Desafios de um projeto de BPM [Webinares iProcess 2015]

Webinares iProcess 2015
Webinar #4
Desafios Típicos de um
projeto de BPM
Apresentado por:
Eduardo Britto
Diretor da iProcess
eduardo.britto@iprocess.com.br

Apresentando a iProcess
A iProcess é uma empresa especializada em soluções de
Gestão por Processos e tecnologias habilitadoras de
BPM, SOA e ECM/GED
14 anos dedicados a
soluções de BPM e
SOA
Uma das consultorias
brasileiras mais
premiadas em soluções
para processos
Centenas de processos
modelados, otimizados
e automatizados

Apresentando Eduardo Britto
Eduardo Britto
 Diretor da iProcess
 Mais de 18 anos de experiência em BPM, SOA e ECM/GED
 Graduado e Mestrado em Ciência da Computação pela UFRGS
 Professor no MBA em Gestão por Processos do Senac (SC) e da
Unisinos (RS) e do Curso preparatório BPM BootCamp da ABPMP.
 Certificações:
 CBPP: Certified Business Process Professional, ABPMP
 OCEB: OMG Certified Expert in BPM™ - Business e Technical Intermediate
 CDIA+ : Certified Document Imaging Architect, CompTIA
 PMP: Project Management Professional, PMI
 Participou ativamente das soluções premiadas da iProcess.

www.iprocess.com.br/portal-do-conhecimento

Programa deste Webinar
• Breve Apresentação do Ciclo de Vida da Gestão por
• Principais desafios de cada etapa
Desafios Típicos de um Projeto de BPM

DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM

É uma disciplina de
gestão que entende a
empresa como uma
articulação de seus
processos
A empresa é estruturada,
gerenciada, avaliada,
compreendida e
vivenciada através de
seus processos
Os processos são os
ativos da organização
Os objetivos
organizacionais podem
ser alcançados através da
definição, desenho,
controle e transformação
dos seus processos
BPM é a aplicação dos conceitos de gestão em um ou mais processos
específicos da empresa.

Implantação
Modelagem
Análise
Redesenho
Ciclo de
melhoria
contínua do
Processo de
Negócio
Implementação
e Automação

Relevante
Tenha
Insatisfações
Visibilidade
Ganhos
Ligado à
Estratégia
Apoio áreas
Envolvidas
Requisitos para a Escolha do Processo

Principais Desafios – Fator Humano
Perda de
poder
Perda de
controle
Medo de
ser
Medido
Medo que
os
problemas
venham à
tona
Saída da
zona de
conforto
Descrença
por
iniciativas
anteriores

Implantação
Modelagem
Análise
Redesenho
Ciclo de
melhoria
contínua do
Processo de
Negócio
Através da modelagem
podemos documentar o
processo transformando o
conhecimento da “cabeça de
algumas pessoas” em
conhecimento da
organização.
O modelo do processo como
acontece atualmente é o que
chamamos de modelo AS-
IS.
Modelagem de Processos
Implementação
e Automação

Abordagens para o Levantamento de Processos

Expectativas sobre a Modelagem
O Que esperar do Modelo?
• Que represente e formalize o processo como ele efetivamente é feito!
• Que traga uma visão clara das diferenças de como ele é executado.
O que Esperar dos Envolvidos?
• Que saibam descrever o processo como ele realmente acontece
• Que gestores passem uma visão ponta a ponta
• Que executores passem uma visão do dia-a-dia

Desafios Típicos da Modelagem de Processos
MO
• Não modelar somente o caminho feliz
DE
• Convergir visões divergentes
LA
• Fazer a Modelagem da Verdade
GEM
• Ter Apoio da Liderança Executiva
!
• Representar o Processo no Nível de detalhe desejado

Mais sobre Modelagem?

Implantação
Modelagem
Análise
Redesenho
Ciclo de
melhoria
contínua do
Processo de
Negócio
Através da análise de
processos podemos
identificar as verdadeiras
origens dos problemas do
processo e elaborar um
diagnóstico do quanto o
processo está atingindo o
desempenho esperado.
Análise do Processo
Implementação
e Automação

Técnicas para Análise de Processo
•Atividade 1
•Atividade 2
•Atividade 3
•Atividade 5
Caminho Crítico
(10 dias)

O Que esperar da Análise?
• Que identifique quais são os problemas do processo.
• Que avalie quais as expectativas de desempenho e o quanto o processo
está conseguindo cumprí-las.
O que Esperar dos Envolvidos?
• Que saibam quais são os principais problemas do processo
• Que conheçam as dificuldades do dia-a-dia
• Que tenham uma visão mais ampla que permita ver o todo
• Que não queiram ocultar ou esconder os problemas
• Que tenham contatos para conversar com as pessoas certas sobre os
problemas do processo

o Trabalhar sobre os fatos e não sobre as opiniões
o Conseguir levantar informações confiáveis
o Analisar o Processo com base nos seus Indicadores
o Evitar o desenho durante a análise
o Ter o tempo apropriado e com alocação de
recursos
Recomendações para a Análise de Processos

