Circuito da documentação modulo 14 tatiana, monica, tiago
1. Agrupamento de Escolas de Mem Martins
Disciplina de Técnicas de Secretariado
Módulo XIV
Trabalho Realizado por:
Mónica Borges
Nº9
Tiago Santos
Nº16
Tatiana Emílio
Nº15
2. Conceito…
O circuito da correspondência não é mais do que as fases pela
qual a correspondência passa dentro e fora da empresa,
desde o remetente até ao destinatário.
10. É o registo em livro próprio toda a correspondência que sai da
organização para o exterior. O registo deve conter
informações relativas ao destinatário, tais como:
referência e tipo de documento expedido, data da expedição,
nome e morada do destinatário e assunto resumido.
11. É toda correspondência que circula no interior da empresa,
através de memorandos, comunicados, ordem de serviços,
entre outros.
12. Registo de Saída
Registo de
Entradas
Resposta/Arquivo
AssinaturaAbertura
Expedição e
Arquivo
Distribuição
13. Abertura …
Na fase de abertura, é importante ter atenção, ao
modo como as cartas são dobradas, de modo a não
danificar o conteúdo da carta;
14. Registo de Entradas…
O registo tal como na receção e na abertura deverá
ser realizada por um só departamento, uma vez que se
deve tirar sempre uma cópia dos originais recebidos.
Esta deverá ser feita após colocar o respectivo
carimbo que contém a data e o número da entrada,
porém há empresas que utilizam o Livro de Registo
para a correspondência;
15. Distribuição …
A fase da distribuição, tem inúmeras formas de ser
feita, mas sempre com o controlo do Livro de
Protocolo.
16. Resposta/Arquivo…
Na resposta ou arquivo, após a leitura da
correspondência, o destinatário dá-lhe o devido
tratamento, esta segue directamente o arquivo, caso
contrário a correspondência requer uma resposta.
17. Resposta …
Devem ter resposta imediata todas as questões
urgentes; após terminada a carta de resposta, caso
seja necessário, ela deve ser de novo lida e assinada
pela direcção da empresa ou pelo responsável do
serviço, dependendo dos casos.
18. Assinatura…
Nesta etapa da correspondência a preocupação do
profissional de secretariado centra-se na identificação
da correspondência recebida ou arquivada podendo
ser carimbados todos os documentos com o nome do
funcionário responsável, isto é com a sua Assinatura.
19. Registo de Saída …
O registo é feito no livro de Protocolo, sendo o seu
riscado idêntico ao das entradas, e as cópias são
separadas dos originais para seguirem caminho.
20. Expedição e Arquivo…
Na expedição o secretário vai dar resposta e
continuidade à correspondência recebida que
necessitar de contrapartida, a restante
correspondência pode ser fotocopiada e arquivada de
acordo com os critérios da empresa.
21. Um correio eletrónico ou e-mail é um método
que permite compor, enviar e receber
mensagens através de sistemas eletrónicos de
comunicação. O termo e-mail é aplicado tanto
aos sistemas que utilizam a Internet e são
baseados em protocolos
, que permitem a troca de mensagens dentro de
uma empresa ou organização e são,
normalmente, baseados em protocolos
proprietários.
22. Vantagens:
Rápido e barato;
Como é escrito, pode-mos compor e revisar a
mensagem antes de enviá-la;
Ideal para comunicações internacionais (despesas,
problemas em encontrar os colegas, diferenças de
fuso horário);
Conveniência e privacidade (podemos escolher a
hora e o momento certo para ler);
Possibilidade de enviar a mesma mensagem a um
grupo pré-definido de pessoas;
Possibilidade de incluir arquivos, documentos,
imagens, dados;
Permite procurar através do remetente, data,
assunto, e podem ser guardadas em pastas
individuais;
Etc.
23. Desvantagens:
Não dá para ver quando ou se sua mensagem foi
lida (alguns programas notificam o remetente
quando a correspondência foi aberta);
Difícil de apagar:
As mensagens eletrónicas ficam armazenadas
numa variedade de lugares nos discos dos
computadores. É difícil de apagar completamente e
destruí-las;
Disfarce: alguém pode se fazer passar por ti;
enviando uma mensagem em teu nome. Não há
assinatura autenticada;
Etc…