Trabalho de Técnicas de Secretariado Isto é Profissional de Secretariado- PSEC

1. 10º Módulo
Trabalho composto por:
PSEC
Professora:
◦

2. Índice:
I. A importância da comunicação
nas organizações
II. Processo de comunicação
III. Tipos de comunicação
IV. Correspondência – Expedição e
Normalização

3. A importância da comunicação nas
organizações
 A comunicação é o processo de troca de informações entre uma ou mais
pessoas. É muito importante para as organizações pois permite desenvolver ao
máximo as capacidades dos seus elementos.
 Na era da informação e num momento em que a tecnologia está presente, o
processamento de dados e a transformação desses dados em informações
prontas para serem usadas nas tomadas de decisões, representa uma
oportunidade valiosa na melhoria do processo de comunicação no mundo dos
negócios. Só através de uma comunicação interna eficiente, é que acontece a
troca de informações.
 Os principais objetivos da comunicação interna são:
•Tornar influentes, informados e integrados todos os funcionários da
organização;
•Possibilitar aos colaboradores o conhecimento das transformações ocorridas no
ambiente de trabalho;
•Tornar determinante a presença dos colaboradores de uma organização no
andamento dos negócios.
•Facilitar a comunicação empresarial, deixando-a clara e objetiva para o público
interno.

4.  A necessidade de tornar os funcionários influentes,
integrados e informados do que acontece na empresa,
fazendo-os sentir parte dela, fez surgir a comunicação
interna, considerada hoje como algo imprescindível às
organizações, merecendo, cada vez mais, maior atenção.
Por meio da comunicação interna, torna-se possível
estabelecer canais que possibilitem o relacionamento ágil e
transparente da direção da organização com o seu público
interno e entre os próprios elementos que integram este
público.
 A qualidade da comunicação depende de vários fatores,
sendo de destacar a qualidade e o timing da comunicação,
assegurando sintonia de energia e recursos de todos com
os objetivos da organização e a autenticidade no
relacionamento entre os colaboradores, entre outros.
 A eficácia da comunicação nas organizações depende dos
canais formais da comunicação, da estrutura de
autoridade, da especialização do trabalho e da propriedade
da informação.

5. Processo de comunicação
 As mensagens, nas organizações passam por diferentes caminhos ou
canais.
 Tais canais podem ser formais ou informais. Os canais formais de
comunicação são os caminhos oficiais para envio de informações dentro e
fora da empresa, tendo como fonte de informação o Organograma, que
indica os canais que a mensagem deve seguir.
 Além de serem caminhos para a comunicação, os canais também são
meios de enviar mensagens. Incluem boletins, jornais, reuniões,
memorandos escritos, correio eletrónico, quadros de aviso .
 As mensagens nas organizações viajam em quatro direções: para
baixo, para cima, horizontal e diagonalmente.
 A comunicação descendente parte do superior da empresa para os
subordinados – envolve os relatórios administrativos, manuais de políticas
e procedimentos, jornais internos da empresa, cartas e circulares,
relatórios escritos sobre desempenho, manuais de empregados. O tipo de
comunicação mais adequado aos subordinados é a que presta mais
informações.

6.  A comunicação ascendente, do subordinado para o
superior envolve: memorandos escritos, relatórios,
reuniões de grupo, conversas informais com o
superior. Apresenta propósito informativo e auxilia na
tomada de decisão.
 A comunicação interna é fundamental numa
organização a qual deve utilizar meios como a criação
de uma estrutura de intranet única, a utilização de
um jornal interno, a realização de pesquisas de
satisfação e clima interno para tomar conhecimento
da imagem que a organização possui entre os seus
colaboradores e, assim, obter bons resultados.

7. Tipos de comunicação
 Nas organizações a comunicação apresenta diferentes
formas que variam de acordo com os elementos, contexto
e tipo de comunicação a ser usado.
 A comunicação divide-se em comunicação verbal e
comunicação não verbal.
 A comunicação verbal envolve participação, transmissão e
trocas de conhecimento e experiências. Pode ser interna –
quando o processo acontece dentro da empresa e externa
– quando o processo ultrapassa os limites da empresa,
ocorrendo entre esta e funcionários ou instituições de fora
da empresa.
 A transmissão da mensagem pode ser oral e escrita.
 Quanto ao tipo de comunicação a ser utilizado, pode ser:
formal (realizada através da hierarquia) e informal
(realizada fora do sistema convencional).

8.  A transmissão da mensagem pode ser oral e escrita.
 Quanto ao tipo de comunicação a ser utilizado, pode
ser: formal (realizada através da hierarquia) e
informal (realizada fora do sistema convencional).
 Comunicação não verbal pode ser dividida em oito
categorias: 1.Ambiente – espaço físico. 2.Posição do
corpo. 3.Postura. 4.Gestos das mãos. 5.Expressões e
movimentos faciais. 6.Timbre de voz. 7.Vestuário,
adorno e aparência. 8.Reflexão – muitos sinais não
verbais são ambíguos. Exemplo: um sorriso indica
calor humano, mas, às vezes pode indicar
nervosismo.

9. Correspondência - Expedição e
Normalização
 Existe um conjunto de normas estabelecidas para a
correspondência, entre elas:
 Envelopes - encontram-se em diferentes formatos: o
industrial, com as dimensões de 155 x 1125 mm; o
comercial, ligeiramente mais pequeno, com 145 x 113
mm; os envelopes mais pequenos, de uso corrente e
formato variável de acordo com os seus conteúdos. De
acordo com as normas internacionais, que visam a
normalização da correspondência, os envelopes e bilhetes
postais devem ter em conta vários aspetos como
formatos, dimensões, espessura e peso, cor e zonas de
endereço. Existem os chamados envelopes normalizados,
com medidas mínimas e máximas estabelecidas pelos
serviços dos correios, tendo em vista o tratamento ou
triagem automática pelas máquinas.

10.  Fora das medidas indicadas, o correio é rejeitado pelas
máquinas e tratado manualmente, sendo por isso onerado
com uma taxa suplementar.
 Aspeto de maior importância é o que diz respeito às zonas
de endereço. De acordo com as normas, podem-se
considerar quatro zonas rigorosamente delimitadas: zona
do remetente, zona da franquia, zona do endereço e zona
para tratamento pelas máquinas.
 O envelope é a parte da correspondência fundamental
para a sua chegada em bom estado ao destinatário e é
também aquela que é lida por mais de uma pessoa. O
envelope deve por isso ser de boa qualidade e resistente,
sendo frequentemente cada vez mais utilizado pelas
diferentes empresas como mais um meio de publicidade.

11.  Por esta razão, é costume as cartas comerciais
utilizarem envelopes impressos, exibindo na área
do remetente o logotipo com a menção da firma
e do domicílio do comerciante. Obtém deste
modo uma dupla finalidade: divulga o nome da
firma e facilita o seu reenvio ao remetente, no
caso de não se encontrar o destinatário.
 Como em certos tipos de correspondência a data
poderá constituir um pormenor de grande
importância para apuramento de direitos e
obrigações resultantes de determinados
contratos ou situações, há toda a conveniência
em arquivar, em certos casos, os envelopes que
trazem a data no carimbo do correio
conjuntamente com o respetivo conteúdo.