro tem que ser difícil de gastar! Qualquer um, gerente
ou operacional, tem que enfrentar processos burocráticos
para gastar dinheiro.
As empresas acabam caindo no erro de querer agilizar os
processos, mas perdem o controle. Outro erro é confundir
ter orçamento com liberdade/autorização de efetuar aquele
gasto. Uma forma de sensibilizar um colaborador quanto a
esse descontrole é questioná-lo: você realizaria esse gasto
em casa? Óbvio que não!
Apesardocontroletornaroprocessomaislentoeburocrático,
ele passa a ser mais eficiente. A questão é criar uma gestão
forte de controle de despesa, sem o empreendedor entrar
na zona de conforto ou parar de olhar para isso”.
“
Allan Grossmann,
CFO do Beleza Natural,
o maior instituto de
beleza especializado
em cabelos crespos
e ondulados a preços
acessíveis do Brasil,
fala de alguns segredos
para uma Gestão de
Custos eficiente.
6 | Gestão de Custos nas empresas
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
17
Os irmãos Danilo e
Gustavo Moreira,
proprietários da Lips
perfumes, negócio de
venda de perfumes
porta a porta, sugerem
que a definição de
um bom software
de gestão é uma boa
oportunidade para
otimizar os processos
e reduzir custos.
Como nosso negócio opera apenas com nós dois, sem mais
funcionários, precisávamos fazer uma gestão de custos
eficiente para reduzir quaisquer gastos onerosos. Uma das
alternativas que trouxe muito benefício foi a escolha de um
sistema de gestão integrado, que auxiliasse em todos os
setores da empresa.
Conseguimos reduzir custos com funcionários e com outros
sistemas com preço muito elevado. Além disso, por sermos
uma empresa nova e de porte pequeno, conseguimos
alimentar o sistema devidamente, o que nos proporciona
uma visão real da empresa, com economia de tempo e
financeira”.
“
6 | Gestão de Custos nas empresas
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
18
7 | Gaste menos e lucre mais
Para qualquer empresa, a Gestão de Custos é uma atividade estraté-
gica de importância decisiva para sua rentabilidade e produtividade.
Por isso, você, que é empreendedor, precisa conhecer profundamen-
te seu negócio, para administrá-lo de forma eficiente. Além de ser
uma questão de sobrevivência, a aplicação destas medidas pode,
inclusive, aumentar a competitividade dos seus produtos e serviços
no mercado.
Comece aplicando nossas dicas no seu dia a dia. Elas já
surtirão um efeito muito positivo na sua gestão financeira.
Depois, compartilhe conosco quais foram os seus resultados.
Estaremos te esperando!
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
19
8 | Referências
Administradores.com - http://conta.co/1wYxwdS
Contábil RCA - http://conta.co/1EZJgOa
Exame.com - http://conta.co/1wvMdEB
PEGN - http://conta.co/18cWzyf
Expense Reduction Analysts - http://conta.co/18cWzyf
IEF - http://conta.co/1E6Skgj
pmelink.pt - http://conta.co/1MslfPp
Revista PEGN - http://conta.co/1Alwvr5
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
20
O ContaAzul é o mais simples sistema de gestão online
para micro e pequenas empresas. Com ele você controla
seu financeiro, suas vendas, seu estoque e emite nota fis-
cal eletrônica sem complicações. Além disso, nosso atendi-
mento de primeira está disponível para te ajudar gratuita-
mente por e-mail, chat e telefone.
Saiba mais
www.contaazul.com
suporte@contaazul.com
0800 600 0919
Sobre o ContaAzul
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
21
Com atuação em 20 países,
a Endeavor é uma das principais
organizações de fomento ao 
empreendedorismo no mundo.
Presente no Brasil há 14 anos,
a organização apoia empreendedores
de alto impacto promovendo a troca
de experiência entre eles e uma
rede de mentores formada pelas
principais lideranças empresariais do
país. A Endeavor acredita na força do
exemplo desses empreendedores para
inspirar milhões de brasileiros, por isso
compartilha suas histórias e aprendizados
práticos de especialistas em seu portal,
considerado referência em conteúdo
de empreendedorismo. Além disso,
publica estudos e atua na mobilização
de organizações públicas e privadas
para influenciar mudanças positivas no
ambiente empreendedor.
