RECEPCAO E REGISTRO DE CORRESPONDÊNCIA

1. Recepção, registo e circuito da
correspondência
Trabalho realizado por:
Mafalda Neves nº 11
Susana Carneiro nº 18

2. Circuito da Correspondência
Considera-se correspondência toda e qualquer forma
de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas
jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre
órgãos e servidores de uma instituição.

3. A correspondência é tratada de várias formas, tendo
em conta:
 a sua natureza;
 origem;
 conteúdo;
 e o seu destino.
Difere de empresa para empreso consoante:
 as suas dimensões;
 e a sua estrutura organizativa.

4. Tem várias fases e são elas:
 abertura;
 o registo das entradas;
 a distribuição;
 a resposta ou arquivo;
 a assinatura;
 o registo de saída;
 e a expedição e arquivo

5. Abertura
No que diz respeito à abertura da correspondência
é importante referir a forma como se faz e os
cuidados a ter para evitar a inutilização do conteúdo.
Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o
conteúdo para um dos cantos dos sobrescritos e em
seguida abre-se pelas arestas opostas. Isto porque as
cartas são normalmente mal dobradas e quando são
inseridas nos subscritos ficam, por vezes, coladas no
interior.

6. Registo das Entradas
Nas grandes empresas, esta fase da
correspondência concentra-se num só departamento.
Tiram-se cópias dos originais recebidos, para um
exemplar ficar no departamento e o outro seguir para
o respectivo destino.
Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem
antes ser colocado o respectivo carimbo da entrada
contendo a data e o número da entrada.
Nos serviços públicos e nas empresas mas
tradicionalistas, utiliza-se o Livro de Registo para a
correspondência recebida.

7. Distribuição
A distribuição da correspondência pode ser feita
de diversas formas, mas sempre de forma a poder ser
controlada. E, para esse efeito utiliza-se o chamado
livro de protocolo.

8. Resposta ou Arquivo
Depois de ser lida, a correspondência deve ser
convenientemente tratada.
O que significa que:
 se não for necessário dar sequência ao assunto, a
correspondência vai imediatamente para o arquivo, com a
devida indicação no canto superior esquerdo e a assinatura do
ordenando;
 se é necessário uma resposta, devem ser feitas as anotações
necessárias para a sua execução ou, então, se for o caso, o
próprio destinatário encarregar-se-á de a escrever.

9. Não esquecer que:
toda a correspondência urgente deve ter uma resposta
imediata;
não se deve adiar a resolução de assuntos pendentes,
tornando-os eternamente esquecidos.
A execução de uma carta resposta implica
disponibilidade de tempo e disponibilidade mental.
Portanto, a redacção da carta deve ser executada por
uma pessoa experiente, de forma a minimizar as perdas
de tempo e conseguir uma boa qualidade de
comunicação.

10. A resposta pode ser executada de diversas formas:
ditado directo, em que o dactilógrafo ou processador
de texto executa directamente o texto que lhe é
transmitido;
ditado indirecto, onde o dactilógrafo ou o
processador de texto executa o texto através de uma
minuta, um registo que estenografou ou um registo
gravado num dictafone.

11. Assinatura
Depois de finalizada a correspondência deve ser
de novo lida e em seguida assinada.

12. Registo de Saída
Como já foi dito relativamente à entrada de
correspondência, o registo das saídas também é
normalmente feito em livro próprio.
Devem ser tiradas cópias aos originais e
encaminhadas devidamente.

13. Expedição e Arquivo
 Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito
deve-se verificar se:
 a carta esta datada e assinada;
 contém o material referido em anexo;
 o endereço corresponde ao do sobrescrito.

14. E por fim...
 toda a correspondência que é expedida da empresa
deve possuir em arquivo a respectiva cópia;
 quando a correspondência for registada, juntamente
com a cópia, deve ser arquivado um exemplar do talão
de aceitação;
 no caso do registo ser com aviso de recepção, este,
após ser devolvido pelo destinatário com a respectiva
assinatura, deve também ser arquivado com a cópia da
correspondência.

15. Recepção
Local de recepcionar e controlar visitantes. Cabe ao
recepcionista responder perguntas gerais sobre a empresa ou
direccionar as perguntas para outros profissionais qualificados.
É o sector do hotel onde se processam os contactos, quer
seja com clientes, fornecedores ou até com outras empresas. É
a principal dinamizadora do hotel, e o seu funcionamento
espelha a imagem deste. Normalmente é da responsabilidade
da Recepção a prossecução de reservas, entradas e saídas de
clientes, pagamentos, dar informações a clientes, controle do
estado dos quartos, receber reclamações, entre muitas outras
tarefas que resultam do contacto com os diversos agentes
relacionados com o hotel.

16. Registo
Um registo é uma forma de fazer persistir determinada
informação durante um período de tempo.

17. Mafalda Neves & Susana Carneiro