Circuito do documento- Beatriz David

430 visualizações

Publicada em

Publicada em: Educação
0 comentários
0 gostaram
Estatísticas
Notas
  • Seja o primeiro a comentar

  • Seja a primeira pessoa a gostar disto

Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
430
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
1
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
14
Comentários
0
Gostaram
0
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide

Circuito do documento- Beatriz David

  1. 1. Agrupamento de Escolas de Mem Martins Técnicas de secretariado Modulo 14 Trabalho realizado por: • Ana Calado Nº1 • David silva Nº4
  2. 2. Circuito da Correspondência Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.
  3. 3. Classificação da correspondência Nunca deve ser aberta, mas sim conduzida directamente á direcção. É conveniente, contudo, registar a sua entrada, de preferência em livro próprio. Também não deve ser aberta, mas sim dirigida aos respectivos destinatários. A correspondência dita patente, é que vai entrar no circuito de tratamento PARTICULAR PATENTE CONFIDENCIAL
  4. 4. Tipos de Correspondência InternaRecebida Expedida É a correspondência que entra na empresa. Deve ser devidamente analisada para ser entregue no departamento ao qual é destinada. Informa os colaboradores da empresa de normas ou decisões em vigor a partir de determinada data. Geralmente são colocados num local acessível para que todos tomem conhecimento . É o registo no livro próprio toda a correspondência que sai da organização para o exterior. O registo deve conter informações relativas ao destinatário, tais como: referência e tipo de documento expedido, data da expedição, nome e morada do destinatário e assunto resumido.
  5. 5. Fases do Circuito Abertura Registo de Entrada Distribuição Resposta ou Arquivo Assinatura Registo de Saída Expedição e Arquivo
  6. 6. Abertura Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos cantos dos sobrescritos e em seguida abre-se pelas arestas opostas. Isto porque as cartas são normalmente mal dobradas e quando são inseridas nos subscritos ficam, por vezes, coladas no interior. É importante referir a forma como se faz e os cuidados a ter para evitar a inutilização do conteúdo.
  7. 7. Registo das Entradas Tiram-se cópias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no departamento e o outro seguir para o respectivo destino. Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser colocado o respectivo carimbo da entrada contendo a data e o número da entrada. Nos serviços públicos e nas empresas mas tradicionalistas, utiliza-se o Livro de Registo para a correspondência recebida.
  8. 8. Distribuição A distribuição da correspondência pode ser feita de diversas formas, mas sempre de forma a poder ser controlada. E, para esse efeito utiliza-se o chamado livro de protocolo.
  9. 9. Resposta ou Arquivo Depois de ser lida, a correspondência deve ser convenientemente tratada. Se não for necessário dar sequência ao assunto, a correspondência vai imediatamente para o arquivo. Se é necessário uma resposta, devem ser feitas as anotações necessárias para a sua execução ou, então, se for o caso, o próprio destinatário encarregar-se-á de a escrever.
  10. 10. Não esquecer que: Toda a correspondência urgente deve ter uma resposta imediata; não se deve adiar a resolução de assuntos pendentes, tornando-os eternamente esquecidos. A execução de uma carta resposta implica disponibilidade de tempo e disponibilidade mental. Portanto, a redacção da carta deve ser executada por uma pessoa experiente, de forma a minimizar as perdas de tempo e conseguir uma boa qualidade de comunicação.
  11. 11. A resposta pode ser executada de diversas formas: Ditado indirecto Onde o dactilógrafo ou o processador de texto executa o texto através de uma minuta, um registo que estenografou ou um registo gravado num dictafone. Ditado directo Em que o dactilógrafo ou processador de texto executa directamente o texto que lhe é transmitido.
  12. 12. Assinatura Depois de finalizada a correspondência deve ser de novo lida e em seguida assinada.
  13. 13. Registo de Saída Devem ser tiradas cópias dos originais e encaminhadas devidamente. O registo das saídas também é normalmente feito em livro próprio.
  14. 14. Expedição e Arquivo – Se carta esta datada e assinada. – Se contém o material referido em anexo. – Se o endereço corresponde ao do sobrescrito. Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito deve-se verificar se:
  15. 15. Vantagens do Correio Electrónico Rápido e barato; Meio ideal para contactar; Você pode compor e rever a mensagem antes de enviá-la; Você pode conferir seu correio Electrónico de qualquer computador no mundo; Você pode facilmente incluir tudo ou parte das mensagens recebidas, ou a mensagem que você está a responder..
  16. 16. Desvantagens do Correio Electrónico Nem sempre você fica sabendo quando ou se sua mensagem foi lida As mensagens podem ser criptográficas Difícil de apagar completamente as mensagens e destruí-las; Falta de privacidade, alguém pode se fazer passar por você; enviando uma mensagem em seu nome. Não há assinatura autenticada; Função repassar: um receptor pode repassar a mensagem de um remetente para um grande número de pessoas ( você critica seu chefe, e seu colega remete sua crítica para todos os empregados da empresa incluindo o chefe)

×