Com oito escritórios no Brasil -
São Paulo, Rio de Janeiro, Paraná, Rio
Grande do Sul, Santa Catarina, Minas
Gerais, Pernambuco e Ceará - já capacitou
mais de dois milhões de brasileiros com
programas educacionais presenciais
e à distância. Além disso, os seus 116
empreendedores apoiados movimentam
mais de dois bilhões de reais anualmente
e empregam mais de 20.000 pessoas.
Dessa forma, trabalha para transformar
o Brasil em uma das grandes referências
em empreendedorismo no mundo, com
empreendedores de impacto cada vez
maior na sociedade.Saiba mais
Sobre a endeavor
//GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES
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  • 1. GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES Controle suas finanças e aumente sua margem de lucro
  • 2. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 2 SUmário 1| Objetivos e conceitos básicos de Gestão de Custos pg04 • Os 3 objetivos da Gestão de Custos • Custo Fixo versus Custo Variável 2| Passo a passo para uma Gestão de Custos eficiente pg05 • Defina um Controle de Gastos adequado • Registre todos os pagamentos • Crie um orçamento específico para despesas • Tenha disciplina e seja organizado 3| Oportunidades de ação em períodos de cortes de custos pg06 • Administrativo/Financeiro • Recursos Humanos • Infraestrutura • Fornecedores • Otimização de processos 4| Transformando custos fixos em custos variáveis pg12 • Receita versus Custo • Receita versus Custo: cenário de redução da receita • Receita versus Custo: cenário de aumento da receita 5| Custos como estratégia de precificação pg14 • Fatores predominantes para precificação • Como precificar um produto/serviço do ponto de vista da Gestão de Custos • Calculei o preço de venda, e agora? 6| Gestão de Custos nas empresas pg16 7| Gaste menos e lucre mais pg18 8| Referências pg19 9| Sobre o ContaAzul pg20 10| Sobre a Endeavor pg21
  • 3. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 3 Há certas práticas saudáveis que todo empre- endedor de sucesso precisa adotar no seu dia a dia, a fim de garantir os melhores resultados para o negócio. Algumas delas são definitivas, como a gestão estratégica dos custos. Mais do que assegurar a sobrevivência da empresa, uma Gestão de Custos eficiente permite o seu crescimento em ambientes competitivos. Por- tanto, é de extrema importância que você co- nheça, administre e controle com propriedade os seus custos e despesas. Outra virtude de um bom empreendedor está em buscar maneiras constantes de aumentar a competitividade dos seus produtos e serviços no mercado. Para o seu consumidor, o fator pre- ço é um dos argumentos de venda mais decisi- vos no momento da compra. Por isso, com uma Gestão de Custos alinhada, além de conhecer o investimento exato na produção e oferta de produtos e serviços, sua empresa oferecerá um preço final adequado à sua realidade e a dos consumidores. Neste guia, você tem acesso a algumas fer- ramentas para assumir o controle dos custos da sua empresa. Se restarem dúvidas, envie -as para nós. Teremos o prazer em ajudá-lo a melhorar seus processos. Boa leitura! Equipes ContaAzul e Endeavor introduçÃO Este ebook vem acompanhado de uma planilha exclusiva de gestão de custos. Clique aqui para fazer o download.
  • 4. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 4 1 | Objetivos e conceitos básicos de Gestão de Custos Antes de começarmos a conhecer as metodologias para reduzir seus custos e aumentar seus lucros, precisamos esclarecer alguns objetivos e conceitos ligados ao assunto. Os 3 objetivos da Gestão de Custos 1. Fornecer informações sobre a rentabilidade e o desempenho de diversas atividades da empresa; 2. Auxiliar no planejamento, controle e desenvolvimento das operações; 3. Fornecer informações para a tomada de decisões. Custo Fixo versus Custo Variável Custo Fixo: é a soma de todas as despesas mensais de uma empresa que esteja funcionando, mesmo que não venda ou preste serviço algum. Despesas de aluguel, material de escritório, con- tador, taxa de IPTU, água, telefone, entre outras. Custo Variável: é o custo do material e dos insumos, ou seja, tudo que é consumido para você produzir ou prestar um serviço. Impostos sobre produtos/serviços e comissões de vendedores também podem variar. A importância de cortar custos certos Leia mais
  • 5. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 5 2 | Passo a passo para uma Gestão de Custos eficiente Defina um Controle de Gastos adequado Para começar, você precisa determinar um Controle de Gastos apropriado à sua empresa para o lançamento de todos os custos e despesas. O Controle de Gastos é um conjunto de categorias que permite classificar cada despesa. Você pode criá-lo utilizando um conjunto de categorias e subcategorias que permite classificar cada uma das despesas. Assim, será possível visualizá-las de forma geral ou detalhada. Uma dica importante: procure criar um Controle de Gastos não muito resumido, mas também não muito detalhado. Exemplo: criar uma categoria “Despesas Administrativas” é muito genérico. Por isso, crie subcategorias como “Despesas com pessoal”, “Viagens”, “Utilidades e Serviços”, etc. Registre todos os lançamentos É essencial fazer o registro de todos os gastos. Assim, será possível identificar oportunidades de redução de custos por meio de uma análise detalhada de toda a gestão. Crie um orçamento específico para despesas Estabelecer um calendário ou tabela de metas mensais pode ajudá-lo a controlar gastos fixos e variáveis. Tenha disciplina e seja organizado Um controle de custos eficiente depende de disci- plina e organização para que você tenha informa- ções seguras. Procure sempre analisar os proce- dimentos financeiros, detalhá-los em ferramentas adequadas e acompanhar periodicamente as suas variações. Com tudo em mãos, você poderá tomar decisões assertivas para a redução de custos.
