As causas dos problemas de cobrança incluem a mudança na mentalidade das empresas para uma maior flexibilidade e a conjuntura económica, levando a políticas financeiras que aumentam os prazos de pagamento. Isto traz custos para as empresas através da necessidade de financiamento, custos administrativos para a cobrança, e perda por dívidas incobráveis. É importante para as empresas tomarem medidas preventivas como avaliação de risco de clientes e incentivos para pagamentos rápidos.

1. O PROBLEMA E AS SUAS
CAUSAS
Manuel Teixeira - 2010
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2.  A tradição já não é o que era!
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3.  Antigamente as empresas eram fortemente
personalizadas
 Hoje existe uma maior flexibilidade na forma como a
questão é encarada.
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4.  A dimensão que o problema das cobranças atinge,
portanto, é uma resultante destes dois factores :
mentalidade e
conjuntura económica.
Manuel Teixeira - 2010 4

5.  políticas financeiras (receber cedo e pagar tarde)
 Mas… As consequências de um aumento do prazo
médio de recebimentos, bem como de dívidas
incobráveis (estão os dois geralmente
correlacionados) traz efectivamente graves
consequências para uma empresa, nem sempre
directamente visíveis para o seu gestor.
Manuel Teixeira - 2010 5

6.  O primeiro custo que as empresas têm de suportar é, desde
logo, o que resulta da necessidade de financiamento das
suas vendas a crédito. Partindo do princípio que os negócios
são feitos numa base de pagamento a 30 dias, tal facto
deveria ser considerado aquando do estabelecimento do
preço dos produtos.
 Mas não só. Num caso em que o prazo médio de
recebimentos seja do ordem dos 80 dias (a título de
exemplo), o custo dos 50 dias adicionais deveria igualmente
reflectir-se nos preços praticados. Se uma empresa tem por
exemplo um lucro de 10% em relação à facturação e se
financia a 18 %, isso irá custar-lhe 2,4 % dessa facturação, ou
seja 24% do seu lucro*.
 *Valores aproximados
Manuel Teixeira - 2010
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7. 1. Mais… se o prazo médio de entrega do IVA for
de 60 dias, este terá igualmente que ser
financiado pela empresa durante um período de
18 dias!
2. custos administrativos e operacionais!
(Quanto mais uma empresa se empenhar numa cobrança, mais tempo e dinheiro são
gastos, quer esse trabalho seja desempenhado por pessoal da empresa, que poderia
estar a executar outras tarefas, quer por outro tipo de pessoal externo)
3. E ainda o custo directo das dívidas realmente
incobráveis!
Manuel Teixeira - 2010 7

8.  E ainda… (nunca mais acaba!) temos o problema do
custo gerado pela inflação que teve lugar entre a data
da venda ou fornecimento de serviço e a data de
recebimento. Assumindo um atraso de 50 dias e uma
inflação a 8 % ao ano este custo será de cerca de 1% do
total da facturação*.
 *Valores aproximados
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9. Todos os anteriores custos considerados, poderão
ascender a um valor da ordem dos 50 % dos lucros.
Mas…
E o custo de oportunidade?
(investimentos que não são feitos por falta de disponibilidade
financeira e que iriam ser responsáveis pelo crescimento
futuro da empresa)
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10. 1. o crescimento, não só em Portugal, de grandes
empresas com enorme capacidade financeira e
consequente possibilidade de determinar quase
unilateralmente os termos de pagamento.
(exemplo: supermercados, construtoras, energia,
comunicações etc.…)
Manuel Teixeira - 2010 10

11.  Finalmente, o aumento da pressão sobre os
consumidores para as compras a crédito ou mais
concretamente, a prestações.
 Baixos níveis de poupança (particulares)
 legislação existente bem como o (mau)
funcionamento dos tribunais
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12. Medidas preventivas
(proactivas)
Medidas reactivas
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13. Manuel Teixeira - 2010 13
Medidas
preventivas
(proactivas)
Medidas Reactivas
(Coping)
Bom
Sistema de
Informação

14. 1. quanto lhe estão a custar os recebimentos em
atraso?
2. custo de oportunidade / apontar para uma análise
custo-benefício alargada.
3. determinar um padrão comum entre os clientes que
apresentam problemas de pagamento
Manuel Teixeira - 2010 14

15. 5. Elaboração de processo interno
6. Manter o cliente permanentemente informado
7. Incentivos para pagamentos a pronto ou dentro de
um curto prazo
8. Assertividade na gestão documental (envio de
facturas e outro tipo de documentos)
Manuel Teixeira - 2010 15

16.  É melhor prevenir do que remediar
 Usar um questionário padrão pró-forma
 Medidas preventivas e pró-activas
 Referências bancárias
 Referências comerciais
 Pesquisa em bases de dados de empresas
Manuel Teixeira - 2010 16

17. Cuidado com concessões de crédito,
obter primeiro, através de questionário tipo
Dados sobre o cliente e pesquisar sobre
Informação relevante em termos
Comerciais, junto da banca e demais
Entidades julgadas necessárias!
Manuel Teixeira - 2010 17

18.  O sistema mais eficaz de cobrança é garantir que as
dívidas não surgem. Por conseguinte, devem ser
tomadas medidas eficazes desde o início com vista
a prevenir possíveis problemas.
Manuel Teixeira - 2010 18

19.  Portanto, o problema dos incobráveis está
na politica de concessão de crédito da
empresa (ao longo do tempo)!
Manuel Teixeira - 2010 19

20.  Sugerimos que use um questionário padrão pró-
forma sobre detalhes da empresa / situação
pessoal, do seu cliente potencial. Este processo tem
vantagens consideráveis porque algumas destas
informações podem ser usadas em data posterior,
caso surjam problemas.
Manuel Teixeira - 2010 20

21.  A eficácia das referências bancárias muitas vezes são
questionáveis.
 Uma referência comercial pode ser mais útil, mas
verificar a autenticidade de tais referências – melhor
usar empresas suas conhecidas.
 A pesquisa em bases de dados pode revelar detalhes
importantes e de forma actualizada.
Manuel Teixeira - 2010 21

22.  O processo de cobrança
◦ enviar uma primeira factura seguida de uma 2ª via e
posteriormente de 3 a 5 cartas de aviso.
 Utilizar o telefone como meio de entrar em contacto
com o cliente e levá-lo a cumprir a sua obrigação
Manuel Teixeira - 2010 22

23. Antes do telefonema, o processo do cliente deve ser revisto nos
seus pormenores:
1. Quem efectua o telefonema deve saber antecipadamente
com exactidão, os termos em que está disposto a negociar e
a ceder (por cada cliente)
2. Ir direito ao assunto
3. Fazer uma abordagem personalizada
4. Ouvir o cliente
5. Ser firme mas flexível
6. Não discutir, ameaçar, ficar aborrecido ou perder a dignidade
7. Obter do cliente uma promessa específica quanto a uma
data de pagamento.
Manuel Teixeira - 2010 23

24.  Agências de Cobranças Difíceis (Outsorcing)
 Factoring (Dun & Bradstreet etc…)
 Agências de advogados
 Vendedores no processo de cobrança…
Manuel Teixeira - 2010 24