O documento discute protocolos de documentos em empresas, incluindo o conceito de protocolo, como funciona o protocolo e tipos de arquivamento. Protocolos ajudam a rastrear documentos e justificar atrasos na correspondência. Documentos recebidos são registrados em um protocolo com data, número e seção de destino.

1. DiversosTiposde
Documentos

2. CONCEITO DE PROTOCOLO:
O controle de entrada e saída dos documentos na empresa previne
imprevistosdesagradáveis.
Suponhamos que um cliente tenha escrito, solicitando a remessa de
determinadamercadoria em um prazo preestabelecido. Por um motivo
qualquer, acorrespondência somente chegou após ter expirado esse prazo.
Fazendo-se o controle da chegada de correspondência, pode-se justificar o
nãoatendimento da solicitação, mostrando- se o carimbo do protocolo, onde
consta adata em que recebeu a carta.
Pode ocorrer ainda que, em virtude de ter a carta demorado a chegar
aodestinatário, haja um grande período de tempo entre a resposta e a
emissão dacorrespondência.
Data de entrada, anotada na carta, justificará o atraso na resposta.
Estecontrole a que nos referimos denomina-se protocolo e apresenta
também avantagem de controlar a movimentação do papel dentro da
própria organização,possibilitando a sua localização rápida.
O protocolo é de tamanha importância que, nas grandes organizações,
existe umaseção denominada Seção de Protocolo, onde todos os
documentos destinados àempresa são entregues.

3. FUNCIONAMETO DO PROTOCOLO
Ao se receber umadocumentação deve-se primeiro conferi-la, paraverificar se não
faltam anexos mencionados, seo número estácorreto, se,realmente, ela deve ser
entregue naquele Departamento.
Após a verificação, providencia-se um recibo, para ser entregue ao remetente.
Os dados contidos nesterecibo variam de lugar para lugar. Entretanto, sempre
secolocam a data, o nomede quem recebeu e o número do protocolo.
Algumasorganizações acrescentam o assunto tratado nadocumentação.
Apresentamos abaixo alguns modelos de protocolo:
SECÃO DEARQUIVO
Protocolo nº__________
Data:___/___/____
Assinatura____________
TINTASRUBI
Protocolo
Assunto: Pedido de catálogo
Nome: Empresa Dois Irmãos
N 007
Data: 03/04/78
Recebido por:
Anota-se, nodocumento, a datade entrada, o númerosequencial e onome daseção.
Normalmente, confecciona-se um carimbo com estes dados e ele éutilizado para
facilitar a anotação.

4. CARGA
É o nome que se dá ao registro cumulativo dasentradase saídasdodocumento de
cada seção.
Este registro é feito na própria pasta ouenvelope onde se coloca o documento.
Quando o funcionário recebe o documento,risca a anotação relativa à seção
ondeele se encontrava.
ARQUIVO
Além de ser um móvel de escritório onde são guardadosdocumentos,é também
um conjunto de documentosrecebidosouproduzidosoficialmente por uma
pessoa físicaou jurídica no decorrer de suas atividadese conservadaspor essa
pessoa ouassessores, para consultasfuturas.

5. SISTEMADEARQUIVAMENTO
Deve ser determinadode acordocom o elemento mais importante e maisfrequentemente procuradopela empresa.
Podem ser classificadoscomo:
a) em ordem alfabética,feito sempre dentro de uma rigorosasequênciaalfabética,ouseja, considerandoletra por letra;
b) em ordem geográfica,prevalecendoa ordenação dos documentos dentro de umadivisãogeográfica,seja por países,
estados, cidades, municípios,bairros,etc...
c) em ordem numérica, dispondoos documentos em sequêncianumérica;
d) em ordem cronológica,é a arrumação dos documentos em ordem de data deemissãoou de chegada;
e) em ordem de assunto, consisteem grupar os documentos de acordo com oassunto nelestratados.
Toda empresa dispõede um certo número de documentos que devem, comvantagem,ser arquivadospor assunto;os que
se referem à direção geral dosnegócios,suasrelaçõesetc.
Existem vários tipos de cheques:
a) portador__________qualquerpessoaque o apresentar ao caixa de bancopoderáretirar o dinheiro.Daí a preocupação
em não perder este tipo de cheque;
b) nominal___________éo que constao nome da pessoaque deve recebê-lo.Obancopagaráa essa pessoa, mediante
identificação(porém, se essa pessoaassinarnoverso, isto é, endossá-lo,outra pessoapoderá recebê-lo, desde
queidentificadaaassinatura do endossante);
c) cruzado_____________este cheque é carimbadoou riscadocom dois traçostransversais.
d) visado____________éaquele que recebe um visto do banco. Este visto garanteque a pessoa que o emitiu tem dinheiro
suficientepara pagá-lo.Um chequevisadoé como dinheiro;
e) especial_________é um cheque que o bancogarante o pagamento até um certolimite.A pessoa que emite um cheque
especialtem um cartão de identificaçãoquedetermina o limite garantidopelo banco.

6. NOTA PROMISSÓRIA
Quando você faz uma compra a prazo, ou vai a um banco fazer um empréstimo,assinauma Nota Promissória,
prometendo pagar a dívida ou empréstimodeterminadadata.
Portanto, Nota Promissóriaé uma promessade pagamento, que é aceita, isto é, assinadapelo devedor.
EXERCÍCIO
1) Coloque em uma folhade papelà parte, em ordem alfabéticaos seguintes nomes de pessoas físicas.
a) Carlos Drumond de Andrade
b) FranciscoJoséSobrinho
c) LinYunTan
d) Alberto Luiz de Oliveira
e) Lúcioda Gama
f) Adalberto José de Oliveira
g) Eduardo SãoThomé
h)CarlosVillaNova
i) Maria de Castro Xavier
j) Amarilldoda Silva
k) DiogoCosta e Silva
l) Professor PauloCelso M. de Paula
m) JoséCalvalcanteNeto
n) Julien E`Lion