  • 6. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 6 3 | Oportunidades de ação em períodos de cortes de custos A Gestão de Custos realmente eficiente promove o equilíbrio financeiro não apenas em situações de necessidade de cortes. Portanto, a exceção não deve virar regra: é importante que você in- vestigue continuamente oportunidades de redu- ção e eliminação de desperdícios. Ainda assim, se você está passando por um mo- mento de dificuldade financeira e percebe que a redução de gastos é fundamental, comece a basear-se no seu controle de pagamentos. Ao avaliar os relatórios e identificar despesas one- rosas, você poderá encontrar diversas alternati- vas de cortes. A seguir, você confere algumas sugestões para redução de custos em diversos setores de sua empresa. Administrativo/Financeiro Planejamento tributário Em determinadas situações, por meio de um enquadramento tributário adequado às características da sua empresa, é possível reduzir os valores pagos em impostos. Os regimes tributários de lucro Real, Simples e Presumido têm alíquotas diferentes e créditos/ deduções próprios. Conte com o seu Contador para simular qual é o modelo mais apropriado para o seu negócio. .Planejamento Tributário na Prática .Organizar os impostos é o primeiro passo para o dinheiro não sair voando Leia mais
  • 7. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 7 3 | Oportunidades de ação em períodos de cortes de custos Renegociação de dívidas Se sua empresa tem dívidas, a melhor maneira de honrá-las é renegociar junto aos credores para obter as melhores taxas possíveis. É uma ótima oportunidade de economia. Análise do Fluxo de Caixa O acompanhamento periódico do Fluxo de Caixa é primordial para a gestão financeira. Ao prever antecipadamente uma possível falta de caixa, você garante mais tempo para descobrir alternativas de cobri-lo, incidindo menores juros sobre empréstimos. 6 Dicas para um Fluxo de Caixa Eficaz Planilha de Fluxo de Caixa Tarifas bancárias negociáveis Se você usa diversos bancos, use esse relacionamento a seu favor e otimize o processo de negociação de serviços. Se você usa apenas um banco, negocie mesmo assim. É seu direito! Centralização das compras Uma equipe focada em compras gera resultados muito melhores do que compras feitas individualmente. Para melhorar o processo, acostume-se a solicitar ao menos 3 orçamentos para cada necessidade de compra. Com as cotações em mãos, ainda vale fazer mais uma rodada de negociação para chegar à melhor relação custo/benefício. Mas atenção: às vezes o menor custo é inimigo da melhor qualidade! Leia mais Baixe
  • 8. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 8 3 | Oportunidades de ação em períodos de cortes de custos Renovações automáticas Garanta que seus contratos não sejam renovados automaticamente por simples descuido. A renovação automática diminui a possibilidade de rescindi-los sem multas. Política de viagens Defina regras relacionadas às despesas de passagens, hospedagens, alimentação e traslado. Essa política deve prever e orientar sobre a importância da compra de passagens antecipadas, estipular limites de valores para refeições/gastos adicionais e definir parâmetros para traslado entre aeroporto, hotel e compromisso, entrega de recibos e cupons fiscais. Uma boa dica é avaliar a parceria com uma agência de viagens. Recursos Humanos Demissões nem sempre são a solução Os custos de rescisão impactarão no caixa a curto prazo. Por isso, faça uma simulação cuja avaliação considere, além da rescisão e da economia posterior, os investimentos com a contratação e o treinamento do funcionário, bem como o tempo necessário para recuperar o conhecimento perdido. Banco de horas como compensação O banco de horas é uma alternativa para minimizar o pagamento de horas extras, compensando as horas excedentes em períodos de baixa demanda, emenda de feriados ou férias mais longas. Você só precisa avaliar as regras previstas para aplicação do banco de horas na convenção sindical da sua categoria.
