Circuito Documental Da OrganizaçãO

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Circuito Documental da Organização

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Circuito Documental Da OrganizaçãO

  1. 1. Circuito Documental da Organização<br />Formadora: Anabela Gonçalves<br />Formando: Carlos Antunes<br />Curso Técnico Administrativo – Acção: 9137 – Número 7<br />DEZEMBRO 2009<br />
  2. 2. O que é o Circuito Documental?<br />É o que resulta do processo da comunicação tanto oral como escrita tanto entre empresas, como a nível interno.<br />Em resumo é todo o percurso efectuado pelos documentos até chegarem até ao seu destino final.<br />
  3. 3. Quais os tipo de correspondência existentes?<br />Existem 3 tipos de correspondência:<br /><ul><li>Correspondência Recebida
  4. 4. Correspondência Expedida
  5. 5. Correspondência Interna</li></li></ul><li>No que consiste…<br />…a correspondência recebida?<br />É toda a correspondência que dá entrada na empresa e que depois de devidamente analisada é entregue ao departamento ao qual é destinada.<br />
  6. 6. Correspondência Recebida<br />Entrada<br />(Verificação)<br />Necessária<br />Não Necessária<br />Dirigida (Particular)<br />Empresa<br />Arquivo<br />Eliminação<br />Confidencial<br />
  7. 7. No que consiste este processo?<br />Verificação: Certifica que a correspondência é realmente destinada à empresa, neste mesmo passo é feita a separação desta subdividindo em informação necessária da não necessária.<br />
  8. 8. No que consiste este processo?<br />Necessária: A correspondência deste grupo pode dividir-se em três grupos: Dirigida a Alguém (em particular), Confidencial e dirigida à Empresa.<br />A informação dirigida para alguém em particular deve ser entregue ao destinatário referido no envelope. A Confidencial só deve ser aberta por que tem autorização, a Correspondência dirigida à Empresa relata a actividade desta e deve ser sempre efectuado um registo.<br />
  9. 9. No que consiste este processo?<br />A informação Não Necessária não tem interesse para a empresa, mas mesmo assim é filtrada, se for para o Arquivo é guardada por um curto período de tempo.<br />Pode ainda ser destruída de imediato caso não apresente o mínimo interesse para a actividade da empresa.<br />
  10. 10. Tecnologia de Apoio ao Trabalho Administrativo<br />As grandes empresas geralmente oferecem um apoio ao técnico administrativo, colocando à sua disposição maquinaria capaz de o auxiliar, por exemplo na abertura do correio.<br />
  11. 11. Tecnologia – Ordenador e Datador<br />Ao entrar na empresa, a correspondência deve ser ordenada e datada, desta forma é mais fácil controlar e localizar documentos. Os datadores e ordenadores facilitam este processo pois são fáceis de utilizar e mudam rapidamente a data, podem possuir ou não área para colocação de texto.<br />Carimbo Datador<br />Carimbo Resultante<br />
  12. 12. Correspondência Recebida: Circuito Documental<br />A carta de apresentação, destina-se a Informar o mercado empresarial da Constituição de uma nova empresa, dando a conhecer o seu ramo de actividade assim como bens e serviços prestados.<br />
  13. 13. Circuito Documental – C.Recebida:Carta de Apresentação<br />Entrada<br />(Verificação)<br />Correspondência Necessária<br />Dirigida à<br />Empresa<br />
  14. 14. Registo de Correspondência Recebida<br />Consiste no registo de toda a correspondência que entra na empresa, em livro próprio ou equivalente, coloca-se o número de entrada e data (geralmente através de um carimbo) no próprio documento e identifica-se no respectivo registo o remetente e assunto resumido, bem como a secção para onde será enviado. <br />
  15. 15. No que consiste…<br />... a correspondência expedida?<br />É o registo em livro próprio toda a correspondência que sai da organização para o exterior. O registo deve conter informações relativas ao destinatário, tais como: referência e tipo de documento expedido, data da expedição, nome e morada do destinatário e assunto resumido.<br />
  16. 16. Correspondência Expedida:Circuito Documental<br />Orçamento<br />É um documento empresarial, que faz o resumo financeiro dos serviços e bens que se pretende fornecer a outra empresa.<br />
  17. 17. Circuito Documental - Orçamento<br />O orçamento pode ou não ser acompanhado de uma carta descritiva das condições relativas a este.<br />Departamento<br />Logístico<br />Este tipo de correspondência é geralmente enviada pelos correios.<br />Expedição<br />
  18. 18. Registo da Correspondência<br />Toda a correspondência expedida deve ser devidamente registada em livro próprio, deve conter os seguintes elementos: referência, tipo de documento, data, nome e morada e ainda o assunto resumido<br />
  19. 19. Apoio da Tecnologia na Expedição de Correspondência<br />Em algumas empresas é possível ao técnico administrativo, contar com a ajuda da tecnologia para dobrar cartas e colocá-las nos sobrescritos normalizados segundo os padrões da NP-7 e depois franquiá-los.<br />Máquina de dobrar<br />Máquina de franquear<br />
  20. 20. Norma Portuguesa – Nº7<br />É uma norma que visa adaptar o tamanho das folhas a enviar ao envelope a ser utilizado.<br />
  21. 21. No que consiste…<br />…. a correspondência interna?<br />É toda correspondência que circula no interior da empresa, através de memorandos, comunicados, ordem de serviços, entre outros.<br />
  22. 22. Correspondência Interna:Circuito Documental<br />Comunicado, informa os colaboradores da empresa de normas ou decisões em vigor a partir de determinada data.<br />Geralmente é colocado num local acessível para que todos tomem conhecimento.<br />
  23. 23. Circuito Documental - Comunicado<br />Também neste tipo de correspondência deve ser efectuado um registo de saída, o qual deve mencionar o tipo de documento, a data de saída e o assunto tratado.<br />Gerência<br />Todos os colaboradores.<br />
  24. 24. Correio Electrónico – Email<br />É um sistema rápido e eficaz que através de aplicações virtuais (programas), permitem o envio de informação, encriptada ou não. Sempre em formato digital.<br />
  25. 25. Correio Electrónico – EmailVantagens versus Desvantagens<br />Vantagens<br /><ul><li>É Barato;
  26. 26. Rápido, mensagens enviadas em segundos;
  27. 27. Ecológico, é facultativa a impressão do documento recebido;
  28. 28. Múltiplos destinatários simultaneamente.</li></ul>Desvantagens<br /><ul><li>Falta de Privacidade;
  29. 29. Possíveis casos de fraude;
  30. 30. Necessidade de imprimir os documentos enviados para comprovar o seu envio;
  31. 31. Possibilidade contagiar o computador com vírus.</li></li></ul><li>Conclusão<br />O circuito documental é essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa, têm de existir regras para o seu correcto funcionamento.<br />Se este circuito funcionar correctamente podemos afirmar que estamos na presença de uma empresa que possui uma das chaves de sucesso para ser bem sucedida no mercado comercial.<br />
  32. 32. FIM<br />

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