Carlos Jerónimo – Diretor Executivo do Executive Master em Gestão de Programas e Projetos Apresentação no âmbito da sessão "Como gerir de forma eficaz um projeto do Portugal 2020", que decorreu no dia 1 de setembro, 2016.

1. Setembro de 2016
COMO GERIR DE FORMA EFICAZ UM PROJETO DO PORTUGAL 2020
Modelos e Relatórios de Controlo P2020
Carlos Jerónimo, PMP
Diretor Executivo do Mestrado Gestão de Programas e Projetos no INDEG-ISCTE
Carlos.Miguel.Jeronimo@iscte.pt

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Da ideia à concretização
Necessidades
Avaliação
EstratégiaProjetos
Mudança
Projetos - Forma de implementar estratégias!

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Porque existem projetos?
Aumento da capacidade
Progresso tecnológico
Aumento da população
Legal / regulamentar Novos mercados
Economia global
Escassez de recursos
I&D
Equipas virtuais
Conflitos sociais
Ambientes complexos
Agilidade Estratégica
FatoresExternosao
Negócio
Estado
Atual
Estado
Futuro
PROJETOS
FatoresInternos

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Os projetos estão em todo o lado
Transversabilidade da aplicação da Ciência de Gestão de projeto:
 Saúde, Farmacêutica, Investigação Científica
 Construção Civil, Infra-estrututras, Indústria
 Tecnologias da Informação e Banca
 Re-Engenharia, Marketing, Comunicação
 Energia, Indústria Extractora, Transportes
 Eventos (conferências, desportivos, ...)
 Agricultura, Pescas
 Biotecnologia
 Urbanismo

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Falhas de projetos
Standish Group
1. Em média os projetos que falham:
− Custam mais 98,5% que o orçamento inicial
− Demoram mais 115% que o prazo inicial
− Apenas cumprem 61% do âmbito inicial
2. Mais de 50% no passado e não estão documentados
3. Causas:
28% 22%
Fraca Comunicação
18% 13% 10% 7%
Critérios de
Sucesso do projeto
indefinidos
Fraca Identificação
de Requisitos
Falta de suporte do
Executivo
Falta de controlo no
processo de
alterações
Gestão de
Capacidade /
Prioridades
…

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A Ciência da Gestão de projeto contempla as 10 Áreas do Conhecimento identificadas pelo
PMBoK® do PMI®:
6
Áreas de Conhecimento
Âmbito
Tempo Qualidade
Custo
Risco
RH
Comunicações
FornecedoresStakeholders
Integração

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Controlo Ciclo de Vida P2020
MEDIÇÃO BENEFÍCIOS
DEFINIÇÃO DO PROJETO
PLANO DE PROJETO
PROJECT EXE
• Replaneamento
• Ações Preventivas
• Ações Corretivas
MONITORIZAÇÃO &
CONTROLO (EVM)
ACEITAÇÃO FORMAL
LIÇÕES APRENDIDAS
“GO LIVE” “GO / NO GO” Interno
BUSINESS CASE
2
34
5
6
1
Submissão / Termo de Aceitação PlaneamentoReconhecimento / Pedidos de Pagamento
Encerramento

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8
Controlo Ciclo de Vida P2020
Erros Comuns:
• Empresas não envolvem os seus clientes na definição dos
requisitos
• Falta de interligação com os modelos de negócio dos outros
players do mercado
• Não envolvimento de stakeholders
• Âmbito genérico
• Gestão “common-sense” sem procedimentos definidos e
adaptados ao tipo de projeto/financiamento
Boa práticas:
• Evolver todas as partes impactadas (stakeholders)
• Requisitos detalhados de acordo com nível de complexidade e
risco
• Requisitos baseados na necessidade e não na solução
• Requisitos específicos e mensuráveis
• Critérios de aceitação de acordo os Critérios referentes ao
respetivo aviso

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9
Controlo Ciclo de Vida P2020
Erros Comuns:
• Incluir demasiada informação que não acrescenta valor ao plano
• Orçamentos empolados
• Cronograma muito longo
• Falta de milestones, descrição de riscos e plano de contingência
que permitam a monitorização do projeto (Critérios de referencial de
mérito)
Boa práticas:
• Planear com base nos objetivos e não apenas para os incentivos
• Uso de técnicas de estimativa normalizadas
• Estimar tempo e custo de suporte administrativo necessário aos
pedidos de pagamento
• Todos os entregáveis com responsabilidades definidas (um
empregável um dono)
• Envolvimento dos stakeholders na construção do cronograma e
estimativas
• Incluir no mínimo uma milestone mensal
• Incluir Riscos, triggers e planos de mitigação

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Gestão de Risco
A volatilidade do contexto e a inovação tecnológica garantem o princípio que não já projetos iguais. 10

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Modelos de Estimação
Garantir estimativas rápidas e fiáveis é essencial para proteger margens e time-to-market.
BD Projectos
ModeloParamétrico
Dimensão
Ambiente
MÉTRICAS
ORÇAMENTO
DURAÇÃO
FTE’s
ESTIMAÇÃO:
OUT
IN
DIM (f(uc/fp))
AMB (f1, f2, f3, …, fn)
11

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Controlo Ciclo de Vida P2020
Erros Comuns:
• Não execução do que foi proposto devido a excesso de zelo, má
gestão, perda de prioridade entre outros
• Demasiados pedidos de alteração
• Incumprimento de prazos
• Ilegibilidade das despesas
• Falta de monitorização de:
• Riscos
• Indicadores de performance
• Indicadores de previsão
• Mede-se progresso de projetos através do tempo e da
consumo económico
• Iniciar atividades sem plano definido
• Colocar o urgente antes do importante
Boa práticas:
• Medição deve acontecer em primeira instância pelo %PF e não
pelo consumo de orçamento e de tempo
• Avaliação de impacto de todos os pedidos de alteração
• Gestão mensal de indicadores de riscos, desvios e previsão
• Replanear mensalmente
• Processos são mais importantes que ferramentas

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Avaliação de performance

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Avaliação de performance

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Controlo Ciclo de Vida P2020
Erros Comuns:
• Não cumprimento do âmbito total
• Falta de partilha de conhecimento e repetição de erros
• Não conclusão administrativa de todos os contratos
Boa práticas:
• O projeto termina apenas quando o cliente diz “It’s done”
• Lições aprendidas são futuro e não passado

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Recomendações Gerais
• O Projeto não é do “2020”. O Projeto é Vosso!
• A aprovação da candidatura é apenas o inicio.
• Ter um plano pode não representar nada mas planear significa tudo!
• As estimativas devem ser cientificas e não baseadas em pressupostos.
• A qualidade da gestão financeira do projeto resulta da qualidade da produção
económica.
• Um desvio antes de ser grande é pequeno. É preciso controlar os pequenos para
evitar os grandes.
• Despesas ilegíveis e alterações de âmbito destroem pressupostos de incentivos.
• Questionem, questionem, questionem!
• Façam acontecer!