  • 9. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 9 3 | Oportunidades de ação em períodos de cortes de custos Terceirização de serviços O uso de terceiros pode ser uma alternativa para transformar os custos fixos em variáveis. Porém, é importante que as funções terceirizadas não envolvam atividades estratégicas da sua empresa, como desenvolvimento de produtos. Férias coletivas Caso haja necessidade de redução acentuada na produção, as férias coletivas são muito úteis. Sugestões de funcionários Por estarem envolvidos diretamente no dia a dia da empresa, seus funcionários são fontes eficazes para identificar sugestões para corte de gastos. Uma dica para incentivá-los é estabelecer um sistema de bonificação para as sugestões implantadas. Infraestrutura Telefonia e energia elétrica Uma saída simples para redução de custos de telefonia é garantir que as ligações sejam feitas de celular para celular e de fixo para fixo. Softwares conectados à central telefônica permitem entender o consumo com detalhes. No caso da energia elétrica, realizar um programa de conscientização pode ser efetivo. Digitalização de documentos O consumo excessivo de suprimentos, como papel e tinta de impressora, pode ser facilmente resolvido ao digitalizar os documentos. Além disso, esse processo promove uma maior segurança da informação com a disponibilização dos documentos em rede.
  • 10. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 10 3 | Oportunidades de ação em períodos de cortes de custos Fornecedores Compras em volume Uma ótima oportunidade de negociação de preços é a compra de materiais em grande volume. Apesar de exigir a necessidade de caixa para compra à vista, isso pode refletir positivamente na margem, já que é possível reduzir significativamente o custo unitário do material. Redução de estoque Para itens que não têm giro, é indicada a redução de estoque. Capital aplicado em estoque que não gira não rende. Estoque: de simples depósito a área estratégica Uso de softwares O mercado oferece inúmeros softwares - inclusive gratuitos - para auxiliar e otimizar os processos de sua empresa. Avalie bem o benefício que o software trará e, na contratação, cogite a possibilidade de um plano anual, que a longo prazo sai mais barato do que o mensal. Negociação de aumentos Mesmo os aumentos previstos em contrato são totalmente negociáveis. Monitore seus contratos para estar sempre a par da data de renovação, para que você possa negociar seus reajustes. Use como manobra as propostas de concorrentes. É um ótimo argumento!Leia mais
  • 11. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 11 3 | Oportunidades de ação em períodos de cortes de custos Fornecedores alternativos Manter apenas um fornecedor para cada serviço pode significar preços mais altos e risco de faltar produtos em estoque. Procure manter relacionamento com outros fornecedores e avalie mercadorias que possam substituir as que você vende. Converse com os fornecedores que já existem para avaliar as possibilidades de redução de custos, como entregas menos frequentes e pagamento à vista. Gestão de estoque, pra quê te quero? Otimização de processos Há custos que não são visivelmente perceptíveis nos relatórios das principais despesas. Eles são, na verdade, desperdícios em virtude da ineficiência dos processos. Para conseguir identificar esses gastos ocultos, a melhor alternativa é organizar conversas com todos os envolvidos para desenhar como é o processo atual e buscar melhorias em conjunto. O reflexo não necessariamente será na redução financeira imediata, mas essas mudanças impactarão no aumento da produtividade. Leia mais
  • 12. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 12 4 | Transformando custos fixos em custos variáveis Como você já viu, a terceirização de serviços é a saída mais comum para transformar custos fixos em variáveis. A principal discussão está ligada ao risco de a receita não cobrir os custos do negócio. Receita versus Custo Vamos a um exemplo. Acompanhe o quadro a seguir. Empresa 1 Empresa 2 (+) Receita 100 100 (-) Custo Fixo 70 40 (-) Custo Variável - 30 (=) Resultado 30 30 A Empresa 1 tem uma estrutura baseada em custos fixos. Já os custos da Empresa 2 são baseados em custos variáveis. Receita versus Custo: cenário de redução da receita No cenário de uma queda de receita, a Empresa 2 vai sofrer menos, pois parte dos seus custos serão reduzidos em função da diminuição da demanda - se não há demanda, não há custo. Logo, a Empresa 1 sofrerá mais, pois ela possui maior probabilidade de ter um prejuízo operacional (resultado negativo). Empresa 1 Empresa 2 (+) Receita 80 80 (-) Custo Fixo 70 40 (-) Custo Variável - 24 (=) Resultado 10 16 Porém, a principal desvantagem desse modelo é a redução do potencial de retorno do negócio.