Compreensão da Cultura Organizacional

Implantação
Modelagem
Análise
Redesenho
Implementação
e Automação
Ciclo de
melhoria
contínua do
Processo de
Negócio
A partir do diagnóstico obtido
na Analise, podemos propor
uma visão futura para o
processo,
onde a proposição de novas
formas de fazer o trabalho
torne
o processo mais econômico,
eficiente e otimizado.
Esta visão futura do processo
é chamada de modelo TO-BE.
Redesenho

O Desenho de Processos pode trabalhar a perspectiva de
Negócio
identificando melhorias que podem ser
feitas a nível de negócio
Questiona “O quê” é feito no processo,
suas atividades, papéis envolvidos e
responsabilidades
Tecnologia
identificando melhorias que podem ser feitas
a nível de sistemas e configurações
Questiona “Como é feito” o processo e busca
otimizar a sua execução a partir do uso da
tecnologia

Mudança Orientada no Foco do Cliente
• A experiência do cliente é o ponto
focal para o desenho
• Processo é desenhado em torno da
interação com o cliente
• Percepção do cliente é a referência
sobre a efetividade do Processo
• Preocupação com a “experiência do
cliente”

Benchmarking
Compara o desempenho do processo da
organização com desempenho de
processos similares em organizações do
mesmo ramo de atividade.
Essas avaliações ajudam na escolha
das melhores práticas.

o Manter o foco no Alinhamento com a Estratégia
o Realizar Analise de ROI sobre as Melhorias Propostas
o Trabalhar com uma Equipe Multifuncional
o Envolver a TI na análise de alternativas e
tomada de decisões
o Planejar a Implantação das Melhorias em
Pacotes priorizando os QuickWins
Recomendações para a Melhoria de Processos

Mais sobre Análise e Redesenho?

Implantação
Modelagem
Análise
Redesenho
Implementação
e Automação
Ciclo de
melhoria
contínua do
Processo de
Negócio
Na implementação são tomadas as ações
que irão viabilizar a efetivação das
mudanças no modelo TO BE.
A implementação pode envolver
a automatização do processo
de modo a prover maior eficiência,
melhor integração das informações,
maior controle na integridade do fluxo e
melhoria na comunicação entre
participantes.
Na implementação também é realizada
a preparação de campanhas para
instruir os participantes sobre as
mudanças no processo.
Implementação e
Automação

Benefícios da Automação: Maior Eficiência

Benefícios: Melhor Monitoramento

Recomendações: Análise de Impacto nos sistemas de informação

o Investir no planejamento da preparação das
mudanças
o Não subestimar o esforço para a Automação
o Garantir que todas as exceções estão identificadas
o Investir na Homologação da Solução
o Executar Processos Reais
Recomendações para a Implementação

Mais sobre Automação?

Implantação
Modelagem
Análise
Redesenho
Implementação
e Automação
Ciclo de
melhoria
contínua do
Processo de
Negócio
Tendo o novo processo
implementado e testado,
chega o esperado e difícil
momento da virada de
chave, onde a gestão da
mudança deve atuar de
forma efetiva para viabilizar
a adoção do novo processo.
Implantação

Recomendações para Implantação
• A implantação de um novo processo envolve reflexões importantes,
onde podemos destacar entre elas:
o Execução de Ações de Gestão da mudança
o Definição de uma Estratégia de implantação
o Disponibilidade de uma Equipe de apoio

Mais sobre Projetos de BPM?

Conclusões
• Devido ao impacto que gera para o negócio, a abrangência da iniciativa e
muitas vezes a inexperiência em realizar mudanças em seus processos,
projetos de melhoria de processos costumam trazer novos desafios.
• Cada etapa do ciclo da gestão por processos possui características e
objetivos distintos, e por isso, diferentes desafios.
• A realização de ações preventivas, o planejamento adequado e a atenção
a possíveis focos de problemas podem ser fatores fundamentais para o
sucesso dos projetos de melhoria de processos na Organização.

Perguntas
&
Respostas

Cursos da iProcess - 2015
Introdução a BPM e BPMN com Bizagi
Primeiros passos no mundo da Gestão por Processos e modelagem de
processos de negócio
Modelagem de Processos de Negócio
Entendendo e documentando processos de negócio de forma
clara e completa
Transformação e Otimização de Processos
Otimizando processos através de melhores práticas em análise e
melhoria, simulação e avaliação de retorno de investimento em BPM
Modelagem de Processos para Automação
Implementando a Visão de Futuro: um curso prático para
vencer a barreira existente entre negócio e TI
Dominandoo Map. de Processos com BPMN 2.0
Representando processos de negócio com a notação mais
poderosa do mercado – prático e avançado.
Ciclo BPM:
Da Estratégia
à Medição

Cursos da iProcess - 2015
Workshop Seleção de Plataforma de BPM
Como escolher de forma assertiva a plataforma de BPM na medida certa para sua
organização
SOA – Arquitetura Orientada a Serviços
Obtendo o melhor desempenho da TI com adoção de uma Arquitetura de Sistemas
Orientada a Serviços
Desafios dos Processos de Integração
Compreendendo a complexidade de processos com integração entre sistemas

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