Circuito da documentação modulo 14 Eduardo e filipa

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Circuito da documentação modulo 14 Eduardo e filipa

  1. 1. Circuito da correspondência Ana Filipa Sequeira Nº2 Agrupamento de Escolas de Mem Martins Eduardo Martins Nº5 Técnicas de Secretariado Módulo XIV
  2. 2. Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. Circuito da correspondência são as fases em que a correspondência passa dentro da empresa desde o remetente até ao destinatário. A correspondência
  3. 3. Patente SecretaConfidencial
  4. 4. Cartas-patente são um tipo de documento legal em forma de carta aberta entregue por um monarca ou governo, que garante um ofício, um direito, um monopólio, um título ou um status a uma pessoa ou para alguma entidade, como uma corporação.
  5. 5. A correspondência dita patente, é que vai entrar no circuito de tratamento.
  6. 6. Confidencial A correspondência confidencial ou secreta nunca deve ser aberta, mas sim conduzida diretamente á direção. É conveniente, contudo, registar a sua entrada, de preferência numa agenda própria para isso.
  7. 7. Tal como a correspondência confidencial, a secreta também é sigilosa, mas ainda mais que a confidencial. Dito isto, podemos concluir que é para um número ainda mais restrito de pessoas. Secreta
  8. 8. Recebida InternaExpedida
  9. 9. É a correspondencia que dá entrada numa empresa e que depois de ser devidamente analisada é entregue ao departamento a quem se destina.
  10. 10. Entrada (Verificação) Necessária Não necessária Dirigida Confidencial Arquivo Eliminação Empresa
  11. 11. Necessária A correspondência necessária pode dividir-se em três grupos: ->Dirigida a alguém; ->Confidencial; ->Dirigida à empresa Não Necessária A informação não necessária não tem interessa para a empresa mas mesmo assim é filtrada, se for para o Arquivo é guardada por um curto período de tempo.
  12. 12. Antes da correspondência ser inserido no sobrescrito deve-se verificar se: A carta está datada e assinada. Contém o material referido no anexo O endereço corresponde ao do sobrescrito
  13. 13. E por fim… Toda a correspondência que é expedida da empresa deve possuir em arquivo a respetiva cópia. Quando a correspondência for registada, juntamente com a cópia, deve ser arquivado um exemplar do talão de aceitação. O registo é com aviso de receção, este, após ser devolvido pelo destinatário com a respetiva assinatura, de ver também ser arquivado com a cópia da correspondência.
  14. 14. É toda a correspondência que circula no interior da empresa, através de memorandos, comunicados, ordem de serviços, entre outros
  15. 15. Distribuição Resposta ou arquivo Expedição e arquivo Abertura Registo de entradas Assinatura Registo de saída
  16. 16. Abertura Nesta fase é importante ter em atenção o modo como as cartas são dobradas. Têm de ser dobradas de modo a que não se danifiquem.
  17. 17. Registo de entradas Deve ser realizada por apenas um departamento, uma vez que se deve tirar sempre uma cópia dos originais recebidos.
  18. 18. Distribuição Tem inúmeras formas de ser feita, mas sempre com o controlo do Livro de Protocolo.
  19. 19. Resposta ou arquivo O destinatário dá–lhe o devido tratamento após a leitura da correspondência . Se não for diretamente para o arquivo a correspondência irá requerer resposta.
  20. 20. AssinaturaDepois de finalizada a correspondência deve ser de novo lida e em seguida assinada.
  21. 21. Registo de saída Normalmente o registo de saída é assinalado num livro próprio tal como no registo de entrada. Deve-se tirar fotocópias dos originais e encaminhar-se devidamente.
  22. 22. Expedição e arquivo Antes de se inserir a correspondência no sobrescrito deve-se verificar se: O endereço corresponde ao do sobrescrito Contem o material referido no anexo A carta está datada e assinada
  23. 23. Quando a correspondência for registada, juntamente com a cópia, deve ser arquivado um exemplar do talão de aceitação Toda a correspondência que é expedida da empresa deve possuir em arquivo a respetiva cópia No caso do registo ser com aviso de receção, este, após ser devolvido pelo destinatário com a respetiva assinatura, deve também ser arquivado com a cópia da correspondência. Expedição e arquivo E por fim
  24. 24. É um sistema rápido e eficaz que através de aplicações virtuais permite o envio de informação sempre em formato digital.
  25. 25. Vantagens É barato Rápido e mensagens enviadas em segundos Múltiplos destinatários simultaneamente Ecológico, facultativa a impressão dos documentos
  26. 26. Desvantagens Falta de privacidade Possíveis casos de fraude Possibilidade de contagiar o computador com vírus Necessidade de imprimir os documentos enviados para comprovar o seu envio
  27. 27. http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/M%C3%B3dulo+14+- +Circula%C3%A7%C3%A3o+da+documenta%C3%A7%C3%A3o http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft%20PowerPoint%20- %20Apresenta.candida%20e%20paulo.pdf/55057406/Microsoft%20PowerPoint%20- %20Apresenta.candida%20e%20paulo.pdf http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Expedi%C3%A7%C3%A3o%20 e%20recep%C3%A7%C3%A3o%20da%20correspondencia%20Tania%20le%C3%A3 o%20e%20Carneiro.pdf/55193780/Expedi%C3%A7%C3%A3o%20e%20recep%C3%A 7%C3%A3o%20da%20correspondencia%20Tania%20le%C3%A3o%20e%20Carneiro .pdf http://pt.scribd.com/doc/35801449/circuito-da-correspondencia-comercial http://omundodosecretariado.blogspot.pt/2009/06/o-circuito-da- correspondencia.html http://www.slideshare.net/JoaoSilva86/circuito-de-correspondncia-14746003

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