  • 13. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 13 4 | Transformando custos fixos em custos variáveis Receita versus Custo: cenário de aumento da receita Imagine agora um cenário de elevação da receita. Acompanhe no quadro a seguir. Empresa 1 Empresa 2 (+) Receita 120 120 (-) Custo Fixo 70 40 (-) Custo Variável - 36 (=) Resultado 50 44 Com o crescimento da receita, a Empresa 2 tem um aumentodeseuscustosvariáveis,nãoaproveitando os ganhos de produtividade. Em um negócio promissor, seu resultado vai crescer menos que a Empresa 1. Já em um cenário real, para garantir o aumento da receita, pode ser necessário contratar mais pessoas (Custo Fixo) para atender à demanda (não representada na tabela ao lado). Ainda assim, não na mesma proporção necessária que o custo variável, devido à questão da produtividade. Este exemplo ilustra os impactos da mudança num cenário de aumento e de diminuição de receita. Vale ressaltar: não é tão simples alterar a sua estrutura de custos. Essa mudança deve ser feita de forma planejada, sempre observando as perspectivas estratégicas do negócio.
  • 14. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 14 5 | Custos como estratégia de precificação Uma Gestão de Custos eficiente também está preocupada com a precificação adequada dos produtos que sua empresa oferece. Importantes fatores influenciam diretamente na formação desses preços. Fatores predominantes para precificação 1. Custos: valores empregados na produção/ prestação de produtos/serviços; 2. Percepção de valor: o quanto o cliente está disposto a pagar; 3. Concorrência: produtos semelhantes com preço mais baixo. Como precificar um produto/serviço do ponto de vista da Gestão de Custos Acompanhe no exemplo do quadro a seguir. Perceba que o valor de R$ 15.000,00 é suficiente para cobrir os custos (fixos e variáveis) envolvidos na produção/prestação do produto/serviço, as despesas e o lucro esperado. Para calcular a proporcionalidade das despesas, é necessário estimar qual será a previsão de vendas dos produtos/serviços. Valor Exemplo (+) Custo Fixo R$ 10.000,00 Salário dos profissionais envolvidos (+) Custo Variável R$ 2.000,00 Impostos sobre vendas e comissões (+) Despesas R$ 1.000,00 Despesas fixas proporcionais (água, luz, telefone, aluguel) (+) Lucro R$ 2.000,00 Use como base um percentual sobre os custos (=) Preço de Venda R$ 15.000,00
  • 15. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 15 5 | Custos como estratégia de precificação Para isso, você tem as seguintes alternativas: • Análise do histórico: observe o comportamento de vendas realizadas em determinado período e projete para o período seguinte; • Pesquisas de mercado: estudo da demanda de produtos/serviços diretamente junto ao público-alvo ou com o apoio de uma instituição de pesquisa. Atenção: vários aspectos podem afetar a sua projeção, como concorrência, novos produtos, sazonalidade, cenário econômi- co, entre outros. Portanto, não deixe de considerá-los! Calculei o preço de venda, e agora? Após calcular o preço de venda do seu produto, é importante compará-lo com o valor de mercado. Se o preço calculado estiver abaixo do preço de mercado, cabe a você definir se mantém o seu preço (com chances de aumentar as vendas) ou se o ajusta ao valor de mercado (aumentando a lucratividade). Uma opção ainda é utilizar um preço de venda acima do preço de mercado, caso o seu produto/serviço ofereça diferenciais em relação à concorrência (como atendimento, marca ou entrega). Em casos em que a empresa possui vários produtos/serviços à venda, a estratégia pode ser baixar o preço (reduzindo a lucratividade, com o risco de gerar prejuízo) para atrair clientes. Assim, você terá um prejuízo consciente sobre alguns produtos, mas sucesso financeiro no resultado geral da empresa (gerado pelos demais produtos lucrativos). Precificação: Critérios Essenciais Leia mais
  • 16. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 16 Dinheiro tem que ser difícil de gastar! Qualquer um, gerente ou operacional, tem que enfrentar processos burocráticos para gastar dinheiro. As empresas acabam caindo no erro de querer agilizar os processos, mas perdem o controle. Outro erro é confundir ter orçamento com liberdade/autorização de efetuar aquele gasto. Uma forma de sensibilizar um colaborador quanto a esse descontrole é questioná-lo: você realizaria esse gasto em casa? Óbvio que não! Apesardocontroletornaroprocessomaislentoeburocrático, ele passa a ser mais eficiente. A questão é criar uma gestão forte de controle de despesa, sem o empreendedor entrar na zona de conforto ou parar de olhar para isso”. “ Allan Grossmann, CFO do Beleza Natural, o maior instituto de beleza especializado em cabelos crespos e ondulados a preços acessíveis do Brasil, fala de alguns segredos para uma Gestão de Custos eficiente. 6 | Gestão de Custos nas empresas
