Circuito da documentação modulo 14 tatiana, monica, tiago

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Circuito da documentação modulo 14 tatiana, monica, tiago

  1. 1. Agrupamento de Escolas de Mem Martins Disciplina de Técnicas de Secretariado Módulo XIV Trabalho Realizado por: Mónica Borges Nº9 Tiago Santos Nº16 Tatiana Emílio Nº15
  2. 2. Conceito… O circuito da correspondência não é mais do que as fases pela qual a correspondência passa dentro e fora da empresa, desde o remetente até ao destinatário.
  3. 3. Patente Confidencial Secreta
  4. 4. É um documento disponibilizado com acesso ao público .
  5. 5. É um documento confidencial que só pode ser mostrado a um número restrito de pessoas.
  6. 6. É um documento confidencial, mas com um acesso ainda mais restrito, isto é, tem um grau de confidencialidade ainda maior.
  7. 7. Recebida Expedida Interna
  8. 8. É toda a correspondência que dá entrada na empresa e que depois de devidamente analisada é entregue ao departamento ao qual é destinada.
  9. 9. Entrada (Verificação) Não Necessária Necessária EmpresaConfidencial Dirigida (Particular) Arquivo Eliminação
  10. 10. É o registo em livro próprio toda a correspondência que sai da organização para o exterior. O registo deve conter informações relativas ao destinatário, tais como: referência e tipo de documento expedido, data da expedição, nome e morada do destinatário e assunto resumido.
  11. 11. É toda correspondência que circula no interior da empresa, através de memorandos, comunicados, ordem de serviços, entre outros.
  12. 12. Registo de Saída Registo de Entradas Resposta/Arquivo AssinaturaAbertura Expedição e Arquivo Distribuição
  13. 13. Abertura … Na fase de abertura, é importante ter atenção, ao modo como as cartas são dobradas, de modo a não danificar o conteúdo da carta;
  14. 14. Registo de Entradas… O registo tal como na receção e na abertura deverá ser realizada por um só departamento, uma vez que se deve tirar sempre uma cópia dos originais recebidos. Esta deverá ser feita após colocar o respectivo carimbo que contém a data e o número da entrada, porém há empresas que utilizam o Livro de Registo para a correspondência;
  15. 15. Distribuição … A fase da distribuição, tem inúmeras formas de ser feita, mas sempre com o controlo do Livro de Protocolo.
  16. 16. Resposta/Arquivo… Na resposta ou arquivo, após a leitura da correspondência, o destinatário dá-lhe o devido tratamento, esta segue directamente o arquivo, caso contrário a correspondência requer uma resposta.
  17. 17. Resposta … Devem ter resposta imediata todas as questões urgentes; após terminada a carta de resposta, caso seja necessário, ela deve ser de novo lida e assinada pela direcção da empresa ou pelo responsável do serviço, dependendo dos casos.
  18. 18. Assinatura… Nesta etapa da correspondência a preocupação do profissional de secretariado centra-se na identificação da correspondência recebida ou arquivada podendo ser carimbados todos os documentos com o nome do funcionário responsável, isto é com a sua Assinatura.
  19. 19. Registo de Saída … O registo é feito no livro de Protocolo, sendo o seu riscado idêntico ao das entradas, e as cópias são separadas dos originais para seguirem caminho.
  20. 20. Expedição e Arquivo… Na expedição o secretário vai dar resposta e continuidade à correspondência recebida que necessitar de contrapartida, a restante correspondência pode ser fotocopiada e arquivada de acordo com os critérios da empresa.
  21. 21. Um correio eletrónico ou e-mail é um método que permite compor, enviar e receber mensagens através de sistemas eletrónicos de comunicação. O termo e-mail é aplicado tanto aos sistemas que utilizam a Internet e são baseados em protocolos , que permitem a troca de mensagens dentro de uma empresa ou organização e são, normalmente, baseados em protocolos proprietários.
  22. 22. Vantagens:  Rápido e barato;  Como é escrito, pode-mos compor e revisar a mensagem antes de enviá-la;  Ideal para comunicações internacionais (despesas, problemas em encontrar os colegas, diferenças de fuso horário);  Conveniência e privacidade (podemos escolher a hora e o momento certo para ler);  Possibilidade de enviar a mesma mensagem a um grupo pré-definido de pessoas;  Possibilidade de incluir arquivos, documentos, imagens, dados;  Permite procurar através do remetente, data, assunto, e podem ser guardadas em pastas individuais;  Etc.
  23. 23. Desvantagens:  Não dá para ver quando ou se sua mensagem foi lida (alguns programas notificam o remetente quando a correspondência foi aberta);  Difícil de apagar:  As mensagens eletrónicas ficam armazenadas numa variedade de lugares nos discos dos computadores. É difícil de apagar completamente e destruí-las;  Disfarce: alguém pode se fazer passar por ti; enviando uma mensagem em teu nome. Não há assinatura autenticada;  Etc…
  24. 24. http://www.slideshare.net/litositz/circuito-documental-da- organizao https://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Exped i%C3%A7%C3%A3o+e+recep%C3%A7%C3%A3o+da+corre spondencia+Tania+le%C3%A3o+e+Carneiro.pdf http://cairuanalise.wordpress.com/2013/05/29/as- vantagens-e-desvantagens-do-correio-eletronico/

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