  • 17. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 17 Os irmãos Danilo e Gustavo Moreira, proprietários da Lips perfumes, negócio de venda de perfumes porta a porta, sugerem que a definição de um bom software de gestão é uma boa oportunidade para otimizar os processos e reduzir custos. Como nosso negócio opera apenas com nós dois, sem mais funcionários, precisávamos fazer uma gestão de custos eficiente para reduzir quaisquer gastos onerosos. Uma das alternativas que trouxe muito benefício foi a escolha de um sistema de gestão integrado, que auxiliasse em todos os setores da empresa. Conseguimos reduzir custos com funcionários e com outros sistemas com preço muito elevado. Além disso, por sermos uma empresa nova e de porte pequeno, conseguimos alimentar o sistema devidamente, o que nos proporciona uma visão real da empresa, com economia de tempo e financeira”. “ 6 | Gestão de Custos nas empresas
  • 18. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 18 7 | Gaste menos e lucre mais Para qualquer empresa, a Gestão de Custos é uma atividade estraté- gica de importância decisiva para sua rentabilidade e produtividade. Por isso, você, que é empreendedor, precisa conhecer profundamen- te seu negócio, para administrá-lo de forma eficiente. Além de ser uma questão de sobrevivência, a aplicação destas medidas pode, inclusive, aumentar a competitividade dos seus produtos e serviços no mercado. Comece aplicando nossas dicas no seu dia a dia. Elas já surtirão um efeito muito positivo na sua gestão financeira. Depois, compartilhe conosco quais foram os seus resultados. Estaremos te esperando!
  • 19. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 19 8 | Referências Administradores.com - http://conta.co/1wYxwdS Contábil RCA - http://conta.co/1EZJgOa Exame.com - http://conta.co/1wvMdEB PEGN - http://conta.co/18cWzyf Expense Reduction Analysts - http://conta.co/18cWzyf IEF - http://conta.co/1E6Skgj pmelink.pt - http://conta.co/1MslfPp Revista PEGN - http://conta.co/1Alwvr5
  • 20. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 20 O ContaAzul é o mais simples sistema de gestão online para micro e pequenas empresas. Com ele você controla seu financeiro, suas vendas, seu estoque e emite nota fis- cal eletrônica sem complicações. Além disso, nosso atendi- mento de primeira está disponível para te ajudar gratuita- mente por e-mail, chat e telefone. Saiba mais www.contaazul.com suporte@contaazul.com 0800 600 0919 Sobre o ContaAzul
  • 21. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 21 Com atuação em 20 países, a Endeavor é uma das principais organizações de fomento ao empreendedorismo no mundo. Presente no Brasil há 14 anos, a organização apoia empreendedores de alto impacto promovendo a troca de experiência entre eles e uma rede de mentores formada pelas principais lideranças empresariais do país. A Endeavor acredita na força do exemplo desses empreendedores para inspirar milhões de brasileiros, por isso compartilha suas histórias e aprendizados práticos de especialistas em seu portal, considerado referência em conteúdo de empreendedorismo. Além disso, publica estudos e atua na mobilização de organizações públicas e privadas para influenciar mudanças positivas no ambiente empreendedor. Com oito escritórios no Brasil - São Paulo, Rio de Janeiro, Paraná, Rio Grande do Sul, Santa Catarina, Minas Gerais, Pernambuco e Ceará - já capacitou mais de dois milhões de brasileiros com programas educacionais presenciais e à distância. Além disso, os seus 116 empreendedores apoiados movimentam mais de dois bilhões de reais anualmente e empregam mais de 20.000 pessoas. Dessa forma, trabalha para transformar o Brasil em uma das grandes referências em empreendedorismo no mundo, com empreendedores de impacto cada vez maior na sociedade.Saiba mais Sobre a endeavor
  • 22. //GESTÃO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES 22